Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng chuẩn như thế nào?

Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng luôn là một trong những yếu tố quan trọng để hướng đến những mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra. Vận hành một hệ thống bán hàng hiệu quả sẽ là một trong những cách để giúp cải thiện hiệu quả kinh doanh một cách đáng kể. Cùng MISA AMIS tham khảo ngay các thông tin liên quan đến xây dựng hệ thống quản lý bán hàng nhé!

I. Hệ thống quản lý bán hàng là gì?

Chúng ta có thể hiểu đơn giản rằng hệ thống quản lý bán hàng sẽ bao gồm các quy trình, nhân sự, công cụ,… được huy động thực hiện một hoạt động đồng loạt. Công việc này sẽ được thực hiện bởi những người có trách nhiệm như nhà quản trị, người quản lý. Quy trình này được chạy cùng trong một thời gian nhất định, điều này trở thành tiêu chuẩn chung.

Bạn có thể hiểu rằng, hệ thống này có thể được sử dụng bằng tool hoặc “chạy bằng cơm”. Tuy nhiên, trong thời đại bùng nổ của công nghệ kỹ thuật số ngày nay, khi tìm hiểu các hệ thống quản lý bán hàng với quy mô lớn, bạn sẽ hiểu đó là phần mềm được xây dựng trên nền tảng những website hay app chuyên dụng.

Hiện nay, các phần mềm quản lý bán hàng đang nhận được sự tin tưởng của rất nhiều các công ty, doanh nghiệp. Điều này thay thế các phương pháp quản lý truyền thống đã trở nên lỗi thời và đang tác động không nhỏ đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, điều này sẽ giúp các công ty quản lý và kiểm soát chính xác mọi thứ trong hệ thống công việc của mình. Để triển khai một hệ thống quản lý bán hàng, nhà quản trị cần nắm được một số mấu chốt công việc như: quản lý chấm công, quản lý đơn hàng…

Nếu không có “mảnh ghép” này thì quy trình bán hàng không thể diễn ra suôn sẻ và hiệu quả sẽ không cao. Chưa kể chúng sẽ còn ảnh hưởng rất nhiều đến những vấn đề khác trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh.Hiểu được về hệ thống quản lý bán hàng không hề khó, nhưng không phải ai cũng có đủ kỹ năng và kinh nghiệm để xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng sao cho chuẩn nhất.

II. Mô tả hệ thống quản lý bán hàng trong công ty

Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng được biết đến là một phương pháp giúp các công ty quản lý, kiểm soát và đánh giá hoạt động bán hàng của mình một cách chuyên nghiệp và chính xác.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng một hệ thống chi tiết hơn để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, giảm thất thoát tài sản và ngăn ngừa những hành vi gian lận làm mất uy tín của doanh nghiệp.

Sau khi thực hiện các công việc liên quan đến đơn hàng, nhân viên trực tiếp bán hàng và cả nhà quản lý sẽ tổng hợp tất cả các thông tin về đơn hàng và nhập hệ thống quản lý. 

Đặc biệt, hệ thống quản lý bán hàng đảm bảo đầy đủ các yếu tố công việc sau:

• • Tiếp nhận đơn, xử lý tất cả các đơn hàng này.
  • Tiếp nhận và lưu trữ thông tin tất cả các đơn hàng.
  • Lưu trữ data khách hàng, hoàn thành phiếu bảo hành điện tử.
  • Thống kê, tính toán thu nhập, chi phí, tài sản của doanh nghiệp theo ngày, tuần, tháng, quý năm…
  • Theo dõi tình trạng xuất – nhập – tồn trong kho.
  • Lập báo cáo giám sát và đánh giá trình kinh doanh đến nhà quản lý.

Một hệ thống quản lý bán hàng tiêu chuẩn đáp ứng được một số yêu cầu của doanh nghiệp như: quản lý nhân viên, quản lý đơn hàng, quản lý tồn kho xuất kho. Quy trình này sẽ giúp hỗ trợ trực tiếp đội bán hàng trong việc thực hiện phân phối giao đơn hàng, phân phối hàng hóa và dịch vụ. Dựa trên nền tảng, nguồn lực và chiến lược doanh nghiệp sẽ tạo thành một thể thống nhất.

III. Hệ thống quản lý bán hàng quan trọng như thế nào?

1. Hệ thống tác động đến tất cả bộ phận

Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng trong thời buổi công nghệ 4.0 được xem là một bộ phận không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp. Sở hữu một phần mềm quản lý sẽ ảnh hưởng đến việc vận hành và hoạt động hiệu quả trong hệ thống một doanh nghiệp.

