Theo dõi công nợ khách hàng là nhu cầu cấp bách của các công ty kinh doanh. Khi sản phẩm đa dạng hay quy mô khách hàng tăng trưởng việc quản lý thủ công không còn đáp ứng kịp. Vậy, doanh nghiệp cần dùng phần mềm nào để vừa đáp ứng nghiệp vụ vừa phù hợp với thực tế quy mô, phòng ban công ty? Cùng MISA AMIS tìm hiểu nhé!
1. Phần mềm quản lý công nợ khách hàng hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?
Quản lý công nợ khách hàng là gì?
Quản lý công nợ khách hàng là quá trình theo dõi và điều phối các khoản tiền khách hàng đang nợ doanh nghiệp.
Quản lý công nợ bao gồm việc: cập nhật thông tin khách hàng, xác định số tiền khách hàng đang nợ, gửi thông báo thanh toán cho khách hàng và quản lý các giao dịch với khách trong trường hợp không thanh toán đúng hạn. Theo dõi và quản lý công nợ khách hàng là một phần quan trọng của quản lý tài chính của doanh nghiệp, giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ tiền để hoạt động và phát triển.
Tại sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm để theo dõi công nợ?
Trước khi sử dụng phần mềm quản lý công nợ khách hàng chuyên nghiệp, hầu hết các công ty sẽ theo dõi công nợ khách hàng thủ công bằng Excel hoặc các phần mềm miễn phí ít tính năng. Mẫu bảng theo dõi công nợ khách hàng kiểu này thường cần nhiều thời gian để nhập liệu. Ngay cả khi quy mô chưa lớn, cách quản lý công nợ khách hàng bằng Excel khiến nhân sự gặp không ít bất cập như:
- Tốn nhiều thời gian nhập liệu, đối soát và phụ thuộc lớn vào nhân sự.
- Khi số lượng đơn hàng tăng, việc theo dõi bằng Excel hoặc ghi chép rời rạc rất dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn số liệu, bỏ sót khoản thu chi hoặc không kiểm soát kịp tiến độ công nợ.
- Tăng rủi ro tài chính, dễ gây tranh cãi với khách hàng, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp và tiềm ẩn nguy cơ mất dữ liệu khi bàn giao hoặc thao tác thủ công.
Phần mềm quản lý công nợ khách hàng là một ứng dụng giúp các doanh nghiệp, công ty quản lý và theo dõi các khoản nợ của khách hàng. Phần mềm này giúp đơn giản hóa quá trình quản lý công nợ, giảm thiểu các rủi ro và tiết kiệm thời gian cho các nhân viên phụ trách công nợ. Một số phần mềm quản lý bán hàng và công nợ phổ biến hiện nay như: MISA AMIS, 1Office, KiotViet, Sapo, POS365,..
Phần mềm quản lý công nợ khách hàng giúp doanh nghiệp chuyển từ trạng thái “phòng thủ” sang “chủ động” trong kiểm soát dòng tiền.
Với Sales: Chủ động kiểm soát công nợ trước khi bán hàng
- Tra cứu nhanh số tiền đã thu, còn phải thu và công nợ quá hạn của từng khách hàng.
- Kiểm tra hạn mức công nợ trước khi tư vấn hoặc chốt đơn.
- Theo dõi lịch sử thanh toán để đưa ra chính sách bán hàng phù hợp.
- Chủ động phối hợp nhắc nợ, hạn chế phát sinh nợ khó đòi.
Với kế toán: Giảm thời gian nhập liệu và đối soát
- Tự động tổng hợp dữ liệu từ đơn hàng, hóa đơn và phiếu thu.
- Theo dõi công nợ theo từng khách hàng, đơn hàng hoặc nhân viên kinh doanh.
- Cảnh báo các khoản sắp đến hạn, quá hạn và phát hiện sai lệch dữ liệu.
- Nhanh chóng lập báo cáo, đối soát và gửi nhắc nợ.
