Sale admin là gì? Những kỹ năng của Sale admin

Trong lĩnh vực bán hàng (sale) thì sale admin là một trong những công việc quan trọng, hỗ trợ các công việc cần thiết cho nhân viên bán hàng hoặc đại diện kinh doanh. Để hiểu rõ hơn về sale admin là gì và công việc cũng như cơ hội phát triển cho sale admin, bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ chia sẻ đến bạn một số thông tin về công việc sale admin, bạn cùng tham khảo nhé

1. Sale admin là gì?

Sale admin là gì? Sale admin là viết tắt của Sales Administrator hay còn được hiểu theo nghĩa khác là trợ lý kinh doanh. Nhiệm vụ của sale admin chính là điều phối các hoạt động trợ giúp cho các bộ phận khác. 

Đồng thời báo cáo mọi vấn đề kinh doanh, bán hàng,… Trực tiếp cho trưởng bộ phận hoặc giám đốc kinh doanh. Sale admin được xem là một trong những bộ phận quan trọng, đóng vai trò chủ chốt đối với doanh thu của doanh nghiệp. 

Song hành với đó thu nhập của sale admin tương đối cáo và không giới hạn. Chỉ cần bạn là người có năng lực và đáp ứng được những yêu cầu sau khi làm sale admin thì tiền đồ sẽ rất rộng mở. Vậy những yêu cầu khi làm sale admin là gì?

2. Những yêu cầu khi làm sale admin là gì?

2.1. Thu thập, tiếp nhận và xử lý thông tin đặt hàng

Công việc của sale admin là tiếp nhận thông tin các đơn đặt hàng của khách hàng. Thông tin đơn hàng thường được gửi đến qua email, điện thoại hay thư đặt hàng. Mục đích của công việc này là để kiểm tra, xác nhận tình trạng các đơn đặt hàng và thông tin khách hàng có khớp không để đảm bảo đơn hàng được giao đến đúng người và đúng sản phẩm. Ngoài ra, người quản lý bán hàng cập nhật giá cả, chiết khấu và số lượng của đơn đặt hàng.

Khi đã kiểm tra lại thông tin các đơn đặt hàng, sale admin sẽ gọi điện đến khách hàng để xác nhận lại 1 lượt thông tin và bổ sung thêm thông tin nếu thiếu. Khi khách hàng có câu hỏi về sản phẩm và dịch vụ, người quản lý bán hàng sẽ giúp trả lời chúng.

2.2. Nhập dữ liệu đơn hàng vào hệ thống

Khi đã xác nhận lại thành công thông tin các đơn đặt hàng, sale admin sẽ tiến hành nhập dữ liệu đơn hàng vào hệ thống của công ty. Sau khi công ty nhận được thông tin sẽ gửi đến bộ phận phù hợp để phối hợp giao hàng.

Tiếp đó bộ phận kinh doanh sẽ tiếp nhận các đơn hàng và xác minh lại các thông tin như tình trạng sản phẩm, hình thức thanh toán, hạn mức tín dụng của khách hàng, khi xác minh thông tin liên hệ của khách hàng là chính xác và cập nhật với các thay đổi của đơn đặt hàng. Dựa trên những thông tin này, các công ty sẽ bắt đầu đặt hàng.

2.3. Quản lý thông tin và hồ sơ khách hàng

Quản lý tất cả thông tin của khách hàng cũng là một trong những công việc mà sale admin đảm nhận. Tất cả thông tin khách hàng trong giao dịch với công ty được quản lý bởi quản trị viên bán hàng. Sau khi tiếp nhận các đơn hàng sale admin sẽ tiến hành tạo hồ sơ cho khách hàng mới, hồ sơ bao gồm các thông tin cơ bản như tên, số điện thoại, địa chỉ,…

Ngoài ra, sale admin cũng cần nắm được các thông tin về đơn đặt hàng: Số lượng, phân loại, …

Sale admin cũng sẽ phải chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ của khách hàng, vì các thông tin này sẽ được sử dụng cho các báo cáo bán hàng. Dựa vào doanh thu thực tế của doanh nghiệp mà bộ phận marketing phối hợp với bộ phận kinh doanh để thực hiện các chiến lược marketing hiệu quả.

2.4. Hỗ trợ bán hàng

Hỗ trợ phòng kinh doanh thực hiện công việc bán hàng cũng là một trong những công việc mà sale admin cần thực hiện.

• Trao đổi và cung cấp các thông tin cần thiết cho khách hàng.
• Gửi báo cáo giá cho khách hàng.

Điều này sẽ làm giảm bớt khối lượng công việc của bộ phận kinh doanh. Từ đó, giám đốc kinh doanh sẽ tập trung vào nỗ lực bán hàng để tăng doanh thu kinh doanh. Để làm tốt những công việc trên thì sale admin cần có những kỹ năng gì?

3. Những kỹ năng khi làm sale admin

3.1. Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là bắt buộc đối với hầu hết các nghề nghiệp. Quan trọng hơn, đối với sale admin, nó quyết định trực tiếp đến sự thành công của việc tăng doanh số bán hàng.

