Hướng dẫn thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định Nhà nước

Thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội đối với doanh nghiệp và người lao động luôn là vấn đề được quan tâm hiện nay. Vậy hồ sơ cần chuẩn bị và các bước thực hiện cụ thể như thế nào? Trong bài viết dưới đây, MISA MISA sẽ hướng dẫn thủ tục khi tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu và những thông tin quan trọng cần nắm vững.

1. Đối tượng cần phải tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định

Theo quy định của nhà nước, tham gia bảo hiểm xã hội là trách nhiệm của người lao động và doanh nghiệp. Do đó, các đối tượng nằm trong danh sách dưới đây cần tham gia đóng bảo hiểm xã hội:

• Người lao động có hợp đồng lao động (HĐLĐ) vô thời hạn, HĐLĐ có thời hạn, HĐLĐ theo mùa vụ hoặc người tham gia công việc từ đủ 03 tháng – dưới 12 tháng.
• Người có vai trò quản lý, điều hành doanh nghiệp có hưởng lương.
• Các đơn vị, tổ chức thuê mướn lao động hoặc sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.

2. Hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động và doanh nghiệp

Trước khi làm thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội, người lao động và doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết. Dưới đây là tổng hợp hồ sơ cần có cho từng đối tượng cụ thể.

21. Hồ sơ tham gia BHXH chi tiết đối với doanh nghiệp

Dựa trên quyết định số 772/QĐ-BHXH, nhà nước đã quy định hồ sơ đăng ký BHXH dành cho doanh nghiệp và các mẫu giấy tờ ban hành đi kèm. Theo đó, hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu đối với các doanh nghiệp gồm:

• Tờ khai đơn vị tham gia/điều chỉnh thông tin BHXH: Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin như tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ đăng ký kinh doanh, mã số đơn vị,… (Theo mẫu TK3-TS)
• Danh sách lao động tham gia BHXH: Doanh nghiệp lập danh sách các lao động tham gia (Theo mẫu D02-TS)
• Bảng kê thông tin: Doanh nghiệp cần lập các bảng kê đầy đủ thông tin của người lao động tham gia BHXH (Theo mẫu D01-TS)
• Hợp đồng lao động được doanh nghiệp ký kết với người lao động
• Sổ hộ khẩu, căn cước công dân/ chứng minh thư của người lao động

Trong đó, mẫu TK3-TS là biểu mẫu nằm trong thủ tục bảo hiểm xã hội lần đầu dành riêng cho các doanh nghiệp. Mẫu D02-TS cực kỳ quan trọng và bắt buộc phải có trong hồ sơ. Mẫu D01-TS sử dụng làm căn cứ để cơ quan bảo hiểm truy thu trong trường hợp khai báo tăng muộn.

2.2 Hồ sơ tham gia BHXH chi tiết đối với người lao động

Người lao động làm việc tại đơn vị, doanh nghiệp và nộp hồ sơ tại đây sẽ cần lập hồ sơ chứa đầy đủ các mẫu giấy tờ như sau:

• Tờ khai cung cấp thông tin của người tham gia BHXH, BHYT (Theo mẫu TK1-TS)
• Nếu người lao động có mức hưởng BHYT cao hơn cần bổ sung đầy đủ giấy tờ chứng minh theo Phụ lục 03.

Trường hợp người lao động có 02 sổ BHXH trở lên, thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau cần lập các giấy tờ như sau:

• Tờ khai tham gia hoặc điều chỉnh thông tin BHXH (Theo mẫu TK1-TS)
• Tất cả các sổ BHXH

3. Hồ sơ tham gia BHXH đối với người lao động làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng

Đối với người lao động làm việc tại nước ngoài, hồ sơ tham gia BHXH sẽ gồm gồm các giấy tờ như sau:

• Tờ khai tham gia hoặc thực hiện điều chỉnh thông tin BHXH (Theo mẫu TK1-TS)
• Hợp đồng lao động có thời hạn tại nước ngoài hoặc hợp đồng lao động được gia hạn. Trường hợp gia hạn hợp đồng phải đính kèm văn bản gia hạn hoặc hợp đồng mới được ký kết tại nước sử dụng lao động.

