Khi một nhân viên rời khỏi doanh nghiệp, nhiều công việc cần được hoàn tất như gửi đơn, bàn giao nhiệm vụ, quyết toán quyền lợi và cập nhật hồ sơ nhân sự. Nếu thiếu hướng dẫn thống nhất, quá trình này dễ phát sinh chậm trễ, thiếu sót hoặc tranh chấp giữa các bên. Vậy quy trình nghỉ việc của nhân viên gồm những bước nào? Doanh nghiệp và người lao động cần lưu ý gì để mọi thủ tục được thực hiện đầy đủ, đúng quy định? Bài viết sau của MISA AMIS sẽ cung cấp lưu đồ chi tiết cùng những thông tin cần thiết.
1. Quy trình nghỉ việc là gì? Tại sao doanh nghiệp cần chú trọng quy trình này?
Quy trình nghỉ việc là các bước được doanh nghiệp thiết kế theo trình tự khi nhân viên quyết định chấm dứt hợp đồng lao động. Quy trình thường bao gồm tiếp nhận thông báo, xác nhận thời gian nghỉ, bàn giao công việc và hoàn tất các thủ tục liên quan.
Việc xây dựng quy trình rõ ràng giúp doanh nghiệp và người lao động tuân thủ quy định pháp luật, thực hiện đúng chính sách nội bộ, hạn chế gián đoạn công việc và duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa các bên.
Quy trình nghỉ việc được triển khai đúng sẽ mang lại nhiều lợi ích:
- Bảo vệ quyền lợi của người lao động và doanh nghiệp: Người lao động được giải quyết đầy đủ tiền lương, thưởng, bảo hiểm và các chế độ liên quan. Doanh nghiệp có căn cứ kiểm tra việc bàn giao công việc, tài sản và hồ sơ.
- Giảm rủi ro pháp lý: Các bước xử lý được thực hiện theo quy định về hợp đồng lao động, thời hạn báo trước, thanh toán quyền lợi và chấm dứt quan hệ lao động.
- Quản lý bàn giao công việc hiệu quả: Nhiệm vụ, hồ sơ, tài liệu, dự án và thông tin liên quan được rà soát, bàn giao cho người phụ trách phù hợp, hạn chế gián đoạn trong quá trình vận hành.
- Duy trì hình ảnh và văn hóa công ty: Cách xử lý chuyên nghiệp giúp nhân viên có trải nghiệm tích cực khi rời doanh nghiệp, góp phần giữ gìn uy tín và mối quan hệ với người lao động.
- Cải thiện môi trường làm việc: Phỏng vấn thôi việc cung cấp thêm thông tin về nguyên nhân nghỉ việc, chính sách nhân sự, cách quản lý và những vấn đề cần cải thiện trong nội bộ.
- Quản lý tài sản và tài nguyên: Doanh nghiệp kiểm tra, thu hồi máy tính, thiết bị, tài liệu, thẻ ra vào, tài khoản phần mềm và quyền truy cập hệ thống trước khi hoàn tất thủ tục nghỉ việc.
- Tạo sự minh bạch và công bằng: Các trường hợp nghỉ việc được xử lý theo quy định thống nhất, giúp hạn chế hiểu lầm, khiếu nại và khác biệt trong cách giải quyết giữa các nhân viên.
2. Quy trình nghỉ việc của nhân viên với lưu đồ chi tiết
Quy trình nghỉ việc có sự phối hợp của nhiều bên, gồm nhân viên, quản lý trực tiếp, phòng Nhân sự, phòng Kế toán và Giám đốc. Dưới đây là lưu đồ thể hiện các bước thực hiện, đầu mối phụ trách, thời gian xử lý và kết quả đầu ra của từng giai đoạn:
Bước 1: Người lao động làm đề xuất xin thôi việc
Người lao động có nhu cầu nghỉ việc cần gửi đơn theo mẫu NS-09-BM01 của doanh nghiệp hoặc mẫu do phòng Nhân sự ban hành. Đơn nên nêu rõ lý do nghỉ việc, thời điểm dự kiến chấm dứt hợp đồng và kế hoạch bàn giao công việc.
