Với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, đa phần các doanh nghiệp sẽ sử dụng máy chấm công bằng vân tay hay app chấm công và khá ít người biết đến sự tồn tại của thẻ giấy chấm công. Tuy nhiên chúng đã từng là một trong những công cụ chấm công khá phổ biến ở các doanh nghiệp Việt Nam.
Vậy thẻ giấy chấm công là gì? Ưu nhược điểm của chúng mang lại ra sao? Hãy để MISA AMIS HRM bật mí cho các bạn qua những thông tin được trình bày ngay sau đây.
1. Thẻ giấy chấm công là gì?
Thẻ giấy chấm công là loại thẻ được làm bằng giấy sử dụng chủ yếu trong việc chấm công. Chúng chính là linh kiện đi kèm với máy chấm công thẻ giấy nhằm lưu trữ toàn bộ dữ liệu chấm công cho nhân viên trong các doanh nghiệp hay công nhân trong các xí nghiệp nhà máy. Khi tiến hành chấm công, người dùng chỉ cần đưa thẻ giấy chấm công vào trong máy để máy tiến hành in giờ vào và giờ ra trực tiếp lên thẻ.
Ở trên mỗi thẻ sẽ được chia sẵn cột bao gồm: giờ vào, giờ ra cho cả ba ca làm việc (ca sáng, chiều và làm ngoài giờ) cho 31 ngày. Vậy nên người dùng chỉ cần sử dụng một thẻ giấy chấm công duy nhất để chấm công cho cả tháng.
Người dùng có thể tham khảo một số mã máy chấm công thẻ thông dụng hiện nay như: Ronald Jack RJ-2200N, Ronald Jack RJ-2200A, Ronald Jack RJ-3300A, Ronald Jack RJ-3300N, Wise Eye Wse-7500D, Wise Eye Wse 2800A, Wise Eye Wse 2800D, Wise Eye Wse 620A….
>>> Xem thêm: Top app chấm công cá nhân trên điện thoại miễn phí tốt nhất
2. Ưu nhược điểm của thẻ giấy chấm công
Bất kỳ một thiết bị nào đều cũng có ưu và nhược điểm của chúng và thẻ giấy chấm công không phải là ngoại lệ. Chúng vừa mang lại sự tiện lợi cho người dùng nhưng cũng mang đến những bất lợi khó tránh khi đã sử dụng chúng.
2.1 Ưu điểm
Là một phụ kiện không thể thiếu của máy chấm công thẻ giấy nên chúng sẽ có một số ưu điểm nổi bật sau đây:
- Thời gian sử dụng khá lâu vì đa phần chúng đều được làm bằng giấy chất lượng cao, bề mặt giấy màu trắng và láng mịn.
- Không cần sử dụng dấu vân tay, thẻ nhân viên hay bất cứ thiết bị di động nào để thực hiện công tác chấm công.
- Thao tác thực hiện vô cùng đơn giản và nhanh chóng, tốc độ in nhanh hơn (khoảng 1 giây cho mỗi lượt chấm), tiết kiệm thời gian cho nhân viên đặc biệt là những doanh nghiệp có số lượng nhân sự nhỏ và ít.
- Thiết kế vô cùng nhỏ gọn có thể mang đi bất kì đâu.
- Hạn chế được tình trạng hư hỏng vì chúng được làm bằng giấy và không cần phải có máy móc để vận hành.
- Với những nơi làm việc yêu cầu tính chất liên quan đến tay chân
2.2 Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm của thẻ giấy chấm công vừa kể trên, chúng vẫn có một vài nhược điểm mà người dùng cần lưu ý.
- Như đã đề cập từ trước, thẻ giấy chấm công luôn đi kèm với máy chấm công nên doanh nghiệp phải dùng đến thiết bị này thì thẻ giấy mới có tác dụng.
- Người dùng cần phải mang theo bên mình mỗi ngày và bảo quản thật tốt nhằm tránh tình trạng rách giấy và hư hỏng. Với những trường hợp để quên thẻ giấy chấm công ở nhà coi như ngày hôm đó sẽ không được ghi nhận công làm việc.
- Thông qua thẻ giấy, các nhân viên có thể chấm công cho nhau và gây ra những trường hợp gian lận vì thế cần có quản lý để giám sát chặt chẽ quá trình chấm công của nhân viên.
- Quá trình tổng hợp các dữ liệu chấm công gây mất rất nhiều thời gian và đương nhiên việc xảy ra sai sót là không thể tránh khỏi.
- Thẻ giấy chấm công không phù hợp cho những công ty lớn bởi nó không thể hiện được sự chuyên nghiệp trong việc quản lý giờ làm vì chúng không thể liên kết với các hệ thống an ninh. Vì thế rất khó có thể kiểm soát được tình trạng ra/vào của nhân viên.
>>> Xem thêm: Có nên mua máy chấm công vân tay không
3. Các loại thẻ giấy chấm công
Trên thị trường hiện nay có hai loại thẻ giấy chấm công khá phổ biến và thông dụng đó chính là thẻ mỏng và thẻ dày.
3.1 Thẻ chấm công loại dày
Thẻ chấm công dày sẽ được làm từ những chất liệu cao cấp, bề mặt của giấy rất dày và trắng sáng. Loại giấy này rất được giới văn phòng cũng như những doanh nghiệp ưu tiên sử dụng hơn. Thường thì số lượng thẻ chấm công loại giày có số lượng lên đến 50 tờ, trên mỗi thẻ đều có các cột và hàng rõ ràng được phân chia theo từng ngày tháng để thuận lợi hơn cho máy chấm công.
