Hệ thống phân phối là gì? Cách xây dựng hệ thống phân phối hiệu quả

Hệ thống phân phối là gì? Để có thể giải đáp những thắc mắc trên hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu kỹ hơn về khái niệm và vai trò của hệ thống phân phối qua bài viết dưới đây nhé.

I. Hệ thống phân phối là gì?

Hệ thống phân phối là gì? Hệ thống phân phối là sự liên kết giữa các đơn vị kinh doanh, một nhóm tổ chức hoặc cá nhân với nhau, cùng tham gia vào quá trình vận chuyển và cung cấp các sản phẩm từ nhà sản xuất đến tận tay người tiêu dùng.

Hệ thống phân phối bao gồm xây dựng, quản lý và thực hiện các quy trình có liên kết với các doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, đóng gói và cất trữ trong kho, quản lý hàng tồn kho, xây dựng chuỗi cung ứng sản phẩm, chịu trách nhiệm hậu cần và các dịch vụ ưu đãi khách hàng. Quy mô của hệ thống phân phối tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh, quy mô của doanh nghiệp.

II. Các loại hệ thống phân phối phổ biến nhất hiện nay

1. Hệ thống phân phối sản phẩm theo hình thức trực tiếp

Hệ thống phân phối sản phẩm trực tiếp là hệ thống ngắn nhất đưa hàng hóa đến tay người tiêu dùng. Hệ thống này đưa hàng hóa từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng mà không thông qua đơn vị trung gian phân phối nào. 

Bạn có thể hiểu đơn giản là toàn bộ hàng hóa từ nhà sản xuất được đại diện bởi người quản lý tiến hành giao nhận trực tiếp với khách hàng mà không thông qua bất kỳ đầu mối trung gian nào.

2. Hệ thống phân phối theo hình thức gián tiếp

Hệ thống phân phối hàng hóa theo hình thức gián tiếp cần ít nhất là một đầu mối trung gian trước khi đưa sản phẩm đến tay người sử dụng. Mạng lưới phân phối này được chia thành hai loại là hệ thống phân phối hàng hóa truyền thống và hệ thống phân phối hàng hóa hiện đại.

Đọc thêm: Sử dụng kênh phân phối Trực Tiếp hay kênh Gián Tiếp – Đâu là sự khác biệt?

3. Hệ thống phân phối hàng hóa truyền thống

Hệ thống phân phối hàng hóa truyền thống được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi xây dựng hệ thống phân phối. Hình thức phân phối này gồm có nhiều công đoạn trước khi cung cấp sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng. Hệ thống phân phối sản phẩm truyền thống được xây dựng dựa theo chuỗi cung ứng: Nhà sản xuất -> Nhà bán lẻ -> Người tiêu dùng (cấp 1). Nhà sản xuất -> Nhà bán buôn -> Nhà bán lẻ -> Người tiêu dùng (cấp 2). 

Hệ thống phân phối hàng hóa truyền thống có ưu điểm nổi bật là tăng khả năng tiếp cận khách hàng dễ dàng và đảm bảo nguồn nhân lực dồi dào để có thể cung cấp cho khách hàng mục tiêu những sản phẩm phù hợp nhất. Tuy nhiên, với hình thức phân phối này phải trải qua nhiều khâu nên các công ty thường khó kiểm soát được giá cả.

4. Phân phối sản phẩm hiện đại

Hệ thống phân phối sản phẩm hiện đại có lợi thế vượt trội là giúp các doanh nghiệp tiết kiệm tiền bạc và tiết kiệm thời gian trong quá trình cung cấp hàng hóa đến tay khách hàng. Đồng thời hệ thống này có thể nắm bắt và kiểm soát số lượng sản phẩm tồn trong kho và cung cấp cho người dùng. 

Mặt khác hệ thống phân phối sản phẩm hiện đại sẽ chỉ dựa vào công nghệ và áp dụng hiệu quả vào các sản phẩm và dịch vụ cụ thể. Thông thường các hệ thống phân phối hiện đại sẽ ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng CRM để quản trị hệ thống phân phối.

Nhiều khách hàng của MISA sử dụng phần mềm MISA AMIS CRM để quản lý kênh phân phối hiệu quả. Tính năng đáp ứng nổi bật của MISA AMIS CRM:

• Quản lý và giám sát đội ngũ kinh doanh đi tuyến
• Quản lý dữ liệu và thông tin khách hàng
• Lưu trữ lịch sử chăm sóc và giao dịch với khách hàng
• Quản lý hàng hóa, tồn kho, hóa đơn, công nợ
• Hệ thống báo cáo, phân tích hỗ trợ ra quyết định tức thời
• Hỗ trợ thiết lập quy trình bán hàng, tự động hóa
• Mobile app, dễ dàng làm việc từ bất cứ đâu

III. Cách xây dựng hệ thống hiệu quả nhất hiện nay

Khi xây dựng hệ thống phân phối, có rất nhiều yếu tố quan trọng cần xem xét. Các yếu tố có thể kể đến như insight khách hàng, nhu cầu mua sắm, chất lượng & tính chất sản phẩm. Dưới đây là cách xây dựng hệ thống phân phối hiệu quả mà doanh nghiệp có thể áp dụng.

