Kiến thức Quản lý nhân sự Khung năng lực là gì? Quy trình 5 bước xây dựng khung...

Khung năng lực là gì? Quy trình 5 bước xây dựng khung năng lực cho doanh nghiệp

Khung năng lực là khái niệm liên hệ mật thiết tới phương pháp tính lương 3P, công thức tính lương căn cứ trên cả 3 yếu tố: vị trí, năng lực và kết quả công việc. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp trong quá trình xây dựng và áp dụng khung năng lực này vào thực tiễn không tránh khỏi những bất cập và khó khăn. Bài viết này sẽ giới thiệu quy trình 5 bước chuẩn để xây dựng hệ thống khung năng lực nhân sự, đồng thời chỉ ra những điểm tồn tại và lưu ý cần nhớ cho các doanh nghiệp. 

khung năng lực là gì

1. Khung năng lực là gì?

Khung năng lực (competency model) là một bản mô tả các kiến thức, kỹ năng và thái độ nhân sự cần có để đáp ứng yêu cầu công việc. Thông thường, khung năng lực sẽ được tổng hợp và phát triển bởi bộ phận nhân sự. 

2. Vai trò của khung năng lực trong doanh nghiệp

2.1. Nền tảng đánh giá ứng viên trong quy trình tuyển dụng 

Khung năng lực được các HR sử dụng để tuyển chọn và đánh giá ứng viên. Trước tiên, các khung tiêu chuẩn này vẽ ra một bức tranh tổng quan về yêu cầu công việc. Căn cứ vào đó, nhà quản lý cũng có thể phân biệt các loại năng lực cần có ngay khi tuyển dụng, các năng lực có thể đào tạo sau khi tuyển dụng và các năng lực không thể phát triển ngay cả khi có đào tạo hay không. 

Sau khi hoàn tất tuyển dụng, bộ phận nhân sự sẽ lấy khung này để giám sát và quản lý nhân viên. Đồng thời, đây cũng là cơ sở dữ liệu quản trọng để xây dựng các chương trình quy hoạch dành cho quản lý và các cấp lãnh đạo. 

vai trò của khung năng lực
Khung năng lực được áp dụng khá phổ biến trong tuyển dụng nhân sự 

2.2. Cơ sở để đào tạo

Khung năng lực là cơ sở tiên quyết cho hoạt động đào tạo nhân lực. Trong quá trình xây dựng, doanh nghiệp cần xác định yêu cầu về các loại năng lực và cấp độ năng lực cần có cho vị trí hiện tại. Qua đó, HR sẽ tiến hành đánh giá để nhận định năng lực nhân viên mình đang ở đâu? Họ thiếu gì và cần những gì? Từ đó nắm bắt được nhu cầu và triển khai nội dung chương trình đào tạo. 

2.3. Căn cứ để trả lương và đãi ngộ

Về việc vận hành hệ thống lương, khung năng lực là hệ quy chiếu để đề xuất và tính toán tiền lương. Đây sẽ là một hệ quy chiếu nhất quán, minh bạch. Doanh nghiệp chỉ cần so sánh năng lực thực tế của nhân sự và đo lường mức độ đáp ứng đối với yêu cầu năng lực ban đầu. Nhờ đó, việc quyết định nhân sự A có bậc lương ra sao trong thang lương chung của doanh nghiệp sẽ vô cùng dễ dàng. 

>> Xem thêm: Hệ số lương là gì? Công thức tính lương theo hệ số chuẩn xác nhất

Đặc biệt, với các doanh nghiệp áp dụng hệ thống lương 3P thì khung năng lực là điều kiện bắt buộc để xác định lương P2, lương theo năng lực. Hệ thống lương 3P bao gồm 3 yếu tố là P1 – lương theo vị trí; P2 – lương theo năng lực và P3 – lương theo kết quả công việc. Theo đó, mức lương P2 sẽ được dựa trên thâm niên hay kết quả đánh giá năng lực để định mức tiền lương của nhân sự đó. Và sự chênh lệch về trình độ, kinh nghiệm và năng lực này đều được quy định cụ thể trong khung năng lực. 

Về việc đãi ngộ và lương thưởng, khung năng lực là một nền tảng cơ bản để doanh nghiệp quản lý thành tích. Thông qua đó, các quản lý sẽ nắm bắt được các yếu tố cần phải kiểm soát và đo lường. Từ đó xác định những tiêu chí cần tập trung và thúc đẩy xuyên suốt hoạt động đánh giá thành tích. 

