Khung năng lực được coi như một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả. Bằng cách xây dựng khung năng lực, nhà quản lý dễ dàng thiết lập chương trình đào tạo, tuyển dụng, chính sách đãi ngộ, tối ưu quy trình quản trị nhân sự, nâng cao hiệu suất làm việc. Trong bài viết sau đây MISA AMIS HRM sẽ giúp bạn giải đáp khung năng lực là gì và cách xây dựng chi tiết.
TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY
1. Khung năng lực là gì?
Khung năng lực là hệ thống định hình các kiến thức, kỹ năng, thái độ và đặc điểm cần thiết cho nhân viên để thực hiện công việc hiệu quả. Khung năng lực cung cấp góc nhìn tổng quát về năng lực của nhân sự, giúp nhà quản lý đánh giá và định hướng phát triển nhân viên theo yêu cầu công việc.
Xây dựng cấu trúc khung năng lực là nền tảng quan trọng trong quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Dưới đây là cấu trúc phổ biến của khung đánh giá năng lực, với 4 yếu tố chính:
Nhóm năng lực cốt lõi (Core competencies): Bao gồm các năng lực cần thiết cho vị trí cụ thể như kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng lập kế hoạch, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng tin học văn phòng…
Nhóm năng lực chuyên môn (Technical competencies): Bao gồm các kiến thức, kỹ năng chuyên môn của một vị trí cụ thể, là yếu tố quan trọng để thục hiện công việc chuyên môn. Cụ thể như kỹ năng bán hàng, kỹ năng xử lý dữ liệu, kỹ năng thiết kế, kỹ năng lập trình, kỹ năng phiên dịch…
Nhóm năng lực theo vai trò (Role specific competencies): Bao gồm các năng lực liên quan đến vai trò cụ thể trong một tổ chức như năng lực quản lý, năng lực lãnh đạo, năng lực tư duy chiến lược, năng lực xây dựng đội ngũ…
Nhóm năng lực hành vi: Bao gồm những năng lực cụ thể của cá nhân được định nghĩa dưới dạng hành vi, với mục đích đảm bảo khả năng sử dụng thành thạo năng lực.
Nhà quản trị có thể chia nhiều nhóm cấu trúc khác nhằm mang đến cái nhìn chi tiết về năng lực của một vị trí, phục vụ công tác tuyển dụng và đánh giá nhân viên. Khi xây dựng khung năng lực cần tránh chồng chéo giữa các nhóm năng lực.
2. Ứng dụng của khung năng lực
2.1 Ứng dụng của khung năng lực trong tuyển dụng
Để tuyển chọn được những nhân tài cho doanh nghiệp nhất định cần phải có khung năng lực. Đây được coi như kim chỉ nam cho tuyển dụng, để doanh nghiệp điều chỉnh và triển khai các hoạt động tìm kiếm nhân sự phù hợp.
Dựa vào khung năng lực, nhà tuyển dụng sẽ có cơ sở để so sánh năng lực ứng viên, đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của họ, từ đó lựa chọn ra những cá nhân xuất sắc. Nhà tuyển dụng có thể kết hợp khung năng lực với cơ sở dữ liệu về ứng viên trong phần mềm tuyển dụng để tối ưu công tác này.
2.2 Ứng dụng của khung năng lực trong đào tạo
Khung năng lực cho thấy những điểm mà đội ngũ đã đáp ứng được hoặc chưa đáp ứng được trong hiện tại. Dựa vào đó nhà quản trị xác định được nhu cầu đào tạo, phát triển nhân sự, các chuyên viên HR sẽ dễ dàng xây dựng chương trình đào tạo hơn. Để tận dụng khung năng lực một cách hiệu quả nhất, công tác đánh giá theo khung năng lực cần được triển khai thường xuyên, định kỳ, áp dụng cho mọi nhân viên tại các phòng ban, bộ phận.
2.3 Ứng dụng của khung năng lực trong đánh giá nhân viên, xây dựng chế độ đãi ngộ
Khung năng lực cũng là cơ sở cho đánh giá nhân viên và tiếp theo là cơ sở cho các chính sách lương thưởng, đãi ngộ. Mỗi doanh nghiệp nên xây dựng cho mình bộ tiêu chí đánh giá rõ ràng, liên kết chặt chẽ với khung năng lực, nhằm đo lường hiệu quả công việc. Nhờ đó doanh nghiệp sẽ đưa ra chính sách phúc lợi phù hợp cho nhân viên, trong khi nhân viên sẽ có động lực làm việc hơn nếu được khen thưởng một cách kịp thời.
3. Các bước xây dựng khung năng lực cho doanh nghiệp
Xây dựng khung năng lực cần phải lên kế hoạch cũng như có sự đồng lòng, chung sức, góp ý kiến của cả doanh nghiệp để mang lại kết quả hoàn chỉnh. Dưới đây là quy trình xây dựng khung năng lực mà các nhà quản trị có thể tham khảo:
3.1 Xác định mục tiêu của khung năng lực
Bước đầu tiên trong việc xây dựng khung năng lực là xác định mục tiêu của khung năng lực nhằm đáp ứng các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Mục tiêu có thể bao gồm tuyển dụng nhân sự, đào tạo và phát triển kỹ năng, đánh giá hiệu suất làm việc, và xây dựng chế độ đãi ngộ. Tùy thuộc vào mục tiêu cụ thể, doanh nghiệp sẽ xác định các loại năng lực phù hợp để phát triển và đánh giá nhân viên hiệu quả.