Giao tiếp tốt sẽ tạo tiền đề giúp sale admin tìm kiếm và xây dựng các mối quan hệ với khách hàng. Sau đó có thể tư vấn với khách hàng cũng như đàm phán để họ đồng ý ký kết các hợp đồng sử dụng các sản phẩm, dịch vụ của mình. Việc giao kết hợp đồng này bao gồm việc cân bằng lợi ích khách hàng và lợi ích thương mại. Bên cạnh đó việc giao tiếp tốt sẽ giúp sale admin giao tiếp hiệu quả và cộng tác tốt với đồng nghiệp xung quanh và cấp trên của họ.

3.2. Làm việc theo nhóm

Để có thể thực hiện tốt công việc sale admin phải thường xuyên phối hợp công việc với các bộ phận khác, đặc biệt là bộ phận kinh doanh bán hàng. Sự liên kết chặt chẽ sẽ giúp các bộ phận hiểu nhau, gắn bó và sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau sẽ giúp hoàn thành công việc một cách suôn sẻ. Làm việc theo nhóm một cách hài hòa và đồng nhất sẽ giúp cung cấp các sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng nhanh chóng, từ đó nhận được những phản hồi tốt từ khách hàng khiến họ hài lòng và có thể giữ chân được khách, đồng thời cũng sẽ tăng khả năng tìm kiếm các đối tượng khách hàng mới. Sản phẩm mới tăng doanh thu cho mọi thành viên, mục tiêu phát triển chung.

3.3. Kỹ năng lắng nghe

Điều quan trọng để có thể làm tốt công việc sale admin là phải biết lắng nghe Lắng nghe giúp bạn nhận được thông tin từ người khác và hiểu họ hơn. Điều quan trọng là phải giữ một tinh thần cởi mở trong công việc. Lắng nghe giúp người sale admin nhìn ra nhiều khía cạnh của vấn đề, bao gồm cả những điểm mà trước đây họ đã bỏ qua. Điều này có thể giúp công việc chủ động và thuận tiện hơn.

3.4. Kỹ năng phản biện

Kỹ năng phản biện cho phép bạn đưa ra các quyết định đúng đắn hơn, sáng suốt hơn trong quá trình làm công việc sale admin. Sale admin có thể đưa ra những quyết định làm việc của nhóm. Nhưng đôi khi cũng có thể dễ dàng quyết định những ý kiến của một thành viên nhưng được cho là hướng hành động tốt nhất, điều này có thể mang lại những kết quả tốt nhất.

Với những cách suy nghĩ chín chắn về tình huống, có khả năng nhìn nhận các mặt phải của vấn đề và biết lắng nghe các thành viên khác trong nhóm sẽ giúp bạn có thể đạt được tiến bộ. Từ đó giúp công việc gặp nhiều thuận lợi hơn.

3.5. Kỹ năng thuyết trình

Trong quá trình làm việc, do tính chất công việc đặc biệt, một số trưởng phòng kinh doanh tại địa phương sẽ giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của công ty đến với khách hàng. Một sale admin cần phải có kỹ năng thuyết trình tốt, để có thể thuyết phục khách hàng tin tưởng hoặc yêu thích, bên cạnh đó sự tự tin và chuyên nghiệp, giải thích hấp dẫn sẽ đánh trúng tâm lý của khách hàng, làm cho khách hàng ngày càng tin tưởng mình hơn.

Kỹ năng thuyết trình tốt cũng sẽ giúp cho sale admin có thể tự tin trình bày những dự án của mình trước các phòng ban khác và cấp trên để được phê duyệt khi triển khai. Vì vậy để thành công hơn trong công việc sale admin thì bạn cần rèn luyện sự tự tin, khả năng thuyết trình lưu loát và chuyên nghiệp để có thể có được những kết quả tốt nhất.

3.6. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Để có thể được sự thành công và đứng vững được trong ngành, bạn cần có năng lực giải quyết các vấn đề và đối mặt với áp lực công việc. Giống như một nhân viên sale admin, bạn phải tự mình đương đầu với những áp lực: doanh số, khách hàng khó tính, thiếu sự hỗ trợ từ các bộ phận liên quan… Người sales admin phải chịu áp lực đảm bảo cân bằng lợi ích của đôi bên. Hãy chuẩn bị sẵn “Tinh thần thép” mọi lúc mọi nơi khi gia nhập đội ngũ cho vị trí này.

4. Tổng kết

Trên đây là giải đáp sale admin là gì và những kỹ năng cần có để trở thành sale admin. Ngoài nắm vững những kỹ năng cần thiết như kỹ năng giao tiếp, phản biện, thuyết trình,… thì để làm một sale tốt bạn cũng cần trau dồi khả năng ngôn ngữ, khả năng tin học rất nhiều. 

Hy vọng với những thông tin bài viết mà MISA AMIS đã chia sẻ trên đây, sẽ là những thông tin hữu ích đến bạn. Hãy thường xuyên cập nhật những bài viết mới tại MISA AMIS để tham khảo những thông tin bổ ích mỗi ngày nhé!