Tìm hiểu chi tiết quản lý nhân sự bằng Access

Trong kinh doanh, sản xuất và bán hàng thì việc bố trí nhân sự cũng là một bài toán khó đối với các nhà quản lý. Quản lý nhân sự bằng công cụ Access sẽ giúp các doanh nghiệp giải quyết điều khó khăn ấy. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu về Access.

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

1. Access là gì?

Ngày nay, hầu hết các công ty đang dần thay thế việc quản lý thủ công và chuyển sang sử dụng công cụ thông minh, đặc biệt là trong lĩnh vực giám sát nhân viên. 

Access là một công cụ sử dụng công nghệ thông tin trong quy trình quản lý nhân sự. Nó được cung cấp miễn phí với nhiều tính năng cho các tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng như theo dõi thời gian, tính lương, nhân viên, báo cáo,…

Access là được phát triển bởi Microsoft Office. Đó là một công cụ được quản lý bằng bảng tính thông minh, mang lại những lợi ích tương tự như khi làm việc với Excel. 

Tuy nhiên, điểm khác biệt nằm ở các tiện ích mà Access mang lại đó là nhờ giao diện người dùng thân thiện và trực quan. Người quản lý chọn Access để hỗ trợ các chức năng quản trị và tối ưu hóa công tác quản lý nhân sự.

Access được xây dựng trên nền tảng công nghệ tiên tiến. Access trải qua quá trình kiểm tra chi tiết trước khi được tung ra thị trường. Trong thời gian này, khi xảy ra lỗi trong Access, Microsoft sẽ tìm ra nguyên nhân và đưa ra các giải pháp hữu hiệu. Điều đó để đảm bảo trải nghiệm người dùng tốt nhất cho khách hàng trong tương lai. 

Quản lý nhân sự bằng Access cho phép người dùng lưu tài liệu, lưu dữ liệu cá nhân, hồ sơ cá nhân, kiểm tra thông tin nhanh chóng và chính xác, hỗ trợ in tài liệu. Ngoài ra, Access giúp người dùng tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu thông tin mà họ đang tìm kiếm, khi đó toàn bộ dữ liệu được lưu trữ đồng bộ trong hệ thống. Bạn có thể dễ dàng xem được dữ liệu này, tiết kiệm thời gian so với thao tác thủ công.

2. Ưu nhược điểm khi dùng Access 

2.1. Ưu điểm

Tiết kiệm thời gian

Nhờ các chức năng của Access, việc quản lý nhân sự được tối ưu hóa trở nên nhanh chóng, hiệu quả và dễ dàng. Cơ sở dữ liệu Access cho phép người dùng làm việc từ xa, thoải mái sử dụng thông qua Internet. Điều này giúp quá trình làm việc trở nên trôi chảy và ổn định, giúp các công ty tiết kiệm được chi phí thuê quản lý. 

Ngoài ra, Access còn giúp người quản lý theo dõi các thông tin như thông tin cá nhân, quá trình làm việc, tuyển dụng, lương thưởng và các vấn đề kỷ luật. Bằng cách này, họ có thể tính toán chính xác mức lương của nhân viên, hoạch định rõ ràng kế hoạch đào tạo. Việc làm đó nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ và phát triển kinh doanh. 

Bảo mật cao 

Bảo mật là điều mà mọi công ty đều quan tâm. Nếu công cụ bị lỗi hoặc không an toàn, thông tin quan trọng có thể bị đánh cắp hoặc thay đổi cùng với virus, mã độc có thể tấn công hệ thống máy tính của công ty và gây ra thiệt hại. 

Bằng cách chọn Access miễn phí, bạn có thể chắc chắn về tính bảo mật. Access đảm bảo an toàn cho mọi dữ liệu được lưu trữ. Đây cũng là một ưu điểm lớn của Access so với nhiều chương trình miễn phí hiện nay.

2.2. Hạn chế 

Nhìn chung, chức năng của công cụ quản lý miễn phí còn hạn chế nếu sử dụng trong các tổ chức lớn. Do công cụ quản lý truy cập bị giới hạn trong việc quản lý cơ sở dữ liệu lớn. 

