Quản trị doanh nghiệp sản xuất – Những kinh nghiệm “xương máu” dành cho nhà quản lý

Quản trị doanh nghiệp sản xuất là nhiệm vụ quan trọng và phức tạp đối với nhà quản lý. Để đưa doanh nghiệp đi đến thành công và phát triển lâu dài, đội ngũ lãnh đạo phải làm chủ quy trình sản xuất và không ngừng tối ưu quy trình đó.

Trong bài viết này, MISA xin giới thiệu đến bạn đọc tất cả các kiến thức về quản trị doanh nghiệp sản xuất từ các lĩnh vực quản trị, quy trình sản xuất cho đến những kinh nghiệm quan trọng dành cho người quản lý doanh nghiệp. 

[Tải ngay] Trọn bộ tài liệu Vận hành tối ưu cho doanh nghiệp

I. Doanh nghiệp sản xuất và những điều cần biết về quản trị doanh nghiệp sản xuất

Doanh nghiệp sản xuất (Manufacturing enterprises) là mô hình doanh nghiệp được thành lập với mục đích tận dụng các nguồn lực cần thiết, tư liệu sản xuất kết hợp với khoa học công nghệ để tạo ra các hàng hóa, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của con người. 

Do đó, quản trị doanh nghiệp sản xuất sẽ được hiểu là quá trình tổ chức và điều hành các hoạt động sản xuất nhằm tăng cường năng suất, tối ưu hóa nguồn lực và đạt được mục tiêu kinh doanh. Doanh nghiệp sản xuất có thể tồn tại và đi lâu dài được hay không phụ thuộc rất lớn vào sự quản trị của những người quản lý. 

Quản trị doanh nghiệp sản xuất sẽ bao gồm việc quản lý một số lĩnh vực quản lý dưới đây:

• Quy hoạch sản xuất: Xác định các mục tiêu sản xuất; lựa chọn công nghệ; định rõ quy mô/phạm vi sản xuất; dự đoán và lập kế hoạch về nguồn lực, vật liệu và quy trình sản xuất.
• Quản lý chất lượng: Thiết lập hệ thống kiểm soát chất lượng; giám sát quá trình sản xuất và tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng.
• Quản lý nguồn lực: Quản lý nguồn lực, bao gồm cả con người, máy móc, vật liệu và tài chính,… 
• Quản lý quy trình sản xuất: Đảm bảo rằng các bước sản xuất được thực hiện đúng thứ tự và theo các tiêu chuẩn, quy định cần thiết.
• Quản lý chi phí: Kiểm soát chi phí sản xuất; tối ưu hóa quá trình và tìm kiếm các cách để tiết kiệm chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng.
• Quản lý cung ứng và phân phối: Kiểm soát nguyên liệu và cam kết sản phẩm được cung cấp đúng thời điểm, đủ số lượng và đạt tiêu chuẩn chất lượng.
• Quản lý an toàn và bảo mật: Đảm bảo an toàn lao động, tuân thủ các quy định an toàn và bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp.

Như vậy, quản trị doanh nghiệp sản xuất là một lĩnh vực rộng lớn, đòi hỏi sự bao quát và rất nhiều kỹ năng từ đội ngũ quản lý. Quản trị sản xuất doanh nghiệp có mục tiêu chung là khai thác nguồn lực của doanh nghiệp hiệu quả và tạo ra các sản phẩm mang lại sự hài lòng cho khách hàng. 

II. Quy trình quản trị doanh nghiệp sản xuất 

Một quy trình quản trị vận hành doanh nghiệp tốt sẽ giúp đẩy mạnh năng suất, cải thiện doanh thu, lợi nhuận cho tổ chức. Nếu như không có một quy trình sản xuất hoàn chỉnh, doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn để kiểm soát năng lực sản xuất cũng như toàn bộ đầu vào, đầu ra sản phẩm.

Quy trình quản trị doanh nghiệp sản xuất dưới đây sẽ hỗ trợ các nhà quản lý điều hành và tối ưu hóa hoạt động sản xuất của doanh nghiệp một cách hiệu quả. 

1. Phân tích khả năng sản xuất

Trong quản trị doanh nghiệp sản xuất, phân tích khả năng sản xuất là quá trình đánh giá và định lượng khả năng của công ty để sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ trong một khoảng thời gian nhất định. Quá trình phân tích này sẽ giúp các nhà quản lý xác định khả năng của doanh nghiệp để đáp ứng nhu cầu của thị trường cũng như đề xuất các cải tiến để tăng năng suất và hiệu quả sản xuất. 