3.1 Chuẩn hóa hệ thống chức năng, chức danh trong doanh nghiệp
Việc chuẩn hóa hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp hình thành tiền đề cho các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp. Bước chuẩn hóa hệ thống này sẽ tác động đến các hoạt động sau này của doanh nghiệp như: sắp xếp nhân sự, xử lý công việc, bố trí công việc, nhiệm vụ và cũng sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động, độ phát triển của doanh nghiệp, về mức lương thưởng trong nhân sự. Việc này còn đảm bảo tinh gọn, hiệu quả, tiết kiệm thời gian và các chi phí liên quan trong công việc.
3.3 Xác định năng lực cần xây dựng
Đây là bước cốt lõi giúp khung năng lực được xây dựng đúng hướng và phát huy đúng vai trò. Để thực hiện bước này cần liệt kê tất cả những năng lực liên quan đến chuyên môn, kỹ năng, hành vi mà doanh nghiệp kỳ vọng ở một nhân viên, tại một vị trí cụ thể.
Bên cạnh việc tổng hợp, phân loại và kiểm soát số lượng năng lực, các nhà quản trị cũng có thể tham khảo các bộ năng lực phổ biến như khung năng lực Havard sau đó điều chỉnh cho phù hợp với tổ chức của mình.
3.4 Xác định cấp độ năng lực cho từng vị trí
Sau khi tiến hành các bước nền tảng xác định năng lực cần xây dựng, thì mỗi doanh nghiệp cần phải bắt tay vào xác định cấp độ năng lực. Việc xác định này sẽ được tiến hành riêng biệt ở từng cấp nhân viên, quản lý, lãnh đạo, từng công việc, ý tưởng sáng tạo cụ thể. Cụ thể như nhân viên ở cấp độ nào cần đáp ứng được những năng lực gì.
> Xem thêm: Top phần mềm đánh giá nhân viên hiệu quả
3.5 Tiến hành đánh giá
Sau khi xây dựng khung năng lực và áp dụng trong thực tế, doanh nghiệp cần theo dõi liên tục xem khung có phù hợp với các bộ phận hoặc từng vị trí hay không, có cần điều chỉnh điều gì không. Việc đánh giá hiệu quả của khung năng lực cần được thực hiện bởi những người có chuyên môn cao. Doanh nghiệp có thể xem xét phương án thuê chuyên gia hoặc các đơn vị chuyên về xây dựng khung năng lực để thực hiện bước đánh giá một cách chính xác hơn.
4. Những khó khăn thường gặp phải khi xây dựng khung năng lực
Xây dựng khung năng lực không phải là một điều dễ dàng, đòi hỏi quá trình tìm hiểu sâu và cần sự đồng lòng từ cả tập thể. Trong quá trình xây dựng khung năng lực không tránh khỏi gặp phải những khó khăn phổ biến như:
4.1 Ban lãnh đạo, quản lý thiếu chuyên môn và sự gắn kết đồng hành
Khung năng lực áp dụng cho nhiều vị trí, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả đánh giá nhân viên, vì vậy cần được xây dựng khách quan, minh bạch, chính xác. Tuy nhiên không phải ai cũng có kiến thức chuyên môn và kỹ năng đánh giá chuyên sâu. Bởi vậy một số doanh nghiệp đã thuê đơn vị bên ngoài xây dựng khung năng lực.
Một khó khăn nữa là người lãnh đạo chưa đồng hành với nhân viên. Vốn dĩ những người quản lý là nên tiên phong trong mọi việc, nhưng có thể họ không gương mẫu, đề ra bắt nhân viên làm theo còn bản thân lại không thực hiện. Điều này khiến cho sự gắn kết, tiếng nói chung của công ty bị mất đi.
4.2 Thiếu sự đồng thuận trong đội ngũ nhân sự
Việc đưa ra nguyên tắc, quy định, khung năng lực chung là quyền của nhà quản lý, lãnh đạo. Tuy nhiên những điều này phải dựa trên sự đồng thuận của tập thể chứ không nên bắt ép. Khi xây dựng khung năng lực cần lắng nghe ý kiến của nhân viên để hoàn thiện trước khi áp dụng cho toàn bộ tổ chức.
4.3. Chưa có chiến lược dài hạn
Phía doanh nghiệp mong muốn khung năng lực mang lại hiệu quả cao, nhưng việc xây dựng khung lại gấp rút trong thời gian ngắn mà không có sự chuẩn bị kỹ càng, dẫn đến không hiệu quả, lãng phí công sức và thời gian. Vậy nên doanh nghiệp muốn áp dung khung năng lực cần phải có kế hoạch, chiến lược dài hạn cụ thể rồi mới có thể tiến hành từng bước.
4.4. Chưa có định hướng riêng
Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến khung năng lực thất bại là do doanh nghiệp không xác định được mục đích rõ ràng ban đầu, không có mục tiêu để làm cơ sở, dẫn đến sai hướng và không áp dụng được.
Một số doanh nghiệp xây khung năng lực cho tổ chức của mình nhưng lại dựa trên xu hướng, hướng đi của doanh nghiệp khác. Điều này khiến cho khung năng lực của doanh nghiệp không sát với thực tế, thêm phần phức tạp mà không giải quyết được vấn đề.
6. Kết luận
Việc có được một khung năng lực hoàn chỉnh và đáp ứng được mong muốn của doanh nghiệp không phải là điều dễ dàng. Quá trình áp dụng khung năng lực phải trải qua nhiều bước, cần sự thấu hiểu về năng lực nhân viên và sự thống nhất từ tập thể. Hy vọng rằng với bài viết này MISA AMIS HRM đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về khung năng lực và cách xây dựng khung năng lực hiệu quả.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
