HRIS là gì? Tiêu chí lựa chọn phần mềm HRIS cho doanh nghiệp

Nhân lực chính là yếu tố cốt lõi của mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Để hướng tới thành công, doanh nghiệp cần có một hệ thống quản lý và kiểm soát nguồn lực hiệu quả. HRIS chính là công cụ hiện đại giúp các doanh nghiệp có thể xây dựng một chiến lược quản lý hoàn thiện, đúng đắn, tận dụng và phát triển nguồn nhân lực một cách tối ưu. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu HRIS là gì và các giá trị mà HRIS mang tới cho doanh nghiệp của bạn, cũng như các tiêu chí chọn phần mềm HRIS phù hợp.

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

1. HRIS là gì? 

HRIS là cụm từ viết tắt cho Human Resources Information System, có nghĩa là hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực. Đây là một nền tảng giúp thu thập và lưu trữ mọi thông tin liên quan đến toàn bộ  nhân sự trong một tổ chức, công ty hoặc doanh nghiệp.

2. Chức năng của HRIS

Phòng nhân sự trong doanh nghiệp sẽ phải nắm tất cả những tài liệu, thông tin về toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp bao gồm: thông tin cá nhân của nhân viên, quá trình hoạt động làm việc, thành tích cá nhân, năng lực, kinh nghiệm và lương thưởng. Nếu quản lý thủ công sẽ rất dễ thất lạc, khó sắp xếp và tra cứu, đồng thời nguy cơ bị rò rỉ thông tin ra bên ngoài rất cao. 

Vì vậy việc tự động hóa hệ thống quản lý nhân sự là điều cần thiết. HRIS chính là một công cụ hữu ích trong việc tự động hóa quản lý. Một số chức năng tiêu biểu nhất của hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực HRIS:

• Lưu trữ, sắp xếp các hồ sơ nhân viên theo hệ thống khoa học, có tính bảo mật cao.
• Quản lý phân cấp tổ chức một cách hợp lý
• Tạo ra một quy trình công việc chuyên nghiệp và khoa học gồm giai đoạn tuyển dụng, thử việc, ký hợp đồng chính thức, nghỉ việc.
• Theo dõi sát sao quá trình đào tạo nhân sự, đánh giá sự chuyên cần của nhân sự.
• Hỗ trợ chấm công, quản lý nghỉ phép, giải quyết đầy đủ các phúc lợi nhân viên, quản lý tiền lương, thưởng, giải quyết các hồ sơ cần thiết cho người lao động.
• Quản lý hiệu suất làm việc, đo lường sự hiệu quả và cả sự hài lòng của nhân sự.
• Dễ dàng tra cứu quy trình, quá trình làm việc, từ đó đánh giá năng lực nhân viên để đưa ra xếp loại, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển một cách hợp lý.
• Cung cấp cho ban lãnh đạo, nhà quản lý nhân sự các báo cáo cần thiết, từ có cái nhìn từ khái quát đến chi tiết nhất.

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý nhân sự, bạn vui lòng để lại thông tin dưới đây, đội ngũ nhân viên MISA sẽ hỗ trợ và tư vấn ngay cho bạn:

3. Vai trò của HRIS đối với hoạt động quản lý doanh nghiệp

HRIS là một công cụ có giá trị và tính hữu dụng lớn đối với mọi doanh nghiệp bất kể quy mô lớn hay nhỏ. Việc quản lý tốt về mặt nhân sự và nguồn lực chính là điều kiện căn bản để có thể nâng cao giá trị doanh nghiệp của mình.

• Giúp lưu giữ thông tin cá nhân nhân sự hiệu quả

HRIS được thiết kế để quản lý toàn bộ nguồn nhân lực của một doanh nghiệp. Khi sử dụng phần mềm này, công ty sẽ dễ dàng kiểm soát được thông tin hàng loạt của nhiều nhân viên trên một hệ thống tập trung. Từ đó việc quản lý sẽ đơn giản hơn, hạn chế sai sót trong quá trình điều chỉnh thông tin.

• Thu thập thông tin nhân sự một cách dễ dàng

Với HRIS thì người quản lý sẽ dễ dàng truy cập và tìm kiếm thông tin. Việc truy cập các tệp thông tin nhân sự cũng được đồng bộ theo tiêu đề để thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm giữa các tài liệu.