3. 5 bước thực hiện thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội

Sau khi hoàn tất hồ sơ đúng với quy định, thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội sẽ gồm 5 bước cơ bản. Quy trình này được quy định chi tiết tại điều 99 Luật bảo hiểm xã hội 2014.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Chuẩn bị các loại giấy tờ, hồ sơ theo quy định. Lưu ý, điền đầy đủ và chính xác các thông tin được đề cập trong biểu mẫu.

Bước 2: Tiến hành xin cấp mã đơn vị (đối với doanh nghiệp chưa có mã số)

Nếu doanh nghiệp chưa có mã số đơn vị thì cần lập tờ khai TK3-TS và nộp cho cơ quan bảo hiểm. Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp tại cơ quan hoặc nộp qua mạng bằng 2 cách sau:

• Cách 1: Sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử, chữ ký số của doanh nghiệp để làm thủ tục đăng ký mã đơn vị BHXH.
• Cách 2: Truy cập trực tiếp vào website của cơ quan BHXH để thực hiện đăng ký lấy mã đơn vị. Sau đó theo dõi quá trình xử lý hồ sơ tại đây để nắm chi tiết.

Thời gian giải quyết thủ tục bảo hiểm xã hội lần đầu thường là sau 1 – 7 ngày, cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị cho doanh nghiệp.

Lưu ý: Một số tỉnh thành, sau khi đăng ký cấp mã đơn vị trên phần mềm, doanh nghiệp vẫn phải mang hồ sơ giấy nộp tại cơ quan. Hồ sơ bao gồm mẫu TK3-TS và Bản sao giấy Đăng ký kinh doanh.

Bước 3: Báo tăng, giảm lao động

Sau khi đã có đầy đủ mã đơn vị BHXH, doanh nghiệp cần tiến hành thông báo tăng/ giảm lao động. Ở bước này có thể thực hiện online trên các phần mềm kê khai BHXH hoặc trên website BHXH Việt Nam. Bạn cũng có thể trực tiếp đến cơ quan BHXH để làm thủ tục này.

Bước 4: Đăng ký và đóng bảo hiểm cho người lao động

Doanh nghiệp đăng ký và đóng tiền BHXH cho người lao động theo quy định. Mức đóng BHXH phổ biến hiện nay là 32%, trong đó doanh nghiệp đóng 21.5% và người lao động cần đóng 10.5%.

Bước 5: Tiếp nhận và cấp sổ BHXH

Sau khi đăng ký và đóng tiền, cơ quan BHXH sẽ tiếp nhận và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT trong vòng 5 ngày theo quy định.

Lưu ý: Để xác định cơ quan BHXH nào tiếp nhận hồ sơ, bạn hãy xem trên giấy phép đăng ký kinh doanh. Theo đó, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH cấp quận/ huyện tại nơi đặt trụ sở của mình.

4. Cách thức nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội

Sau khi nắm vững thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội, có 3 cách giúp bạn dễ dàng nộp hồ sơ này. Đối với doanh nghiệp, người lao động thông thường, người lao động làm việc ở nước ngoài đều có thể cân nhắc 1 trong 3 hình thức sau:

• Nộp hồ sơ qua các dịch vụ bưu chính công ích như bưu điện,…
• Nộp trực tiếp tại bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH cấp quận/ huyện hoặc cấp tỉnh. Ngoài ra, có thể nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp.
• Nộp qua các giao dịch điện tử đối với đơn vị sử dụng lao động. Bao gồm: hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc thông qua tổ chức I-VAN.

