Thang bảng lương là tài liệu quan trọng trong chính sách lương của mỗi doanh nghiệp. Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương cụ thể ra sao? Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước xây dựng thang bảng lương đúng theo quy định và giải đáp một số thắc mắc thường gặp để các doanh nghiệp hạn chế những sai sót không đáng có.
1. Thang bảng lương là gì?
Thang bảng lương là tài liệu bắt buộc mà doanh nghiệp cần xây dựng để làm căn cứ xác định mức lương và các tiêu chí lao động. Đây cũng là cơ sở quan trọng trong việc tuyển dụng và thỏa thuận với người lao động, đồng thời được quy định rõ ràng trong hợp đồng lao động.
2. Quy định về thang bảng lương doanh nghiệp
2.1 Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương
Căn cứ theo quy định trong Điều 93, Luật Lao động 2019, việc xây dựng thang bảng lương và định mức lao động phải tuân theo các quy định sau:
- Người sử dụng lao động phải xây dựng thang bảng lương và định mức lao động để làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo chức danh hoặc công việc được ghi trong hợp đồng lao động.
- Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.
- Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
Lưu ý: Thang bảng lương phải được công bố rộng rãi đến toàn thể người lao động trước khi đi vào áp dụng. Điều này nhằm đảm bảo sự đồng thuận về thang bảng lương, tránh những hiểu lầm hoặc tranh cãi không cần thiết.
2.2 Hồ sơ và thủ tục đăng ký xây dựng thang bảng lương
Căn cứ theo quy định trong Bộ Luật lao động, khi xây dựng thang bảng lương doanh nghiệp sẽ cần phải tự xây dựng thang bảng lương của riêng mình và công bố công khai thông tin này tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
Hồ sơ và thủ tục xây dựng thang bảng lương sẽ bao gồm các loại thông tin sau:
- Hệ thống thang bảng lương (do doanh nghiệp xây dựng).
- Quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương (từ ban lãnh đạo, điều hành doanh nghiệp).
- Biên bản tham khảo và tổng kết ý kiến của đại diện lao động (nếu doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động, Công đoàn).
- Bảng quy định điều kiện áp dụng và các tiêu chuẩn liên quan tới chức vụ, công việc,…
- Quy chế lương thưởng, phụ cấp.
4. Hướng dẫn xây dựng thang bảng lương trong doanh nghiệp
Bước 1: Thiết lập hệ thống thang bảng lương
Bước 2: Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động
Theo Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, khi doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động, người sử dụng lao động phải gửi văn bản lấy ý kiến về thang lương, bảng lương và định mức lao động. Tổ chức đại diện sẽ tổng hợp ý kiến, phản hồi để hai bên thảo luận, đối thoại, và kết quả sẽ được lập thành văn bản. Nội dung chính phải được công khai trong vòng 3 ngày làm việc sau khi đối thoại kết thúc.
Trường hợp doanh nghiệp không có tổ chức đại diện, việc tham khảo ý kiến công đoàn cấp trên là không bắt buộc.
Bước 3: Công khai thang bảng lương
Công khai thang bảng lương là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo tính minh bạch trong việc trả lương và quản lý lao động. Doanh nghiệp phải công khai thang lương, bảng lương tại nơi làm việc trước khi áp dụng, giúp người lao động nắm rõ các quy định liên quan đến mức lương và điều kiện lao động. Thang bảng lương có thể được công khai bằng văn bản, thông báo giấy hoặc thư điện tử tới người lao động.
Bước 4: Theo dõi, quản lý việc thực hiện thang bảng lương
Việc theo dõi và quản lý chặt chẽ thang bảng lương giúp doanh nghiệp đảm bảo thực hiện đúng các quy định pháp luật và duy trì tính minh bạch trong trả lương. Hồ sơ liên quan đến thang lương, bảng lương cần được lưu trữ đầy đủ để phục vụ kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết, đồng thời làm cơ sở xử lý các tranh chấp hoặc khiếu nại liên quan đến quyền lợi của người lao động.
>>> Xem thêm: Quản lý tiền lương toàn diện với AMIS Tiền Lương
5. Mức phạt khi vi phạm về thang bảng lương
Theo khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động có thể bị xử phạt từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng nếu vi phạm các quy định như:
- Không công khai thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc quy chế thưởng trước khi áp dụng tại nơi làm việc.