• Tự động xây dựng báo cáo từ dữ liệu hiện có

Từ những dữ liệu trên HRIS, các báo cáo nhân sự sẽ được tổng hợp và phản ánh chính xác tình hình quản lý thông tin trong doanh nghiệp. HRIS hỗ trợ các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định về nhân sự, xây dựng chiến lược sâu rộng hơn trong quá trình quản lý nhân sự.

4. Vì sao doanh nghiệp cần đến phần mềm HRIS?

4.1. Để xử lý tình trạng quy trình không khớp

Trong một môi trường đa nhiệm và nhiều đầu việc như quản lý nguồn nhân lực, doanh nghiệp buộc phải có nhiều quy trình khác nhau để quản lý. Tuy nhiên mỗi quy trình lại cần có một yêu cầu về cách giải quyết nhất định. 

Chẳng hạn khi tuyển dụng một vị trí mới, bộ phận nhân sự sẽ cần một hệ thống theo dõi ứng viên đó cũng như định hướng, sắp xếp về bảng lương, lợi ích, các chương trình hỗ trợ đào tạo. Nhân sự đó sau khi họ trở thành nhân viên chính thức, phòng nhân sự sẽ lập kế hoạch, quản lý chấm công, đánh giá hiệu suất,… Trong quá trình nhân viên làm việc lại cần những quy trình, thủ tục khác.

Nếu mọi công việc này không được kết nối và đồng bộ hóa với nhau thì nền tảng nhân sự sẽ dễ bị đứt gãy. Doanh nghiệp từ đó sẽ gặp các vấn đề trong việc quản trị nhân sự, nhân viên cũng cảm thấy không hài lòng khi phải làm việc với các thủ tục rườm ra. Bởi vậy HRIS là cần thiết để thống nhất tất cả quy trình nhân sự, tránh chồng chéo.

4.2. Để giảm bớt những bảng tính khó hiểu và tăng tính bảo mật

Nhiều doanh nghiệp sẽ có thói quen sử dụng phần mềm Excel hoặc Google Sheet cho tất cả mọi nghiệp vụ. Một trang tính đơn thuần thì hoàn toàn không bền vững, vì bản thân nó không được sinh ra với mục đích để quản lý lâu dài theo sự phát triển của doanh nghiệp. Theo thời gian, dữ liệu trong bảng tính sẽ ngày càng phức tạp, lỗi thời và nguy cơ về rò rỉ thông tin, tạo ra các lỗ hổng về an ninh, bảo mật dữ liệu.

Một nền tảng quản lý thông tin nhân sự như HRIS sẽ lưu trữ dữ liệu và hồ sơ một cách thông minh và đơn giản hơn, đồng thời vẫn đảm bảo sự chính xác về công thức. Phần mềm thường có tính năng phân quyền, cho phép quản lý HR và một số nhân viên phụ trách theo dõi các dữ liệu liên quan tới nhân viên. Độ bảo mật của phần mềm HRIS cũng cao hơn bảng tính thông thường rất nhiều, doanh nghiệp không lo lắng về việc dữ liệu bị xóa, bị mất. 

4.3. Để quản lý nhân sự một cách hiện đại và hiệu quả hơn

Trong thời đại công nghệ số, mọi nghiệp vụ về nhân sự, từ tuyển dụng, đào tạo, chấm công, tính lương đến đánh giá, truyền thông nội bộ… đều có thể triển khai thông qua công nghệ, với các dữ liệu có thể trích xuất, tổng hợp nhanh chóng. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay với hệ thống báo cáo tương đối lỗi thời, thủ công và cồng kềnh.

Một phần mềm HRIS cung cấp đầy đủ các báo cáo tùy chỉnh tự động sẽ hỗ trợ rất lớn cho doanh nghiệp trong việc theo dõi và đưa ra các quyết định kịp thời về mặt nhân sự. Bên cạnh đó dùng phần mềm sẽ giúp loại bỏ thao thác thủ công, đẩy nhanh công việc cho phòng HR và cả doanh nghiệp. Không cần nhiều người hay nhiều thời gian để xử lý một công việc tự động, về lâu dài sẽ tiết kiệm được chi phí vận hành. 

