Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng chuẩn như thế nào?

Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng là bài toán then chốt đối với mọi doanh nghiệp trong hành trình tăng trưởng bền vững. Một hệ thống được thiết kế bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quy trình bán hàng, tối ưu hiệu suất đội ngũ sales mà còn góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng và gia tăng doanh thu. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết về cách xây dựng hệ thống quản lý bán hàng hiệu quả, những yếu tố cần có và giải pháp giúp doanh nghiệp vận hành bán hàng chuyên nghiệp hơn.

1. Hệ thống quản lý bán hàng là gì?

Hệ thống quản lý bán hàng là mô hình vận hành tổng thể bao gồm quy trình bán hàng, nhân sự và công cụ quản lý, được doanh nghiệp xây dựng nhằm tổ chức, kiểm soát và tối ưu toàn bộ hoạt động bán hàng một cách đồng bộ và hiệu quả. Hệ thống này thường do nhà quản trị hoặc bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm xây dựng, triển khai và giám sát theo các tiêu chuẩn thống nhất.

Về bản chất, xây dựng hệ thống quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp chuyển từ cách bán hàng manh mún, phụ thuộc vào cá nhân sang mô hình vận hành có quy trình rõ ràng, dữ liệu tập trung và khả năng đo lường hiệu suất. Nhờ đó, hoạt động bán hàng trở nên minh bạch, dễ kiểm soát và có thể mở rộng quy mô khi doanh nghiệp tăng trưởng.

Trong thực tế, hệ thống quản lý bán hàng có thể được vận hành theo phương thức thủ công hoặc thông qua các công cụ hỗ trợ. Tuy nhiên, trong bối cảnh chuyển đổi số và lượng dữ liệu ngày càng lớn, hệ thống quản lý bán hàng hiện đại thường được triển khai dưới dạng phần mềm, hoạt động trên nền tảng website hoặc ứng dụng chuyên dụng.

Phần mềm quản lý bán hàng cho phép doanh nghiệp quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh như thông tin khách hàng, đơn hàng, tiến trình bán hàng, hiệu suất đội ngũ sales và các báo cáo phân tích. Nhờ hệ thống này, nhà quản trị có thể theo dõi sát sao tình hình kinh doanh, kiểm soát quy trình và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã và đang xây dựng hệ thống quản lý bán hàng bằng phần mềm để thay thế các phương pháp quản lý truyền thống vốn thiếu tính liên kết và dễ phát sinh sai sót. Việc ứng dụng hệ thống quản lý bán hàng không chỉ giúp nâng cao hiệu quả vận hành mà còn đảm bảo sự phối hợp xuyên suốt giữa các bộ phận trong toàn bộ quy trình bán hàng.

2. Mô tả hệ thống quản lý bán hàng trong công ty

Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng là giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý, kiểm soát và đánh giá toàn diện hoạt động bán hàng một cách chuyên nghiệp, chính xác và nhất quán. Thông qua hệ thống này, doanh nghiệp không chỉ theo dõi được kết quả kinh doanh mà còn có cơ sở dữ liệu đầy đủ để phân tích, cải thiện và tối ưu hiệu suất bán hàng theo thời gian.

Theo các nghiên cứu về quản trị bán hàng, doanh nghiệp ứng dụng hệ thống quản lý bán hàng có thể giảm từ 20–30% thời gian xử lý đơn hàng và cải thiện đáng kể độ chính xác dữ liệu so với cách quản lý truyền thống. Điều này đến từ việc toàn bộ thông tin liên quan đến bán hàng được ghi nhận, cập nhật và lưu trữ trên cùng một nền tảng.

Bên cạnh việc quản lý đơn hàng, hệ thống quản lý bán hàng còn đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên bán hàng, hạn chế thất thoát tài sản và hỗ trợ doanh nghiệp phòng ngừa các rủi ro, hành vi gian lận có thể ảnh hưởng đến uy tín và hiệu quả hoạt động.

Trong quá trình vận hành, sau khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến đơn hàng, nhân viên bán hàng và nhà quản lý sẽ cập nhật toàn bộ thông tin lên hệ thống quản lý bán hàng. Tất cả dữ liệu đầu vào và đầu ra của hoạt động kinh doanh được lưu trữ tập trung, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, đối soát và kiểm soát thông tin một cách minh bạch.

Về mặt chức năng, hệ thống quản lý bán hàng trong doanh nghiệp thường đảm bảo đầy đủ các nghiệp vụ quan trọng như:

• Tiếp nhận, xử lý và quản lý toàn bộ đơn hàng phát sinh
• Lưu trữ thông tin chi tiết của từng đơn hàng và giao dịch
• Quản lý dữ liệu khách hàng, hỗ trợ hoàn thiện phiếu bảo hành điện tử
• Thống kê, theo dõi doanh thu, chi phí và tài sản theo ngày, tuần, tháng, quý, năm
• Theo dõi tình trạng xuất – nhập – tồn kho theo thời gian thực
• Lập báo cáo giám sát, phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh phục vụ nhà quản lý

Một hệ thống quản lý bán hàng tiêu chuẩn cần đáp ứng được các yêu cầu cốt lõi của doanh nghiệp như quản lý nhân sự bán hàng, quản lý đơn hàng và quản lý tồn kho. Thông qua việc chuẩn hóa quy trình, hệ thống này hỗ trợ trực tiếp đội ngũ bán hàng trong hoạt động phân phối, giao hàng và cung cấp sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng.