Dưới đây là một số yếu tố quan trọng nhà quản lý cần xem xét trong quá trình phân tích khả năng sản xuất:

• Sức chứa và công suất: Xác định, đánh giá chi tiết số lượng và trạng thái của các máy móc, diện tích nhà xưởng, số lượng lao động và khả năng làm việc của họ.
• Quy trình sản xuất: Xây dựng các bước và quy trình trong quá trình sản xuất để xác định khối lượng và thời gian cần thiết cho mỗi công đoạn. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng được quy trình tối ưu, loại bỏ các bước không cần thiết, từ đó cải thiện năng suất và hiệu quả sản xuất. 
• Công nghệ và thiết bị: Đánh giá thiết bị hiện có của doanh nghiệp để xác định khả năng sản xuất và nâng cấp nếu cần thiết để tăng cường khả năng sản xuất.
• Quản lý nguồn lực: Đánh giá khả năng đáp ứng nguồn nhân lực, vật liệu, nguyên liệu, công cụ và đưa ra các phương án để tối ưu hóa hoạt động sản xuất.
• Dự báo và lập kế hoạch: Dự báo nhu cầu của thị trường trong tương lai và lập kế hoạch sản xuất phù hợp để đảm bảo khả năng sản xuất đáp ứng đúng yêu cầu, tránh thiếu hoặc thừa hàng hóa.
• Quản lý chuỗi cung ứng: Đánh giá khả năng phân phối, tiêu thụ của chuỗi cung ứng để quá trình cung cấp sản phẩm diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.

Như vậy, bằng cách đánh giá các yếu tố trên và đưa ra các cải tiến phù hợp với tình hình, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa khả năng sản xuất và tăng cường sự cạnh tranh trên thị trường.

>> Xem thêm: Tối ưu chi phí doanh nghiệp: 7 chiến lược hiệu quả đã được chứng minh

2. Dự trù nguyên vật liệu

Dự trù nguyên vật liệu trong quản trị doanh nghiệp sản xuất chính là quá trình đánh giá và lập kế hoạch về số lượng, thời điểm cần có nguyên vật liệu để hoạt động sản xuất diễn ra liên tục. 

Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét trong quá trình dự trù nguyên vật liệu của doanh nghiệp sản xuất:

• Xác định nhu cầu nguyên vật liệu dựa trên dự báo và kế hoạch sản xuất, đồng thời phân tích lượng hàng hóa cần sản xuất, tỷ lệ hao hụt, thời gian sản xuất để xác định lượng nguyên vật liệu cần thiết.
• Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp có khả năng cung cấp nguyên vật liệu đúng số lượng và chất lượng yêu cầu với mức giá tốt nhất trong thời gian tốt nhất. 
• Thiết lập hợp đồng cung cấp với các nhà cung cấp được chọn, bao gồm các điều khoản về lượng, thời gian cung cấp, giá cả, chất lượng, điều kiện thanh toán.
• Theo dõi và quản lý kho hàng để đảm bảo sẵn có đủ lượng nguyên vật liệu cần thiết, không gặp tình trạng thiếu hàng hoặc lưu trữ quá nhiều hàng tồn.
• Dự trù và quản lý rủi ro: Đánh giá và dự trù các rủi ro có thể ảnh hưởng đến nguồn cung cấp nguyên vật liệu như biến động giá cả, thiên tai, thiếu hụt nguồn cung cấp,…

Có thể thấy, dự trù nguyên vật liệu đúng cách là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo sự liên tục của quá trình sản xuất và đáp ứng linh hoạt nhu cầu của thị trường.

3. Quản trị công đoạn sản xuất

Quản trị công đoạn sản xuất tập trung vào việc quản lý các yếu tố của quy trình sản xuất, đảm bảo quá trình này diễn ra liên tục, đạt được chất lượng mong muốn cũng như đáp ứng yêu về cầu thời gian, chi phí.

Các hoạt động trong quản trị công đoạn sản xuất bao gồm: lập kế hoạch sản xuất, phân công công việc, quản lý dòng chảy sản xuất, kiểm soát chất lượng, theo dõi tiến độ, giám sát và cải tiến quy trình sản xuất.

Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa năng suất, giảm lãng phí và đáp ứng chất lượng sản phẩm, nhu cầu của thị trường hay không phụ thuộc rất lớn vào việc quản trị công đoạn sản xuất.

4. Kiểm soát chất lượng sản phẩm

Trong quản trị doanh nghiệp sản xuất, kiểm soát chất lượng sản phẩm là quá trình quan trọng đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng. 