>>> Xem thêm: Báo giá phần mềm nhân sự chi tiết

5. Tiêu chí lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp cho quản lý doanh nghiệp

5.1. Mức độ mở rộng và phát triển của phần mềm 

Nhà quản lý nhân sự cần đánh giá một cách rõ ràng về khả năng phát triển của tổ chức trong tương lai gần, trong trường hợp công ty tuyển hay thuê thêm nhân viên mới, mở rộng văn phòng làm việc hay thay đổi chế độ, chính sách đãi ngộ,… Các nhà lãnh đạo nên cân nhắc kĩ về khả năng mở rộng của phần mềm HRIS. Cụ thể: Phần mềm có thể phát triển thêm tính năng theo yêu cầu hay không, các gói phần mềm phục vụ tối đa bao nhiêu nhân sự, nếu muốn thêm số lượng thì chi phí như thế nào?

5.2. Phù hợp với các hoạt động tác nghiệp của HR 

Phần mềm HRIS cần đảm bảo được đầy đủ các nghiệp vụ của HR và có thể cho phép nhân viên tương tác khi cần. Ví dụ như có phiên bản web để HR quản lý chung và có ứng dụng để nhân viên tự cập nhật thông tin trong một số trường hợp. Các nhà quản lý nhân sự cần tham khảo và nhận ý kiến từ các trưởng bộ phận khác và cả nhân viên trong công ty. Điều đó giúp đưa ra ý kiến đánh giá chung và đúng nhất về các nghiệp vụ của HR trong việc chọn HRIS.

5.3. Khả năng tích hợp với các hệ thống khác

Hệ thống tính lương thưởng, đãi ngộ, hoa hồng, tuyển dụng,… thường cần khả năng tương tác, trao đổi thông tin cao hơn với các hệ thống khác. Do đó để đạt được tính thống nhất, đồng bộ dữ liệu, thì doanh nghiệp cần một phần mềm HRIS lưu trữ và quản lý tất cả dữ liệu trên một nền tảng duy nhất. Hiện nay nhờ ứng dụng điện toán đám mây, mở cổng API, nhiều phần mềm HRIS có thể đáp ứng tốt yêu cầu trên.

6. Hướng dẫn các bước lựa chọn HRIS 

• Bước 1: Xác định nhu cầu của doanh nghiệp 

Bước đầu tiên này sẽ giúp bạn xác định rõ ràng về nhu cầu thực tế, hiểu rõ khi sử dụng thì phần mềm HRIS sẽ giải quyết được những công việc gì. Bạn cần xem HRIS có phù hợp với các chiến lược tuyển dụng và quản lý trong ngắn, trung hay dài hạn của công ty không.

Khi xác định các yêu cầu, thì bạn cần phải liệt kê đầy đủ các chức năng, thông tin mà bạn muốn quản lý, những báo cáo, quy trình nào bạn cần tích hợp với hệ thống khác. Hãy trao đổi, tham vấn, lấy ý kiến từ lãnh đạo, các bộ phận ban ngành để đảm bảo đầy đủ những nhu cầu một cách đồng bộ và thống nhất. 

• Bước 2: Xem xét ngân sách đầu tư hiện tại của doanh nghiệp

Bước tiếp theo chính là xác định đúng mức ngân sách mà doanh nghiệp có thể đầu tư cho phần mềm. Ngân sách là một vấn đề khó khăn vì nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau và phải cân đối với nhiều hạng mục chi khác. Tuy nhiên khi đã đề ra ngân sách một cách tương đối, bạn sẽ hình dung được nên chọn nhà cung cấp với mức giá nào.

Bạn có thể mua trọn gói phần mềm dùng vĩnh viễn hoặc chia ra từng giai đoạn triển khai theo tháng, theo năm để phù hợp với dòng tiền từ doanh nghiệp. Một số tính năng đặc biệt yêu cầu chi phí thiết kế riêng, doanh nghiệp nên cân nhắc.

• Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp

Việc chọn ra từ 2 đến 5 nhà cung cấp phù hợp sẽ giúp bạn có được sự chọn lựa chính xác nhất. Trên thị trường hiện nay có khá nhiều đơn vị cung cấp các phần mềm quản lý nhân viên, tùy theo nhu cầu mà doanh nghiệp có thể chọn giải pháp tối ưu. Gặp gỡ nhân viên tư vấn, dùng thử là việc nên làm để so sánh các phần mềm với nhau. Ngoài ra doanh nghiệp nên tham khảo uy tín của nhà cung cấp, những đánh giá khách quan của khách hàng trước đó

• Bước 4: Xác định mục tiêu khi triển khai

Đến bước này, bạn đã có những hình dung nhất định về tính năng phần mềm, chi phí cần thiết. Doanh nghiệp cần đặt ra những mục tiêu cụ thể hơn: bao giờ cần triển khai, thử nghiệm trong bao lâu, làm thế nào để nhân viên hiểu cách vận hành của phần mềm, sau bao lâu thì đánh giá kết quả, kết quả như thế nào là đạt kỳ vọng, như thế nào là chưa hiệu quả…

• Bước 5: Trao đổi trực tiếp với nhà cung cấp

Sau khi xác định lại về các mục tiêu, bạn cần đàm phán với các nhà cung cấp trong danh sách rút gọn ở phía trên. Dựa trên các tiêu chí đánh giá, bạn sẽ đàm phán để có thể giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu về yêu cầu, phạm vi, chi phí, lộ trình và các dịch vụ hỗ trợ khác. 

• Bước 6: Ra quyết định mua và sử dụng phần mềm

Tại bước này doanh nghiệp sẽ đưa ra phương án quyết định, sau đó phối hợp với bên cung cấp để triển khai phần mềm cho nội bộ. Hãy lưu ý rằng việc đưa phần mềm mới vào sử dụng ban đầu sẽ gây bỡ ngỡ và xáo trộn trong công việc, vì vậy người quyết định và cấp quản lý cần lựa chọn thời điểm phù hợp để triển khai dần dần. Trong quá trình thay đổi, hãy giữ liên hệ với nhà cung cấp thường xuyên để nhận được sự hỗ trợ cần thiết.

7. Quản trị nhân sự chuyên nghiệp với MISA AMIS HRM

Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ trong quản trị nhân sự được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Trong số nhiều sản phẩm trên thị trường, MISA AMIS HRM là giải pháp được 17.000+ công ty tin tưởng sử dụng bởi sự đa dạng về tính năng và đáp ứng tốt các nghiệp vụ HR. Phần mềm có các gói giá dành cho quy mô nhân sự từ nhỏ đến lớn, phù hợp với ngân sách, nhu cầu của mọi công ty.

MISA AMIS HRM cũng chính là một hệ thống quản trị thông tin nguồn nhân lực toàn diện với các tính năng:

• Đăng tin tuyển dụng đồng loạt lên các kênh tuyển dụng với 1 nhấp chuột, dễ dàng tạo thương hiệu tuyển dụng với website miễn phí và tăng trải nghiệm ứng viên.

• Chấm công theo ca, chấm công GPS nhiều chi nhánh dễ dàng, dữ liệu được tổng hợp nhanh chóng, nhân viên xin nghỉ, đi muộn ngay trên phần mềm.

• Lương thưởng được tính toán đơn giản hơn, nhân viên xác nhận phiếu lương nhân sự trên phần mềm, tự động khấu trừ khoản thuế, bảo hiểm theo quy định.

• Thông tin của nhân viên được lưu trữ toàn bộ trên phần mềm. Ngoài ra, các quyết định khen thưởng, kỷ luật, quy hoạch nhân sự,… cũng được lưu trữ, giảm tình trạng thất lạc hồ sơ, tốn nhiều thời gian tìm kiếm hồ sơ từng nhân sự.

Dùng ngay miễn phí

Kết luận

Bài viết trên đây đã giúp bạn hiểu HRIS là gì cũng như các giá trị HRIS mang lại. Hi vọng, với những phân tích trên đây, doanh nghiệp có thể dễ dàng, lựa chọn phần mềm HRIS tốt và phù hợp để quản lý thông tin nhân sự hiệu quả hơn, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhân viên trong công ty.