Khi công việc kinh doanh thuận lợi, quy trình làm việc nhiều hơn có nghĩa là nhiều nhân công hơn và dữ liệu phức tạp hơn. Do việc xử lý và quản lý cơ sở dữ liệu lớn khó khăn, nên việc quản lý nhân sự bằng Access không mang lại hiệu quả tối ưu như mong đợi. Điều này có thể dẫn đến sai sót trong việc ra quyết định và ảnh hưởng đến hoạt động của toàn bộ công ty. 

Ngoài ra, Access miễn phí chỉ dừng lại ở phiên bản ngoại tuyến, không được phát triển cho phiên bản trực tuyến. Điều này gây khó khăn cho việc truyền tải thông tin và dữ liệu. 

Mặc dù vẫn còn những nhược điểm nhưng Access vẫn là công cụ hiện đại nhất và được nhiều công ty sử dụng (thường là các doanh nghiệp nhỏ). Điều này là do họ chấp nhận những hạn chế của công cụ và hiểu rằng các tính năng, lợi ích của công cụ đó đã hỗ trợ được nhiều hoạt động của tổ chức.

3. Mẫu file quản lý nhân sự bằng Access 

Excel là phương pháp được nhiều người biết đến để quản trị nhân sự giúp công việc quản lý của doanh nghiệp trở nên hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn. Thêm vào đó, phương pháp quản lý nhân viên trên Excel được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng vi sự tiện lợi của phương pháp này mang lại. Bạn đọc có thể tham khảo các bảng mẫu quản lý nhân sự bằng Access tại đây:

4. Hướng dẫn sử dụng tính năng của Access

4.1. Bảng (Table)

Bảng chứa từ khóa và thông tin liên quan tạo thành một hệ thống. Mỗi bảng được liên kết với một đối tượng cụ thể. Một liên kết chung phải được tạo ra giữa chúng để dữ liệu trong các bảng có thể được kết nối với nhau.

• Cách tạo bảng: Trong cửa sổ cơ sở dữ liệu, chọn cửa sổ Database chọn mục table -> Chọn nút New -> Chọn Design View. Khi xuất hiện 3 cột bạn hãy nhập thông tin cần thiết vào đó (Field name: Tên cần đặt; Field type: Kiểu trường; Description: Miêu tả).
• Đặt khóa chính: Chọn các trường làm khóa chính -> chọn edit ->Primary key hoặc nhấp vào “chìa khóa vàng” trên thanh công cụ.

4.2. Truy vấn (Query)

Mục đích của truy vấn Access là thu thập, tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu. Một truy vấn sử dụng các bảng truy vấn để thay đổi, giám sát và phân tích dữ liệu theo nhiều cách khác nhau. Chúng cũng có thể được sử dụng làm nguồn báo cáo, bản ghi, bảng tra cứu dữ liệu,… 

Loại phổ biến nhất là truy vấn bộ lọc, nó được sử dụng để kiểm tra dữ liệu so với một hoặc nhiều bảng hiển thị đối tượng tìm kiếm theo thứ tự mong muốn. 

Tạo truy vấn: Sử dụng màn hình Wizard hoặc lấy thông tin liên quan từ bảng Design. Bạn có thể chọn dữ liệu bạn muốn trong bảng Design, thêm bảng hoặc truy vấn có chứa dữ liệu đó tiếp đến điền dữ liệu cần vào Design.

4.3. Biểu mẫu (Form)

Biểu mẫu dùng để thay đổi, chèn và xem hồ sơ, nó có thể điền nhiều lần trong quá trình đăng nhập trên website. Biểu mẫu hỗ trợ việc kiểm soát và quản lý dễ dàng, đơn giản vì chúng chứa nhiều hộp điều khiển. Ví dụ: Text box, List box, Option group,..

Cách tạo Form bằng Wizard: Trong cửa sổ Database bạn chọn Form -> Chọn New -> Chọn Form Wizard để thiết kế tự động/ Table hoặc Query để làm nguồn -> Chọn kiểu Form..

