[Tải miễn phí] 9 mẫu quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giới thiệu 9 quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự quan trọng nhất với mọi quy mô doanh nghiệp. Đồng thời, chúng tôi cũng cung cấp gợi ý về cách thức và công cụ tối ưu hóa quy trình giúp bộ phận hành chính nhân sự xử lý công việc nhanh chóng, hiệu quả hơn.

I. Tổng quan về quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự

1. Chức năng của phòng hành chính nhân sự 

Phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ nội dung liên quan đến lĩnh vực nhân sự và hành chính.  Bộ phận này đáp ứng nhu cầu về nguồn nhân lực theo yêu cầu từ các phòng ban, trực tiếp xây dựng chính sách đãi ngộ hoặc quy định, quy chế. 

2. Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự là gì? 

Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự là các hoạt động hỗ trợ xuyên suốt vòng đời của nhân viên. Mỗi quy trình bao gồm những thủ tục riêng, có sự phụ thuộc lẫn nhau và yêu cầu giao tiếp chặt chẽ với từng nhân sự trong công ty.

Công việc chính của bộ phận hành chính nhân sự: 

• Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn lực nhân lực. 
• Phỏng vấn nhân sự mới, lưu trữ và quản lý hồ sơ.
• Theo dõi, giám sát kỷ luật, tác phong làm việc của toàn bộ nhân viên.
• Xây dựng chế độ lương, thưởng, bảo hiểm, phúc lợi khác. 
• Xây dựng hệ thống nội quy, quy định trong doanh nghiệp.

II. 9 mẫu quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự

Từ những nhiệm vụ trên, doanh nghiệp có thể dễ dàng phân chia 9 quy trình hành chính nhân sự cơ bản sau: 

1. Quy trình tuyển dụng

Tuyển dụng là quá trình thu hút những ứng viên đủ tiêu chuẩn, khả năng làm việc cho công ty đến phỏng vấn. Bộ phận hành chính nhân sự thường thực hiện tất cả các bước cần thiết để tuyển dụng: soạn mô tả công việc, đăng lên website, đề xuất gói thù lao phù hợp…

Quy trình tuyển dụng cần phải tổng hợp, đánh giá hàng loạt thông tin từ khâu kiểm tra năng lực, lên lịch hẹn đến việc soạn, ký kết hợp đồng lao động. Do đó, doanh nghiệp nên thiết lập các bước tuyển dụng rõ ràng, lưu trữ thông tin khoa học để tránh chồng chéo hay mất mát thông tin ứng viên. 

2. Quy trình Onboarding

Quy trình Onboarding cho phép những nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập cùng công ty. Quá trình hội nhập thường diễn ra trong khoảng 6 tháng đến 1 năm. 

Nhân viên mới được giới thiệu cơ bản về vai trò, vị trí làm việc, đồng nghiệp và môi trường xung quanh. Tiếp đó, phòng hành chính nhân sự tổ chức thêm các buổi đào tạo sản phẩm/dịch vụ, văn hóa doanh nghiệp, quy định bảo mật. 

Với những công ty có quy mô nhỏ, siêu nhỏ thì khâu chào đón nhân viên mới khó được chú trọng phát triển thành hệ thống quy trình chuẩn chỉnh. Nhân sự phải tự mình quan sát học hỏi khi bắt đầu làm việc. 

Thế nhưng, một quy trình rõ ràng sẽ hỗ trợ nhân viên nắm bắt nhiệm vụ chính xác, hạn chế sai sót. Thực tế chứng minh, 69% nhân viên được đào tạo hội nhập chi tiết có thời gian gắn bó lâu dài hơn, từ 1 đến 3 năm. 

3. Quy trình Offboarding

Trái ngược với thủ tục tiếp nhận, Offboarding chỉ tất cả các quyết định diễn ra khi một nhân viên nghỉ việc như từ chức, bị thôi việc hoặc nghỉ hưu. 

Quy trình nghỉ việc đôi khi bị lu mờ, song việc rời đi của nhân sự có thể tạo ra những gián đoạn ảnh hưởng đến trải nghiệm làm việc chung. Vì vậy, phòng hành chính nhân sự cần đảm bảo nhân viên cũ đã hoàn tất bàn giao cho nhân sự mới.

