Khung năng lực được coi như một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả. Bằng cách xây dựng khung năng lực, nhà quản lý dễ dàng thiết lập chương trình đào tạo, tuyển dụng, chính sách đãi ngộ, tối ưu quy trình quản trị nhân sự, nâng cao hiệu suất làm việc. Trong bài viết sau đây, MISA AMIS HRM sẽ giúp bạn giải đáp khung năng lực là gì và cách xây dựng chi tiết.
TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY
1. Khung năng lực là gì?
Khung năng lực là hệ thống định hình các kiến thức, kỹ năng, thái độ và đặc điểm cần thiết cho nhân viên để thực hiện công việc hiệu quả. Khung năng lực cung cấp góc nhìn tổng quát về năng lực của nhân sự, giúp nhà quản lý đánh giá và định hướng phát triển nhân viên theo yêu cầu công việc.
Khung năng lực là nền tảng quan trọng trong quản lý nhân sự tại mọi quy mô doanh nghiệp. Không chỉ giúp các nhà lãnh đạo xác định rõ yêu cầu về con người trong tổ chức, mà khung năng lực còn đóng vai trò làm “kim chỉ nam” phát triển của đội ngũ nhân viên. Tại các doanh nghiệp Việt Nam, khung năng lực thường được xây dựng với 3 yếu tố chính là::
Nhóm năng lực cốt lõi (Core competencies)
Được xác định dựa trên giá trị cốt lõi (core value) của doanh nghiệp. Năng lực cốt lõi là tổ hợp các kỹ năng, kiến thức và đặc điểm nhân sự tạo nên lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường. Những năng lực này được thấm nhuần sâu sắc trong văn hóa, quy trình và mọi hoạt động của tổ chức.
Đây là nhóm năng lực cần có ở vị trí công việc. Một số ví dụ về năng lực cốt lõi là:
- Khả năng giao tiếp
- Khả năng làm việc nhóm
- Khả năng giải quyết vấn đề
- …
Nhóm năng lực theo vai trò (Role-specific competencies)
Bao gồm các kiến thức, kỹ năng cần có để thực hiện một công việc chuyên môn cụ thể. Nhóm năng lực này có thể được phân chia tiếp thành 2 nhóm nhỏ:
- Năng lực chuyên môn (Functional competencies): Là kiến thức và kỹ năng cụ thể cần có để thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm tại một vị trí hoặc phòng ban cụ thể.
- Năng lực kỹ thuật (technical competencies): Là khả năng sử dụng thành thạo các công cụ/ kỹ thuật/ công nghệ cần thiết để hoàn thành công việc chuyên môn.
Ví dụ, một nhân sự Content Marketing cần có những năng lực chuyên môn như: Kỹ năng viết content chuyển đổi, hiểu biết về sản phẩm/lĩnh vực, kỹ năng lập kế hoạch nội dung, kiến thức cơ bản về marketing, khả năng sử dụng công cụ gửi email marketing, công cụ đo lường hiệu quả chiến dịch…
Nhóm năng lực quản lý (Managerial and leadership competencies)
Bao gồm những kỹ năng, hiểu biết và đặc điểm cần thiết cho các vị trí quản lý để lãnh đạo đội nhóm và tổ chức hiệu quả. Nhóm năng lực này là cũng khung tham chiếu quan trọng trong việc phát hiện và đào tạo thế hệ lãnh đạo kế cận trong tổ chức.
Các năng lực quản lý thường gặp là:
- Quản lý thay đổi
- Tư duy chiến lược
- Trao quyền hiệu quả
- Khả năng xây dựng chiến lược kinh doanh
- Khả năng kết nối, tạo dựng sự tin tưởng và dẫn dắt đội nhóm
- …
Nhà quản trị có thể chia nhiều nhóm cấu trúc khác nhằm mang đến cái nhìn chi tiết về năng lực của một vị trí, phục vụ công tác tuyển dụng và đánh giá nhân viên. Khi xây dựng khung năng lực cần tránh chồng chéo giữa các nhóm năng lực.