Với lãnh đạo: Nắm bắt dòng tiền để ra quyết định
- Theo dõi tổng số công nợ phải thu, đã thu và quá hạn trên một hệ thống.
- Đánh giá khả năng thanh toán và mức độ tín nhiệm của từng khách hàng.
- Phát hiện sớm các khoản nợ có nguy cơ khó thu hồi.
- Chủ động điều chỉnh chính sách bán hàng, hạn mức tín dụng và thời hạn thanh toán.
2. Tối ưu công việc nhờ phần mềm quản lý công nợ khách hàng
Để khắc phục triệt để các rủi ro từ quản lý thủ công, doanh nghiệp cần một giải pháp phần mềm quản lý bán hàng và công nợ thông minh có khả năng kết nối dữ liệu xuyên suốt để xóa bỏ ranh giới giữa bộ phận kinh doanh và kế toán:
- Đồng bộ dữ liệu tức thời: Thông tin từ đơn hàng, hợp đồng trên CRM được chuyển thẳng sang Kế toán, giúp số liệu công nợ luôn khớp nhau 100%.
- Loại bỏ nhập liệu trùng lặp: Sales chốt đơn trên CRM, Kế toán có ngay dữ liệu để lên hóa đơn và theo dõi thanh toán mà không cần nhập lại từ đầu.
- Kiểm soát hạn mức thông minh: Sales có thể tra cứu ngay tình trạng nợ và hạn mức tín dụng của khách hàng trên CRM trước khi chốt đơn, tránh rủi ro nợ xấu.
- Quản lý dòng tiền tập trung: Cung cấp cái nhìn toàn diện từ khâu tiếp cận khách hàng (CRM) đến khâu thu hồi tiền (Kế toán) trên một nền tảng duy nhất.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng và công nợ
Có một số tiêu chí quan trọng để đánh giá phần mềm quản lý công nợ, bao gồm:
- Tính năng: Phần mềm cần cung cấp đầy đủ các tính năng quản lý công nợ như quản lý khách hàng, quản lý hợp đồng, quản lý thanh toán, quản lý nợ, quản lý chi phí,…
- Độ ổn định: Ít gặp lỗi khi sử dụng, nhà phát hành thường xuyên cập nhật tính năng.
- Giao diện đơn giản và thân thiện: Giao diện phải được thiết kế đơn giản và dễ sử dụng để người dùng có thể tìm thấy thông tin một cách dễ dàng.
- Bảo mật dữ liệu: Phần mềm cần đảm bảo an ninh dữ liệu và bảo mật thông tin của khách hàng.
- Tính tương thích với các phần mềm khác của doanh nghiệp: Doanh nghiệp nên chọn phần mềm quản lý công nợ có liên thông dữ liệu với phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng.
- Có thể sử dụng phần mềm quản lý công nợ trên điện thoại & máy tính: Lựa chọn những phần mềm có cả phiên bản dành cho mobile lẫn PC sẽ giúp doanh nghiệp vận hành công việc linh hoạt hơn. Cấp quản lý hay nhân sự đều có thể mở app quản lý công nợ và theo dõi tình hình ngay cả khi không có mặt tại văn phòng.
3. Phần mềm quản lý công nợ khách hàng hiệu quả
Đối với doanh nghiệp, không chỉ đáp ứng nghiệp vụ theo dõi công nợ, việc chọn phần mềm quản lý công nợ khách hàng còn dựa trên nhiều yếu tố: Tính năng, giá bán, khả năng đáp ứng khi mở rộng quy mô, khả năng liên kết với các nghiệp vụ khác, khả năng rủi ro dữ liệu,…
Thấu hiểu những khoảng trống dữ liệu giữa Kinh doanh và Kế toán, phần mềm MISA AMIS CRM được liên thông trực tiếp với AMIS Kế toán, tạo thành một hệ sinh thái dữ liệu thống nhất, nơi mọi thông tin về khách hàng, đơn hàng và công nợ đều được cập nhật đồng bộ, minh bạch cho cả hai bộ phận.
