Tổng hợp các hình thức quản lý chấm công phổ biến 2023

Hiệu quả trong việc quản lý nhân sự tốt bắt đầu từ việc chọn cách quản lý chấm công cùng thiết bị điện tử và phần mềm công nghệ hỗ trợ phù hợp. Nhưng sự khác biệt trong ngành nghề và tính chất công việc buộc chúng ta phải đa dạng hình thức ghi nhận để tính lương chính xác. MISA AMIS HRM sẽ tổng hợp các hình thức quản lý chấm công phổ biến nhất giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý nhân viên cho doanh nghiệp.

1. Định nghĩa quản lý chấm công nhân viên

Quản lý chấm công được xem là một nhiệm vụ quan trọng trong công tác quản trị tại mỗi doanh nghiệp. Hiểu đơn giản, chấm công là hình thức khai báo của nhân viên với người quản lý về sự hiện diện hàng ngày tại nơi làm việc trong khoảng thời gian từ lúc bắt đầu làm đến khi tan sở. Do vậy, quản lý chấm công là nhiệm vụ mà quản lý nhân sự nhằm lưu trữ thông tin về số ngày công thực tế và thống kê lịch nghỉ cho từng nhân sự như: nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ không lương, …

2. Quy trình quản lý chấm công

Các nghiệp vụ cần thiết mà người quản lý cần thực hiện để quản lý chấm công nhân viên đầy đủ và chính xác:

• Cập nhật, lưu trữ đầy đủ, chính xác thông tin chấm công hàng ngày trên máy chấm công của công ty.
• Tiếp nhận yêu cầu xin đến muộn hoặc xin nghỉ phép của nhân viên.
• Ghi nhận thời gian làm việc bù hoặc làm tăng ca của nhân viên.
• Tổng kết số ngày công thực tế trong tháng của nhân viên.
• Xử lý khiếu nại của nhân viên về việc quản lý chấm công và ngày nghỉ.

3. Quy trình quản lý chấm công 

Để quản lý chấm công hiệu quả, doanh nghiệp cần đề ra những nội quy cơ bản như sau:

• Quy định về thời điểm chấm công mỗi ngày.
• Quy định về chấm công bù khi quên chấm công/không chấm công được.
• Quy định về chấm công đến muộn và về sớm.
• Quy định về thời gian khai báo, xin đến muộn hoặc nghỉ phép.
• Quy định thưởng, phạt về chuyên cần.

Như vậy các quy tắc chấm công chính xác, rõ ràng không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp và tính kỷ luật của tổ chức mà còn đảm bảo quyền lợi cho cả nhân viên và doanh nghiệp.

4. So sánh các hình thức quản lý chấm công phổ biến 

Hiện nay, các doanh nghiệp có rất nhiều lựa chọn để quản lý chấm công và ngày nghỉ của nhân viên. Trong đó, phải kể đến các hình thức chấm công phổ biến dưới đây:

4.1. Chấm công bằng sổ sách 

Đây là hình thức chấm công sử dụng sổ sách để ghi chép lại số ngày làm việc của nhân viên. Hiện nay, sổ chấm công được coi là một hình thức đã lỗi thời, tuy nhiên vẫn được sử dụng tại nhiều doanh nghiệp có quy mô nhỏ.

• Ưu điểm: Chi phí thấp
• Nhược điểm: Thiếu chính xác, khó theo dõi, lưu trữ và bảo quản

4.2. Chấm công bằng thẻ giấy

Bằng cách chấm công này, nhân viên sẽ đưa thẻ giấy vào trong máy chấm công, sau đó máy sẽ in ra ngày, giờ chấm công lên thẻ. Khi sử dụng, nhân viên sẽ chỉ cần 1 thẻ giấy để sử dụng cho cả tháng với các cột giờ vào, ra đã được chia sẵn trên thẻ.

• Ưu điểm: Ít tốn kém, không cần lắp đặt và dễ dàng di chuyển máy chấm công.
• Nhược điểm: Bất tiện đối với nhân viên trong việc bảo quản thẻ chấm công hàng tháng; Gian lận, chấm công hộ; Quy trình tổng hợp thông tin thủ công.

4.3. Chấm công bằng thẻ từ

Khi chấm công bằng phương pháp thẻ từ, nhân viên chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ, thông tin ngày giờ ra vào sẽ được lưu lại trong máy. Với hình thức này, doanh nghiệp sẽ cần trang bị máy chấm công chuyên dụng. Kèm theo đó, mã số và các thông tin cần thiết của người lao động sẽ được lưu trữ trong thẻ từ.

• Ưu điểm: Chấm công nhanh; Dễ bảo quản hơn thẻ giấy; Tích hợp cùng phần mềm và trích xuất thông tin nhanh chóng; Ít sai sót.
• Nhược điểm: Phát sinh chi phí in thẻ từ; Bất tiện trong trường hợp quên hoặc mất thẻ; Gian lận, chấm công hộ.

4.4. Chấm công bằng vân tay

Hình thức này yêu cầu doanh nghiệp đầu tư máy chấm công điện tử. Bằng việc ứng dụng công nghệ sinh trắc học vân tay và công nghệ xử lý hình ảnh, máy sẽ ghi nhận chấm công bằng cách xác định danh tính của nhân viên thông qua dấu vân tay.

