Tối ưu chi phí doanh nghiệp là một trong những bài toán được ưu tiên hàng đầu trong bối cảnh suy thoái kinh tế toàn cầu. Nếu muốn tồn tại và phát triển bền vững, doanh nghiệp cần có những giải pháp thực tế và có tính hiệu quả để tối ưu chi phí, gia tăng lợi nhuận cũng như giúp cho việc vận hành trở nên dễ dàng hơn.
Tham khảo 7 chiến lược tối ưu chi phí dưới đây để tìm ra lời giải chính xác cho vấn đề nan giải của mọi doanh nghiệp nhé.
| [Tải ngay] Trọn bộ tài liệu Vận hành tối ưu cho doanh nghiệp |
I. Tối ưu chi phí doanh nghiệp là gì và khác gì với cắt giảm chi phí?
Tối ưu chi phí là những nỗ lực liên tục của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu chi phí và giá trị lợi nhuận cho doanh nghiệp. Mục tiêu lớn nhất của việc này là đảm bảo doanh nghiệp thu về nhiều lợi nhuận nhất nhưng không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ, phạm vi cung cấp đồng thời vẫn duy trì hoặc nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Trước khi bắt đầu áp dụng các giải pháp một cách sâu rộng, doanh nghiệp cần xác định rất rõ tối ưu chi phí khác biệt hoàn toàn với cắt giảm chi phí. Nếu tối ưu chi phí doanh nghiệp là mục tiêu lâu dài, được duy trì trong nhiều năm thì cắt giảm chi phí lại là hành động tức thời, giải quyết vấn đề ngắn hạn.
Hiểu đơn giản hơn, với tối ưu chi phí, doanh nghiệp sẽ không cắt giảm một số tiền cụ thể hoặc ngay lập tức mà tận dụng tối đa số tiền đang có để nâng cao hiệu suất kinh doanh.
II. Những thách thức doanh nghiệp đang gặp phải trong việc tối ưu chi phí
Trước khi đi sâu hơn vào các giải pháp, hãy cùng đi qua một cách khái quát để hiểu các loại chi phí của doanh nghiệp và tính cấp thiết của việc tối ưu chi phí nhé.
1. Các loại chi phí doanh nghiệp
Chi phí doanh nghiệp là toàn bộ các loại chi phí mà một doanh nghiệp phải bỏ ra để duy trì, quản lý hoạt động kinh doanh, sản xuất của mình. Cụ thể, đó là những loại chi phí cơ bản sau:
– Chi phí nhân sự: Lương nhân viên, phúc lợi, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo, công tác, hội nghị,…
– Chi phí văn phòng: Thuê mặt bằng, điện, nước, thiết bị, internet, khấu hao tài sản cố định,…
– Chi phí quản lý và hành chính: Chi phí về hợp đồng (in, vận chuyển), dịch vụ tư vấn Luật/thuế/phí,…
– Chi phí tài chính: Thuế, lãi suất, phí giao dịch,…
– Chi phí tiếp thị: Chi phí quảng cáo, khuyến mãi, tổ chức sự kiện, sản xuất nội dung, thiết kế,…
– Chi phí dự phòng: Chi phí dự phòng phải trả cho sản xuất kinh doanh, chi phí đang chờ thu hồi,…
– Chi phí ẩn khác: Chi phí họp hành, chi phí tài nguyên nhàn rỗi, chi phí cho việc sắp xếp sai vị trí, chi phí do quy trình không hiệu quả,…
Các loại chi phí này sẽ thay đổi tùy thuộc vào lĩnh vực, quy mô của tổ chức.
2. Tính cấp thiết của việc tối ưu chi phí doanh nghiệp
2023 được coi là một năm gập ghềnh đối với kinh tế của thế giới và Việt Nam. Xung đột Nga – Ukraine khiến cho chuỗi cung ứng hàng hóa cơ bản đứt gãy, dẫn đến khủng hoảng năng lượng. Hậu Covid-19, nền kinh tế nước ta chững lại, các ngân hàng tăng lãi suất, chi tiêu bị thắt chặt,… Điều này khiến cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của hầu hết các doanh nghiệp đều gặp khó khăn.
Trước những thách thức đó, doanh thu, mức độ tăng trưởng của các doanh nghiệp đều bị ảnh hưởng. Lúc này, tối ưu chi phí cho doanh nghiệp được coi là một trong những giải pháp cần thiết để vượt qua khó khăn, tối ưu vận hành và gia tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Hơn nữa, trước áp lực cạnh tranh ngày càng khốc liệt, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, vận hành thông minh, nâng cao năng suất lao động là những giải pháp có vai trò cực kỳ quan trọng để phát triển bền vững.
