Kiến thức Quản lý nhân sự Phúc lợi & Đãi ngộ Tính lương Cách gộp sổ bảo hiểm xã hội chi tiết, đơn giản cho...

Cách gộp sổ bảo hiểm xã hội chi tiết, đơn giản cho người lao động (update mới nhất) 

Một người lao động sẽ chỉ được cung cấp một mã số BHXH với một cuốn sổ BHXH duy nhất nhưng trong trong thực tế, vẫn có nhiều trường hợp người lao động có hơn một sổ. Điều này sẽ trực tiếp ảnh hưởng tới quyền lợi hưởng chế độ BHXH của mọi người. Vậy nếu không may rơi vào trường hợp như vậy thì người lao động cần làm gì? Cách gộp sổ bảo hiểm xã hội và các thủ tục liên quan sẽ thực hiện như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé

Gộp sổ BHXH là gì?

Gộp sổ BHXH là hình thức kết hợp 2 sổ bảo hiểm thành một sổ duy nhất vì bất kì người lao động nào có hơn một sổ bảo hiểm xã hội sẽ gặp một số khó khăn nhất định trong các quyền và về việc hưởng các chế độ của BHXH. 

Gộp sổ BHXH là hình thức kết hợp 2 sổ bảo hiểm thành một sổ duy nhất
Gộp sổ BHXH là hình thức kết hợp 2 sổ bảo hiểm thành một sổ duy nhất

Do đó, tìm hiểu và nắm rõ các hướng dẫn gộp sổ bảo hiểm xã hội là một điều cần phải thiết đối với người lao động, điều này sẽ nhằm mục đích không chỉ giúp cơ quan bảo hiểm xã hội dễ dàng và thuận tiện hơn trong việc quản lý mà còn thuận tiện hơn trong việc ghi nhận quá trình đóng, hưởng chính sách, chế độ bảo hiểm xã hội của mọi người lao động.

Hiện nay chưa có cách gộp sổ bảo hiểm xã hội thông qua hình thức online. Người tham gia bảo hiểm phải đến những cơ quan chuyên ngành để thực hiện việc gộp bảo hiểm xã hội. 

Quy định về thủ tục gộp sổ BHXH

Căn cứ theo khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH đã nêu rõ quy định:

“Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp của các sổ BHXH vào sổ mới”.

Do đó, về cơ bản và theo các quy định pháp luật thì mỗi cá nhân lao động chỉ được sở hữu một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất.

Trước khi làm thủ tục hồ sơ và thực hiện các cách gộp sổ bảo hiểm xã hội, người lao động cần kiểm tra kỹ càng lại các thông tin cá nhân của người tham gia bảo hiểm xã hội bao gồm: Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, dân tộc trên các sổ BHXH. Và mọi người thường rơi vào hai trường hợp sau đây:

  • Trường hợp 1: Đây là trường hợp thông tin cá nhân của người lao động trùng khớp thì người lao động sẽ tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo trong quá trình đóng bảo hiểm xã hội.
  • Trường hợp 2: Còn nếu thông tin cá nhân của người tham gia có sự khác nhau thì người lao động sẽ làm hồ sơ điều chỉnh mục thông tin cá nhân để làm cho thông tin trên 2 sổ bảo hiểm xã hội trùng khớp.
Thủ tục gộp sổ sẽ cần tuân theo quy định của pháp luật
Thủ tục gộp sổ sẽ cần tuân theo quy định của pháp luật

3. Quy trình, thủ tục gộp sổ BHXH

Thủ tục và cách gộp sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động không quá phức tạp, hiện nay có cả cách gộp sổ bảo hiểm online nên việc này dường như trở nên thuận tiện hơn cho mọi người. Và để gộp sổ BHXH thành công, người lao động và người sử dụng lao động cần thực hiện theo các bước sau:

3.1. Kiểm tra thông tin cá nhân trên sổ BHXH

Kiểm tra thông tin cá nhân của người tham gia bảo hiểm xã hội là một bước quan trọng. Mọi người cần kiểm tra kĩ mục Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch,… trên cả 2 sổ BHXH

  • Trong trường hợp đầu tiên nếu thông tin cá nhân chính xác và trùng khớp thì tiếp tục thực hiện tiếp quá trình đóng bảo hiểm xã hội
  • Còn trường hợp 2 là nếu thông tin khác nhau thì người lao động làm hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân để các thông tin trên 2 sổ trùng khớp.