Bên cạnh việc gửi đơn, người lao động cần tuân thủ thời hạn báo trước theo loại hợp đồng lao động. Theo khoản 1 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, thời hạn báo trước được quy định như sau:
- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: Báo trước ít nhất 45 ngày.
- Hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng: Báo trước ít nhất 30 ngày.
- Hợp đồng lao động xác định thời hạn dưới 12 tháng: Báo trước ít nhất 3 ngày làm việc.
Nếu nghỉ việc không đúng thời hạn báo trước và không thuộc trường hợp được đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không cần báo trước, người lao động có thể bị xác định là đơn phương chấm dứt hợp đồng trái quy định.
Khi đó, người lao động có thể phải bồi thường theo luật, chẳng hạn tiền lương tương ứng với những ngày không báo trước và chi phí đào tạo nếu có căn cứ áp dụng. Việc thanh toán lương, thưởng và các quyền lợi khác cần được xem xét theo hợp đồng, quy chế của doanh nghiệp và quy định pháp luật liên quan.
Tham khảo: Mẫu quy trình làm việc giữa các phòng ban trong doanh nghiệp
Bước 2: Xét duyệt nghỉ việc
Sau khi hoàn thiện đơn xin nghỉ, nhân viên gửi đơn cho quản lý trực tiếp hoặc người có thẩm quyền xem xét. Với nhân sự đang giữ vị trí quản lý, đơn có thể được chuyển đến Giám đốc hoặc phòng Nhân sự tiếp nhận theo quy định của doanh nghiệp.
Người có thẩm quyền kiểm tra thời điểm nghỉ, tình trạng công việc và kế hoạch bàn giao trước khi đưa ra quyết định. Nếu chưa thể phê duyệt, quản lý cần phản hồi rõ lý do và các nội dung nhân viên cần bổ sung hoặc điều chỉnh. Khi đơn được chấp thuận, người phụ trách ký xác nhận và chuyển hồ sơ cho phòng Nhân sự tiếp tục xử lý các thủ tục liên quan.
Bước 3: Phỏng vấn nghỉ việc
Sau khi đơn nghỉ việc được phê duyệt, phòng Nhân sự có thể sắp xếp buổi phỏng vấn để tìm hiểu nguyên nhân nghỉ việc, trải nghiệm của nhân viên, môi trường làm việc và những đề xuất cải thiện. Nội dung trao đổi cần được thực hiện cởi mở, tôn trọng và bảo mật. Thông tin thu thập được chỉ chia sẻ với người có trách nhiệm theo quy định nội bộ, phục vụ việc nhận diện vấn đề và cải thiện chính sách nhân sự.
Bước 4: Làm quyết định nghỉ việc
Dựa trên đơn xin nghỉ, ý kiến của quản lý trực tiếp và kết quả phỏng vấn nghỉ việc nếu có, phòng Nhân sự tiến hành soạn thảo quyết định nghỉ việc. Nội dung cần thể hiện rõ thông tin người lao động, vị trí công việc, thời điểm chấm dứt hợp đồng, lý do nghỉ việc và trách nhiệm bàn giao liên quan.
Sau khi hoàn thiện, quyết định được in thành 2 bản và trình Giám đốc xem xét, ký duyệt. Một bản được gửi cho người lao động, bản còn lại lưu tại phòng Nhân sự cùng hồ sơ chấm dứt hợp đồng.
Bước 5: Giám đốc ký duyệt
Giám đốc xem xét quyết định nghỉ việc dựa trên đơn xin nghỉ, ý kiến của quản lý trực tiếp, kết quả bàn giao và các nội dung liên quan do phòng Nhân sự tổng hợp. Trước khi ký, Giám đốc cần kiểm tra thời điểm chấm dứt hợp đồng, quyền lợi của người lao động và trách nhiệm của các bộ phận trong giai đoạn bàn giao.