Quá trình kiểm soát chất lượng sản phẩm bao gồm các hoạt động như:

• Xác định tiêu chuẩn chất lượng mà sản phẩm phải đáp ứng, bao gồm các thông số kỹ thuật, quy định pháp lý, yêu cầu của khách hàng và các tiêu chuẩn ngành.
• Kiểm tra và đánh giá để chắc chắn rằng sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng. Quá trình này bao gồm kiểm tra mẫu, đo lường, kiểm tra tính năng, kiểm tra hình thức,…
• Quản lý quy trình sản xuất với các yếu tố như nguyên liệu, thiết bị, quy trình công nghệ và nhân lực nhằm đảm bảo quy trình sản xuất được thực hiện theo các tiêu chuẩn chất lượng và quy định. 
• Giám sát, phân tích dữ liệu về chất lượng sản phẩm từ quá trình sản xuất đến sản phẩm cuối cùng để xác định xu hướng, phát hiện sự cố và đưa ra các biện pháp cải thiện.
• Điều chỉnh và cải tiến quy trình sản xuất dựa trên kết quả kiểm soát chất lượng nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm.

MISA AMIS Văn phòng số kết hợp cùng Tiến sĩ Đỗ Tiến Long biên soạn “Bộ tài liệu Vận hành tối ưu cho doanh nghiệp” dành riêng cho CEO, chủ doanh nghiệp, nhà quản lý những kiến thức vận hành hữu ích nhất: Mời bạn đăng ký nhận Bộ tài liệu độc quyền: Vận hành tối ưu cho doanh nghiệp mới nhất năm 2023

III. Kinh nghiệm quản trị doanh nghiệp sản xuất

Như đã nhận định ở trên, quản trị doanh nghiệp sản xuất là một hoạt động với quy mô rộng và đòi hỏi rất nhiều kỹ năng, kinh nghiệm từ các nhà quản lý.

Dưới đây là một số kinh nghiệm trong quản trị doanh nghiệp sản xuất quan trọng dành cho các nhà quản lý.

1. Quản trị kho vật liệu, thiết bị

Để vật liệu được sử quản lý và sử dụng hiệu quả, đúng thời gian, đáp ứng yêu cầu của hoạt động sản xuất thì việc điều hành, kiểm soát các hoạt động liên quan đến vật liệu, thiết bị trong kho là nhiệm vụ bắt buộc. 

Dưới đây là một số kinh nghiệm quản trị kho vật liệu mà quản lý của doanh nghiệp sản xuất có thể áp dụng.

• Thiết lập hệ thống quản lý kho rõ ràng thì mới có thể đảm bảo các quy trình, chính sách về hoạt động của kho được áp dụng một cách chính xác và nhất quán.
• Xác định chỉ tiêu tồn kho tối ưu, tìm cách duy trì mức tồn kho này để đảm bảo sự cân đối giữa việc đáp ứng nhu cầu và giảm thiểu chi phí tồn kho.
• Theo dõi và kiểm soát tồn kho thường xuyên, sử dụng các phần mềm quản lý kho để theo dõi chính xác số lượng, trạng thái của vật liệu trong kho. 
• Áp dụng phương pháp FIFO (First-In, First-Out), ưu tiên sử dụng vật liệu đã nhập vào kho trước tiên để đảm bảo tính mới nhất và chất lượng tốt nhất của vật liệu. 
• Tối ưu hóa đặt hàng và cung ứng bằng cách xác định đúng lượng vật liệu cần thiết dựa trên dự báo sản xuất, đồng thời thiết lập một lịch trình đặt hàng hợp lý.
• Đánh giá và quản lý nhà cung cấp thông qua việc theo dõi hiệu suất cung ứng, chất lượng, thời gian giao hàng để đảm bảo đáp ứng đúng yêu cầu.
• Sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý kho để theo dõi, quản lý và tự động hóa quy trình quản lý kho. 
• Liên tục cải tiến quy trình và tìm kiếm giải pháp tối ưu để quản lý chính xác, loại bỏ lãng phí, cải thiện sự linh hoạt, tăng cường hiệu quả quản lý kho.

2. Quản trị cơ cấu vận hành của xưởng

Một phần không thể thiếu của quản trị doanh nghiệp sản xuất chính là quản lý cơ cấu vận hành xưởng. Đây là quá trình quản lý và tổ chức hoạt động của xưởng hướng tới mục đích tối ưu hiệu suất, phối hợp mượt mà giữa con người, thiết bị, tài nguyên để đáp ứng yêu cầu sản xuất. 