3.2 Thẻ chấm công loại mỏng
Thẻ chấm công loại mỏng được sử dụng trong máy chấm công, sản phẩm này được làm bằng chất liệu tốt và chất lượng dễ dàng thực hiện việc ghi chép và thao tác trực tiếp trên máy. Tương tự như thẻ chấm công loại dày, thẻ chấm công loại mỏng được phân chia cột và hàng theo các ngày tháng năm rõ ràng giúp người quản lý dễ dàng trong việc chấm công hơn và tránh được sai sót. Đặc biệt là thẻ có nhiều ngôn ngữ để người dùng có thể lựa chọn như: Việt-Anh, Anh-Anh, Việt-Việt, Việt-Hoa,…
Mặc dù có sự tương đồng giữa hai loại thẻ chấm công dày và mỏng nhưng đa phần người dùng lại thích dùng thẻ chấm công dày hơn mỏng vì thẻ dày dễ sử dụng và tiện hơn cho việc chấm công.
Điều kiện bảo quản của loại thẻ này khá đơn giản chỉ cần để chúng ở những nơi khô ráo, nhiệt độ môi trường rơi vào khoảng từ 10-50 độ. Mặc khác sản phẩm này rất dễ thấm nước và bám bụi vì thế cũng nên hạn chế những chỗ ẩm ướt và có nhiều bụi. Nếu thẻ bị ướt hoặc bị bẩn sẽ ảnh hưởng đến chữ in trên thẻ, chữ sẽ dễ bị nhoè đi và công tác chấm công sẽ trở nên khó khăn.
4. Giá thẻ giấy chấm công hiện nay
Trên thị trường giá thẻ giấy chấm công khá rẻ giao động từ 89.000 – 100.000VNĐ bao gồm 100 tờ rất phù hợp cho nhiều doanh nghiệp nhỏ và họ có thể hạn chế được những chi phí cho công ty. Đối với những xí nghiệp hay nhà máy với số lượng nhân công lên đến hàng trăm, hàng nghìn người, khi sử dụng thẻ giấy chấm công sẽ cắt giảm bớt ngân sách nhưng vẫn đảm bảo được công việc quản lý nhân sự một cách tốt nhất.
5. Có nên sử dụng thẻ giấy chấm công hay không?
Các bạn đã thấy được những ưu nhược điểm của thẻ giấy chấm công như MISA đã đề cập từ trước. Tuy nhiên chúng bắt buộc phải đi kèm cùng với máy chấm công. Chưa kể đến việc hư hỏng và sửa chữa, dễ gây sai sót, tốn thời gian và nhân lực. Do đó MISA khuyên người dùng không nên sử dụng thẻ giấy chấm công. Thay vào đó hãy sử dụng những phần mềm nhân sự chấm công tiên tiến và hiện đại hơn, công nghệ chấm công AI nhận diện khuôn mặt và định vị được vị trí của bất kì nhân viên nào.
Phần mềm quản lý nhân sự online không chỉ khắc phục những nhược điểm của thẻ giấy chấm công mà còn tiết kiệm được thời gian và nâng cao công tác quản lý và chất lượng công việc, người dùng dễ dàng quản lý bảng công của mình mọi lúc mọi nơi không sợ quên thẻ hay làm mất thẻ. Một điều đặc biệt là tất cả các dữ liệu giờ công sẽ luôn được cập nhật tự động và mang lại độ chính xác cao.
6. Chấm công tính lương nhanh chóng với AMIS Chấm công
Phần mềm AMIS Chấm công hoạt động như một trợ lý ảo giúp bộ phận quản trị nhân sự tích hợp tất cả nghiệp vụ chấm công trên cùng một hệ thống một cách nhanh chóng. Amis Chấm công cho phép nhân viên tự chủ thực hiện nhiều tác vụ: tra cứu ca làm việc, tra cứu bảng công cá nhân, tra cứu ngày phép, tra cứu đơn từ như đi công tác, nghỉ phép, …
Ngoài ra Amis Chấm công còn cung cấp hệ thống báo cáo trực quan giúp nhà lãnh đạo có cái nhìn tổng thể, nhanh chóng nắm bắt tình hình tuân thủ thời gian làm việc, đi sớm về muộn của nhân viên để có phương án điều chỉnh kịp thời, giúp doanh nghiệp nâng cao tính kỷ luật.
Để nhận được tư vấn về phần mềm, bạn đọc có thể liên hệ Hotline 090 488 5833 hoặc để lại thông tin tại đây.
Trên đây là những thông tin giới thiệu cụ thể về hệ thống chấm công cho bộ phận nhân sự mà bạn cần biết. Nếu bạn muốn trải nghiệm phương pháp tự động tổng hợp và tính toán dữ liệu công giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp, hãy sử dụng phần mềm Amis Chấm công ngay hôm nay nhé!
7. Kết luận
Với những thông tin mà MISA AMIS HRM chia sẻ cho các bạn góp phần giải đáp được thắc mắc về thẻ giấy chấm công là gì? Những mặt lợi và mặt hại của chúng để người dùng cân nhắc hơn khi lựa chọn sử dụng chúng.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