Để hỗ trợ quá trình xây dựng chính sách lương thưởng gắn liền với khung năng lực, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm AMIS Tiền lương với bộ công cụ đồng bộ và số hóa các loại số liệu từ các nghiệp vụ liên quan như chấm công, bán hàng,… Thông qua đó, phần mềm sẽ xây dựng và khai báo các thông tin liên quan tới chính sách lương, phụ cấp hay khấu trừ. Đồng thời, tự động tính lương theo các công thức có sẵn hoặc tùy chỉnh công thức để phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. 

Đăng ký trải nghiệm ứng dụng AMIS Tiền lương hoàn toàn miễn phí

3. Cấu trúc khung năng lực 

Về cơ bản, khung năng lực có thể được chia thành 3 nhóm chính:

  1. Nhóm năng lực cốt lõi: nhóm này tập trung các năng lực nền tảng cần thiết cho mọi vị trí. Các năng lực trong đây được xác định thông qua tầm nhìn, chiến lược và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. 
  2. Nhóm năng lực chuyên môn: bao gồm các kỹ năng và kiến thức chuyên môn thuộc một lĩnh vực cụ thể để đáp ứng công việc. Đây là nhóm năng lực có tính chất đặc thù, là yếu tố quyết định nhân sự có khả năng đảm nhận công việc hay không.
  3. Nhóm năng lực vai trò: chỉ các nhóm năng lực ứng dụng cần có cho các vị trí cụ thể, thường là các cấp lãnh đạo, quản lý, như năng lực điều phối, lãnh đạo, tổ chức, lập kế hoạch,… 

Ngoài ra, một số doanh nghiệp cũng có thể bổ sung nhóm năng lực bổ trợ/hành vi, là các loại năng lực được định nghĩa dưới dạng hành vi cụ thể đảm bảo mức độ thuần thục và khả năng ứng dụng trong công việc. Có nhiều công cụ hỗ trợ xây dựng hành vi các nhà quản lý có thể tham khảo như DISC, MBTI,… 

>> Xem thêm: Áp dụng mô hình DISC trong “đọc vị” nhân sự – kiến thức cực hay dành cho các nhà quản lý

cấu trúc khung năng lực
Khung năng lực được chia ra thành nhiều nhóm năng lực về chuyên môn, hành vi,…

4. Các bước xây dựng khung năng lực

4.1 Xác định mục đích

Trước khi tiến hành xây dựng khung năng lực, mỗi doanh nghiệp phải xác định mục đích thực sự của nghiệp vụ này. Mục đích sử dụng khác nhau sẽ có các lựa chọn cấp độ hay tiêu chí trong khung năng lực khác nhau. Ví dụ như khung năng lực để tuyển dụng sẽ khác khung năng lực đào tạo nhân lực, đồng thời khác hoàn toàn khung năng lực đãi ngộ. 

4.2 Chuẩn hóa hệ thống chức danh

Việc xây dựng khung năng lực yêu cầu doanh nghiệp phải sở hữu bộ máy nhân sự chuẩn hóa với đặc thù từng vị trí. Bởi mỗi năng lực sẽ liên quan tới những công việc hoặc nhiệm vụ nhất định. Một hệ thống chức danh với nhiệm vụ không rõ ràng sẽ không thể xác định được các nhóm năng lực cần thiết hay thúc đẩy nhân lực hoàn thành mục tiêu vượt trội. 

4.3 Định vị nhóm năng lực cần có

Sau khi thiết lập xong hệ thống chức danh, doanh nghiệp cần tiến hành xác định các loại năng lực cần thiết. Doanh nghiệp có thể xây mới hoàn toàn các nhóm năng lực. Tuy nhiên, quá trình này có thể sẽ tốn thời gian và không thực sự cần thiết. Hiện nay nhiều doanh nghiệp lựa chọn tham khảo các nhóm năng lực quy chuẩn từ các nguồn uy tín như bộ 42 năng lực của Đại học Harvard”, bộ năng lực của Viện phát triển nhân lực Vương quốc Anh (CIPD)… 

Các tài liệu này cung cấp đầy đủ định nghĩa, mô tả và ví dụ với các năng lực. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định các năng lực phù hợp với tính chất công việc tại tổ chức của mình, sắp xếp và phân chia các nhóm theo cấp độ yêu cầu từ thấp đến cao theo cách hợp lý và khoa học nhất. 

4.4 Sắp xếp năng lực cho từng vị trí

Có nhiều cách để sắp xếp các nhóm năng lực đã xác định ở Bước 3. Tuy nhiên, cách đơn giản nhất để sắp xếp năng lực hiệu quả là tiến hành thảo luận hoặc khảo sát nội bộ. Nội dung thảo luận có thể liên quan tới tầm quan trọng hoặc tần suất sử dụng năng lực với công việc cụ thể. 

