Cách gọi điện cho ứng viên đến phỏng vấn chuyên nghiệp nhất

Tìm hiểu cách gọi điện cho ứng viên đến phỏng vấn là nhiệm vụ không kém phần quan trọng so với các công việc khác mà các cán bộ nhân sự phải chuẩn bị trong quá trình tuyển dụng. Việc lựa chọn khung giờ thế nào, dùng giọng điệu ra sao, xây dựng thông điệp thế nào để ứng cử viên đồng ý đi phỏng vấn,… đều có thể trở nên khó khăn khi bạn chưa có kinh nghiệm. Bài viết này MISA AMIS HRM sẽ cung cấp cho bạn 5 cách gọi điện cho ứng viên đến phỏng vấn dễ gây ấn tượng tốt cho doanh nghiệp.

Tải miễn phí – Mẫu Báo cáo Tuyển dụng Nhân sự Chính xác nhất 2024 dành cho CEO & HR

1. Gợi ý cách gọi điện cho ứng viên đến phỏng vấn HR nào cũng nên biết

1.1 Lựa chọn thời gian hợp lý

Các cán bộ nhân sự cần biết khung thời gian phù hợp để liên hệ với các ứng cử viên. Không phải lúc nào gọi điện trong giờ hành chính là phù hợp, bởi các ứng viên vẫn còn làm việc tại công ty cũ có thể không thấy thoải mái khi chia sẻ trước mặt đồng nghiệp hay lãnh đạo của họ. Cán bộ nhân sự cũng không nên gọi ngay vào đầu giờ sáng (7-8 giờ sáng) hoặc đầu giờ chiều (2-3h chiều) khi đây là thời gian ứng viên vừa đến công ty và đang có nhiều công việc mới phải tiếp nhận.

Khung giờ được đề xuất là giờ nghỉ trưa hoặc từ 6-8 giờ tối khi ứng viên đã kết thúc ca làm việc. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng nếu bạn gọi vào buổi tối, ứng viên có thể đặt câu hỏi về thời gian làm việc của công ty, chính vì vậy đây không phải là một tín hiệu tích cực về sự hài lòng của ứng viên. 

Để chắc chắn nhất, cán bộ nhân sự có thể gửi trước email hoặc nhắn tin cho ứng viên để xin xác nhận về buổi phỏng vấn và hỏi thêm về thời gian phù hợp cho việc liên lạc với họ. Sự chuẩn bị kĩ càng này sẽ giúp ứng viên thấy rằng công ty rất chuyên nghiệp và tôn trọng ứng viên, không phải chỉ phục vụ cho riêng họ. 

1.2 Tìm hiểu kỹ thông tin ứng viên

Gọi điện mời ứng viên phỏng vấn có thành công hay không còn phụ thuộc vào việc người gọi hiểu ứng viên tới đâu. Xem xét sơ yếu lý lịch, CV, portfolio hay theo dõi trang mạng xã hội của ứng viên có thể giúp nhà tuyển dụng phần nào nắm bắt được phong cách của ứng viên. Làm mọi cách để thấu hiểu ứng viên là sự đầu tư tốt, góp phần vào sự hiệu quả trong trao đổi điện thoại. 

Nếu ứng viên là người nghiêm túc, khuôn mẫu, thái độ trò chuyện của nhà tuyển dụng nên duy trì ở mức đúng mực, vừa phải, không đùa giỡn. Trong khi đó, với ứng viên là người trẻ năng động, vui tính, nhà tuyển dụng có thể điều hướng cuộc trao đổi nhẹ nhàng, thân thiện hơn. Như vậy, không chỉ trong mời phỏng vấn mà bất cứ cuộc gọi nào, khám phá tính cách đối phương là yếu tố cần thiết dẫn đến thành công. 

1.3 Cá nhân hóa cuộc gọi

Các ứng viên có thể ứng tuyển đồng thời vào nhiều vị trí khác trong cùng thời điểm tuyển dụng của công ty, bởi vậy “cá nhân hoá” cuộc gọi sẽ giúp đơn vị ghi dấu ấn trong lòng ứng viên tốt hơn. “Cá nhân hoá” đơn giản là nói rõ chức danh vị trí, chức vụ, công ty mà ứng viên đã thông qua trong quá trình mời phỏng vấn, giúp họ không bị nhầm lẫn công việc với công ty khác. 

Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng chuyên nghiệp cũng cần thông báo cho ứng viên các loại phỏng vấn sẽ thực hiện, thời gian phỏng vấn hay lưu ý quan trọng nào mà họ nên chuẩn bị dể tránh nhầm lẫn. Sự khác biệt giữa vòng phỏng vấn của công ty so với những nơi khác cũng có thể là yếu tố tốt nên khai thác trong cuộc gọi, giúp ứng viên có ấn tượng sâu hơn về nơi họ sắp trải nghiệm. Cuối cùng, nhà tuyển dụng bắt buộc cần nhắc ứng viên về tài liệu họ nên mang theo khi đến phỏng vấn. 

1.4 Làm nổi bật về buổi phỏng vấn

Không phải ứng viên nào khi được mời phỏng vấn cũng sẵn sàng chấp nhận, cho dù họ đã từng tốn thời gian để tìm hiểu doanh nghiệp và vị trí. Bởi đôi khi, họ đã được một công ty khác mời phỏng vấn hoặc cảm xúc bị chi phối bởi chính người liên hệ. Bởi vậy, mấu chốt của cách gọi điện mời phóng viên đi phỏng vấn là “tung chiêu” thật tinh tế để làm nổi bật về buổi phỏng vấn đáng mong chờ. 

Làm nổi bật về buổi phỏng vấn chính là cung cấp tất cả những gì quan trọng, thú vị mà buổi phỏng vấn có thể mang lại để giúp ứng viên thể hiện tài năng tốt hơn. 

• Trước hết, nhà tuyển dụng cần cung cấp địa chỉ cụ thể (số tầng, người phụ trách dẫn dắt) đặc biệt với những nơi có địa chỉ/chung cư khó tìm. Bạn cũng nên đề nghị đính kèm bản đồ cho ứng viên trong mail xác nhận, giúp ứng viên không nhầm địa chỉ
• Gửi thông tin về người thực hiện phỏng vấn cho ứng viên để họ có thể dễ dàng tìm gặp lễ tân và trao đổi 
• Nếu trong vòng phỏng vấn có một bài kiểm tra năng lực nho nhỏ cần thiết bị hỗ trợ như bút, giấy, máy tính,… hãy thông báo tới ứng viên và chủ động đề xuất sự hỗ trợ để ứng viên nhìn thấy sự nhiệt tình của doanh nghiệp 
• Bên cạnh đó, bạn cũng nên đề cập tới những yếu tố “vàng” của công ty khi ngỏ lời hẹn. Ví dụ như thu nhập tốt, khả năng thăng tiến, cơ hội phát triển rộng mở, sự phát triển của doanh nghiệp trong thời gian tới,… 
• Nếu ứng viên có thắc mắc về công ty, đừng ngần ngại giải thích kĩ càng. Sự chi tiết trong câu trả lời sẽ giúp họ yên tâm hơn về công việc sắp tới. 

1.5 Thân thiện nhưng vẫn thể hiện sự chuyên nghiệp

Kiểm soát giọng điệu, cách diễn đạt, ngữ điệu khi trao đổi với ứng viên chính là lưu ý cuối cùng trong các cách gọi điện cho ứng viên đến phỏng vấn. Hãy nhớ rằng không chỉ tác phong, trang phục mà giọng nói cũng có thể đại diện cho văn hoá doanh nghiệp và sự chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng trong cách kết nối với nhân tài. 

Nếu như chưa chắc chắn về phong cách của ứng viên, tốt nhất nhà tuyển dụng nên giữ giọng điệu nhẹ nhàng, tự nhiên và thân thiện, không được coi thường, thô bạo hay cứng ngắc với ứng viên. Ngoài ra, hãy đảm bảo giọng nói rõ ràng và tích cực, điều này sẽ giúp người nghe thấy có cảm tình và tìm đến nơi khiến họ thấy an tâm. Cuộc gọi của nhà tuyển dụng có thể là liều thuốc giúp ứng viên cảm thấy thoải mái và hạnh phúc khi được mời phỏng vấn.

>> Xem thêm:  4 kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng ứng viên đắt giá dành cho mọi HR

2. 5 tình huống thường gặp khi gọi điện mời ứng viên đi phỏng vấn dành cho HR

Thông thường, có 5 trường hợp khi gọi điện cho ứng viên đến phỏng vấn. Song, với bất cứ cách nào, các bạn cũng có thể áp dụng lời chào hỏi ban đầu như sau:

• Chào bạn, đây có phải là số điện thoại của ABC (tên ứng viên) không ạ?
• Tôi là XYZ (tên bản thân) gọi đến từ Phòng Nhân sự công ty 123. Tôi xin thông báo bạn đã trúng tuyển vòng hồ sơ và tiếp đến sẽ tiến hành phỏng vấn trực tiếp. 
• Tôi xin phép trao đổi thêm về vòng phỏng vấn sắp tới, không biết bạn có tiện nghe điện thoại vào lúc này không nhỉ?

