Hành chính tổng hợp là gì? Bí quyết tuyển dụng nhân viên hành chính tổng hợp

Hành chính tổng hợp là gì? – Hành chính tổng hợp là vị trí thuộc phòng hành chính, chịu trách nhiệm các công việc liên quan tới giấy tờ, sổ sách hoặc kết nối con người. Bài viết này sẽ mô tả chi tiết công việc, yêu cầu kỹ năng, mức lương và lộ trình thăng tiến cho cán bộ hành chính tổng hợp. Hơn nữa, bài viết sẽ lưu ý để doanh nghiệp có thể tuyển dụng được nhân sự phù hợp cho vị trí này.

Tải miễn phí – Mẫu Báo cáo Tuyển dụng Nhân sự Chính xác nhất 2024 dành cho CEO & HR

1. Hành chính tổng hợp là gì?

Hành chính tổng hợp là vị trí trực thuộc phòng hành chính, chịu trách nhiệm cho các công việc liên quan tới giấy tờ, sổ sách hoặc kết nối thông tin giữa các phòng ban hoặc với khách hàng, đối tác. Các công việc này sẽ nằm trong kế hoạch tổng thể của mục tiêu kinh doanh chung, ví dụ như hậu cần tổ chức sự kiện, hội thảo, gặp đối tác, lễ tân,… hoặc các nghiệp vụ hỗ trợ quản lý nhân sự như theo dõi phúc lợi, đặt lịch hẹn, quản lý thiết bị,… 

Trong các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ có thể không phân luồng công việc và nhân sự phụ trách cho vị trí này. Tuy nhiên, các tập đoàn lớn sẽ đều tách biệt rõ ràng vị trí hành chính tổng hợp trong phòng hành chính. Lúc này, lượng công việc nhân viên hành chính tổng hợp đảm nhận có thể sẽ tương đối lớn, cần sự tập trung cao độ. 

2. Mô tả công việc của nhân viên hành chính tổng hợp 

2.1. Công việc hành chính

Những công việc liên quan tới hành chính do nhân viên hành chính tổng hợp đảm nhận bao gồm: 

• Tiếp nhận thư từ, cuộc gọi và chuyển tiếp tới phòng ban phù hợp.
• Soạn thảo giấy tờ, văn bản, hợp đồng, quy chế khi được phân công.
• Sao chép dữ liệu và chuyển tới bộ phận liên quan.
• Theo dõi công tác trang trí, vệ sinh,… đảm bảo hình ảnh cho doanh nghiệp.

2.2. Tổ chức hội họp, sự kiện

Các buổi họp hoặc tiếp khách đều sẽ được thông báo tới phòng hành chính và do nhân viên hành chính tổng hợp phụ trách. Nhân sự này sẽ chịu trách nhiệm sắp xếp phòng họp, giờ họp cùng các công tác hậu cần liên quan. 

Ở quy mô lớn hơn như hội nghị, hội thảo, cán bộ sẽ cần đảm nhiệm thêm công tác tổ chức gồm các nhiệm vụ như gửi thư mời, đặt phòng, chuẩn bị nội dung,… 

>>> Xem thêm: Mô tả công việc hành chính nhân sự chi tiết mới nhất

2.3. Quản lý chi phí

Mặc dù không thuộc phòng kế toán nhưng các khoản chi phí như điện thoại, văn phòng phẩm, Internet, thuê văn phòng,… đều sẽ có hóa đơn gửi về nhân viên hành chính. 

Lúc này, cán bộ sẽ cần phê duyệt, thanh toán và tổng hợp dữ liệu báo cáo cho các bên liên quan định kỳ theo tháng hoặc năm. Đồng thời, cán bộ cũng cần đảm bảo các khoản chi phí này đúng với quy định của nhà nước và không vi phạm các hợp đồng liên quan. Trong trường hợp có chênh lệch so với thông tin chính thống sẽ cần báo lên cấp trên để tìm hướng giải quyết. 

2.4. Kiểm soát, phân bổ vật tư

Các loại vật tư liên quan tới doanh nghiệp như văn phòng phẩm, thiết bị máy móc,… khi phát sinh nhu cầu sửa chữa hoặc mua mới đều sẽ được nhân viên hành chính tổng hợp tiếp nhận và xử lý. 