Nếu được phê duyệt, quyết định nghỉ việc được ký, ban hành và gửi cho nhân viên, quản lý trực tiếp, phòng Nhân sự, kế toán cùng các bộ phận liên quan để phối hợp thực hiện. Nếu chưa được phê duyệt, phòng Nhân sự phản hồi cho nhân viên, nêu rõ nội dung cần bổ sung hoặc điều chỉnh và tiếp tục xử lý theo chỉ đạo của Giám đốc.
Bước 6: Thông báo đến toàn hệ thống
Sau khi được Giám đốc ký duyệt, phòng Nhân sự ban hành quyết định nghỉ việc và thông báo đến các phòng ban có liên quan. Nội dung thông báo cần nêu rõ họ tên, vị trí công việc và thời điểm chấm dứt hợp đồng để các đơn vị cập nhật thông tin nhân sự, quyền truy cập và danh sách liên hệ nội bộ.
Nhân viên nhận một bản quyết định chính thức, bản còn lại được phòng Nhân sự lưu cùng hồ sơ nghỉ việc theo quy định của doanh nghiệp.
Bước 7: Bàn giao công việc và tài sản
Người lao động có trách nhiệm bàn giao công việc, hồ sơ, tài liệu và thông tin đang phụ trách cho người thay thế hoặc người được doanh nghiệp chỉ định. Nội dung bàn giao cần nêu rõ tiến độ công việc, nhiệm vụ còn tồn đọng, thời hạn xử lý, thông tin khách hàng, đối tác và các tài khoản phục vụ công việc. Tùy vị trí, nhân sự nghỉ việc có thể cần hướng dẫn hoặc đào tạo người tiếp nhận.
Bên cạnh đó, người lao động cần hoàn trả các tài sản do công ty cấp như máy tính, điện thoại, thẻ nhân viên, đồng phục, giấy tờ và thiết bị làm việc. Quản lý trực tiếp kiểm tra, xác nhận kết quả bàn giao; biên bản cùng các tài liệu liên quan được chuyển cho phòng Nhân sự lưu vào hồ sơ nghỉ việc.
Bước 8: Làm thủ tục nghỉ việc
Phòng Nhân sự phối hợp với bộ phận Công nghệ thông tin và các đơn vị liên quan để khóa hoặc xóa tài khoản của nhân viên nghỉ việc, gồm email, phần mềm quản lý, hệ thống nội bộ, tài khoản truy cập dữ liệu và thẻ ra vào nếu có. Quyền truy cập cần được xử lý theo thời điểm chấm dứt hợp đồng nhằm hạn chế nguy cơ lộ thông tin hoặc sử dụng dữ liệu trái phép.
Nhân sự phụ trách lập danh sách tài khoản đã thu hồi, ghi nhận thời gian thực hiện và xác nhận với các bộ phận liên quan. Hồ sơ này được lưu cùng hồ sơ nghỉ việc, làm căn cứ kiểm tra tình trạng hoàn tất thủ tục và phục vụ đối chiếu khi cần.
Bước 9: Thanh toán lương, trả giấy tờ
Phòng Nhân sự phối hợp với phòng Kế toán đối chiếu và thanh toán các khoản còn lại cho người lao động, gồm tiền lương, trợ cấp, tiền phép năm chưa nghỉ và các quyền lợi khác theo hợp đồng, thỏa ước lao động hoặc chính sách của doanh nghiệp.
Phòng Nhân sự đồng thời hoàn tất thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội, xác nhận thời gian làm việc và bàn giao các giấy tờ cần thiết cho nhân viên. Theo quy định, doanh nghiệp phải thanh toán đầy đủ các khoản liên quan trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng. Một số trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.
Bước 10: Cập nhật thông tin và lưu hồ sơ
Phòng Nhân sự tập hợp và kiểm tra các tài liệu liên quan đến quá trình nghỉ việc, gồm quyết định nghỉ việc, biên bản bàn giao công việc và tài sản, xác nhận thanh toán cùng các giấy tờ khác theo quy định của doanh nghiệp.
