Với thời đại công nghệ số hiện nay việc quản lý thời gian làm việc của hệ thống công nhân viên trong công ty hay tổ chức trở nên đơn giản hơn thông qua việc sử dụng máy chấm công vân tay. Thiết bị có thể được lắp đặt ở bất kì địa điểm nào trong các tòa nhà lớn, công xưởng, công ty hay các doanh nghiệp nhỏ,… Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu chi tiết hơn về máy chấm công vân tay là gì và những tính năng của sản phẩm này.
1. Máy chấm công vân tay là gì?
Máy chấm công vân tay là thiết bị hoạt động theo công nghệ sinh học trắc vân tay nhằm xác định danh tính của một cá nhân thông qua các đặt điểm, hình dạng nổi bật của vân tay mà họ đã được cài đặt trước trong máy. Thiết bị sử dụng các thuật toán phân tích hình ảnh để phân biệt giữa các dấu vân tay khác nhau.
Các công nghệ thuật toán nhận diện bằng dấu vân tay đã xuất hiện khá lâu và được áp dụng chủ yếu ở những lĩnh vực dân sự hay quân sự. Đến nay, Công nghệ này đã và đang có sự phát triển mạnh trên hệ thống máy chấm công.
>>> Xem thêm: 16 Mẫu bảng chấm công excel mới nhất hiện nay
2. Nguyên lý hoạt động máy chấm công vân tay là gì?
Máy chấm công vân tay hoạt động bằng cách thiết bị sẽ ghi lại một cách cụ thể và chính xác thời gian khi nhân viên đặt ngón tay xác nhận thành công trên máy chấm công. Nhưng trước tiên để máy chấm công có thể nhận diện được dấu vân tay của mỗi nhân viên bắt buộc mỗi cá nhân cần đăng kí dấu vân tay của mình lên máy để chúng lưu trữ vào bộ nhớ và tiến hành phân tích.
Khi tiến hành chấm công, nhân viên chỉ cần đặt vân tay của mình vào khu vực đặt vân tay, lúc này máy sẽ tiến hành công việc quét, phân tích hình ảnh và so sánh giữa các dấu vân tay đã thiết lập từ trước. Nếu dấu vân tay trùng khớp với mẫu vân tay đã được cài đặt sẵn thì máy sẽ gửi thông báo chấm công thành công và lưu trữ một số thông tin cần thiết như: ID người vừa chấm công, thời gian và trạng thái,…) trên bộ nhớ của máy. Những dữ liệu đã được lưu trữ trên máy sẽ được chuyển trực tiếp về máy tính thông qua USB, dây mạng RJ45, Wifi,…
Phần mềm chấm công trên máy tính sẽ có nhiệm vụ tổng hợp các dữ liệu chấm công mà máy chấm công vân tay đã thu thập được, xử lý và xuất thành báo cáo theo yêu cầu của người dùng.
3. Ưu điểm và nhược điểm của máy chấm công vân tay
Bất kỳ các thiết bị điện tử nào đều cũng có ưu và nhược điểm của chúng và máy chấm công vân tay cũng vậy. Thông qua những ưu nhược điểm này của máy người dùng có thể sử dụng chúng đúng cách và tránh được những vấn đề sai sót.
3.1 Ưu điểm của máy chấm công vân tay
- Chấm dứt được tình trạng chấm công giúp nhau bởi vì mỗi người chỉ có duy nhất một kiểu dáng dấu vân tay.
- Hạn chế được những trường hợp nhân viên quên thẻ hay làm mất thẻ.
- Hoạt động độc lập và có thể kết nối với máy tính thông qua USB, LAN, Internet,…
- Nhiều dòng máy chấm công có thể lưu trữ được dung lượng dữ liệu lớn
- Tuỳ mỗi loại máy chấm công có thể kết hợp access control.
- Áp dụng phần mềm có thể hỗ trợ các công việc như: quản lý, tổng hợp công và báo cáo trên máy tính dưới dạng file Excel.
- Tiết kiệm chi phí: việc lấy dấu vân tay chỉ cần thực hiện các thao tác trên máy, hạn chế được chi phí làm thẻ nhân viên.
Đối với những văn phòng lớn hay những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, số lượng máy chấm công có thể nhiều hơn và vị trí địa lý của chúng cũng khác nhau. Nhờ kết nối với phần mềm, tất cả các số liệu sẽ được gửi tập trung về phòng nhân sự để tiến hành xử lý.
3.2 Nhược điểm của máy chấm công vân tay
- Khi người dùng đặt ngón tay lên vùng lấy vân tay, máy sẽ mất khoảng 1-2 giây để so sánh dữ liệu với file ảnh vân tay đã lưu và mất thêm 6 giây thì mới chấm công thành công. Do đó tốc độ chấm công không được xem là nhanh.
- Nhiều trường hợp máy bắt cán bộ nhân viên phải thử lại nhiều lần do quá trình chấm công vân tay chưa chuẩn hoặc bị mờ. Điều này gây khó chịu cho cả người lao động đang chấm công và người đang chờ phía sau và từ đó có thể giảm hiệu suất công việc.
- Thiết bị không phù hợp với những môi trường sản xuất do số lượng nhân công lớn, đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh và môi trường làm việc ảnh hưởng đến độ bền của thiết bị.
- Máy chấm công bằng vân tay không thích hợp đối với những môi trường nhiều dầu mỡ hoặc những nơi nặng nhọc bởi dấu vân tay không rõ ràng. Khi chấm công sẽ gây ra những phiền toái cho nhân viên cũng như quản lý.
