Báo giảm bảo hiểm xã hội là một nghiệp vụ mà các công ty, doanh nghiệp thường xuyên phải thực hiện, mỗi khi có sự thay đổi về nhân sự trong bộ máy của mình. Tuy nhiên, đây là một vấn đề không phải ai cũng hiểu và nắm rõ. Do đó, nếu bạn là người lao động hay là người sử dụng lao động, nhưng đang chưa hiểu rõ về vấn đề này, hay chưa nắm rõ về nghiệp vụ, thì bài viết dưới đây là dành cho bạn.
1. Khi nào cần báo giảm bảo hiểm xã hội?
Mỗi người lao động trong công ty khi làm việc đều phải tham gia BHXH bắt buộc theo quy định. Khi người lao động xin nghỉ không hưởng lương tại công ty, thì công ty cần báo lại cho cơ quan BHXH thuộc địa bàn công ty. Điều này nhằm đảm bảo những quyền lợi của công ty và người lao động khi tham gia BHXH được bảo vệ.
Quy định tại Khoản 1, Điều 98, Luật Bảo hiểm xã hội 2014 nêu rõ:
“1. Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.”
Theo đó, tất cả doanh nghiệp phải có văn bản thông báo với các cơ quan BHXH, khi có bất kỳ thay đổi nào về thông tin tham gia bảo hiểm xã hội, của người lao động. Điều này sẽ góp phần đóng góp vào việc đảm bảo lợi ích cho cả 2 phía, gồm doanh nghiệp và cả người lao động.
Có các trường hợp sau mà đơn vị, doanh nghiệp có trách nhiệm báo giảm bảo hiểm xã hội:
- Thứ nhất là người lao động nghỉ việc chấm dứt hợp đồng lao động.
- Thứ hai là người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày.
- Thứ ba là người lao động xin nghỉ không hưởng lương, từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.
- Thứ tư là người lao động, đơn vị hoãn thực hiện hợp đồng.
- Thứ năm là doanh nghiệp được xét tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất.
Cùng với đó, tại Điểm 2.1, Khoản 2, Điều 50 Quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN; Quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, quy định rõ trách nhiệm của đơn vị, doanh nghiệp:
“Thực hiện lập, nộp hồ sơ; trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo đúng quy trình, quy định tại Văn bản này và quy định của pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Trường hợp đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.”
Nếu đơn vị doanh nghiệp báo bảo hiểm xã hội chậm và không đúng quy định, thì sẽ phải chịu toàn bộ trách nhiệm và đóng số tiền bảo hiểm y tế trong khoảng thời gian báo chậm.
2. Hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội gồm những gì?
Căn cứ theo quy định tại Điều 23, Quyết định 595/QĐ-BHXH, hồ sơ đăng ký, điều chỉnh báo giảm bảo hiểm xã hội bao gồm:
- Mẫu tờ khai khi tham gia để điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS).
- Mẫu tờ khai đơn vị tham gia để điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS).
- Bảng thông tin kê khai (Mẫu D01-TS).
- Danh sách của người lao động khi tham gia BHYT, BHTN, BHXH,… (Mẫu D02-TS).
Các doanh nghiệp lập một bộ hồ sơ bao gồm đầy đủ các loại giấy tờ trên. Sau đó, điền đầy đủ thông tin và nộp lên cơ quan bảo hiểm xã hội, để được xem xét và xử lý.
3. Thủ tục về việc báo giảm bảo hiểm xã hội
Hiện nay, báo giảm bảo hiểm xã hội đang có 2 hình thức giúp các doanh nghiệp thực hiện: đầu tiên là báo giảm offline qua hồ sơ giấy, thứ hai là báo giảm online qua phần mềm bảo hiểm xã hội.
3.1 Báo giảm BHXH trực tiếp qua hồ sơ giấy
Để thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội trực tiếp thông qua hồ sơ giấy doanh nghiệp, cần thực hiện đầy đủ các bước báo giảm như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ báo giảm
Đầu tiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như đã đề cập ở phía trên. Sau đó, khi mọi thứ đã được chuẩn bị đầy đủ, thì doanh nghiệp tiến hành nộp trực tiếp tại cơ quan cấp BHXH hoặc có thể đăng ký nộp qua đường bưu điện. Trong đó:
- Nếu nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH, thì doanh nghiệp cần đến trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội, đang quản lý doanh nghiệp ở cấp quận/huyện hoặc cấp tỉnh để nộp toàn bộ hồ sơ.
- Nếu nộp qua bưu điện thì doanh nghiệp cần trực tiếp ra bưu cục gần nhất, để gửi hoặc bạn có thể đăng ký để cho nhân viên của bưu điện đến tận công ty để nhận hồ sơ.
Bước 2: Chờ giải quyết
Sau khi nộp hồ sơ theo đúng thời gian và quy định của Pháp luật, thì doanh nghiệp cần phải chờ hồ sơ được giải quyết. Thời gian giải quyết theo quy định tại Điều 99, Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định là trong vòng thời hạn 10 ngày, kể từ ngày cơ quan bảo hiểm xã hội nhận được hồ sơ, yêu cầu báo giảm của doanh nghiệp sẽ được giải quyết.
Bước 3: Nhận kết quả
Sau thời gian giải quyết hồ sơ theo quy định, doanh nghiệp sẽ được cơ quan BHXH thông báo và gửi trả kết quả báo giảm bảo hiểm xã hội thành công cho người lao động.
Sau đó, các dữ liệu mới sẽ được cập nhật mới nhất, trên hệ thống quản lý của cơ quan BHXH. Và khi nộp tiền BHXH cho người lao động, thì doanh nghiệp sẽ được trừ đi các khoản đóng BHXH của người lao động đã được báo giảm.