=>> Tìm hiểu thêm: Mô hình khung năng lực là gì? Top 10 mô hình năng lực hàng đầu
2. 42 Năng lực theo Đại học Harvard
1. Adaptability – Khả năng thích ứng
2. Aligning Performance for Success – Xếp đặt hiệu suất để thành công
3. Applied Learning – Học ứng dụng
4. Building a Successful Team – Xây dựng một đội/nhóm thành công
5. Building Customer Loyalty – Xây dựng khách hàng trung thành
6. Building Partnerships – Xây dựng mối quan hệ đối tác
7. Building Positive Working Relationships-Teamwork/Collaboration – Xây dựng mối quan hệ tích cực làm việc – Làm việc nhóm/hợp tác
8. Building Trust – Tạo dựng lòng tin
9. Coaching – Huấn luyện
10. Communication – Truyền đạt thông tin/giao tiếp
11. Continuous Learning – Không ngừng học tập
12. Contributing to Team Success – Góp phần vào đội/ nhóm thành công
13. Customer Focus – Hướng đến khách hàng
14. Decision Making – Ra quyết định
15. Delegation – Uỷ thác hay phân quyền
16. Developing Others – Phát triển người khác
17. Energy – Nhiệt tình
18. Facilitating Change – Tạo điều kiện thay đổi
19. Follow-Up – Giám sát, theo dõi
20. Formal Presentation – Trình bày chính thức
21. Gaining Commitment – Đạt được sự cam kết
22. Impact – Tác động, gây ảnh hưởng
23. Information Monitoring – Theo dõi, giám sát thông tin
24. Initiating Action (Initiative) – Hành động sáng tạo (Sáng kiến)
25. Innovation – Đổi mới
26. Leading/Living The Vision And Values – Tầm nhìn và giá trị dẫn đầu/sống động
27. Managing Conflict – Quản lý xung đột
28. Managing Work Includes Time Management – Quản lý công việc (bao gồm quản lý thời gian)
29. Meeting Leadership – Lãnh đạo hội họp
30. Meeting Participation – Tham dự hội nghị
31. Negotiation – Đàm phán
32. Planning and Organizing – Lên kế hoạch và tổ chức thực hiện
33. Quality Orientation – Định hướng chất lượng
34. Risk Taking – Chấp nhận rủi ro
35. Safety Awareness – Nhận thức về an toàn
36. Sales Ability/Persuasiveness – Kỹ năng bán hàng/ thuyết phục
37. Strategic Decision Making – Ra quyết định chiến lược
38. Stress Tolerance – Chịu đựng sự căng thẳng
39. Technical/Professional Knowledge and Skills – Kiến thức và kỹ năng chuyên môn/kỹ thuật
40. Tenacity – Kiên định
41. Valuing Diversity – Xác định giá trị đa dạng
42. Work Standards – Tiêu chuẩn công việc
3. Ứng dụng của khung năng lực
Khung năng lực có thể được ứng dụng trong nhiều khía cạnh của quản trị nhân sự, từ tuyển dụng, đào tạo, đánh giá tới xây dựng và điều chỉnh chế độ đãi ngộ.
Khi được triển khai hiệu quả, khung năng lực còn có thể giúp thúc đẩy hiệu suất, gia tăng sự hài lòng của nhân viên và cải thiện kết quả kinh doanh.
3.1 Thiết lập tiêu chuẩn chung về hiệu suất cho toàn doanh nghiệp
Khung năng lực giúp thiết lập tiêu chuẩn chung về hiệu suất cho toàn doanh nghiệp, tạo ra một thước đo rõ ràng và khách quan để đánh giá năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên.
Cụ thể, khung năng lực giúp:
- Xác định kỳ vọng rõ ràng: Mỗi nhân viên đều hiểu rõ những kỳ vọng về năng lực, kỹ năng và hiệu suất cần đạt được để hoàn thành công việc một cách xuất sắc.
- Đánh giá công bằng: Khung năng lực cung cấp một hệ thống đánh giá thống nhất và công bằng cho tất cả nhân viên, bất kể vị trí hay cấp bậc.
- Định nghĩa “xuất sắc”: Khung năng lực xác định rõ ràng những năng lực và kỹ năng cần thiết để đạt được hiệu suất “xuất sắc”, giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu phấn đấu.
- Xác định điểm cần cải thiện: Dựa trên khung năng lực, nhà quản trị có thể dễ dàng nhận ra những thiếu hụt về năng lực của nhân viên, từ đó thiết kế các chương trình đào tạo và phát triển phù hợp.
3.2 Phát hiện và đào tạo thế hệ lãnh đạo kế cận
Thông qua việc đánh giá năng lực dựa trên khung năng lực, doanh nghiệp có thể nhận diện những cá nhân sở hữu các phẩm chất và kỹ năng lãnh đạo tiềm ẩn. Ví dụ, một quản lý cấp trung thể hiện năng lực vượt trội trong hoạch định chiến lược và lãnh đạo nhóm, điều này cho thấy tiềm năng phát triển lên vị trí quản lý cấp cao trong tương lai.
Khung năng lực cũng giúp nhà quản lý xây dựng chương trình phát triển cá nhân hóa cho những nhân viên có tiềm năng lãnh đạo, tập trung vào những kỹ năng cần thiết để thăng tiến trong sự nghiệp. Ví dụ, nếu một nhân viên có tiềm năng trở thành giám đốc điều hành, kế hoạch phát triển của họ có thể bao gồm các khóa đào tạo về quản lý tài chính, ra quyết định chiến lược và huấn luyện kỹ năng lãnh đạo.