Các bước trong quy trình Offboarding: 

• Phỏng vấn trước khi nghỉ việc để thu thập ý kiến góp ý của nhân viên.
• Thông báo chính thức quyết định nghỉ việc, phân công người thay thế.
• Thực hiện chuyển giao trách nhiệm công việc.
• Hủy quyền truy cập vào các kênh thông tin nội bộ của công ty.
• Thu hồi thiết bị hỗ trợ công việc do công ty cấp phát.
• Hoàn tất cả thủ tục về lương, bảo hiểm.

Doanh nghiệp của bạn cần một phần mềm để quản lý, tự động hóa mọi quy trình, đặc biệt là quy trình nhân sự? Dùng thử miễn phí phần mềm AMIS Quy trình ngay!

• Nhận ngay kho mẫu 500+ quy trình liên phòng ban 
• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Đào tạo và hướng dẫn sử dụng miễn phí 1-1 cùng chuyên gia

4. Quy trình đào tạo và phát triển

Bên cạnh những phúc lợi hấp dẫn, công ty cần xây dựng thêm quy trình đào tạo để bổ sung kiến thức, nghiệp vụ cho đội ngũ. Nhân sự là nguồn lực chính của doanh nghiệp. Nhân sự phát triển thì doanh nghiệp mới phát triển. 

Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp đều có hệ thống đo lường kết quả làm việc của nhân viên. Dựa trên báo cáo này, quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự sẽ tìm ra ưu, nhược điểm để đề xuất kế hoạch đào tạo riêng cho từng bộ phận. 

5. Quy trình quan hệ nhân viên

Các doanh nghiệp có lực lượng lao động gắn kết và quan hệ tốt với nhân viên đạt được kết quả kinh doanh cao hơn 147% so với các doanh nghiệp không có chiến lược quan hệ nhân viên hiệu quả​ (Gallup).

Quan hệ nhân viên bao gồm hoạt động gắn kết, giữ chân nhân viên và gia tăng sự hài lòng của họ. Đặc biệt, quy trình này giúp doanh nghiệp giải quyết những mâu thuẫn nội bộ hiệu quả.

Ví dụ, sơ đồ quy trình quan hệ nhân viên trong trường hợp phát sinh xung đột có thể chia thành các bước: 

• Tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề. 
• Xác định cơ sở pháp lý của vấn đề.
• Xác định biện pháp hòa giải giữa các bên liên quan.
• Tiến hành trao đổi để đóng lại vấn đề, không kéo dài mâu thuẫn. 

6. Quy trình lương thưởng và phúc lợi

Tiền lương và phúc lợi là hai động lực chính thu hút nhân sự tiềm năng. Phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm trực tiếp về việc cung cấp các gói lương, phúc lợi như khám sức sức khỏe, chăm sóc nha khoa hay hưu trí cho mỗi nhân viên. 

Quy trình đáp ứng lương thưởng và phúc lợi càng tốt thì hiệu quả làm việc của nhân viên càng cao. Họ sẽ gắn bó, cống hiến cho tổ chức lâu dài mà không bị phân tâm bởi các đề nghị bên ngoài.

Tham khảo: Các bước và kỹ năng cần thiết để quản trị vận hành doanh nghiệp hiệu quả

7. Quy trình cấp phát tài nguyên 

Trong doanh nghiệp, nhân viên luôn có mong muốn được cung cấp tài nguyên phục vụ công việc: máy móc, thiết bị, tài liệu… Căn cứ vào nguồn lực thực tế và vị trí chuyên môn, phòng hành chính nhân sự cần tính toán xét duyệt hợp lý. 

Ví dụ, với những doanh nghiệp nhỏ thì các thiết bị quan trọng như máy tính bàn, điện thoại di động được ưu tiên trang bị cho bộ phận kinh doanh. Đây là bộ phận mũi nhọn trực tiếp tạo doanh số cũng như kiêm nhiệm việc chăm sóc, liên hệ khách sau bán.  

