Phần mềm quản lý công nợ khách hàng tự động chính xác

Phần mềm quản lý công nợ khách hàng hiện là nhu cầu cấp bách của các công ty kinh doanh. Khi sản phẩm đa dạng hay quy mô khách hàng tăng trưởng việc quản lý thủ công không còn đáp ứng kịp. Vậy, doanh nghiệp cần dùng phần mềm nào để vừa đáp ứng nghiệp vụ vừa phù hợp với thực tế quy mô, phòng ban công ty? Cùng MISA AMIS tìm hiểu nhé!

Tổng quan phần mềm quản lý công nợ khách hàng

Ứng dụng quản lý công nợ là gì, thông thường có những tính năng gì, tại sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm này.

Phần mềm quản lý công nợ khách hàng là gì?

Quản lý công nợ khách hàng là quá trình theo dõi và điều phối các khoản tiền khách hàng đang nợ doanh nghiệp. Quản lý công nợ bao gồm việc: cập nhật thông tin khách hàng, xác định số tiền khách hàng đang nợ, gửi thông báo thanh toán cho khách hàng và quản lý các giao dịch với khách trong trường hợp không thanh toán đúng hạn. Quản lý công nợ khách hàng là một phần quan trọng của quản lý tài chính của doanh nghiệp và giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ tiền để hoạt động và phát triển.

Phần mềm quản lý công nợ khách hàng là một ứng dụng giúp các doanh nghiệp, công ty quản lý và theo dõi các khoản nợ của khách hàng. Phần mềm này giúp đơn giản hóa quá trình quản lý công nợ, giảm thiểu các rủi ro và tiết kiệm thời gian cho các nhân viên phụ trách công nợ. Một số phần mềm quản lý nợ vay khách hàng phổ biến hiện nay như: QuickBooks, Xero, Zoho Books, FreshBooks, MISA AMIS CRM…

Tại sao doanh nghiệp nên dùng ứng dụng quản lý công nợ khách hàng?

Những bất cập khi quản lý công nợ khách hàng thủ công

Trước khi sử dụng phần mềm quản lý công nợ khách hàng, hầu hết các công ty sẽ quản lý thủ công trên excel. Ngay cả khi quy mô chưa lớn, việc quản lý này khiến nhân sự gặp không ít bất cập. Cụ thể như sau:

• Tốn thời gian và nhân lực: Công việc quản lý công nợ thủ công yêu cầu nhiều thao tác, từng mặt hàng, từng đơn hàng, thời gian… yêu cầu chi tiết. Chính vì thế, tính riêng việc nhập liệu đã cực tốn thời gian.
• Dễ gây nhầm lẫn: Khi khối lượng đơn hàng gia tăng, công việc liên tục tăng cao gây áp lực cho nhân viên. Xử lý số liệu thủ công rất dễ dẫn đến sai sót trong tính toán. 
• Thiếu phần mềm quản lý công nợ thì không kiểm soát được tiến độ công nợ: Quá nhiều công nợ cần khiến nhân viên không nắm rõ lịch nhắc, số tiền cần thu, chi… 
• Rủi ro tài chính cho công ty: Từ việc nhầm lẫn số liệu, việc sai số, sót đơn ảnh hưởng đến quá trình thanh toán đơn hàng. Từ đó kéo theo sai lệch về thu chi, ảnh hưởng lớn đến tài chính công ty.
• Mất uy tín, thất thoát khách hàng cho công ty: Cũng từ việc sai số liệu dẫn đến truy thu sai, doanh nghiệp dễ gây tranh cãi với khách hàng. Từ đó mất khách, giảm uy tín
• Nguy cơ mất dữ liệu: Khi quản lý công nợ thủ công, rủi ro mất dữ liệu vô cùng lớn. Có thể do kẻ xấu xóa file hoặc vô tình xóa, xót dữ liệu. Nhất là khi công ty có nhân viên nghỉ việc, quá trình bàn giao gặp nhiều khó khăn, không kiểm soát được công việc.

