Mẫu thống kê nhu cầu tuyển dụng bài bản nhất

Thống kê nhu cầu tuyển dụng là bước cơ bản nhất đối với mọi doanh nghiệp trước khi hoạch định nhu cầu và lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết. Tuy nhiên, thống kê nhu cầu sao cho bài bản, khoa học thì không phải chuyện đơn giản. Bài viết này sẽ đưa ra lộ trình 3 bước và kèm theo các mẫu thống kê nhu cầu tuyển dụng mới nhất 2022.

Tải miễn phí – Mẫu Báo cáo Tuyển dụng Nhân sự Chính xác nhất 2024 dành cho CEO & HR

1. Thống kê nhu cầu tuyển dụng là gì?

Thống kê nhu cầu tuyển dụng là quá trình tổng hợp và phân tích tình hình nhân sự của doanh nghiệp, kết luận xem liệu doanh nghiệp có đang thực sự cần tuyển dụng thêm người không, số lượng và yêu cầu đối với ứng viên như thế nào? Đây là bước đầu tiên trong việc lên kế hoạch tuyển dụng của doanh nghiệp. Có thể nói, quá trình này chính là quá trình đánh giá sự cấp thiết cũng như yêu cầu chi tiết trong việc tuyển dụng. 

Nhìn chung, để xác định nhu cầu tuyển dụng đúng với tình hình nhân sự hiện tại, doanh nghiệp cần dựa trên các tiêu chí sau: 

• Khả năng phát triển/thăng tiến trong tương lai; 
• Tình hình nhân sự hiện tại (Về chất và lượng đã đáp ứng chưa? Những mảng/phòng ban/kỹ năng nào nhân sự đang thiếu?); 
• Tỷ lệ nhân viên thôi việc;
• Chính sách lương thưởng, phúc lợi và đãi ngộ;
• Chi phí tuyển dụng trung bình cho một nhân sự đạt yêu cầu; 
• Tình hình tuyển dụng thị trường cho vị trí cần tuyển hoặc ở thời điểm hiện tại.

2. Các bước thống kê nhu cầu tuyển dụng cho doanh nghiệp

2.1 Đánh giá mức độ cấp thiết trong nhu cầu tuyển dụng

Có nhiều lý do tác động tới nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp, điển hình như thuyên chuyển, tăng cường nhân sự làm dự án, nghỉ việc,… Mỗi nhóm lý do sẽ phát sinh nhu cầu tuyển dụng khác nhau, cụ thể: 

2.1.1 Tuyển dụng để thay thế

Nhu cầu tuyển dụng này phát sinh khi nhân sự của doanh nghiệp thôi việc, bị sa thải hay thuyên chuyển công tác. Lúc này, doanh nghiệp cần nhanh chóng tuyển dụng người mới để thay thế nhân sự cũ, đảm bảo tính liên tục và thông suốt của công việc. 

Trường hợp này đòi hỏi nhu cầu tuyển dụng cao và nhanh chóng nên có thể dẫn tới tình trạng ứng viên chưa đáp ứng kỳ vọng. Để tuyển dụng đúng người, đúng thời điểm, doanh nghiệp nên cân nhắc thêm các nhóm yếu tố sau: 

• Nhân sự thay thế hoàn toàn hay thay thế tạm thời? Nếu thay thế hoàn toàn cần chọn lựa nhân sự kỹ để đảm bảo chất lượng công việc. Trong trường hợp chưa tìm được nhân sự phù hợp, có thể thuê ngoài hoặc tận dụng các nhân viên hiện có để hỗ trợ tạm thời không?
• Nhân sự về hưu, thăng chức hoặc thuyên chuyển: Trước khi có sự thay đổi này, doanh nghiệp cần tạo ra một khoảng thời gian trống để chuẩn bị cho các công việc liên quan tới chuyển giao, tìm kiếm nhân sự mới và phân công nhân sự hỗ trợ người mới để tránh bị gián đoạn công việc. 

2.1.2 Tuyển dụng ứng phó

Tuyển dụng ứng phó là tình huống phát sinh khi khối lượng công việc của doanh nghiệp tăng đột ngột trong một giai đoạn nhất định, ví dụ như nhận dự án lớn, triển khai hợp đồng lớn,… 

Nhu cầu tuyển dụng khi này thường dẫn tới nhiều vấn đề rủi ro vì công việc chỉ mang tính ngắn hạn, không ổn định nên chất lượng nhân sự khó có thể đảm bảo. 

2.1.3 Tuyển dụng ngẫu nhiên

Tuyển dụng ngẫu nhiên thường phát sinh khi doanh nghiệp phát hiện được ứng viên có tiềm năng lớn, chẳng hạn như nhân sự đang làm việc cho công ty đối thủ, ứng viên do khách hàng giới thiệu,… hoặc đơn giản chỉ là một nhân sự giỏi, có năng lực đang có nhu cầu tìm việc. 

Nhu cầu tuyển dụng phát sinh khi này với mục đích chính là tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp và giữ quan hệ với đối tác, khách hàng. Do vậy, tính cấp thiết không thực sự cao như các hình thức trên. 