3. Thách thức các doanh nghiệp đang gặp phải trong việc tối ưu chi phí
Hầu hết các doanh nghiệp đều nhận thấy tối ưu chi phí là điều cần thiết. Tuy nhiên, để quá trình này đạt được hiệu quả, doanh nghiệp gặp không ít những thách thức như:
– Không biết bắt đầu từ đâu: Khi có quá nhiều loại chi phí và chúng đều cần thiết, doanh nghiệp thường không biết nên bắt đầu từ đâu và tối ưu như thế nào.
– Nhầm lẫn giữa tối ưu và cắt giảm: Ngay lập tức cắt giảm nhân sự, giảm lương nhân viên, thu nhỏ quy mô sản xuất/kinh doanh,…
– Không nhìn ra những chi phí ẩn cần được tối ưu: Tài nguyên nhàn rỗi, sắp xếp sai vị trí nhân viên, quy trình làm việc không hiệu quả đều là những chi phí lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây là điều ít được doanh nghiệp cải tiến, tối ưu.
– Nhân sự quen với cách thức làm việc truyền thống: Lưu trữ tài liệu bằng giấy, ký hợp đồng giấy, quản lý tài sản bằng Excel, giao việc trên Excel, quản lý phòng họp thủ công,… hàng loạt vấn đề nghe có vẻ hiển nhiên, bình thường nhưng khi được cải tiến, số hóa, sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí lớn. Tuy nhiên, doanh nghiệp lại chần chừ trong việc thay đổi.
– Không quản lý được hiệu suất nhân viên: Quản lý, giao việc bằng Excel, khó theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất. Quản lý không nhìn ra vấn đề, nhân viên không có động lực để cải thiện. Điều này khiến cho doanh thu bị ảnh hưởng và khiến cho chi phí doanh nghiệp tăng lên.
– Các quy trình không được chuẩn hóa: Các bộ phận khó phối hợp với nhau trong công việc, điều này tạo ra các kẽ hở, sai sót khiến cho tình hình kinh doanh
– Ngại áp dụng công nghệ vào vận hành: Chần chừ trong việc ứng dụng các giải pháp công nghệ để vận hành thông minh, nâng cao hiệu suất làm việc khiến cho việc giảm chi phí quản lý doanh nghiệp chưa thật sự đem lại hiệu quả.
| Tài liệu độc quyền – MISA AMIS Văn phòng số kết hợp cùng Tiến sĩ Đỗ Tiến Long biên soạn “Bộ tài liệu Vận hành tối ưu cho doanh nghiệp” dành riêng cho CEO, chủ doanh nghiệp, nhà quản lý những kiến thức vận hành hữu ích nhất:
Mời bạn đăng ký nhận Bộ tài liệu Vận hành tối ưu cho doanh nghiệp mới nhất năm 2023
|
III. Chiến lược tối ưu chi phí doanh nghiệp được đánh giá hiệu quả nhất
Dưới đây là những chiến lược tối ưu và cách tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp đã được đúc rút lại và mang lại hiệu quả trong thực tế áp dụng.
1. Ứng dụng công nghệ để quản lý/vận hành, tối ưu chi phí
In và quản lý tài liệu, sổ sách; in, chuyển hợp đồng/hóa đơn; quản lý tài sản là những chi phí khá lớn trong doanh nghiệp.
Bằng cách sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý sổ sách, tài liệu hay ký điện tử, quản lý tài sản, quy trình, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn giúp cho năng suất làm việc của nhân viên và toàn bộ máy trở nên hiệu quả hơn.
2. Tối ưu chi phí từ các hoạt động Marketing
Tiếp thị là một trong những hoạt động tiêu tốn nhiều chi phí từ doanh nghiệp đặc biệt là những doanh nghiệp liên tục phải tìm kiếm khách hàng mới như B2C.
Thay vì việc tập trung chạy quảng cáo để tìm kiếm khách hàng mới, doanh nghiệp sẽ cần điều chỉnh lại chiến lược để giữ chân khách hàng, kéo khách hàng quay trở lại. Đây là giải pháp hiệu quả để vừa có thể tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp vừa tăng doanh thu.
3. Đàm phán để điều chỉnh giá với nhà cung cấp
Đối với các doanh nghiệp B2C, giá nhập hàng, nguyên liệu sản xuất chiếm một tỷ lệ khá lớn. Chỉ cần điều chỉnh giá dù chỉ ở mức nhỏ cũng giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được một chi phí lớn.
Chính vì vậy, đàm phán với nhà cung cấp để điều chỉnh giá một cách phù hợp và cam kết hợp tác với họ được coi là chiến lược quan trọng và đem lại hiệu quả lớn.