Tối ưu công việc nhờ phần mềm quản lý công nợ khách hàng

Có thể tiết kiệm chi phí vì không mua phần mềm nhưng doanh nghiệp lại đang đánh mất cơ hội đáng kể nếu tối ưu được hiệu suất. Loại bỏ việc thủ công tốn thời gian, tập trung để nhân sự quản lý nhanh nhờ tính năng vượt trội của phần mềm:

• Quản lý thông tin khách hàng: Lưu trữ thông tin liên lạc, lịch sử mua hàng, thông tin tài chính khách hàng chi tiết. 
• Phần mềm quản lý công nợ khách hàng giúp theo dõi tình hình công nợ nhanh chonhs: Dễ dàng tra cứu tình trạng công nợ, theo dõi các khoản nợ, tình trạng khoản nợ, lịch thanh toán, cập nhật số liệu tài chính liên tục.
• Thông báo thanh toán: Gửi thông báo thanh toán đến khách hàng; đối tác. Chủ động nhắc lịch, tránh việc quên, sai sót.
• Kế thừa dữ liệu: Liên kết với hệ thống tài chính, ghi nhận các khoản thanh toán, theo dõi hoạt động, không cần nhập liệu, theo dõi thủ công.
• Tạo báo cáo tự động: Không cần thúc giục nhân viên nộp báo cáo. Phần mềm sẽ xuất báo cáo tự động tùy theo việc lọc dữ liệu. Từ đó, quản lý công nợ dễ dàng, đánh giá nhanh, chính xác tình hình tài chính.

Tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý công nợ vay trên mobile và máy tính

Có một số tiêu chí quan trọng để đánh giá phần mềm quản lý công nợ, bao gồm:

1. Tính năng: Phần mềm cần cung cấp đầy đủ các tính năng quản lý công nợ như quản lý khách hàng, quản lý hợp đồng, quản lý thanh toán, quản lý nợ, quản lý chi phí, v.v.

2. Độ ổn định: Phần mềm quản lý công nợ khách hàng cần đảm bảo độ ổn định và tin cậy, tránh gặp lỗi khi sử dụng.

3. Giao diện đơn giản và thân thiện: Giao diện phải được thiết kế đơn giản và dễ sử dụng để người dùng có thể tìm thấy thông tin một cách dễ dàng.

4. Bảo mật dữ liệu: Phần mềm cần đảm bảo an ninh dữ liệu và bảo mật thông tin của khách hàng.

5. Tính tương thích với các phần mềm khác của doanh nghiệp, doanh nghiệp nên chọn phần mềm quản lý công nợ có liên thông dữ liệu với phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng.

Phần mềm quản lý công nợ khách hàng MISA AMIS CRM chính xác, tự động

Đối với doanh nghiệp, không chỉ đáp ứng nghiệp vụ, việc chọn phần mềm quản lý công nợ còn dựa trên nhiều yếu tố: Tính năng, giá bán, khả năng đáp ứng khi mở rộng quy mô, khả năng liên kết với các nghiệp vụ khác, khả năng rủi ro dữ liệu… 

Từ những yêu cầu trên, MISA AMIS CRM đã thuyết phục hơn 12.000 doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý bán hàng MISA AMIS CRM. Tích hợp đa dạng tính năng, đáp ứng tốt hơn 30 nghiệp vụ bán hàng, phần mềm giải bài toán cho doanh nghiệp trong quản lý công nợ bằng cách:

Quản lý thông tin khách hàng tập trung

Thay vì quản lý theo các file lẻ tẻ, giờ đây mọi thông tin khách hàng được quản lý tập trung trên hệ thống. Phân hệ khách hàng giúp người dùng tra cứu toàn bộ thông tin khách hàng: 

• Đầy đủ thông tin: Tên, số điện thoại, địa chỉ, lịch sử mua hàng
• Tra cứu hợp đồng, giai đoạn chăm sóc, phản hồi khách hàng
• Dữ liệu được phân quyền tới từng nhân viên, mỗi nhân viên kinh doanh có thể quản lý khách hàng riêng của mình, các cấp quản lý có thể mở rộng quyền xem tuỳ theo ý muốn của từng công ty