Sau đó, khi ứng viên chấp thuận, bạn bắt đầu thông báo về địa điểm hẹn, lịch phỏng vấn cùng các tài liệu liên quan mà công ty yêu cầu. Đừng quên hỏi liệu những thông tin trên có phù hợp với thời gian của ứng cử viên hay không? Ở đây, sẽ có 5 trường hợp xảy ra: 

Trường hợp 1: Ứng viên đồng ý với lịch hẹn nhà tuyển dụng đưa ra 

Với trường hợp này, hãy trả lời theo các bước như sau:

• Bước 1: Xác nhận lại thông tin: “Cảm ơn bạn đã đồng ý tham gia buổi phỏng vấn của chúng tôi, vậy tôi xin nhắc lại thông tin là bạn (tên ứng viên) sẽ tham gia phỏng vấn tại (địa điểm) và vào lúc (thời gian)” 
• Bước 2: Bổ sung thông tin phụ: “Không biết bạn đã biết đường tới địa chỉ này chưa nhỉ? Khi đến bạn vui lòng gửi xe ở…, sau đó giới thiệu với lễ tân là tới phỏng vấn vị trí (tên vị trí) để được hỗ trợ nhé!”
• Bước 3: Lời cảm ơn cuối cuộc gọi: “Một lần nữa, xin cảm ơn bạn đã quan tâm đến vị trí tuyển dụng của chúng tôi, chúc bạn khoẻ mạnh và chuẩn bị thật tốt cho cuộc gặp gỡ sắp tới”

Trường hợp 2: Ứng viên yêu cầu đổi lịch phỏng vấn do nhà tuyển dụng cung cấp

Nếu như lịch phỏng vấn do nhà tuyển dụng cung cấp lại trùng với thời gian bận rộn của ứng viên, cán bộ nhân sự cần nhanh nhẹn đưa ra các phương án thời gian thay thế. Điều này cũng đồng nghĩa với việc, trước khi trao đổi với ứng viên, các nhà quản trị nhân sự cũng cần bàn trước về các khung giờ phỏng vấn khác nhau để không bị bất ngờ trước sự thay đổi từ phía ứng viên: 

• Bước 1: Đưa ra các khung giờ phỏng vấn thay thế: “Bên chúng tôi hiện có hai khung giờ phỏng vấn vào các ngày (các ngày trong tuần), buổi sáng từ…đến…, còn chiều từ…đến…. Bạn có thể lựa chọn theo lịch rảnh cá nhân của mình nhé”
• Bước 2: Xác thực thông tin sau khi trao đổi: “Cảm ơn bạn, vậy tôi sẽ chốt lịch phỏng vấn của bạn vào lúc (thời gian) tại (địa điểm) lúc (thời gian) nhé”
• Bước 3: Lời cảm ơn cuối cuộc gọi: “Một lần nữa, xin cảm ơn bạn đã quan tâm đến vị trí tuyển dụng của chúng tôi, chúc bạn khỏe mạnh và chuẩn bị thật tốt cho cuộc gặp gỡ sắp tới”

Trường hợp 3: Ứng viên có việc bận vào ngày phỏng vấn

Nếu như ứng viên vẫn không thể đáp ứng mọi khung giờ nhà tuyển dụng đưa ra, đồng thời công ty cũng chưa sắp xếp thêm thời gian nào khác, thì cách gọi điện được thực hiện như sau: 

• Bước 1: Thể hiện sự thiện chí và tiếc nuối: “Cảm ơn bạn (tên) vì đã thông báo cho chúng tôi biết, thật tiếc vì bạn chưa thể sắp xếp thời gian cho buổi phỏng vấn lần này. Bên (công ty) sẽ họp lại để xem xét thời gian tổ chức phỏng vấn phù hợp nhất cho (tên ứng viên) nhé”
• Bước 2: Để lại hình thức liên hệ: “Bạn vui lòng cho tôi xác nhận lại số điện thoại và email để có gì hai bên tiện liên hệ. Có phải số điện thoại của bạn (tên ứng viên) là … và email là…. đúng không ạ?”
• Bước 3: Lời cảm ơn cuối: “Một lần nữa, xin cảm ơn bạn đã quan tâm đến vị trí tuyển dụng của chúng tôi. Trong thời gian này, bạn hãy để ý thông báo từ phía (tên công ty) để không lỡ buổi phỏng vấn bổ sung nhé!”