Chấm công đơn giản, dễ dàng hơn với AMIS Chấm công
Hiện nay, bên cạnh việc chấm công bằng máy chấm vân tay, nhiều công ty đã triển khai các hình thức chấm công khác như: Face ID, GPS, chấm công mã QR,…. Trong đó, AMIS Chấm công là một trong những phần mềm quản lý chấm công uy tín nhất hiện tại làm tốt tính năng này.
AMIS Chấm công là một phân hệ thuộc phần mềm nhân sự MISA AMIS HRM – Giải pháp quản lý nguồn nhân lực toàn diện được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam ưa chuộng. Sản phẩm được tích hợp nhiều tính năng nổi bật như:
- Thiết lập dữ liệu chấm công theo ca kíp, tổng hợp dữ liệu công từ nhiều chi nhánh khác nhau.
- Nhân viên tự động theo dõi ngày phép năm, tự xem bảng công và xác nhận vào cuối tháng.
- Ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về tình hình chấm công của toàn thể nhân viên trong công ty.
- Tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức làm việc cho bộ phận HR.
AMIS Chấm công có thể dùng được trên thiết bị di động và bản web, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Trước đó, Công ty Xuân Cương, Trống Đồng Palace… cũng đã tin tưởng và dùng sản phẩm chấm công của MISA.
Để nhận tư vấn cũng như dùng thử các tính năng của phần mềm, độc giả có thể để lại thông tin tại đây, chuyên gia của chúng tôi sẽ liên hệ trong vòng 12 – 24 giờ hoặc liên hệ trực tiếp qua hotline: 090 488 58 33
4. Ứng dụng máy chấm công vân tay là gì?
4.1 Đối với văn phòng nhỏ
Đối với những văn phòng làm việc nhỏ, máy chấm công vân tay thường lắp đặt trước cửa ra/vào để thuận tiện cho nhân viên chấm công làm việc mỗi ngày và chúng sẽ được kết nối trực tiếp với máy tính thông qua wifi. Do đó tất cả các dữ liệu sẽ luôn được cập nhật trong dữ liệu máy tính nhanh chóng và thuận tiện cho người quản lý.
Bên cạnh đó việc sử dụng máy chấm công vân tay cho các văn phòng nhỏ có thể tiết kiệm chi phí và không tốn bất kỳ chi phí nào trong quá trình sử dụng. Đa phần người dùng chỉ mất chi phí lắp đặt nhưng về lâu dài sẽ mang lại hiệu quả cao.
4.2 Đối với văn phòng lớn
Đối với những văn phòng lớn bao gồm nhiều phòng ban hay thậm chí là những doanh nghiệp có rất nhiều chi nhánh trong và ngoài nước thì số lượng máy chấm công vân tay có thể lắp đặt ở rất nhiều vị trí địa lý khác nhau. Tuy nhiên tất cả các dữ liệu của mỗi máy chấm công vân tay có thể được gửi trực tiếp vào một hệ thống máy chủ thông qua mạng LAN/WAN/Internet. Do đó có thể dễ dàng quản lý được số lượng lớn nhân viên ở bất kỳ chi nhánh hay phòng ban nào.
Căn cứ vào những dữ liệu được cập nhật về, người quản lý đánh giá, phát lương hay khen thưởng những cá nhân có trách nhiệm trong công việc Vì thế mà ở bất kỳ đâu người quản lý vẫn có thể quản lý chặt chẽ nhân viên của mình một cách tối ưu và hiệu quả nhất.
>>> Xem thêm: Lắp đặt máy chấm công vân tay đơn giản và nhanh chóng
5. Thông số kỹ thuật nào cần quan tâm khi mua máy chấm công?
Khi sử dụng máy chấm công vân tay người dùng cần lưu ý một số thông số kỹ thuật trên máy để có thể dễ hơn khi sử dụng tránh được tình trạng sai sót trong quá trình lấy dấu vân tay.
- Kiểu chấm công: bao gồm các kiểu chấm công như vân tay, khuôn mặt, thẻ giấy
- Khả năng quản lý: số lượng vân tay, khuôn mặt, thẻ giấy và dung lượng bộ nhớ (Lưu trữ được bao nhiêu bản ghi).
- Mật độ người sử dụng: do thời gian chấm công luôn bị hạn chế chẳng hạn như 15 phút trước giờ làm việc. Trong khoảng thời gian này, nếu chấm công bằng vân tay thì một máy có thể chấm được 150 vân tay (tốc độ 6s/người). Nếu chấm công bằng thẻ thì 450 vân tay (2s/người).
- Kết nối với máy tính
- Tốc độ nhận diện khuôn mặt, vân tay (thường từ 0.5-3s)
- Xuất xứ và nguồn gốc
Khi nắm rõ được những thông số đã nêu trên, MISA AMIS HRM mong rằng doanh nghiệp sẽ lựa chọn được chiếc máy chấm công bằng vân tay chất lượng và mang lại hiệu quả làm việc cao. Tránh tình trạng lựa chọn những chiếc máy chấm công vân tay kém chất lượng và không rõ nguồn gốc xuất xứ của máy.
6. Kết luận
Máy chấm công vân tay đã và đang trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý thời gian làm việc của mỗi nhân viên trong các tổ chức hay doanh nghiệp vừa và lớn. Việc lựa chọn thiết bị này vừa cắt giảm chi phí vừa ít phát sinh ra lỗi gây tổn hại đến doanh nghiệp và tạo nên nguyên tắc cao cho nhân viên trong công việc.
Hy vọng nhà quản trị nhân sự đã hiểu hơn về máy chấm công là gì và có thể lựa chọn được sản phẩm phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