4.4. Biểu báo cáo (Report)

Công cụ này rất hữu ích để in dữ liệu, nó có thể in dưới dạng thẻ cá nhân, báo cáo; thông tin lương thưởng, in từ nhiều bảng được liên kết trên cùng một trang.

Cách tạo Report: Từ Database bạn chọn Report, tương tự như tạo Form, bạn thực hiện các bước còn lại giống y hệt.

4.5. Hàm lệnh Macros

Một lệnh bao gồm một tập hợp các hành động, trong tập hợp đó có một hoặc nhiều hành động để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Các hàm có thể được xâu chuỗi thành một hàm lệnh để Access chạy hàm mỗi khi nó được xử lý. Bạn phải sử dụng macro để sử dụng tính năng lệnh này.

Cách tạo Macros: Bạn chọn Maros từ cửa sổ Database -> Chọn mục New -> Chọn Action và các đối của Action -> đặt tên và ghi cho Macros.

Để hạn chế những nhược điểm của Excel mang lại, nhiều doanh nghiệp lựa chọn Access để bảo đảm số liệu thông tin được lưu giữ đầy đủ, chính xác, tránh thất lạc hoặc bị mất cắp thông tin. Access được nhiều người cho rằng dễ sử dụng hơn Excel nhờ giao diện tiện lợi. Khi bạn đã thao Access này thì công việc sẽ trở nên tinh gọn hơn, tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác trong việc kiểm soát thời hạn hợp đồng lao động, chế độ lương thưởng, … cho nhân viên.

5. Công cụ Access trong quản lý nhân sự

5.1. Quản lý cơ sở dữ liệu

Access miễn phí cho phép bạn thêm các bản sao được quét của các tài liệu cá nhân của nhân viên. Từ đó, việc tra cứu tìm kiếm sẽ dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian hơn. Hồ sơ nhân sự được quản lý tập trung trong suốt thời gian nhân viên làm việc tại công ty. 

5.2. Chấm công

Access tự động lấy dữ liệu từ các thiết bị chấm công để tạo ra các bảng chấm công chi tiết hàng tháng, hàng năm. Ngoài ra, Access còn hỗ trợ làm thêm giờ và thông tin cụ thể về sản phẩm. 

5.3. Quản lý lương

Với Access, người quản lý có thể tính lương trong một hệ thống mà không cần chuyển đổi dữ liệu. Đồng thời, nhân viên cũng có thể nhanh chóng xem thông báo lương trực tuyến. 

5.4. Quản lý đánh giá kết quả

Access có chức năng ra quyết định thưởng và thông báo cho toàn công ty. Đồng thời, giải thưởng này được tự động lưu vào hồ sơ của mỗi người. Từ đó, quản trị viên có thể dễ dàng tìm kiếm thành tích để có cái nhìn tổng quan chi tiết hơn về quảng cáo. 

5.5. Tuyển dụng

Đây là tính năng bắt buộc, chức năng này hỗ trợ các công ty tuyển dụng trực tuyến bằng cách gửi hồ sơ trực tiếp lên website. Điều đó giúp tìm kiếm ứng viên, hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ và theo dõi quá trình tuyển dụng.

Kết luận

Access miễn phí là một công cụ dễ sử dụng nhờ giao diện tiện lợi. Tuy nhiên, Access hay Excel đều chưa mang lại trọn bộ nghiệp vụ nhân sự chuyên sâu cho người quản lý. Bộ luật Lao Động Việt Nam đã quy định doanh nghiệp phải kê khai thuế TNCN, BHXH của người lao động. Thêm vào đó, hệ thống đánh giá và hợp đồng lao động cũng cần được quản lý chuyên sâu nhưng access và excel miễn phí không đáp ứng được đầy đủ nhu cầu và nghiệp vụ thực tế cho doanh nghiệp. 

Excel và Access chỉ nên áp dụng đối với doanh nghiệp nhỏ. Đối với các doanh nghiệp vừa và lớn thì phần mềm quản lý nhân sự mang lại một vài hạn chế như: Dữ liệu phân tán khó kiểm soát, Tính bảo mật không cao, Khả năng tích hợp kém, Dễ sai sót, Không thể mở rộng quy mô công ty lớn mạnh.