Quản lý bảo hành bằng Excel là cách để doanh nghiệp có thể nắm bắt được thông tin liên quan đến bảo hành một cách tổng quan & hiệu quả. Sử dụng công cụ này để quản lý bảo hành có những ưu điểm và nhược điểm gì? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Tổng quản file quản lý bảo hành bằng Excel
1.1 File quản lý bảo hành bảo trì bằng Excel gì?
Quản lý bảo hành bằng Excel là quá trình doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel như một công cụ để quản lý các phiếu bảo hành, tem bảo hành trên sản phẩm của doanh nghiệp. Hiện nay không phần mềm quản lý bảo hành nào đáp ứng được hết nhu cầu của doanh nghiệp. File excel quản lý bảo hành bảo trì vẫn giữ vai trò quan trọng bởi sự linh hoạt và dễ sử dụng.
1.3 Tải file quản lý bảo hành bằng excel
Để biểu mẫu quản lý bảo hành bằng Excel được đầy đủ, chính xác nhất người giúp quản lý thông tin bảo hành, dễ dàng tra cứu cần đảm bảo các yếu tố sau:
Có đủ thông tin khách hàng: Bao gồm mã khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, email… Nhờ đó, người bán hàng có thể trích xuất thông tin khách nhanh chóng, thuận tiện cho các lần giao dịch, tra cứu.
Bảng lịch sử bảo hành: Bảng này ghi đầy đủ các lần thực hiện bảo hành, thông tin đơn hàng, nội dung bảo hành giúp bạn quản lý tốt thông tin của khách.
Mẫu phiếu in bảo hành: Phiếu này được giao cho khách khi hoàn thành công việc bảo hành. Có mẫu phiếu thể hiện sự chuyên nghiệp, tin cậy giúp khách hàng an tâm hơn khi dùng dịch vụ
Để quản lý bảo hành bằng excel đơn giản, mời bạn tải biểu mẫu sẵn, tải và sử dụng được ngay!
Link tải TẠI ĐÂY
2. Ưu và nhược điểm của quản lý bảo hành bằng excel
Đâu là những ưu và nhược điểm của file excel quản lý bảo hành mà doanh nghiệp nên biết?
2.1 Ưu điểm
Dễ dàng sử dụng
Ưu điểm đầu tiên của việc quản lý bảo hành bằng Excel là rất dễ sử dụng.
Excel vẫn luôn là công cụ phổ biến, là người “bạn đồng hành” của các nhà quản lý và nhân viên để sắp xếp công việc, quản lý dữ liệu và việc quản lý bảo hành cũng không phải ngoại lệ. Với Excel, doanh nghiệp có thể dễ dàng thu thập & quản lý các dữ liệu liên quan đến bảo hành một cách hiệu quả.
Dễ dàng quản lý một cách tổng quan
Một ưu điểm khác của việc quản lý bảo hành bằng Excel là giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý thông tin một cách tổng quan nhất.
Với các bảng biểu, biểu đồ từ Excel, các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt được thông tin liên quan đến phiếu hay tem bảo hành một cách tổng quan nhất để từ đó nắm bắt, cập nhật thông tin một cách kịp thời và nhanh chóng nhất.
Thể hiện thông tin trực quan
Một trong những ưu điểm không thể không nhắc đến của việc quản lý bảo hành bằng Excel là thể hiện những thông tin về bảo hành một cách trực quan, giúp nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được số liệu.
Với Excel, doanh nghiệp hoàn toàn có thể trình bày thông tin, số liệu một cách trực quan nhất. Excel cung cấp những tính năng về bảng biểu, biểu đồ đẹp mắt, giúp nhà quản lý và chủ doanh nghiệp có thể nắm được những thông tin tổng quan về quản lý bảo hành một cách trực quan nhất.
2.2 Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm trên thì việc quản lý bảo hành bằng Excel cũng có những nhược điểm chính như:
Mang tính rủi ro cao
Chúng ta không thể phủ nhận rằng việc sử dụng phần mềm Excel để quản lý bảo hành sẽ dễ gây rủi ro cao bởi đây chỉ là một phần mềm được sử dụng Offline. Điều này khiến cho các dữ liệu có bảo hành hay thông tin về tem sản phẩm được bảo hành đều được lưu trên máy tính.
Vì thế nếu như có sự cố máy tính bị nhiễm virus hoặc bị hỏng hóc có thể làm gián đoạn đến công tác quản lý chuỗi cửa hàng của doanh nghiệp, thậm chí trong những trường hợp xấu có thể làm mất tất cả các dữ liệu.
Ngoài ra, dữ liệu “chết” trong máy tính khiến cho việc tương tác cũng như trao đổi thông tin giữa các chi nhánh cửa hàng trên cùng một file tài liệu là không hề khả thi, cũng khiến người quản lý khó có thể kiểm soát quy trình hoạt động bảo hành, sửa chữa.