2.5. Quản lý thông tin, tổng hợp dữ liệu

Trong một doanh nghiệp có rất nhiều thông tin liên quan tới công tác hành chính như biên bản họp, thông tin quản lý cơ sở vật chất,… Những thông tin này sẽ cần được in ấn, phê duyệt bởi các bên liên quan và sau cùng sẽ bàn giao cho phòng hành chính. 

Trong trường hợp có thông tin tiêu cực gây ảnh hưởng tới doanh nghiệp thì cán bộ hành chính tổng hợp cũng có thể được cấp trên giao phó nhiệm vụ xử lý. 

2.6. Chấm công

Đối với công việc này, cán bộ sẽ kiểm tra và thống kê thời gian làm việc của nhân viên, có thể thông qua hình thức chấm công truyền thống hoặc qua các hệ thống chấm công vân tay,  phần mềm chấm công từ xa như AMIS Chấm công. 

Các đơn nghỉ phép hoặc giấy tờ liên quan tới chấm công cũng đều được nộp lên phòng hành chính trước khi chuyển sang bộ phận tính lương. Nếu doanh nghiệp sử dụng AMIS Chấm công thì các nhiệm vụ này sẽ hoàn toàn được số hóa, nhân viên có thể chủ động thiết lập đề xuất nghỉ và thông tin sẽ được tự động chuyển tới bộ phận liên quan. Còn nhân viên hành chính tổng hợp chỉ cần theo dõi và tổng hợp số liệu thông qua các báo cáo ngay trên phần mềm. 

>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay

2.7. Lập kế hoạch du lịch thường niên

Du lịch hoặc team building thường là chế độ đãi ngộ các doanh nghiệp dành cho nhân viên mỗi năm. Khâu chuẩn bị cho sự kiện này sẽ cần tới sự tham gia của cán bộ hành chính tổng hợp với các nhiệm vụ như: 

• Đề xuất, lấy ý kiến nhất trí về địa điểm du lịch.
• Lập kế hoạch và trình ban quản trị phê duyệt.
• Liên hệ đơn vị lữ hành, lưu trú để đặt phòng, vé.
• Liên hệ phòng ban, bộ phận để lấy danh sách nhân sự tham gia khi chia kỳ nghỉ thành nhiều đợt.
• Xếp phòng khách sạn cho từng nhân sự.
• Thông báo lịch trình cụ thể để nhân sự nắm bắt thông tin.
• Theo dõi, điều chỉnh và giải quyết vấn đề phát sinh khi đi du lịch. 

2.8. Tổ chức sự kiện nội bộ

Những chương trình chăm sóc đời sống nhân viên như liên hoan, tất niên, sinh nhật, khen thưởng… cũng là nhiệm vụ nhân viên hành chính tổng hợp phải thực hiện. Cán bộ sẽ cần gửi nhân sách và kế hoạch cụ thể để phê duyệt vào đầu tháng, sau khi được duyệt sẽ triển khai và phối hợp với các đơn vị liên quan để bảo đảm sự kiện diễn ra suôn sẻ. 

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất cho doanh nghiệp

3. Người làm hành chính tổng hợp cần có kỹ năng gì?

Với lượng công việc khá “đồ sộ” như trên, nhân viên hành chính tổng hợp cũng cần phải trang bị cho mình các nhóm kỹ năng cần thiết như: 

3.1. Kiến thức chuyên môn

Thủ tục hành chính sẽ không chỉ gồm văn bản nội bộ mà còn liên quan tới các giấy tờ làm việc với bên thứ 3 như thuê phòng, bảo trì thiết bị, phát hành cổ phiếu,… Vậy nên công việc này thường ưu tiên nhân sự tốt nghiệp các nhóm ngành như Quản trị văn phòng, Hành chính – Lễ tân, Nhân sự,.. để đảm bảo được đào tạo bài bản và nắm chắc chuyên môn.

3.2. Khả năng sắp xếp công việc, quản lý thời gian

Lượng công việc cố định của chuyên viên hành chính đã nhiều nhưng vẫn cần phải giải quyết các công việc đột xuất như thiết bị hỏng, sắp xếp họp khẩn,… Điều này đòi hỏi cán bộ này phải biết cách sắp xếp và phân bổ công việc, biết cách ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng và gấp trước, đồng thời không quên xử lý công việc còn dang dở để tránh tồn động, chồng chéo về sau. 