3.2 Báo giảm qua phần mềm BHXH
Cách thứ 2 đó chính là báo giảm trực tuyến. Một phần mềm giúp các doanh nghiệp có thể thực hiện các thủ tục này tại chỗ chính là AMIS BHXH.
AMIS BHXH là một phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử trực tuyến nhanh chóng, hiệu quả và an toàn. Phần mềm này có công dụng giúp các công ty, doanh nghiệp kê khai, quản lý và thực hiện các điều chỉnh của bảo hiểm xã hội theo đúng quy định pháp luật.
Để thực hiện việc báo giảm bảo hiểm xã hội trực tuyến trên AMIS BHXH, mọi người cần thực hiện các bước như sau
Bước 1: Tạo đợt bảo hiểm
Hàng tháng, nhân sự có rất nhiều sự thay đổi cần thực hiện tạo mới. Một đợt bảo hiểm để kê khai bảo hiểm cho các trường hợp liên quan tới tăng, giảm lao động hay điều chỉnh các bảo hiểm trong kỳ. Các bước thực hiện như sau:
- Vào mục “Lương”, trong phần “Bảo hiểm” mọi người chọn “Đợt bảo hiểm”.
- Bạn tiếp tục nhấn “Thêm”.
- Sau đó, bạn khai báo đầy đủ các thông tin của đợt bảo hiểm.
Trường hợp doanh nghiệp cần tạo mới đợt bảo hiểm để điều chỉnh, bổ sung thêm thông tin cho đợt bảo hiểm khác trong tháng, thì nhập tại ô “Đợt: Nhập số thứ tự của đợt mọi người báo cáo” để thuận tiện cho việc theo dõi. Tiếp đó bạn nhấn “Đồng ý”.
- Tiếp theo, nhấn “Thiết lập thông tin bảo hiểm”. Tại đây, sẽ hiển thị thông tin đơn vị và thông tin cơ quan bảo hiểm xã hội, sẽ được lấy theo thông tin đơn vị trên Hệ thống\Tùy chọn\Thông tin đơn vị, những thông tin này có thể chỉnh sửa nếu cần.
Lưu ý: Các thông tin bảo hiểm dùng để lấy lên các thông tin của các tờ khai kê khai bảo hiểm.
- Cuối cùng là nhấn “Cất”.
Bước 2: Kê khai bảo hiểm
Để báo giảm lao động trong kỳ bạn cần:
- Vào mục “Lương”, nhấp vào mục “Bảo hiểm” và chọn “Đợt bảo hiểm”.
- Chọn đợt bảo hiểm cần kê khai, sau đó chọn tab “Lao động giảm”.
- Sau đó, nhấp chuột phải, chọn vào “Chọn nhân viên”. Chương trình sẽ lấy tên danh sách nhân viên thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau: Nhân viên đang làm việc (bao gồm cả tất các trạng thái như: đang làm thủ tục thôi việc, đình chỉ công tác, không có việc làm,… hoặc nhân viên đã được báo tăng trước đó và chưa bị báo giảm.
- Tiếp tục chọn vào các nhân viên muốn báo giảm, sau đó nhấn “Chọn”.
Thực hiện báo giảm cho từng nhân viên bằng cách:
- Đầu tiên chọn nhân viên cần báo giảm, nhấp chuột phải và chọn vào “Giảm lao động”. Chương trình sẽ hiển thị đầy đủ thông tin nhân viên, theo các thông tin đã khai báo tại mục phân hệ hồ sơ (nếu có).
- Thiết lập các Thông tin liên quan tới điều chỉnh giảm và Thông tin bổ sung bao gồm:
Thời gian và lý do điều chỉnh giảm
Với lý do điều chỉnh giảm thì phải thu hồi thẻ BHYT, sau đó tích chọn “Trả thẻ BHYT” hoặc chọn “Truy đóng bổ sung BHYT” (do không trả thẻ).
Lưu ý: Trường hợp tích chọn “Truy đóng bổ sung BHYT”, sau khi nhấn “Cất” thì chương trình sẽ tự động xuất ra một bản ghi điều chỉnh BHYT, của nhân viên ứng với trên tab Điều chỉnh.
- Cuối cùng là nhấn “Cất”.
Lưu ý:
Để loại bỏ nhân viên ra khỏi danh sách lao động giảm, bằng cách chọn nhân viên mình muốn loại bỏ (chọn nhiều nhân viên bằng cách giữ phím Ctrl), nhấn giữ chuột phải và chọn vào loại bỏ.
Trên đây là các bước thực hiện báo giảm BHXH cho người lao động, trên phần mềm AMIS BHXH. Tuy đơn giản nhưng đóng góp rất nhiều vào thời gian, cũng như công sức cho doanh nghiệp
4. Trách nhiệm doanh nghiệp khi báo cáo chậm giảm lao động
Trách nhiệm của người tham gia, đơn vị, doanh nghiệp khi báo giảm chậm được quy định tại khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH và điểm 10.3 Mục 10 Công văn 1734/BHXH-QLT như sau:
- Trường hợp doanh nghiệp lập các danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải có trách nhiệm đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng trong các tháng đó.
- Trường hợp để không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau, thì doanh nghiệp hay đơn vị nên tạo hồ sơ báo cáo giảm tháng sau và sẽ bắt đầu từ ngày 28 của tháng trước. Nhưng sau khi báo giảm thì sẽ không được báo phát sinh từ tháng trước.
Trên đây là một số thông tin cơ bản và cần thiết cho việc thực hiện báo giảm BHXH cho các doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích mọi người trong cuộc sống cũng như các hoạt động về BHXH.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