3.3 Nâng cao khả năng giữ chân nhân viên
Khung năng lực đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao khả năng giữ chân nhân viên. Bằng cách cung cấp một lộ trình phát triển sự nghiệp rõ ràng, minh bạch, khung năng lực giúp nhân viên cảm thấy được ghi nhận và có cơ hội thăng tiến, từ đó tăng sự gắn kết và cam kết của họ với tổ chức.
Khi nhân viên nhận thấy nỗ lực của mình được ghi nhận và có cơ hội phát triển bản thân, họ sẽ cảm thấy hài lòng và có động lực cống hiến lâu dài cho công ty. Điều này dẫn đến tỷ lệ giữ chân nhân viên cao hơn, giúp doanh nghiệp duy trì một lực lượng lao động ổn định, giàu kinh nghiệm và tiết kiệm chi phí tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới.
3.4 Nâng cao hiệu quả tuyển dụng
Khung năng lực có vai trò là cầu nối giữa doanh nghiệp và những ứng viên phù hợp. Việc có sẵn một khung năng lực chi tiết sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng soạn thảo mô tả công việc và tin tuyển dụng, thu hút chính xác đối tượng ứng viên doanh nghiệp cần tìm.
Đặc biệt, khung năng lực còn là công cụ hỗ trợ tốt cho HR khi phải tuyển dụng các vị trí đòi hỏi trình độ chuyên môn cao/ đặc thù như kỹ thuật, công nghệ thông tin… Bằng khung năng lực với những yêu cầu cụ thể về chuyên môn, HR có thể dễ dàng đối chiếu với hồ sơ ứng viên để sàng lọc ra những người phù hợp, tiết kiệm thời gian đánh giá hồ sơ ở các vòng tuyển dụng sau cho lãnh đạo/ các trưởng phòng ban.
Để tiết kiệm thời gian và có sự so sánh, đối chiếu tổng quan hơn, nhà tuyển dụng có thể sử dụng kết hợp khung năng lực với cơ sở dữ liệu ứng viên được tổng hợp từ nhiều nguồn về 1 màn hình duy nhất trong phần mềm tuyển dụng.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý nhân sự, hãy tham khảo ngay các tính năng vượt trội của phần mềm quản trị nhân sự MISA AMIS HRM:
Giải pháp quản lý nhân sự phần mềm quản trị nhân sự MISA AMIS HRM
=> Tìm hiểu chi tiết hơn về: 4 ứng dụng của khung năng lực trong quản trị nhân nhân sự
4. 5 bước xây dựng khung năng lực cho doanh nghiệp
Dù doanh nghiệp bạn ở quy mô hay loại hình nào, việc xây dựng khung năng lực cũng cần được thực hiện càng sớm càng tốt.
Để quá trình xây dựng khung năng lực đảm bảo sự phù hợp – hiệu quả – tiết kiệm nguồn lực & thời gian, nhà lãnh đạo và quản trị nhân sự có thể tham khảo quy trình 05 bước dưới đây:
4.1 Xác định mục tiêu của khung năng lực
Bước đầu tiên trong việc xây dựng khung năng lực là xác định mục tiêu. Mục tiêu thường xuất phát từ những “nỗi đau” mà doanh nghiệp đang gặp phải: Tuyển dụng kém hiệu quả, đào tạo không trúng đích…
Bằng cách tập trung giải quyết những vấn đề cấp bách này, doanh nghiệp có thể tạo nền tảng vững chắc cho việc xây dựng và áp dụng khung năng lực, trước khi hướng đến những mục tiêu xa hơn.
Ở bước này, doanh nghiệp cần xác định được các yếu tố:
- Mục tiêu của khung năng lực: Doanh nghiệp muốn xây dựng khung năng lực để tuyển dụng hiệu quả, đào tạo bài bản, đánh giá công bằng, hay xây dựng hệ thống lương thưởng hợp lý?…
- Phạm vi áp dụng: Khung năng lực được áp dụng toàn doanh nghiệp hay chỉ với một số phòng ban? Việc xác định phạm vi áp dụng giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực, thiết kế khung năng lực phù hợp với từng đối tượng, đảm bảo tính hiệu quả và tránh lãng phí.
- Đội ngũ phụ trách chính: Cần xác định rõ ai sẽ là những người chịu trách nhiệm chính trong quá trình này. Đó có thể là bộ phận nhân sự, đại diện các phòng ban…
4.2 Phân tích công việc
Tiếp theo, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích chi tiết từng vị trí, bao gồm: nhiệm vụ chính, trách nhiệm cụ thể, các hoạt động thường xuyên, môi trường làm việc, yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ…
Phân tích công việc càng chi tiết, doanh nghiệp càng có cái nhìn toàn diện về yêu cầu của từng vị trí, từ đó xác định được những năng lực cần thiết để xây dựng khung năng lực.