Tùy theo nền tảng, nguồn lực và chiến lược phát triển, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống quản lý bán hàng phù hợp để tạo nên một mô hình vận hành thống nhất, linh hoạt và có khả năng mở rộng trong dài hạn.

3. Hệ thống quản lý bán hàng quan trọng như thế nào?

3.1. Hệ thống tác động đến tất cả bộ phận

Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng trong thời buổi công nghệ 4.0 được xem là một bộ phận không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp. Sở hữu một phần mềm quản lý sẽ ảnh hưởng đến việc vận hành và hoạt động hiệu quả trong hệ thống một doanh nghiệp.

Dựa vào tình hình thực tại, doanh nghiệp có thể phân tích để đưa ra những đường lối phát triển khôn ngoan nhất. Không khó để nhận thấy rằng hệ thống quản lý bán hàng không chỉ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động bán hàng thuần túy mà nó cũng ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình bán hàng của doanh nghiệp. Đối với một số doanh nghiệp, hệ thống này này chính là chiến lược sống còn để chiếm thị phần trên thị trường.

3.2. Hạn chế thất thoát, rủi ro

Nếu một doanh nghiệp chưa xây dựng hệ thống bán hàng hoặc hệ thống không đảm bảo chất lượng sẽ khiến cho việc bán hàng bị gián đoạn, hoạt động không suôn sẻ và mọi thứ rơi vào trạng thái bị đình trệ.

Không chỉ dừng lại ở đó, ban lãnh đạo khó có thể nắm rõ tình hình bán hàng, hiệu quả công việc của nhân viên. Một rủi ro có thể xảy ra với hệ thống quản lý bán hàng không được cấu hình chuyên nghiệp đó là rất dễ xảy ra tình trạng thất thoát hàng hóa. 

Thậm chí, sẽ không ít trường hợp nhiều chủ doanh nghiệp còn phát hiện nhiều trường hợp nhân viên gian lận, dẫn đến thất thoát tài sản.

3.3. Cải thiện tình hình kinh doanh

Hệ thống quản lý bán hàng sẽ cung cấp cho các công ty nền tảng để giải quyết vấn đề về quy trình bán hàng để thúc đẩy hoạt động kinh doanh diễn ra một cách tối ưu. Trong đó ứng dụng công nghệ vào các hoạt động quản trị giúp quản lý tình hình kinh doanh hiệu quả.

Để chỉ ra các chiến lược, chính sách và nhiệm vụ cần thiết cho tương lai của một kế hoạch thì việc ứng dụng những phần mềm quản lý bán hàng là vô cùng cần thiết. Phần mềm quản lý bán hàng không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý được hiệu quả kinh doanh mà những phần mềm này còn hỗ trợ tăng trải nghiệm khách hàng. 

4. Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng chuẩn như thế nào?

Bên cạnh việc ứng dụng công nghệ và phần mềm hiện đại, việc xây dựng hệ thống quản lý bán hàng vẫn do các công ty trực tiếp thực hiện. Để viết nên một phần mềm bán hàng tiêu chuẩn, develop sẽ phải tạo nên một phần mềm với những chức năng dưới đây:

• Chức năng quản lý sản phẩm: Bạn có thể quản lý sản phẩm thông qua hệ thống các mã vạch. Quản lý hệ thống sản phẩm giúp doanh nghiệp kiểm soát lượng nhập, tồn kho một cách hiệu quả. Việc đơn giản hóa thông tin thông qua mã vạch giúp quản lý tìm kiếm và xuất báo cáo nhanh chóng.
• Quản lý kho vận: Mọi thông tin về đơn hàng bao gồm xuất kho, nhập kho phải được cập nhật liên tục trong hệ thống để doanh nghiệp kịp thời đưa ra những chính sách kinh doanh hợp lý.
• Tránh thiệt hại về tài sản và chi phí kinh doanh.
• Nguồn nhân sự bán hàng: Đây là một đội gồm những người làm việc trực tiếp với khách hàng. Các nhà quản lý sẽ đánh giá nhân viên ở bộ phận này trên nhiều tiêu chí khác nhau. Không chỉ riêng về doanh thu, nhà quản lý còn đánh giá về thái độ khi tiếp xúc khách hàng, giờ giấc làm việc…
• Quản lý tệp khách hàng: Phân loại nhóm khách hàng dựa trên nguồn thu từ họ. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có những chiến lược giảm giá hay những chương trình ưu đãi riêng biệt.

5. Tạm kết

Nếu bạn là một chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng theo chuỗi như mô tả trên sẽ không quá khó khăn. Chỉ cần áp dụng những điều trên, bạn có thể hoàn thiện một hệ thống bán hàng tiêu chuẩn. 

Nhưng với những công ty lớn, chủ doanh nghiệp cần một hệ thống chi tiết hơn để đáp ứng việc quản lý số lượng sản phẩm khổng lồ, quản lý tệp hàng triệu khách hàng. Hi vọng những thông tin về việc xây dựng hệ thống quản lý bán hàng mà MISA AMIS nêu trên sẽ hữu ích với bạn.