Dựa vào tình hình thực tại, doanh nghiệp có thể phân tích để đưa ra những đường lối phát triển khôn ngoan nhất. Không khó để nhận thấy rằng hệ thống quản lý bán hàng không chỉ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động bán hàng thuần túy mà nó cũng ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình bán hàng của doanh nghiệp. Đối với một số doanh nghiệp, hệ thống này này chính là chiến lược sống còn để chiếm thị phần trên thị trường.

2. Hạn chế thất thoát, rủi ro

Nếu một doanh nghiệp chưa xây dựng hệ thống bán hàng hoặc hệ thống không đảm bảo chất lượng sẽ khiến cho việc bán hàng bị gián đoạn, hoạt động không suôn sẻ và mọi thứ rơi vào trạng thái bị đình trệ.

Không chỉ dừng lại ở đó, ban lãnh đạo khó có thể nắm rõ tình hình bán hàng, hiệu quả công việc của nhân viên. Một rủi ro có thể xảy ra với hệ thống quản lý bán hàng không được cấu hình chuyên nghiệp đó là rất dễ xảy ra tình trạng thất thoát hàng hóa. 

Thậm chí, sẽ không ít trường hợp nhiều chủ doanh nghiệp còn phát hiện nhiều trường hợp nhân viên gian lận, dẫn đến thất thoát tài sản.

3. Cải thiện tình hình kinh doanh

Hệ thống quản lý bán hàng sẽ cung cấp cho các công ty nền tảng để giải quyết vấn đề về quy trình bán hàng để thúc đẩy hoạt động kinh doanh diễn ra một cách tối ưu. Trong đó ứng dụng công nghệ vào các hoạt động quản trị giúp quản lý tình hình kinh doanh hiệu quả.

Để chỉ ra các chiến lược, chính sách và nhiệm vụ cần thiết cho tương lai của một kế hoạch thì việc ứng dụng những phần mềm quản lý bán hàng là vô cùng cần thiết. Phần mềm quản lý bán hàng không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý được hiệu quả kinh doanh mà những phần mềm này còn hỗ trợ tăng trải nghiệm khách hàng. 

IV. Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng chuẩn như thế nào?

Bên cạnh việc ứng dụng công nghệ và phần mềm hiện đại, việc xây dựng hệ thống quản lý bán hàng vẫn do các công ty trực tiếp thực hiện. Để viết nên một phần mềm bán hàng tiêu chuẩn, develop sẽ phải tạo nên một phần mềm với những chức năng dưới đây:

• Chức năng quản lý sản phẩm: Bạn có thể quản lý sản phẩm thông qua hệ thống các mã vạch. Quản lý hệ thống sản phẩm giúp doanh nghiệp kiểm soát lượng nhập, tồn kho một cách hiệu quả. Việc đơn giản hóa thông tin thông qua mã vạch giúp quản lý tìm kiếm và xuất báo cáo nhanh chóng.
• Quản lý kho vận: Mọi thông tin về đơn hàng bao gồm xuất kho, nhập kho phải được cập nhật liên tục trong hệ thống để doanh nghiệp kịp thời đưa ra những chính sách kinh doanh hợp lý.
• Tránh thiệt hại về tài sản và chi phí kinh doanh.
• Nguồn nhân sự bán hàng: Đây là một đội gồm những người làm việc trực tiếp với khách hàng. Các nhà quản lý sẽ đánh giá nhân viên ở bộ phận này trên nhiều tiêu chí khác nhau. Không chỉ riêng về doanh thu, nhà quản lý còn đánh giá về thái độ khi tiếp xúc khách hàng, giờ giấc làm việc…
• Quản lý tệp khách hàng: Phân loại nhóm khách hàng dựa trên nguồn thu từ họ. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có những chiến lược giảm giá hay những chương trình ưu đãi riêng biệt.

V. Tạm kết

Nếu bạn là một chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng theo chuỗi như mô tả trên sẽ không quá khó khăn. Chỉ cần áp dụng những điều trên, bạn có thể hoàn thiện một hệ thống bán hàng tiêu chuẩn. 

Nhưng với những công ty lớn, chủ doanh nghiệp cần một hệ thống chi tiết hơn để đáp ứng việc quản lý số lượng sản phẩm khổng lồ, quản lý tệp hàng triệu khách hàng. Hi vọng những thông tin về việc xây dựng hệ thống quản lý bán hàng mà MISA AMIS nêu trên sẽ hữu ích với bạn.