2.1.4 Tuyển dụng thường niên

Tuyển dụng thường niên là nhu cầu tuyển dụng chịu tác động bởi chi phí và kế hoạch quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Thông thường ở các doanh nghiệp, tập đoàn lớn có nhu cầu mở rộng quy mô hàng năm sẽ luôn có sẵn các bản kế hoạch tuyển dụng để dự trù đủ nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. 

Kế hoạch tuyển dụng này thường được thiết lập từ cơ sở mục tiêu kinh doanh năm tới, ước tính lượng nhân sự nghỉ việc,… Mục đích của tuyển dụng thường niên chủ yếu để dự trù nhân lực nên tính cấp thiết không quá cao, thường doanh nghiệp sẽ có thời gian chuẩn bị. 

2.2 Định biên nhân sự

Định biên nhân sự là quá trình tính toán, phân tích để xác định được cơ cấu nhân lực, gồm cả số và chất lượng để đáp ứng yêu cầu công việc hiện tại. Quy trình này được thực hiện với mục tiêu hoạch định nguồn nhân lực tối ưu nhất, tránh dư thừa hoặc thiếu hụt nhân sự. 

Có 3 nhóm nguyên tắc thông dụng doanh nghiệp có thể áp dụng trong quá trình định biên nhân sự như sau: 

2.2.1 Nhóm nguyên tắc tỷ tương quan

Các nguyên tắc về tỷ lệ tương quan thường được sử dụng phổ biến có thể kể tới như:

• Tỷ lệ tăng (giảm) so với năm trước – tỷ lệ tăng (giảm) doanh thu. Giả sử năm 2021 doanh thu công ty tăng 50% thì định biên nhân sự tăng 25%. 
• Tỷ lệ tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp – vị trí gián tiếp. Giả sử tương quan giữa quản lý và nhân viên là 20% – 80%. 
• Tỷ lệ tương quan giữa chi phí cho các nhóm nhân sự (quản lý – nhân viên; nhân sự trực tiếp – nhân sự gián tiếp), Giả sử tương quan quỹ lương của quản lý – nhân viên là 15% – 85%. 

2.2.2 Nhóm nguyên tắc về định mức lao động

Nguyên tắc này chủ yếu được áp dụng khi xác định khối lượng và tính chất công việc, từ đó làm cơ sở xác định nhu cầu tuyển dụng. 

Căn cứ theo khối lượng công việc

Ví dụ: một doanh nghiệp có yêu cầu về khối lượng công việc như sau: 

• 50 sản phẩm/ca/lao động.
• 100 sản phẩm/ca/dây chuyền (nhóm).
• 20 khách hàng phục vụ/ngày.

Căn cứ theo thông lệ thao tác nghề nghiệp

Ví dụ: lượng chứng từ hoàn thành trong năm, lượng giao dịch trong ngày,… 

Căn cứ theo đối tượng phục vụ

Ví dụ: một nhân viên tương ứng với 20 khách hàng.

2.2.3 Nhóm nguyên tắc về tần suất và thời lượng

Đây là nguyên tắc định biên dựa trên cơ cấu chức danh, thời lượng và tần suất thực hiện. Ví dụ với vị trí kế toán cần:

• Lập và quản lý chứng từ, hóa đơn,…: 50 chứng từ, hóa đơn,…/ngày.
• Lập báo cáo (báo cáo thuế, doanh thu,…): 2 báo cáo/ngày.
• Làm việc với cơ quan thuế: 1 lần/quý. 

2.3 Xác định nội dung công việc và yêu cầu đối với ứng viên

Việc xây dựng bản mô tả tuyển dụng trong quá trình thống kê nhu cầu tuyển dụng khá quan trọng, vì đây là căn cứ cho các phòng ban liên quan thực hiện thông báo và truyền thông hoạt động tuyển dụng. 

Bản mô tả này sẽ cung cấp thông tin tổng thể liên quan tới quá trình tuyển dụng như chức năng công việc, danh sách nhiệm vụ cần thực hiện,… Về phía ứng viên, bản mô tả này cũng cần đề cập tới JD, bao gồm 3 nhóm yêu cầu quan trọng: 

• Nhóm 1 – Kiến thức và kỹ năng: Là yêu cầu cơ bản, có vai trò nền tảng giúp ứng viên đảm nhận công việc. Kiến thức có thể bao gồm học thức, hiểu biết xã hội,… còn kỹ năng có thể bao gồm tố chất, khả năng,… cần có. 
• Nhóm 2 – Trình độ và kinh nghiệm: Trình độ, cấp bậc hoặc kinh nghiệm cần thiết để đáp ứng công việc.
• Nhóm 3 – Các yếu tố cá nhân: những đặc điểm, tính cách,… phù hợp với yêu cầu công việc. Ví dụ như tính cẩn thận, tỉ mỉ với kế toán; tính năng động, hoạt bát với nhân viên truyền thông,… 

Lưu ý: cần phân biệt rõ ràng giữa các yêu cầu “Bắt buộc” và “Khuyến khích/ưu tiên” trong JD để tránh bỏ sót ứng viên. 

3. Mẫu thống kê nhu cầu tuyển dụng phổ biến nhất