Hướng dẫn tạo mã nhân viên trong excel đơn giản, chi tiết

Ngày nay excel được xem là một trong những công cụ rất hữu ích trong việc quản lý dữ liệu, cập nhật thông tin và tính toán nhanh chóng. Tạo mã nhân viên trong excel sẽ trở nên vô cùng đơn giản và nhanh chóng chỉ trong một vài thao tác đơn giản không tốn quá nhiều thời gian và công sức. Chính vì lẽ đó mà rất nhiều các nhà quản lý doanh nghiệp ứng dụng excel rất nhiều để giải quyết công việc, quản lý nhân viên và các tài liệu khác. Bài viết dưới đây, MISA AMIS sẽ hướng dẫn chi tiết cách thức để tạo mã nhân viên trong excel vô cùng tiện lợi và hạn chế được những sai sót trong quá trình tạo mã.

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

1. Mã nhân viên là gì, quy tắc đặt tên?

Nhân sự được xem là một trong những yếu tố thúc đẩy sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Những giá trị con người mang lại vô cùng lớn. Tuy nhiên công tác quản lý nhân sự như thế nào cho hiệu quả vẫn đang là một bài toán khó đối với hầu hết mọi tổ chức hay công ty nào. Để dễ dàng hơn, các công ty đều tạo ra cho mỗi nhân viên một mã số độc lập và duy nhất để thuận lợi hơn trong việc nhận diện và giám sát họ.

Mã nhân viên được biểu thị dưới dạng con số hay chữ cái bao gồm tên nhân viên, phòng ban làm việc. Mã nhân viên của mỗi cá nhân khác nhau, bạn có thể tự đặt không tuân theo bất cứ quy định nào. 

Các doanh nghiệp hầu hết thường tạo mã nhân viên trong excel bởi những tính năng đặc biệt mà excel mang lại.

Quy tắc đặt mã nhân viên chung: Mã nhân viên = Mã công ty + Mã bộ phận + Số thứ tự nhân viên.

 Khi đặt mã nhân viên cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Mã nhân viên: thường được sử dụng cho nhân viên chính thức và nhân viên thử việc. Đối với những cộng tác viên hay nhân viên thời vụ theo hợp đồng mã số sẽ được quản lý theo quy định của công ty.
• Số lượng nhân viên: thông thường sẽ được bắt đầu từ số 00001, số thứ tự tăng dần theo thời gian nhân viên mới vào công ty. 

Với những trường hợp trong công ty (bộ phận, khu vực) mã nhân viên được giữ nguyên như ban đầu. Nếu có sự thuyên chuyển trong tập đoàn, mã nhân viên sẽ được đổi lại là nhân viên mới tại công ty mà nhân viên vừa mới chuyển đến.

2. Cách tạo mã nhân viên?

Hiện nay mỗi công ty đều có cách thức tạo mã nhân viên khác nhau. Tuy nhiên 3 cách tạo mã nhân viên dưới đây phổ biến nhất các bạn có thể tham khảo.

• Cách 1: Mã công ty (áp dụng cho những tập đoàn) + Mã phòng ban + Số thứ tự của nhân viên trong một phòng ban đó.
• Cách 2: Mã công ty (áp dụng cho tổng công ty) + Mã phòng ban của nhân viên đó + Số lượng nhân viên vào công ty.
• Cách 3: Mã công ty (áp dụng cho những tập đoàn) + mã phòng ban + 3 chữ cái đầu của nhân viên đó.

3. Hướng dẫn tạo mã trong excel

Tạo mã nhân viên trong excel sẽ dễ dàng hơn rất nhiều khi các bạn tham khảo các bước thực hiện dưới đây. Tuy nhiên trước khi bắt đầu công việc tạo mã bạn cần mở sẵn tính năng Enable Macro đã có sẵn trong excel bằng cách thực hiện các bước:

• Bước 1: Nhấn chuột vào Tab File ( Tab này ở phía trên cùng góc bên trái của cửa sổ excel).

• Bước 2: Nhấn vào nút Excel Options.

• Bước 3: Tiếp tục nhấp chuột vào Trust Center ở phần menu phía góc trái.

• Bước 4: Nhấn chuột vào Trust Center Settings ở khung cửa sổ góc bên phải.

• Bước 5: Ở Tab mở, nhấn chuột vào Macro Settings trong bảng menu phía góc trái.