Ngoài ra, những dữ liệu đề xuất cấp phát nếu chỉ được lưu trữ dưới dạng giấy tờ hoặc file excel sẽ gây tốn thời gian, chi phí. Theo thời gian, việc quản lý số lượng tài nguyên đã cấp phát trở nên phức tạp, dễ thất lạc hoặc nhầm lẫn.

Bởi vậy, phòng hành chính nhân sự không thể bỏ qua việc đơn giản hóa quy trình cấp phát tài nguyên để tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất. 

8. Quản lý đánh giá nhân sự

Quy trình đánh giá nhân sự được thực hiện định kỳ hàng quý, hàng năm. Bộ phận hành chính nhân sự vừa quản lý, đánh giá, ghi nhận thành tích, vừa nghiên cứu đề xuất cách thức nâng cao hiệu suất.

Ở mức độ tối thiểu, doanh nghiệp phải thống nhất ít nhất một biểu mẫu đánh giá cùng thang đo lường, mức thưởng, phạt tương ứng. Đồng thời, quy trình này cần được truyền thông rộng rãi để tạo động lực làm việc cho đội ngũ.

9. Quy trình lập kế nguồn nhân sự

Lập kế hoạch nguồn nhân lực (HRP) là quá trình xác định và quản lý tất cả các nhu cầu tuyển dụng trong doanh nghiệp. Hành chính nhân sự phải tính toán nguồn cung nhân sự, nhu cầu trong tương lai hay dự báo xu thế chung. 

Để đạt hiệu quả cao nhất, hành chính nhân sự phải cân bằng nhu cầu nhân sự dài hạn và ngắn hạn với các mục tiêu kinh doanh của tổ chức.

III. Tại sao các doanh nghiệp cần quan tâm đến quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự 

Cải thiện quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự thuộc phạm vi trách nhiệm của chuyên gia nhân sự hoặc người lãnh đạo, quản lý. 

Khi hệ thống quy trình hành chính nhân sự tối ưu, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích sau: 

• Tạo trải nghiệm tích cực cho nhân viên.
• Giảm tỷ lệ phạm lỗi sai và cải thiện độ chính xác.
• Cải thiện thời gian phản hồi ý kiến đóng góp của nhân viên. 
• Tăng cường khả năng kiểm soát, đánh giá công việc cho người quản lý. 

Xem thêm: Phần mềm quản lý quy trình tự động, chuẩn hóa tốt nhất cho doanh nghiệp

V. Cải tiến quy trình phối hợp và nâng cao năng suất của phòng hành chính nhân sự với MISA AMIS Quy trình

Những người lãnh đạo, quản lý nhân sự thành công đều biết rằng nhiệm vụ của họ là chăm sóc con người, không phải giấy tờ. Do đó, doanh nghiệp nên tận dụng những công cụ hỗ trợ như phần mềm tự động hóa quy trình để chuyển trọng tâm công việc ra khỏi thủ tục, giấy tờ thủ công.

Với MISA AMIS Quy trình – Phần mềm thiết lập quy trình liên phòng ban liền mạch, bộ phận hành chính nhân sự có thể tăng năng suất và phục vụ tổ chức tốt hơn. Phần mềm đáp ứng đầy đủ yêu cầu vận hành, người dùng được quyền tùy chỉnh mẫu quy trình theo nhu cầu tuyển dụng, cấp phát tài nguyên…

Ngoài ra, MISA AMIS Quy trình còn kết nối với bộ giải pháp quản trị nhân sự MISA AMIS HRM để tự động hóa các quy trình quản lý hồ sơ, tuyển dụng, chấm công, tính lương,… Nhân sự không cần chuyển đổi nhiều kênh trao đổi mà vẫn xử lý tất cả tác vụ trên một nền tảng duy nhất, tiết kiệm tối đa thời gian, nâng cao năng suất rõ rệt. 

Dùng thử miễn phí

V. Kết luận 

Bằng cách tối ưu quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự, doanh nghiệp sẽ loại bỏ sự lãng phí, dư thừa, cải thiện tốc độ phản hồi và tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn. Quan trọng nhất, đội ngũ nhân viên được tập trung thời gian, năng lượng vào những công việc quan trọng giúp công ty phát triển, bứt phá mạnh mẽ hơn.