Hồ sơ điều chỉnh thông tin sẽ bao gồm:

  • Mẫu TK1-TS (Mẫu tờ khai điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế)
  • Sổ bảo hiểm xã hội sai thông tin của người lao động
  • Các giấy tờ tùy thân như CCCD hay CMND/ Giấy khai sinh,… 
  • Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin)
Mẫu TK1-TS
Mẫu TK1-TS

Sau đó sẽ nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội, nơi cấp sổ BHXH bị sai thông tin.

Chú ý: Nếu trường hợp số CCCD/CMND trên 2 sổ BHXH khác nhau thì đơn vị không cần làm hồ sơ điều chỉnh

3.2 Kiểm tra nội dung ghi nhận sổ BHXH

Quy trình đóng BHXH trên sổ sẽ thường xảy ra các trường hợp ghi nhận thiếu sót trong quá trình tham gia. Khâu này cũng sẽ được chia ra làm 2 trường hợp

  • Trường hợp 1: Đó là nội dung được ghi nhận trên sổ BHXH đầy đủ và chính xác.
  • Trường hợp 2: Nội dung trên sổ ghi nhận thiếu hay sai sót thông tin chẳng hạn như chức danh hay mức lương,…

Khi đó người lao động cần phải làm hồ sơ điều chỉnh nội dung thông tin sai trên sổ BHXH

Hồ sơ gồm có:

  • Sổ bảo hiểm xã hội
  • Công văn do đơn vị xác nhận điều chỉnh thông tin (nếu có)
  • Mẫu D02-TS đính kèm (nếu có)
Mẫu D02-TS đính kèm
Mẫu D02-TS đính kèm

Cuối cùng là nộp lên cơ quan nơi cấp sổ BHXH sai cho người lao động để chỉnh sửa lại thông tin trước khi chính thức làm hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội

3.3 Làm tờ khai gộp sổ BHXH 

Sau khi thực hiện đầy đủ và kiểm tra thông tin ghi nhận trên sổ BHXH chính xác, người lao động sẽ tiến tới làm hồ sơ gộp sổ BHXH bao gồm:

  • Mẫu TK1-TS (Mẫu tờ khai tham gia, chỉnh sửa thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế) 
  • 2 sổ BHXH
  • Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin) 
cách gộp sổ bảo hiểm xã hội
Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin) 

4. Thời hạn giải quyết thủ tục gộp sổ BHXH

Thời gian cho quy trình gộp sổ bảo hiểm xã hội là khoảng bao lâu? Đây có lẽ là câu hỏi được nhiều người lao động đặc biệt quan tâm.

Theo đó, sau khi người lao động chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cho việc gộp sổ bảo hiểm xã hội thì trong vòng không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định thì các cơ quan bảo hiểm xã hội, phải giải quyết các nhu cầu gộp sổ của người dân.

Nếu rơi vào trường hợp các cơ quan chức năng cần xác minh tiến độ và quá trình đóng bảo hiểm xã hội ở các tỉnh khác nhau hay là ở nhiều đơn vị khác nhau thì thời gian chờ đợi của người lao động sẽ được kéo dài thêm nhưng không quá 45 ngày.  Cần khoảng 10 ngày để hoàn thành yêu cầu gộp sổ cho người lao động.

Thời gian gộp sổ BHXH là không quá 10 ngày khi nhận đủ hồ sơ
Thời gian gộp sổ BHXH là không quá 10 ngày khi nhận đủ hồ sơ

Một điểm đặc biệt lưu ý mà mọi người cần để ý nữa chính là căn cứ theo Điểm e, Điều 43 Quyết định 595: 

“Nếu người lao động có từ 02 sổ BHXH trở lên mà có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi.

Hy vọng qua các thông tin từ bài viết trên đây, mọi người đã hiểu rõ và có một cái nhìn cụ thể hơn về các thủ tục hay cách gộp sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động cũng như các vấn đề liên quan. Và như đã nói theo quy định hiện hành, tất cả người lao động chỉ sử dụng duy nhất một sổ bảo hiểm xã hội. Vì thế, nếu bất kì ai đang rơi vào trường hợp có nhiều hơn 1 sổ, thì mọi người cần tiến hành nhanh chóng việc gộp sổ để đảm bảo việc quản lý chính xác hơn đồng thời đảm bảo đầy đủ các phúc lợi và quyền của mỗi người lao động.

 98 

Chia sẻ bài viết hữu ích này