Quản lý thông tin hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi

Phần mềm quản lý công nợ khách hàng CRM giúp kiểm soát công nợ chặt chẽ, giấy tờ đầy đủ. Dữ liệu đồng nhất trên hệ thống từ bán hàng đến kế toán, không xảy ra hiện tượng sai lệch dẫn đến thanh toán sai

Thông tin hoá đơn đầy đủ có thể thêm bớt theo các trường: Số hoá đơn, mã tra cứu, ngày xuất hoá đơn, tình trạng, chi tiết khách hàng, tổng tiền, người mua, địa chỉ, chủ sở hữu… Đồng thời có thể dùng bộ lọc nhanh ở bên trái để tra cứu thông tin.

Báo cáo công nợ khách hàng

• Chi tiết số tiền cần thanh toán, hạn mức nợ, số ngày được nợ. Kiểm soát công nợ, đối chiếu thời gian nhanh chóng để nhắc lịch khách hàng.
• Thống kê công nợ chi tiết, tính lại công nợ, upload hoặc tải xuống công nợ
• Chức năng gắn thẻ, giao việc giúp bộ phận được bàn giao tiếp nhận xử lý đơn hàng thuận tiện

Với tính năng trên, phần mềm theo dõi công nợ khách hàng giải quyết hàng loạt khó khăn trong việc theo dõi thông tin khách hàng, tra cứu hoá đơn, công nợ:

• Đồng bộ dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất
• Thao tác nhanh chóng trên PC và App Mobile
• Loại bỏ thao tác thừa trong quy trình
• Tiết kiệm thời gian tối đa, x3 năng suất nhân viên
• Quản lý hệ thống, không sai sót, nhầm lẫn
• Kế thừa dữ liệu, liên thông từ Kế toán – Bán hàng 
• Phần mềm quản lý công nợ khách hàng MISA AMIS CRM phù hợp cho doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, phát triển hệ thống, dễ dàng đáp ứng khi quy mô tăng trưởng

Bên cạnh việc quản lý hoá đơn, công nợ, người dùng hoàn toàn kiểm soát được khách hàng, doanh thu, hàng hoá, tồn kho… Đây là phần mềm có thể đáp ứng hơn 30+ nghiệp vụ bán hàng. Sản phẩm được dễ dàng thao tác, đơn giản và đang miễn phí dùng thử. Đăng ký ngay để trải nghiệm TẠI ĐÂY 

Nhờ nhiều tính năng vượt trội, phần mềm MISA AMIS CRM được hơn 12.000 doanh nghiệp tin dùng. Trong đó phải kể đến CTCP Công nghệ Novatek, CTCP Hóa chất thực phẩm Châu Á AFChem, công ty TNHH Quà tặng doanh nghiệp EPVINA… Ngoài ra mỗi năm, MISA AMIS CRM vinh hạnh đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp lớn trên con đường chuyển đổi số.

Nhờ sự nỗ lực không ngừng nghỉ để cải tiến tính năng đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, giải pháp AMIS CRM của MISA đã đạt được nhiều danh hiệu cao quý như Giải nhất Sao Khuê 2022, giải Sao Vàng Đất Việt, giải thưởng APICTA, giải ASOCIO…..

Kết luận

Thông qua bài viết này, MISA đã chỉ ra cặn kẽ những bất cập trong công tác quản lý công nợ truyền thống các doanh nghiệp đang dùng. Tưởng rằng sẽ tiết kiệm chi phí cho hệ thống nhưng lại kéo theo hàng loạt các hệ luỵ lớn đi kèm. Chính vì vậy, việc thay thế phần mềm quản lý công nợ cho các file Excel chỉ là điều sớm muộn. Chuyển đổi số càng sớm, doanh nghiệp càng tối ưu được công việc hiệu quả. MISA AMIS CRM hiện đáp ứng tốt các nghiệp vụ bán hàng được điều chỉnh theo từng ngành nghề. Hãy trải nghiệm để tìm ra giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp nhé!