4. Hợp tác với các doanh nghiệp khác để đa dạng hóa mô hình doanh thu
Mô hình doanh thu (Revenue Model) là cách thức để doanh nghiệp tạo ra doanh thu, lợi nhuận. Doanh thu càng đến từ nhiều nguồn thì doanh nghiệp càng có khả năng tối đa hóa lợi nhuận và giảm chi phí.
Lúc này, việc liên kết hay hợp tác chiến lược với các doanh nghiệp khác tạo thành một mạng lưới sẽ là giải pháp thông minh để tối ưu chi phí, mở rộng thị trường, tăng doanh thu mà không cần bỏ ra quá nhiều chi phí Marketing.
5. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng và đưa vào thành quy trình
Hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện nhất quán giúp tối ưu hóa chi phí doanh nghiệp đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm và vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Điều này yêu cầu doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng hoàn chỉnh và đảm bảo tất cả các yêu cầu, quy định đều được đáp ứng từ khâu sản xuất, tiếp thị cho đến chăm sóc khách hàng.
>> Đừng bỏ lỡ: Quản trị vận hành doanh nghiệp: Các bước cần thiết & kỹ năng cần có để đạt hiệu quả
6. Tuyển dụng đúng người và nâng cao hiệu quả công việc
Tuyển dụng vốn đã là một quá trình tốn kém. Tuyển nhân viên không phù hợp lại càng tốn kém hơn. Bởi họ chính là những người trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, kinh doanh, ảnh hưởng đến chi phí, doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp.
Để tránh gây lãng phí, doanh nghiệp cần tuyển dụng đúng người đồng thời ứng dụng các phần mềm quản lý, theo dõi công việc để có thể đánh giá được hiệu suất từng nhân viên, bộ phận. Từ đó, những người ở vai trò quản lý có thể đưa ra hướng cải thiện kỹ năng, cải thiện hiệu quả công việc của nhân viên.
7. Thuê ngoài đối với một vài nghiệp vụ
Dễ thấy, thuê ngoài (outsource) giúp tiết kiệm doanh nghiệp hiệu quả. Doanh nghiệp không cần tốn chi phí chỗ ngồi, phúc lợi, thiết bị văn phòng,… Với sự linh hoạt, năng suất tốt, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản chi phí tương đối lớn.
IV. MISA AMIS Văn Phòng Số – Công cụ hỗ trợ tối ưu chi phí doanh nghiệp hiệu quả
Từ những giải pháp trên, có thể thấy, áp dụng các phần mềm quản lý văn phòng, quản lý công việc, tối ưu hiệu suất nhân viên là một trong những giải pháp tác động lớn và mang lại hiệu quả trong việc tối ưu chi phí của doanh nghiệp.
Thấu hiểu những thách thức và khó khăn, am hiểu những quy trình trong doanh nghiệp, MISA AMIS Văn phòng số được đánh giá là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu chi phí hiệu quả nhất.
Cụ thể, bộ giải pháp văn phòng số MISA AMIS cung cấp cho doanh nghiệp tất cả những công cụ đắc lực nhất để tối ưu chi phí.
1. Tiết kiệm 90% thời gian và 85% chi phí ký kết hợp đồng
MISA AMIS WeSign hỗ trợ doanh nghiệp ký kết hợp đồng nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị. Nếu như trước đây, để ký một hợp đồng, doanh nghiệp cần mất 3 – 7 ngày từ in ấn hợp đồng, trình ký cho đến chuyển phát tài liệu nhiều lần thì với MISA WeSign, doanh nghiệp chỉ mất 30 giây cho một tài liệu ký kết. Điều này không chỉ tối ưu chi phí, thời gian và nguồn lực mà còn thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Tăng năng suất và hiệu quả công việc của nhân viên
Thay vì sử dụng Excel, Giải pháp MISA AMIS Công việc cung cấp cho doanh nghiệp công cụ toàn diện từ lập kế hoạch, cập nhật tiến độ dự án/từng đầu việc, phối hợp các nhân sự cho đến báo cáo, đo lường hiệu suất theo thời gian thực. Nhờ đó, nhân sự có thể nắm bắt được hiệu suất công việc, quản lý có thể đưa ra những điều chỉnh tức thì để tối đa hoá kết quả công việc. Như một kết quả tất yếu, khi năng suất của nhân viên tăng, hiệu quả công việc tăng, việc tối ưu chi phí của doanh nghiệp đã đạt được hiệu quả.