1. Xác định đối tượng khách hàng tiềm năng để xây dựng hệ thống phân phối

Các doanh nghiệp có thể phân tích và lựa chọn một hệ thống phân phối hoạt động hiệu quả, phù hợp với sản phẩm để xây dựng một hệ thống phân phối hàng hóa hiệu quả. Các công ty có thể lựa chọn hệ thống phân phối dựa trên các câu hỏi như:

• Doanh nghiệp muốn bán những sản phẩm cho ai bao gồm các đặc điểm như giới tính, tuổi tác, địa chỉ cư trú, điều kiện kinh tế và tình trạng hôn nhân hoặc các yếu tố khách hàng mục tiêu khác. 
• Khách hàng có xu hướng mua hàng trực tiếp hay mua trực tuyến thông qua các trang mạng nhiều hơn.

Khi đã xác định được tệp khách hàng mục tiêu rõ ràng và cụ thể, các doanh nghiệp có thể định hướng được cách xây dựng và lựa chọn hệ thống phân phối phù hợp, làm tăng khả năng kinh doanh thành công hơn.

2. Xác định được mục tiêu phân phối của hệ thống

Để có thể xây dựng hệ thống phân phối hiệu quả, ngoài xác định đối tượng khách hàng mục tiêu thì doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu phân phối của hệ thống. Các doanh nghiệp cần thiết lập các chiến lược, mục tiêu cụ thể cho nhà phân phối để có thể có được kết quả tốt nhất. 

Để có thể làm được điều đó các doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình SMART, để xác định được mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp. Điều này giúp các doanh nghiệp có thể tận dụng được tối đa nguồn lực sẵn có của mình và có thể tiết kiệm được thời gian để tổ chức. 

Bên cạnh đó chi phí cũng là một yếu tố cần cân nhắc khi xây dựng hệ thống phân phối sản phẩm, các doanh nghiệp cần nắm bắt được chi phí đầu tư vào các hệ thống phân phối là bao nhiêu? Lợi nhuận thu về trên mỗi sản phẩm là bao nhiêu? Để từ đó có thể triển khai các kế hoạch cụ thể và rõ ràng hơn.

3. Thiết lập và duy trì hệ thống phân phối

Hệ thống phân phối được xây dựng dựa trên các kinh nghiệm nghiên cứu thị trường mục tiêu và nắm bắt các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí sản xuất và các dịch vụ quan trọng. Quá trình phát triển hệ thống không chỉ dừng lại ở việc lựa chọn hệ thống phân phối tốt nhất và phù hợp nhất. 

Để có thể đạt được mức độ thành công nhất định, doanh nghiệp cần đảm bảo khả năng duy trì của hệ thống phân phối. Chi phí vận chuyển và phương thức vận chuyển là những yếu tố tạo nên sự thành công của hệ thống phân phối.

Nhà kho dự trữ hàng hóa cũng là một yếu tố cần cân nhắc khi xây dựng một hệ thống phân phối hiệu quả. Các doanh nghiệp cần xác định được vị trí, quy mô và khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng ở khu vực đó, để có thể tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa chi phí đầu tư hoạt động.

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu thì việc xác định điểm tập kết, điểm nhập hàng là vô cùng quan trọng, nhà sản xuất cần quan tâm đến địa điểm đặt nhà xưởng hay các yêu cầu về dịch vụ bảo trì, hậu mãi thường xuyên.

Đọc thêm: Phần mềm DMS là gì? Top 8 hệ thống DMS tốt nhất

IV. Những lợi ích khi xây dựng hệ thống phân phối

1. Tối ưu hóa chi phí

Bằng cách xây dựng hệ thống phân phối, các doanh nghiệp có thể kiểm soát chi phí và phân bổ ngân sách một cách dễ dàng, điều này giúp mở rộng phạm vi tương tác của khách hàng khi phân phối sản phẩm mới trong hệ thống.

2. Phạm vi tiếp cận khách hàng rộng rãi

Xây dựng hệ thống phân phối hiệu quả giúp các công ty tiếp cận các đối tượng khách hàng rộng rãi, dễ dàng kiểm soát và đẩy nhanh mức độ phổ biến của sản phẩm. Việc xây dựng hệ thống phân phối của riêng mình đòi hỏi các công ty phải có tiềm lực tài chính và khả năng am hiểu thị trường.

Bên cạnh đó, công ty cũng phải có hệ thống sản xuất và thiết kế sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng mục tiêu. Vì vậy các hệ thống phân phối thường chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có nguồn nhân lực dồi dào và tiềm lực kinh tế mạnh.

V. Tổng kết

Bài viết trên đây là lời giải đáp cho thắc mắc hệ thống phân phối là gì? Và cách thức xây dựng hệ thống phân phối hiệu quả. Hy vọng với những thông tin chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn có được những kế hoạch xây dựng hệ thống phân phối hiệu quả nhất.