• Ưu điểm: Hạn chế gian lận, chấm công hộ; Tích hợp cùng phần mềm và trích xuất thông tin nhanh chóng; Không phát sinh thêm chi phí in thẻ.
• Nhược điểm: Quá trình chấm công dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố bên ngoài (tay quá ướt, lạnh, v.v.); Hao mòn cảm biến dẫn đến không lấy được vân tay.

4.5. Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt 

Được tích hợp công nghệ nhận diện khuôn mặt, máy chấm công sẽ dựa vào các đặc điểm trên khuôn mặt để tự động so sánh và nhận dạng nhân viên công ty thông qua cơ sở dữ liệu khuôn mặt đã được lưu trữ từ trước.

• Ưu điểm: Hạn chế gian lận, chấm công hộ; Tích hợp cùng phần mềm và trích xuất thông tin nhanh chóng; Không phát sinh thêm chi phí in thẻ.
• Nhược điểm: Chi phí đầu tư ban đầu cao; Các yếu tố gây nhiễu trong quá trình nhận diện khuôn mặt; Tốc độ xử lý chậm hơn các hình thức thẻ giấy, thẻ từ, vân tay.

4.6. Chấm công bằng mống mắt 

Công nghệ nhận dạng mống mắt (Iris Recognition) là phương pháp sử dụng thuật toán hình ảnh để nhận dạng một cá nhân dựa trên cấu trúc độc nhất của mống mắt, ngay cả khi cá nhân được nhận dạng đang đeo kính hay sử dụng kính áp tròng.

• Ưu điểm: Hiện đại, độ chính xác tuyệt đối; Tốc độ xử lý nhanh chóng; Độ bảo mật cao.
• Nhược điểm: Chi phí đầu tư ban đầu quá cao so với các hình thức khác.

4.7. Sử dụng phần mềm để quản lý chấm chấm công

Hình thức quản lý chấm công và ngày nghỉ này cho phép bạn liên kết với các hình thức chấm công điện tử khác (vân tay, thẻ từ, v.v.) để sao lưu dữ liệu thời gian làm việc thức tế của nhân viên lên hệ thống trực tuyến. Thông qua phần mềm online, người quản lý nhân sự sẽ dễ dàng hơn trong việc theo dõi thời gian có mặt hoặc ngày nghỉ phép và kiểm soát sự đi trễ về sớm của nhân viên.

• Ưu điểm: Linh hoạt, dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp; Lưu trữ thông tin chính xác, tự động và quản lý chấm công hiệu quả hơn.
• Nhược điểm: Cần lựa chọn phần mềm để tương thích với các hình thức chấm công điện tử liên kết.

5. Phần mềm chấm công MISA AMIS – Giải pháp với nhiều ưu điểm

Trên thị trường hiện nay có nhiều phần mềm chấm công khác nhau, trong đó AMIS Chấm công được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Đây là sản phẩm nằm trong bộ giải pháp MISA AMIS HRM với nhiều tính năng ưu việt, phù hợp với đặc thù các doanh nghiệp ở Việt Nam.

Những tính năng của AMIS Chấm công

• Chấm công đa dạng hình thức như: Vân tay, khuôn mặt, chấm công bằng QR, GPS,….
• Nhân viên tự động xin nghỉ phép, đi muộn về sớm, tự theo dõi ngày phép năm trên phần mềm.
• Quản lý tự động duyệt đơn, không cần gửi email hay ký bằng tay.
• Bảng công được cập nhật realtime, tự động yêu cầu cập nhật ngày công nếu thấy thiếu.
• Có thể xem thời gian làm việc, thiết lập ca kíp đi làm cho nhân viên.
• Nhân viên tự xác nhận công trên phần mềm.

Lý do nên dùng AMIS Chấm công

• Phần mềm giảm toàn bộ thao tác chấm công thủ công, tiết kiệm thời gian, công sức cho HR.
• Nhân viên hài lòng hơn vì những thao tác được tự động hóa, dữ liệu công lương minh bạch.
• Lãnh đạo có cái nhìn chi tiết hơn về tình hình làm việc của nhân viên với những báo cáo chi tiết, tổng quan.
• Phần mềm liên thông dữ liệu với các sản phẩm khác của AMIS như tiền lương, kế toán, giúp quản lý doanh nghiệp toàn diện và hiệu quả hơn.

Đặc biệt, phần mềm AMIS Chấm công đã được rất nhiều doanh nghiệp tin dùng, ví dụ như Xuân Cương, IVY moda…. Các doanh nghiệp đều hài lòng với các tính năng của sản phẩm này.

Đừng bỏ qua: MISA AMIS đồng hành cùng Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương trong lộ trình chuyển đổi số

Để trải nghiệm kỹ hơn các tính năng của phần mềm, mời bạn đọc để lại thông tin tại đây.

6. Tạm kết

Mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc điểm và quy chế vận hành khác nhau. Vì thế, bạn cần lựa chọn hình thức quản lý chấm công nhân viên phù hợp. Sử dụng các phần mềm quản trị có thể rút ngắn thời gian tổng hợp công và đảm bảo độ chính xác cao. Đồng thời, nhà quản lý có thể theo dõi ngay khi cần, không phải chờ đợi phòng HCNS tổng hợp và chuẩn hóa dữ liệu.