4. Thời hạn giải quyết thủ tục tham gia BHXH

Trong hướng dẫn thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội, nhà nước cũng quy định về thời hạn giải quyết hồ sơ. Kể từ thời điểm cơ quan BHXH nhận đầy đủ hồ sơ, thời gian giải quyết cụ thể như sau:

• Nếu cấp sổ BHXH mới: không được quá 05 ngày làm việc.
• Nếu tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất: không quá 05 ngày làm việc.
• Nếu vi phạm quy định pháp luật về việc đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN: không quá 10 ngày làm việc.
• Nếu điều chỉ tăng tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN: không quá 03 ngày làm việc.
• Nếu trường hợp xác nhận sổ BHXH: không quá 05 ngày làm việc
• Trường hợp hoàn trả sổ do đóng trùng BHXH, BHTN: không quá 10 ngày làm việc.

5. Chính sách BHXH năm 2023 có gì mới?

Sang năm 2023, Nhà nước đã có một số thay đổi đáng kể trong chính sách bảo hiểm xã hội, tác động đến quyền lợi của người lao động. Một số chính sách mới đáng lưu tâm như sau:

5.1 Tăng độ tuổi nghỉ hưu năm 2023

Người lao động làm việc trong điều kiện bình thường sẽ có độ tuổi nghỉ hưu như sau:

• Nam giới: Nghỉ hưu từ đủ 60 tuổi 09 tháng
• Nữ giới: Từ đủ 56 tuổi

Đối với người lao động làm việc trong môi trường độc hại, có đủ 15 năm làm việc thì có thể nghỉ hưu sớm từ 05 – 10 tuổi so với độ tuổi quy định như trên.

5.2 Dự kiến tăng mức lương hưu hàng tháng tối thiểu

Dự kiến mức hưởng lương hưu thấp nhất mà NLĐ nhận được sẽ đạt 1,8 triệu đồng/ tháng thay vì 1,49 triệu đồng/ tháng như trước đây. Thời điểm được hưởng mức lương hưu này có thể 01/07/2023 hoặc 01/01/2023. Những thông tin trên vẫn còn chờ sự thông qua của Quốc hội.

5.3 Dự kiến tăng mức đóng BHXH bắt buộc

Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, hàng tháng người lao động cần đóng BHXH bắt buộc với tỷ lệ là 8%. Nếu lương cơ sở tăng, mức đóng BHXH tương ứng sẽ tăng từ 2.384.000 đồng lên 2.880.000 đồng/tháng.

Hiện nay, bạn có thể dễ dàng hoàn thành các thủ tục tham gia BHXH nhờ phần mềm Bảo hiểm xã hội điện tử. AMIS BHXH là phần mềm uy tín và được nhiều đơn vị chọn lựa. Những lý do khiến AMIS BHXH ngày càng được yêu thích như sau:

• Liên kết chặt chẽ với các cơ quan BHXH, thực hiện các nghiệp vụ kê khai, quản lý, điều chỉnh thông tin BHXH theo đúng quy định.
• Tất cả 19 thủ tục kê khai, điều chỉnh BHXH đều được điện tử hoá giúp tiết kiệm thời gian và không để lại sai sót.
• Tự động tính các khoản tiền nộp, chi trả cho chế độ BHXH
• Tự động cập nhật các thông tin từ AMIS Thông tin nhân sự để lập hồ sơ BHXH giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu ở cả 2 phần mềm.
• Kết nối dễ dàng với các phần mềm khác, linh hoạt sử dụng chữ ký số của điện tử của các nhà cung cấp.

Bạn có thể nhận tư vấn cụ thể hơn về tính năng của AMIS Bảo hiểm xã hội qua hotline 0904 885 833 hoặc để lại thông tin TẠI ĐÂY.

Kết luận

Bài viết trên đây đã hướng dẫn chi tiết thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội đúng theo quy định của nhà nước. Doanh nghiệp hay người lao động cần bổ sung và hoàn chỉnh toàn bộ giấy tờ để được cấp BHXH nhanh chóng nhất. Hy vọng MISA vừa gửi đến thông tin thật bổ ích và có giá trị thiết thực cho bạn đọc.