Thông tin nhân sự được cập nhật trên hệ thống quản lý, hồ sơ nghỉ việc được sắp xếp và lưu trữ theo đúng thời hạn. Việc này giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, đối chiếu khi cần, đồng thời bảo đảm hồ sơ được quản lý đầy đủ và đúng quy định.
3. Những điều cần lưu ý khi thực hiện quy trình nghỉ việc
Quy trình nghỉ việc rõ ràng giúp người lao động hoàn tất thủ tục đúng quy định và chủ động chuẩn bị cho công việc tiếp theo. Với doanh nghiệp, đây là cơ sở để duy trì hoạt động ổn định và hạn chế thiếu sót khi nhân sự thay đổi. Vì vậy các bên cần lưu ý một số nguyên tắc sau:
Giao tiếp minh bạch và chuyên nghiệp: HR và quản lý cần thông báo rõ ràng quy trình, thời gian, trách nhiệm bàn giao và quyền lợi cho nhân viên nghỉ việc. Điều này sẽ giúp tránh các hiểu lầm và căng thẳng không cần thiết. Ngoài ra, quản lý cần giữ thái độ tôn trọng, tránh gây áp lực để giữ chân nếu nhân viên đã quyết định ra đi.
Tuân thủ pháp luật và chính sách nội bộ: Hãy đảm bảo quy trình nghỉ việc tuân thủ hợp đồng lao động và các quy định pháp luật, đặc biệt là thời gian báo trước và các quyền lợi khác như bảo hiểm, ngày phép còn lại, trợ cấp thôi việc.
Bàn giao công việc chi tiết: HR cần cung cấp hướng dẫn chi tiết về quá trình bàn giao công việc, tài liệu và dự án cho người tiếp nhận, đồng thời theo dõi sát sao để đảm bảo nó được diễn ra suôn sẻ và không gây gián đoạn.
Thu hồi tài sản và bảo mật thông tin: Ngay khi nhân viên nghỉ việc, HR nên phối hợp với bộ phận IT để thu hồi quyền truy cập của nhân viên vào các hệ thống công ty như email, phần mềm quản lý và quyền truy cập dữ liệu nội bộ nhằm tránh rủi ro bảo mật.
Hỗ trợ nhân viên trong quá trình nghỉ việc: HR và bộ phận tài chính cần giải quyết nhanh chóng và minh bạch các khoản thanh toán liên quan như lương, thưởng, bảo hiểm và các khoản phúc lợi khác. Điều này giúp nhân viên rời đi có ấn tượng tốt về công ty sau khi nghỉ việc.
Phỏng vấn thôi việc: Phỏng vấn thôi việc là cơ hội để doanh nghiệp thu thập phản hồi từ nhân viên về lý do nghỉ việc, cũng như những đề xuất cải thiện môi trường làm việc. HR và quản lý hãy lắng nghe những chia sẻ từ nhân viên nghỉ việc một cách chân thành và không phán xét, nhằm tạo cơ hội cho sự cải tiến trong tương lai.
Hỗ trợ tinh thần cho đội ngũ ở lại: Khi một nhân viên nghỉ việc, HR và quản lý cần thông báo với đội ngũ còn lại một cách rõ ràng, tránh gây hoang mang hoặc bất ổn trong nội bộ đồng thời hỗ trợ tinh thần cho các nhân viên còn lại.
Thực hiện quy trình một cách nhất quán: HR và quản lý cần áp dụng quy trình nghỉ việc một cách công bằng và nhất quán cho tất cả nhân viên, bất kể cấp bậc hay vị trí. Trong những trường hợp nghỉ việc vì lý do nhạy cảm như sa thải hoặc bất đồng, HR và quản lý cần xử lý khéo léo và giữ gìn tính chuyên nghiệp.