3. Phối hợp trơn tru tăng tốc độ phục vụ và sự hài lòng của khách hàng
MISA AMIS Quy trình cung cấp cho doanh nghiệp công cụ để có thể thiết lập các quy trình làm việc liên thông giữa các nghiệp vụ cốt lõi trong doanh nghiệp như: Tài chính – kế toán, Quản trị sản xuất, Quản trị bán hàng, Marketing – Truyền thông, Quản trị nguồn nhân lực, Hành chính tổng hợp. Khi có một quy trình mượt mà, các bộ phận phối hợp nhịp nhàng với nhau. Đồng nghĩa với việc, nhân sự có thể giảm thời gian xử lý các nghiệp vụ, doanh nghiệp tối ưu được chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
4. Tối ưu nguồn lực điều phối trong doanh nghiệp
Hầu hết nhân sự của các doanh nghiệp đều không tự tra cứu lịch phòng họp, tốn thời gian trong việc đặt phòng. Và doanh nghiệp cần có một nhân sự phụ trách quản lý đăng ký, sắp xếp phòng họp hay thông báo lịch họp đến các thành viên.
MISA AMIS phòng họp với tính năng tìm phòng nhanh chóng, đặt phòng họp tức thời và tự động gửi email thông báo đến thành viên cuộc họp sẽ loại bỏ hoàn toàn tình trạng nhân viên hành chính loay hoay trong việc tổng hợp và sắp xếp lịch phòng họp hay đặt nhầm phòng họp. Điều này giải phóng nhân sự khỏi tác vụ thủ công lặp đi lặp lại và dành thời gian cho những việc quan trọng cho những công việc quan trọng hơn.
>> Xem thêm: 7 tính năng nổi bật của bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số
5. Truyền thông thông suốt, tạo động lực thúc đẩy, phát triển con người
Với MISA AMIS Mạng xã hội, thông tin trong doanh nghiệp được truyền thông xuyên suốt, nhân viên có thể chủ động đăng tin, cập nhật, tra cứu toàn bộ thông tin mới nhất. Đồng thời, lãnh đạo có thể kiểm tra tính chính xác và mức độ thực hiện các quy định/chỉ đạo của nhân viên. Từ đó, sức mạnh tập thể sẽ được hình thành và thúc đẩy sự phát triển của toàn doanh nghiệp.
6. Tiết kiệm thời gian và chi phí in/lưu trữ giấy tờ
Giải pháp MISA AMIS Ghi chép hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ các tài liệu, tri thức một cách an toàn, tập trung, khoa học. Đồng thời, phần mềm cho phép nhân sự soạn thảo online mọi lúc mọi nơi với nhiều định dạng và chia sẻ nhanh chóng với đồng nghiệp. Với AMIS Ghi chép, qua từng năm, doanh nghiệp có khả năng tiết kiệm được một lượng chi phí khổng lồ.
7. Tiết kiệm chi phí, tối ưu hiệu quả sử dụng tài sản
Phần mềm MISA AMIS Tài sản hỗ trợ doanh nghiệp kiểm kê, kiểm đếm tài sản một cách tiện lợi, chính xác và tiếp nhận, xử lý yêu cầu tập trung. Nhờ đó, đội ngũ tiết kiệm được 80% thời gian kiểm kê và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản. Điều này giúp gián tiếp giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Như vậy, MISA AMIS Văn Phòng Số là bộ giải pháp tối ưu chi phí toàn diện và hiệu quả dành cho mọi doanh nghiệp. Với bộ giải pháp này, doanh nghiệp có thể số hóa các công việc quản lý văn phòng, nâng cao năng suất, hiệu quả công việc. Từ đó, tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí doanh nghiệp.
Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng; có khả năng kết nối với các ứng dụng trong và ngoài MISA; phù hợp với mọi lĩnh vực, quy mô phát triển của doanh nghiệp, MISA AMIS Văn Phòng Số chắc chắn sẽ là trợ thủ vô cùng đắc lực trong việc tối ưu chi phí.
Minh chứng cho điều đó, giải pháp văn phòng số MISA AMIS đã nhận được giải thưởng Sao Khuê ở hạng mục Các sản phẩm, giải pháp phần mềm mới. Cùng với đó là những đánh giá rất cao từ phía các chuyên gia, khách hàng.
V. Tổng kết
Trên đây, đội ngũ MISA đã giới thiệu những giải pháp cũng như phần mềm hỗ trợ tối ưu chi phí doanh nghiệp hiệu quả. Tối ưu hay tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp là một quá trình dài, đòi hỏi doanh nghiệp quyết liệt và kiên trì trong thực hiện. Trò chuyện với đội ngũ của chúng tôi để tìm hiểu về bộ giải pháp MISA AMIS Văn Phòng Số và bắt đầu áp dụng cho doanh nghiệp ngay hôm nay nhé.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