Một số kinh nghiệm quản trị cơ cấu vận hành của xưởng dưới đây có thể giúp ích lớn cho đội ngũ quản lý:

• Xác định mục tiêu của xưởng (chất lượng sản phẩm, hiệu suất, thời gian giao hàng,…) và đảm bảo rằng các hoạt động được thiết kế hướng tới việc đạt được mục tiêu đó.
• Phân chia và phân công công việc một cách hợp lý giữa các nhân viên, phòng ban trong xưởng, đồng thời dựa trên năng lực, kỹ năng của từng cá nhân để đảm bảo hiệu suất cao nhất.
• Xây dựng quy trình và tiêu chuẩn cho các hoạt động sản xuất giúp tăng cường sự nhất quán, giảm lỗi, nâng cao chất lượng sản phẩm.
• Sử dụng công nghệ và thiết bị hiện đại để tăng cường năng suất, hiệu quả sản xuất, giảm thiểu thời gian chờ đợi.
• Đào tạo và phát triển nhân viên để thực hiện công việc một cách hiệu quả cũng như nâng cao năng suất lao động.

3. Quản trị phân đoạn sản xuất

Quy trình sản xuất là một chuỗi các bước và hoạt động để chuyển đổi nguyên liệu từ trạng thái ban đầu thành sản phẩm cuối cùng. Trong khi đó, phân đoạn sản xuất là quá trình quản lý, tổ chức hoạt động sản xuất thành các giai đoạn nhỏ hơn để tăng hiệu suất, chất lượng và đáp ứng yêu cầu của quá trình sản xuất. 

Để đạt được mục tiêu này, các nhà quản trị doanh nghiệp sản xuất có thể áp dụng một số bước sau:

• Phân tích và thiết kế quá trình sản xuất để xác định các bước, công đoạn khác nhau trong quy trình sản xuất, sau đó đánh giá các hoạt động có thể được tối ưu hóa. 
• Xác định các công việc và quy trình cần thực hiện trong từng giai đoạn, thiết lập các quy trình, chất lượng rõ ràng cho từng công việc.
• Phân chia và phân công công việc một cách rõ ràng cho từng nhân viên hoặc nhóm nhân viên có chuyên môn phù hợp.
• Đảm bảo thông tin và giao tiếp liên tục để đảm bảo tất cả các giai đoạn được vận hành một cách hiệu quả, đáp ứng cả hiệu suất lẫn chất lượng.
• Theo dõi và đánh giá hiệu suất của từng giai đoạn sản xuất để xác định các vấn đề cũng như tối ưu hóa quá trình phân đoạn sản xuất.
• Đào tạo và phát triển nhân viên để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của quá trình phân đoạn sản xuất.

4. Quản trị thành phẩm sản xuất

Khi sản phẩm được hoàn thiện và chuẩn bị xuất xưởng hoặc đưa vào thị trường thì quản lý thành phẩm là quy trình cuối cùng trong quy trình sản xuất. Quá trình này chú trọng vào kiểm soát chất lượng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Một quá trình quản trị thành phẩm sản xuất tốt sẽ thường bao gồm các hoạt động dưới đây:

• Kiểm soát chất lượng: Thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng cho sản phẩm hoàn thiện và sử dụng các công cụ kiểm soát nhằm đảm bảo rằng quá trình sản xuất được tuân thủ các quy trình chất lượng.
• Quản lý hàng tồn kho: Cần có hệ thống quản lý hàng tồn kho chính xác để theo dõi và kiểm soát lượng sản phẩm hoàn thiện trong kho. 
• Quản lý vận chuyển và giao hàng: Xác định và thiết lập các quy trình vận chuyển và giao hàng để sản phẩm được phân phối đúng thời gian, địa điểm, tránh ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

IV. Xu hướng ứng dụng công nghệ trong quản trị doanh nghiệp sản xuất hiện nay

Chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ và tác động sâu rộng lên tất cả các ngành, các lĩnh vực kinh tế – xã hội. Việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động quản lý sản xuất trở thành xu hướng trong quản trị doanh nghiệp sản xuất. Với sự góp mặt của công nghệ, các doanh nghiệp sản xuất có thể thiết lập quy trình, tổ chức sản xuất và nâng cao hiệu suất lao động, chất lượng sản phẩm một cách hiệu quả.