Trường hợp 4: Ứng viên từ chối phỏng vấn 

Nếu vì lí do bất khả kháng, ứng viên vẫn từ chối phỏng vấn cho dù các cán bộ nhân sự đã đưa ra giải pháp thay thế hay đề xuất một cuộc hẹn bên ngoài khác, thì cũng không nên lấy đó làm bất ngờ. Để tránh bối rối, các nhà tuyển dụng có thể chuẩn bị cách đáp lời như sau: 

• Bước 1: Thể hiện sự tiếc nuối và mong muốn: “Dù hơi tiếc vì bạn (tên ứng viên) không thể đồng hành cùng (tên công ty) trong đợt tuyển dụng lần này, xin cảm ơn bạn thật nhiều vì đã quan tâm đến vị trí tuyển dụng của chúng tôi. Hi vọng hai bên sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai. 
• Bước 2: Kết cuộc gọi: “Bạn còn thắc mắc gì không nhỉ? Nếu không, tôi xin phép kết thúc cuộc gọi nhé, cảm ơn bạn!”

Trường hợp 5: Ứng viên tỏ thái độ hời hợt, có phần đùa cợt với công việc  

Những ứng viên có thái độ hời hợt, đùa giỡn với công việc là những người dễ gây ảnh hưởng tới hành động của cán bộ nhân sự nhất. Tuy nhiên, thay vì thể hiện thái độ, các nhà quản trị luôn cần nhớ rằng mình đang đại diện cho tiếng nói của công ty. Do vậy, lời đáp trả lịch sự đến giây phút cuối cùng là tác phong chúng ta cần ghi nhớ: 

“Xin cảm ơn bạn đã quan tâm đến tin tuyển dụng của công ty. Nếu như bạn không còn nhu cầu hẹn phỏng vấn nữa thì tôi xin phép dừng cuộc gọi tại đây!” 

Như vậy, để thu hút nhân tài về doanh nghiệp, các nhà quản trị cần phải khéo léo trong từng lời ăn tiếng nói, xây dựng các nền tảng cơ bản, giải quyết những vấn đề nhỏ nhất. Việc gọi điện mời ứng viên phỏng vấn chủ là một bước trong quy trình quản trị nhân sự nói chung, tuyển dụng nói riêng. Tuy nhiên hiện nay, nhiều nhà quản trị vẫn còn gặp khó khăn với các vấn đề xoay quanh tuyển dụng. Việc không có quy trình chuẩn, phương pháp bài bản có thể gây ra sai sót ảnh hưởng đến hoạt động quản lý doanh nghiệp. 

>> Xem thêm: 10 cách quản lý nhân viên hiệu quả cho doanh nghiệp 

3. Một số lỗi cần tránh khi gọi điện cho ứng viên mời phỏng vấn

Song song với việc nắm vững 5 cách gọi điện mời ứng viên đến phỏng vấn và những lưu tâm khi gọi điện, thì các nhà tuyển dụng cũng cần chú ý đến những lỗi sai “chết người” sau đây: 

3.1 Chưa chuẩn bị thông tin, không hiểu ứng viên

Không chuẩn bị các thông tin như địa điểm, thời gian, người phỏng vấn,… có thể khiến ứng viên nghĩ rằng công ty hoạt động thiếu chỉn chu, coi thường

Ứng viên. Bởi thế, cũng chẳng có gì sai nếu như họ ngay lập tức từ chối lời đề nghị phỏng vấn sau cuộc điện báo. Khi gọi điện mời ứng viên phỏng vấn, cán bộ nhân sự cần chuẩn bị trước các thông tin cụ thể về buổi phỏng vấn, cũng như sẵn sàng ứng phó với các câu mà ứng viên có thể hỏi về dụng cụ họ cần mang cho buổi phỏng vấn, văn hoá doanh nghiệp,…

3.2 Tốc độ nói không phù hợp

Gọi điện mời phỏng vấn không nên nói quá nhanh hoặc quá chậm. Các nhà quản trị nhân sự nên học cách trình bày thông tin trơn tru, đầy đủ, rõ ràng với tốc độ vừa phải. Nói quá chậm sẽ khiến người nghe sốt ruột, còn nói quá nhanh thì sẽ khiến đối phương bị lỡ mất thông tin. 

3.3 Thời gian trò chuyện dông dài

Thời gian gọi điện mời ứng viên đi phỏng vấn quá 5 phút bị coi là quá dài, trừ khi ứng viên đặt ra nhiều câu hỏi cho buổi gặp mặt sắp tới. Với vai trò là nhà tuyển dụng, đơn vị cần cung cấp thông tin đầy đủ, nhưng khúc chiết.

Trên đây là một số tips giúp HR gọi điện cho ứng viên đến phỏng vấn. Tùy vào từng trường hợp, bạn có thể áp dụng các cách khác nhau cho hiệu quả. Chúc các bạn thành công.