Duy trì mối quan hệ tốt với nhân viên cũ: Ngay cả khi nhân viên rời công ty, việc giữ mối quan hệ tích cực sẽ giúp tạo dựng danh tiếng tốt cho công ty trên thị trường lao động và cải thiện hình ảnh doanh nghiệp.
Đánh giá và cải tiến quy trình: HR nên định kỳ đánh giá lại quy trình nghỉ việc để tìm ra những điểm yếu hoặc bất cập, từ đó cải tiến và đảm bảo rằng quy trình luôn đáp ứng được nhu cầu của cả doanh nghiệp và nhân viên.
4. Tự động hóa quy trình nghỉ việc & toàn bộ quy trình quản lý nhân sự với phần mềm AMIS Quy trình
Vòng đời nhân sự trong doanh nghiệp gồm nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn gắn với những quy trình và thủ tục riêng. Khi công việc phải đi qua nhiều phòng ban, đầu mối và bước phê duyệt, HR dễ mất nhiều thời gian theo dõi, xử lý và phối hợp. Quy trình thiếu thống nhất cũng làm tăng nguy cơ sai sót, chậm trễ, ảnh hưởng đến trải nghiệm, sự hài lòng và mức độ gắn kết của nhân viên.
AMIS Quy trình hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa hoạt động quản lý nhân sự xuyên suốt vòng đời nhân viên. Phần mềm cho phép thiết lập và vận hành các quy trình như tuyển dụng, tiếp nhận thử việc, đào tạo, cấp phát tài sản, đánh giá, khen thưởng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển và nghỉ việc trên một hệ thống thống nhất.
Tính năng nổi bật của AMIS Quy trình từ MISA:
- Số hóa tập trung: Quản lý và tự động hóa quy trình nhân sự cùng các quy trình phòng ban trên một nền tảng thống nhất.
- Trao đổi ngay trên quy trình: Tập trung thảo luận, cập nhật thông tin tại từng bước xử lý, hạn chế trao đổi rời rạc và đồng bộ thủ công.
- Phối hợp tự động: Công việc được chuyển đến đúng bộ phận, trạng thái cập nhật tức thời để nhân viên biết rõ nhiệm vụ, người phối hợp và cấp báo cáo, tránh bỏ sót bước.
- Phê duyệt mọi lúc: Lãnh đạo có thể ký duyệt trên thiết bị di động, giảm phụ thuộc vào việc có mặt tại văn phòng và tiết kiệm chi phí in ấn, chuyển phát.
- Theo dõi và xử lý điểm nghẽn: Lãnh đạo nắm được tình hình thực hiện quy trình theo từng phòng ban, nhân viên, kịp thời phát hiện các bước chậm trễ để xử lý.
Riêng đối với quy trình nghỉ việc, bộ phận nhân sự dễ dàng thiết lập các bước trong quy trình để đảm bảo nhân sự bàn giao đầy đủ nội dung công việc, tài nguyên được cấp.
Ngược lại, quy trình cũng là căn cứ giải quyết tiền lương, phúc lợi của nhân viên theo đúng quy định. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro khi biến động nhân sự như thất thoát thông tin, công việc gián đoạn, chậm trễ.
Đặc biệt, AMIS Quy trình có thể kết nối với các phần mềm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS như AMIS Kế toán, AMIS Công việc, AMIS WeSign (ký số tài liệu). Nhờ đó, dữ liệu được đồng bộ giữa các phần mềm, giảm thao tác thủ công và hỗ trợ doanh nghiệp vận hành liền mạch hơn.
5. Kết luận
Một nhân viên có thể rời doanh nghiệp vì nhiều lý do khác nhau. Dù nguyên nhân nghỉ là gì, việc thực hiện đầy đủ trách nhiệm theo quy trình minh bạch giúp hai bên giữ được sự chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tích cực và duy trì mối quan hệ tốt đẹp sau khi kết thúc hợp tác. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp doanh nghiệp thiết lập được quy trình nghỉ việc bài bản, đảm bảo quyền lợi của người lao động và người sử dụng lao động.
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