Quá trình xác định năng lực cần bám sát vào nhiệm vụ, chức năng và kết quả đầu ra ứng với mỗi chức danh. Đồng thời, cần bảo đảm những năng lực sau khi chọn lựa thực sự thích hợp và có đóng góp vào hiệu quả công việc. Sau khi hoàn tất quá trình này, mỗi công việc sẽ được gắn với một nhóm năng lực và cấp độ yêu cầu nhất định. 

các bước xây dựng khung năng lực
Quá trình xác định năng lực cần bám sát vào nhiệm vụ, chức năng và kết quả đầu ra ứng với mỗi chức danh

4.5 Đánh giá

Để đảm bảo khung năng lực có giá trị thực tiễn, các doanh nghiệp cần phát triển hoặc ứng dụng các bộ công cụ đánh giá năng lực cá nhân. Từ đó đưa ra các phương án phát triển và đào tạo thích hợp. 

Tuy nhiên, đây là nghiệp vụ đòi hỏi chuyên môn rất cao. Do đó, nếu doanh nghiệp không đủ người với năng lực chuyên môn đủ để đánh giá thì có thể mời các chuyên gia tư vấn hoặc tận dụng các hệ thống phần mềm công nghệ thông minh.

Doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm số hóa và đồng bộ thông tin nhân sự AMIS Thông tin nhân sự với chức năng tổng hợp hồ sơ năng lực của từng nhân sự trong công ty để làm cơ sở quy hoạch cán bộ nguồn, nắm bắt nhân sự dưới góc nhìn toàn cảnh thông qua quy trình đồng bộ mọi thông tin liên quan tới nhân sự. 

Đăng ký trải nghiệm phần mềm AMIS thông tin nhân sự hoàn toàn miễn phí

5. Một số vấn đề thường gặp khi xây dựng khung năng lực

Việc ứng dụng khung năng lực nhân sự rõ ràng mang tính ứng dụng cao nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng ứng dụng thành công. Một số vấn đề dẫn tới bất cập có thể kể đến như sau: 

  • Thiếu sự đồng hành và cam kết từ lãnh đạo hoặc thiếu tính đồng thuận trong đội ngũ nhân sự; 
  • Luôn muốn có kết quả tức khắc, hiệu quả cao với chi phí thấp và thời gian ngắn; 
  • Xây dựng năng lực nhân sự một chiều từ trên xuống, không tiếp thu ý kiến của cấp dưới để cải tiến và cập nhật; 
  • Tham khảo các KNL mẫu nhưng không tùy biến hoặc xây dựng theo xu hướng dẫn tới thiếu sự liên kết giữa khung năng lực nhân sự với tôn chỉ và mục tiêu của doanh nghiệp; 
  • Đưa ra các yếu tố năng lực không thể định lượng hoặc đo lường được dẫn tới khó đánh giá, triển khai; 
  • Yêu cầu quá nhiều năng lực hoặc đưa ra năng lực quá cao/quá thấp cho một vị trí; 

6. Lưu ý quan trọng khi xây dựng khung năng lực 

Để áp dụng KNL nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý:

  1. Mục đích và vai trò của khung năng lực trong doanh nghiệp của mình là gì? Áp dụng vào hoạt động tuyển dụng hay đào tạo?
  2. Muốn đảm bảo tính chuẩn xác khi xây dựng khung năng lực thì hệ thống các chức danh và nhiệm vụ cần cụ thể, rõ ràng. 
  3. Doanh nghiệp không nhất thiết phải xây dựng khung hoặc nhóm năng lực mới, nhưng cần phải hiểu rõ các loại năng lực quan trọng cần triển khai. 
  4. Mỗi vị trí phải có khung năng lực nhân sự khác nhau và cần được đánh giá thông qua các phương pháp phù hợp. 

Nhìn chung, quy trình xây dựng khung năng lực khá đơn giản nhưng cần phải có sự đầu tư và chú trọng về cả nhân lực lẫn chuyên môn thì mới đưa ra được bộ khung chất lượng, hiệu quả. Hy vọng bài viết này sẽ đưa ra những chỉ dẫn hữu ích dành cho các doanh nghiệp đang cân nhắc hoặc gặp khó khăn trong quá trình xây dựng khung năng lực nhân sự. 

5/5 - (1 bình chọn)
Chia sẻ bài viết hữu ích này