• Bước 6: Bấm chọn vào mục Enable all macros.

• Bước 7: Nhấn chọn OK
• Bước 8: Cuối cùng nhấn OK một lần nữa để kết thúc thao tác.

4. Một số mẫu mã nhân viên

Ngày nay nhiều doanh nghiệp đặt mã nhân viên với rất nhiều hình thức khác nhau như: dạng kết hợp chữ và số, dạng mã vạch,…Sau đây là những ví dụ minh hoạ một số mã nhân viên thông dụng hiện nay.

4.1 Mã nhân viên kết hợp giữa số và chữ

Cách đặt mã giữa chữ và số sẽ dễ dàng phân biệt giữa từng nhân viên ở mỗi phòng ban, mỗi cá nhân sẽ có một mã riêng biệt và không bị trùng với bất kì nhân viên nào. Ví dụ như hình ảnh dưới đây:

Mã sẽ được đặt bao gồm chữ cái đại diện cho bộ phận nhân viên đang làm việc + số thứ tự của nhân viên đó trong công ty.

4.1 Mã nhân viên dạng mã vạch

Mã vạch là một phương pháp biểu thị một cách trực quan mà máy scan có thể đọc được. Chúng được biểu thị dưới dạng sọc trắng và đen được sắp xếp song song với nhau. Mỗi mã vạch sẽ được hiển thị một con số bất kì tượng trưng cho mã vạch đó nhằm thuận lợi hơn cho các máy đọc dữ liệu một cách nhanh chóng.

Thay vì sử dụng chữ cái và số để tạo nên một mã nhân viên, các doanh nghiệp lớn hiện nay đã và đang áp dụng mã nhân viên theo thiết kế dạng mã vạch. Mỗi nhân viên sẽ có một mã vạch khác nhau. Khi tiến hành kiểm tra thẻ nhân viên, máy chấm công hay máy scan sẽ tiến hành quét mã vạch để nhận diện xem có đúng mã vạch của nhân viên đó hay không. 

Khi sử dụng mã vạch, các doanh nghiệp có thể giảm thiểu tình trạng gian lận xuống mức thấp nhất vì mỗi nhân viên sẽ được cấp một mã vạch duy nhất và riêng biệt, hạn chế được tình trạng quẹt thẻ dùm. Nếu thực hiện tốt được công tác quản lý nhân viên thông qua mã vạch sẽ mạng lại hiệu suất trong công tác quản lý cao và giảm bớt được những áp lực cho bộ phận nhân sự.

4.3 Mã nhân viên dạng mã QR

Mã QR hiện nay rất phổ biến và được ứng dụng rất cao trong thanh toán. Vì thế chúng còn được ứng dụng để tạo ra mã nhân viên ở trong mỗi doanh nghiệp. Mã QR thường có thiết kế rất phức tạp và khó nhìn theo cấu trúc hình vuông. Mỗi nhân viên sẽ có một mã QR riêng biệt để dễ dàng nhận diện và giúp cho quản lý dễ dàng hơn trong việc kiểm soát nhân viên của mình. 

Thông thường mỗi con số sẽ được mã hoá dưới dạng mã QR, vì thế khi quét mã qua máy scan liên kết với máy tính, dữ liệu sẽ được hiển thị trực tiếp dưới dạng số trong file excel nhằm thuận lợi hơn trong việc quản lý.

Ngoài ứng dụng mã vạch, các doanh nghiệp có thể tham khảo và ứng dụng mã QR để thuận lợi hơn trong việc giám sát và quản lý nhân sự tốt hơn và đạt hiệu quả cao hơn.

5. Kết luận

Tạo mã nhân viên trong excel sẽ không còn là trở ngại mà chúng sẽ trở nên đơn giản và nhanh gọn hơn rất nhiều khi thực hiện các thao tác vừa nêu trên. Các doanh nghiệp có thể ứng dụng nhiều cách khác nhau để tạo mã nhân viên nhằm quản lý toàn thể nhân sự trong công ty một cách thuận lợi hơn và tiết kiệm được thời gian cho các nhà quản lý. 

Với những thông tin MISA AMIS cung cấp bên trên sẽ giúp được phần nào trong công tác quản lý nhân sự một cách tốt nhất và mang lại hiệu quả cao.