- Không xây dựng hoặc không thử nghiệm mức lao động trước khi chính thức ban hành các quy định liên quan đến lương và định mức lao động.
- Không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) trong quá trình thiết lập các quy chế về lương thưởng và định mức lao động.
Ngoài ra, khoản 3 Điều 17 cũng quy định mức phạt đối với hành vi trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu như sau:
- Từ 20.000.000 đến 30.000.000 đồng nếu vi phạm liên quan đến 1-10 lao động.
- Từ 30.000.000 đến 50.000.000 đồng nếu số lao động bị ảnh hưởng là 11-50 người.
- Từ 50.000.000 đến 75.000.000 đồng nếu vi phạm liên quan đến trên 51 lao động.
Mức phạt trên áp dụng với người vi phạm là cá nhân. Mức phạt dành cho tổ chức sẽ gấp đôi.
6. Câu hỏi thường gặp về thang bảng lương
6.1 Việc xây dựng thang bảng lương có bắt buộc cho mọi doanh nghiệp không?
Theo Bộ luật lao động hiện hành, việc xây dựng thang bảng lương là trách nhiệm của mỗi doanh nghiệp, để có thông tin làm cơ sở tuyển dụng, đảm bảo quyền lợi cả người lao động lẫn doanh nghiệp. Do vậy, có thể nói việc xây dựng thang bảng lương là bắt buộc.
6.2 Khi có điều chỉnh trong thang bảng lương, doanh nghiệp có cần thông báo tới các cá nhân, tổ chức liên quan không?
Theo quy định, khi xây dựng thang bảng lương hoặc có điều chỉnh, sửa đổi, doanh nghiệp sẽ phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện tập thể người lao động trong doanh nghiệp. Trước khi áp dụng và thực hiện, doanh nghiệp cũng cần công bố một cách công khai các điều chỉnh mới này tại nơi làm việc, đồng thời gửi thông tin tới cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện tại nơi đặt cơ sở sản xuất của doanh nghiệp.
Đối với công ty TNHH một thành viên thuộc sở hữu Nhà nước, khi có sửa đổi bổ sung cần báo cáo và nhận ý kiến từ chủ sở hữu. Đối với trường hợp Tập đoàn kinh tế nhà nước hoặc Tổng công ty hạng đặc biệt thì cần gửi thông tin cho Bộ Lao động, Thương binh và xã hội.
7. Xây dựng và quản lý thang bảng lương hiệu quả với AMIS Tiền Lương
AMIS Tiền lương là phần mềm quản lý tiền lương toàn diện với các tính năng:
- Hỗ trợ thiết lập đầy đủ quy định về tính lương: Thang bảng lương, lương cơ bản, lương BHXH, các tỉ lệ tính thuế TNCN, Bảo hiểm theo quy định của doanh nghiệp
- Thiết lập đầy đủ các thành phần lương tương theo các khoản mục lương mà HR đang tính ở excel, có hỗ trợ thiết lập công thức và hàm đầy đủ như excel
- Đáp ứng thiết lập các khoản phụ cấp, khấu trừ theo từng vị trí công việc hoặc theo phòng ban/ đơn vị
- Đáp ứng thiết lập chính sách tính lương theo từng Đơn vị, phòng ban khác nhau như: Khối văn phòng, khối sản xuất…
- Tính lương theo thời gian, sản phẩm, doanh số, KPIs
- Phần mềm tự động tính toán bảng lương và các khoản Thuế TNCN, Bảo hiểm theo quy định của Nhà nước để ra bảng lương cuối cùng.
- Quản lý tạm ứng lương và cấn trừ vào bảng lương.
- Có tính năng phân bổ lương để HR phân bổ theo quy tắc của Kế toán.
8. Kết luận
Thang bảng lương đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo công bằng, minh bạch về lương thưởng, là cơ sở để doanh nghiệp xác định mức lương và quản lý lao động hiệu quả. Việc xây dựng tài liệu này cần tuân thủ các nguyên tắc về thang bảng lương như phù hợp với mức lương tối thiểu, có sự tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp ích cho doanh nghiệp trong quá tình xây dựng hệ thống lương nội bộ.
![yasr-loader yasr-loader](/wp-content/plugins/yet-another-stars-rating/includes/img/loader.gif)