Phần mềm được hơn 400.000 doanh nghiệp và hộ kinh doanh tin dùng với những tính năng nổi bật:
Báo cáo công nợ khách hàng
Báo cáo thể hiện chi tiết số tiền cần thanh toán, hạn mức nợ, số ngày được nợ. Kiểm soát công nợ, đối chiếu thời gian nhanh chóng để nhắc lịch khách hàng, đồng thời thống kê công nợ chi tiết, tính lại công nợ, upload hoặc tải xuống công nợ.
Phần mềm có chức năng gắn thẻ, giao việc giúp bộ phận được bàn giao tiếp nhận xử lý đơn hàng thuận tiện.
Cảnh báo/Không cho phép đặt hàng khi khách hàng có đơn hàng quá hạn chưa thanh toán
Phần mềm cho phép thiết lập hạn mức tín dụng riêng cho từng khách hàng hoặc nhóm khách hàng. Hệ thống sẽ tự động cảnh báo khi đơn hàng mới có nguy cơ vượt hạn mức, giúp Sales chủ động cân nhắc trước khi chốt đơn.
Quản lý thông tin hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi
Phần mềm AMIS CRM giúp kiểm soát công nợ chặt chẽ, giấy tờ đầy đủ. Dữ liệu đồng nhất trên hệ thống từ bán hàng đến kế toán, không xảy ra hiện tượng sai lệch dẫn đến thanh toán sai.
Thông tin hoá đơn đầy đủ có thể thêm bớt theo các trường: Số hoá đơn, mã tra cứu, ngày xuất hoá đơn, tình trạng, chi tiết khách hàng, tổng tiền, người mua, địa chỉ, chủ sở hữu,… Đồng thời, người dùng có thể dùng bộ lọc nhanh ở bên trái để tra cứu thông tin.
Liên thông dữ liệu Sales, đơn hàng và kế toán theo thời gian thực
Đơn hàng, hợp đồng được tạo trên CRM tự động đồng bộ sang AMIS Kế toán để lên hóa đơn, theo dõi thu chi, loại bỏ hoàn toàn thao tác nhập liệu thủ công hai lần, giảm sai sót do trùng lặp hoặc thiếu sót dữ liệu.
Bộ phận kinh doanh và kế toán cũng phối hợp làm việc theo dữ liệu thời gian thực, giúp quy trình xử lý công việc nhanh chóng và thuận tiện, giảm bớt thời gian chờ đợi.
Bên cạnh việc quản lý hoá đơn, công nợ, người dùng hoàn toàn kiểm soát được khách hàng, doanh thu, hàng hoá, tồn kho… Sản phẩm được dễ dàng thao tác, đơn giản và đang được miễn phí dùng thử. Đăng ký ngay để được hỗ trợ trải nghiệm
Nhờ nhiều tính năng vượt trội, phần mềm MISA AMIS CRM được ứng dụng và nhận về phản hồi tốt từ nhiều doanh nghiệp tiêu biểu như CTCP Công nghệ Novatek, CTCP Hóa chất thực phẩm Châu Á AFChem, công ty TNHH Quà tặng doanh nghiệp EPVINA,..
Nhờ sự nỗ lực không ngừng nghỉ để cải tiến tính năng đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, giải pháp AMIS CRM của MISA đã đạt được nhiều danh hiệu cao quý như Giải nhất Sao Khuê 2022, giải Sao Vàng Đất Việt, giải thưởng APICTA, giải ASOCIO…..
4. Kết luận
Thông qua bài viết này, MISA đã chỉ ra cặn kẽ những bất cập trong việc vận hành thủ công với những phần mềm quản lý bán hàng và công nợ miễn phí như Excel, Google Sheet. Việc ứng dụng công nghệ vào quản trị, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng và công nợ thông minh như MISA AMIS CRM và AMIS Kế toán sẽ là một bước tiến trong hành trình chuyển đổi số và tối ưu hiệu suất kinh doanh của các doanh nghiệp.
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