Dưới đây là xu hướng ứng dụng công nghệ trong quản trong quản trị sản xuất và tác nghiệp:

• IoT (Internet of Things – Internet của các vật): Cho phép kết nối các thiết bị và máy móc trong quy trình sản xuất, từ cảm biến đến máy móc sản xuất và hệ thống quản lý. 
• Trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence – AI) và Học máy (Machine Learning): Có thể được sử dụng để phân tích dữ liệu sản xuất và dự đoán xu hướng, giúp cải thiện quy trình sản xuất, tối ưu hóa hiệu suất. 
• Blockchain: Ghi lại các giao dịch và sự kiện liên quan đến quy trình sản xuất, giúp tăng cường tính minh bạch trong chuỗi cung ứng sản xuất. 
• Đám mây (Cloud Computing): Lưu trữ và truy cập dữ liệu từ bất kỳ đâu, giúp quản lý doanh nghiệp sản xuất dễ dàng chia sẻ thông tin, cập nhật dữ liệu, theo dõi quy trình sản xuất từ xa. 
• Thực tế ảo (Virtual Reality – VR) và Thực tế tăng cường (Augmented Reality – AR): Được sử dụng để đào tạo nhân viên, mô phỏng quy trình sản xuất và cải thiện việc kiểm tra và sửa chữa máy móc.
• Tích hợp dữ liệu và phân tích thông minh: Công nghệ này giúp quản lý doanh nghiệp sản xuất nắm bắt thông tin từ các nguồn dữ liệu khác nhau để đưa ra quyết định giúp cải thiện hiệu quả và hiệu suất sản xuất.

Được xây dựng trên nền tảng công nghệ tiên tiến, MISA AMIS Văn phòng số là bộ phần mềm cung cấp các tính năng và công cụ quản lý hiệu quả để hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản lý và vận hành quy trình sản xuất.

• Quản lý quy trình sản xuất: MISA AMIS Quy trình mang đến cho doanh nghiệp công cụ để thiết kế quy trình sản xuất 1 cách dễ dàng, đảm bảo các bước trong quy trình được tuân thủ và phối hợp thực hiện một cách nhịp nhàng theo đúng thứ tự, quy định. 
• Quản lý nguồn lực: MISA AMIS Văn phòng số cho phép thiết lập quy trình và quản lý các nguồn lực trong quy trình sản xuất, bao gồm quản lý tài sản, quản lý nhân sự và quản lý vật tư. Hệ thống giúp theo dõi và quản lý các tài sản, nhân viên, nguồn lực khác,… để đảm bảo sự hiệu quả trong quy trình sản xuất.
• Quản lý chất lượng: MISA AMIS cung cấp cho doanh nghiệp sản xuất công cụ thiết lập quy trình quản lý chất lượng, giúp theo dõi và đánh giá chất lượng sản phẩm từ quy trình sản xuất đến khâu kiểm tra cuối cùng. Đây là cơ sở quan trọng để kiểm soát sự tuân thủ và cải thiện chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp.
• Quản lý chi phí: Với AMIS Quy trình, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể thiết lập các quy trình liên quan đến tài chính – kế toán như: Thanh toán, tạm ứng, thu nợ, xuất hóa đơn, xử lý nợ xấu, kiểm toán,… Điều này, đảm bảo các chi phí trong quy trình sản xuất được thực hiện và theo dõi một cách chính xác.
• Quản lý kho: MISA AMIS hỗ trợ quản lý kho bằng cách cho phép doanh nghiệp thiết lập các quy trình nhập/xuất kho, xuất hóa đơn, kiểm kê,… Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi số lượng hàng tồn kho, đảm bảo sự cân đối giữa cung cầu và tối ưu hóa quy trình kho.
• Quản lý nhà cung cấp: Tương tự, MISA AMIS cung cấp tính năng hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập các quy trình quản lý, làm việc với nhà cung cấp và theo dõi quá trình đáp ứng của họ để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, loại bỏ các nguy cơ gây gián đoạn. 

V. Tổng kết

Như vậy, với sự hỗ trợ của công nghệ, việc quản trị doanh nghiệp sản xuất của các nhà quản lý trở nên đơn giản và dễ dàng hơn bao giờ hết. Đi theo chiến lược đúng đắn, quy trình chuẩn và lựa chọn phần mềm hỗ trợ phù hợp với chi phí hợp lý như MISA AMIS Văn Phòng Số, các nhà quản lý hoàn toàn có thể vận hành quy trình sản xuất và quản lý các yếu tố trong quy trình này một cách khoa học, hiệu quả. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng nâng cao hiệu suất và năng lực cạnh tranh.