Không có tính năng tự động báo cáo
Không có tính năng tự động báo cáo cũng là 1 trong những nhược điểm khi quản lý bảo hành bằng Excel so với phần mềm quản lý bảo hành.
File excel quản lý bảo hành không có tính năng tự động thông báo cho người quản lý các thông tin liên quan đến bảo bảo hành, bảo trì như thời gian hết hạn bảo hành của khách hàng, thời gian trả sản phẩm sau sửa chữa,… Điều này dẫn đến việc chậm trễ trong việc kiểm soát thông tin hạn bảo hành, làm giảm chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Khó quản lý được số lượng dữ liệu lớn
Một vấn đề bất cập khác mà các cửa hàng mà doanh nghiệp quản lý thường xuyên gặp phải khi quản lý bảo hành bằng Excel chính là không đủ dữ liệu để lưu trữ.
Nếu sử dụng Excel để quản lý bảo hành tại cửa hàng của doanh nghiệp, khi số lượng lưu trữ quá lớn và một ngày gia tăng, quản lý bảo hành, bảo trì bằng Excel sẽ bộc lộ ra một số hạn chế của nó như tốc độ tra cứu chậm hay dễ sai sót. Đặc biệt khi làm việc với đối tượng file lớn, nhân viên có thể dễ nhầm lẫn khi thao tác trên Excel. Điều này sẽ dẫn đến sai sót toàn hệ thống và tốn rất nhiều thời gian, công sức để khắc phục hậu quả.
Xem thêm: Hướng dẫn lựa chọn phần mềm CRM phù hợp
3. Quản lý bảo hành hiệu quả với phần mềm MISA AMIS CRM
Khi Excel còn có quá nhiều bất cập nếu số lượng dữ liệu mà doanh nghiệp sở hữu vô cùng lớn. Vậy một giải pháp hiệu quả hơn mà doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng là phần mềm CRM. Cụ thể là phần mềm MISA AMIS CRM.
Phần mềm CRM (Phần mềm quản trị khách hàng) là công cụ giúp doanh nghiệp lưu trữ, phân tích và báo cáo toàn bộ thông tin khách hàng, lịch sử tương tác, lịch sử giao dịch, lịch sử tiếp cận giúp doanh nghiệp kết nối toàn diện với khách hàng, chuẩn hóa toàn bộ quy trình kinh doanh, tăng hiệu suất làm việc và cải thiện doanh thu.
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm CRM để quản lý bảo hành?
- Kiểm soát quy trình bảo hành chặt chẽ: tạo phiếu bảo hành, theo dõi tất cả giao dịch liên quan tới sửa chữa sản phẩm đều được cập nhật liên tục và được kiểm soát chặt chẽ thông qua phần mềm.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng: Phần mềm có khả năng thông báo lịch hết hạn bảo hành, bảo trì hoặc ngày hẹn trả hàng đã qua sửa chữa cho khách ngay tại màn hình tổng quan. Giao việc cho nhân viên khi đến hạn bảo hành (gọi điện nhắc khách, gửi SMS/ gửi email tự động).
- Nâng cao hiệu quả kinh doanh của cửa hàng: Phần mềm quản lý bảo hành, bảo trì giúp cho chủ kinh doanh nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, giám sát tăng khả năng kiểm soát quy trình bảo hành, bảo trì.
AMIS CRM là phần mềm CRM được phát triển bởi Công ty Cổ phần MISA. Với AMIS CRM, doanh nghiệp hoàn toàn có thể quản lý bảo hành một cách hiệu quả với những chức năng chính của phần mềm như sau:
- Lập phiếu bảo hành: Tạo phiếu đơn giản ngay trên đơn hàng với các lệnh đơn giản là thông tin liên quan đến sản phẩm, ngày giờ bảo hành…
- Quản lý phiếu bảo hành & thông tin bảo hành: Phần mềm quản lý từng mặt hàng theo mã quy cách. Mỗi sản phẩm bảo hành cần kích hoạt thời gian sử dụng, trạng thái, nội dung và thông tin địa chỉ cụ thể của khách hàng.
Đối với các sản phẩm giá trị lớn, nhất là các doanh nghiệp kinh doanh máy móc, nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý bảo hành là vô cùng cần thiết. Đã 12.000 doanh nghiệp sử dụng MISA AMIS CRM và hài lòng phương án quản lý bảo hành hiện đại, không sợ rủi no này. Nếu bạn muốn trải nghiệm, mời bạn đăng ký miễn phí tại đây.
Tổng kết
Hy vọng rằng qua bài viết này, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về ưu, nhược điểm của việc quản lý bảo hành bằng Excel và áp dụng công cụ này một cách hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.
Ghé thăm blog của MISA AMIS để tìm hiểu thêm những thông tin hữu ích khác về chủ đề Sales & Marketing nhé!
Xem thêm: Lợi ích khi sử dụng phần mềm DMS trong kinh doanh
0904 885 833
https://www.misa.vn/