3.3. Tin học văn phòng

Tính chất công việc làm việc với giấy tờ nhiều đòi hỏi khả năng sử dụng các phần mềm văn phòng như Word, Excel, Powerpoint, email Outlook trở thành kỹ năng bắt buộc phải có khi ứng tuyển.

3.4. Giao tiếp khéo léo, kinh hoạt

Nghề hành chính tổng hợp yêu cầu làm việc với con người khá nhiều, không chỉ thông qua gặp mặt trực tiếp mà còn qua tin nhắn, email, thông báo,… Do vậy, cán bộ giữ trọng trách này cần biết cách linh hoạt trong giao tiếp, ôn hòa để giữ không khí chung của doanh nghiệp, đồng thời khéo léo để giải quyết các tranh chấp, khiếu nại ngoài mong muốn. 

3.5. Cẩn trọng, nhanh nhẹn

Nhân viên phòng hành chính không chỉ phải đối mặt với áp lực về “lượng” công việc mà còn phải chịu trách nhiệm về “chất”. Bởi các giấy tờ, kế hoạch đều đòi hỏi phải chi tiết, tường minh và đảm bảo sự chính xác trong thông tin. Ngoài tỉ mỉ trong công việc thì cán bộ làm hành chính cũng sẽ phải nhanh nhẹn thì mới đảm bảo được tiến độ công việc và nhiệm vụ được giao. 

>>> Xem thêm: Onboarding là gì? Bí quyết onboarding nhân viên mới hiệu quả

4. Mức lương và cơ hội thăng tiến trong nghề hành chính tổng hợp

Mức lương trung bình của nhân viên hành chính tổng hợp tại Việt Nam hiện nay là hơn 11 triệu đồng/tháng và khoảng lương phổ biến nhất là ở khoảng từ 7-15 triệu. Nhìn chung, đây là những con số khá ổn định so với thị trường việc làm tại nước ta. 

Về cơ hội thăng tiến, nghề hành chính tổng hợp cho phép nhân sự thăng tiến theo cả chiều ngang (cùng bộ phận, khác vị trí) lẫn chiều dọc (thăng tiến lên vị trí cao hơn). Do bản chất công việc đảm nhiệm khá nhiều nghiệp vụ thuộc quản trị nhân sự nói chung nên nhân viên rất dễ đề xuất hoặc bổ nhiệm sang các vị trí như C&B, HR,… Đồng thời, khi tích lũy đủ kinh nghiệm, nhân sự này cũng có thể được thăng tiến lên khác vị trí cao hơn như trưởng phòng, giám đốc với mức lương thưởng đãi ngộ cao hơn. 

5. Bí quyết tuyển dụng nhân viên hành chính tổng hợp 

Việc tuyển dụng nhân viên hành chính tổng hợp đòi hỏi doanh nghiệp phải có quy trình tuyển dụng và đánh giá kỹ lưỡng, rõ ràng. Bởi nhân sự này sẽ phải đảm nhận khối lượng công việc lớn, yêu cầu trình độ chuyên môn và kỹ năng mềm cao. 

Để tuyển dụng hiệu quả, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình tuyển dụng đặc thù theo tính chất doanh nghiệp với MISA AMIS Tuyển dụng. Dưới đây là một số lợi ích của phần mềm MISA AMIS tuyển dụng với Doanh nghiệp: 

• Cho phép tạo và lưu trữ đầy đủ các đợt tuyển dụng và tất cả hồ sơ ứng viên của Công ty theo đợt tuyển dụng.
• Tự động sàng lọc hồ sơ ứng viên theo tiêu chí ban đầu doanh nghiệp đặt ra
• Tự động lên lịch gửi email hẹn lịch phỏng vấn và theo dõi lịch sử tương tác với ứng viên.
• Lãnh đạo có thể để lại đánh giá dễ dàng trên hệ thống của phần mềm và quản lý đồng bộ, so sánh tương quan giữa các ứng viên.
• Quản lý dữ liệu cũng sẽ được chuyển đổi khá dễ dàng với hệ thống thông tin đã được đồng bộ trên phần mềm.

Xem chi tiết tính năng