Để có được bức tranh đầy đủ và chính xác nhất, doanh nghiệp cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Mô tả công việc là nguồn thông tin cơ bản, tuy nhiên, doanh nghiệp cũng nên kết hợp với các phương pháp khác như:
- Phỏng vấn nhân viên đang đảm nhiệm vị trí đó,
- Quan sát công việc thực tế,
- Thu thập ý kiến phản hồi từ cấp trên, đồng nghiệp…
4.3 Xây dựng khung năng lực chung
Bước tiếp theo là xây dựng một khung năng lực chung, bao gồm những năng lực cốt lõi cần thiết cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
Để tránh gây hiểu nhầm và đảm bảo tính thống nhất trong toàn doanh nghiệp, mỗi năng lực cần được định nghĩa bằng những hành vi cụ thể.
Ví dụ, năng lực “giao tiếp hiệu quả” có thể được định nghĩa là “khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, chính xác, lắng nghe và thấu hiểu người khác, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp và khách hàng.”
Cuối cùng, doanh nghiệp cần phân chia các cấp độ năng lực. Mỗi cấp độ tương ứng với một mức độ thành thạo khác nhau, thường được phân chia theo các mức độ như: cơ bản, thành thạo, tiên tiến, xuất sắc… Mỗi cấp độ cần được mô tả rõ ràng với các tiêu chí cụ thể, giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác năng lực hiện tại của nhân viên và đưa ra kế hoạch phát triển phù hợp.
4.4 Xây dựng khung năng lực cho từng vị trí
Sau khi đã có khung năng lực chung, bước tiếp theo là điều chỉnh và cụ thể hóa khung năng lực cho từng vị trí công việc.
Dựa trên bản mô tả công việc và yêu cầu của từng vị trí, doanh nghiệp sẽ lựa chọn những năng lực phù hợp từ khung năng lực chung và bổ sung thêm những năng lực đặc thù cần thiết cho vị trí đó.
Ví dụ, vị trí “nhân viên marketing” có thể cần thêm các năng lực như “sáng tạo nội dung”, “quản trị mạng xã hội”, “phân tích số liệu marketing”…
Ngoài ra, doanh nghiệp cần xác định mức độ quan trọng và yêu cầu cụ thể về từng năng lực cho mỗi vị trí. Có những năng lực đóng vai trò then chốt, quyết định sự thành công của vị trí đó, trong khi những năng lực khác chỉ là yêu cầu bổ trợ.
Ví dụ, đối với vị trí “lập trình viên”, năng lực “lập trình” sẽ có mức độ quan trọng cao hơn “kỹ năng giao tiếp”.
> Xem thêm: Top phần mềm đánh giá nhân viên hiệu quả
4.5 Triển khai & Đánh giá định kỳ
Sau khi xây dựng xong khung năng lực chung và khung năng lực cho từng vị trí, doanh nghiệp cần triển khai áp dụng vào các hoạt động nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng…
Đồng thời, cần phổ biến khung năng lực đến toàn thể nhân viên và đào tạo cho cán bộ quản lý, nhân viên về cách ứng dụng.
Cần lưu ý, việc triển khai khung năng lực không phải là một lần rồi thôi. Doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá hiệu quả, xem xét sự phù hợp với thực tế hoạt động. Việc đánh giá này có thể được thực hiện thông qua nhiều hình thức như: khảo sát nhân viên, phân tích số liệu, đánh giá hiệu suất làm việc…
Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp sẽ điều chỉnh, bổ sung, cập nhật khung năng lực để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với sự thay đổi của môi trường kinh doanh.
5. Những khó khăn thường gặp khi xây dựng khung năng lực
Khi triển khai xây dựng khung năng lực theo quy trình 5 bước như trên, không khó để doanh nghiệp đưa ra một khung năng lực và thử nghiệm trên đội ngũ của mình.
Tuy nhiên, nếu việc xây dựng và ứng dụng khung năng lực của doanh nghiệp bạn không đạt hiệu quả, thì rất có thể, doanh nghiệp bạn đang gặp phải một trong số những khó khăn sau:
5.1 Thiếu sự cam kết của ban lãnh đạo
Biểu hiện: Ban lãnh đạo không coi trọng việc xây dựng khung năng lực, chỉ xem đó là một hoạt động hình thức, không cần thiết. Họ không dành đủ thời gian, nguồn lực và sự quan tâm cho quá trình này.
Tác động: Thiếu sự “tiên phong”, “làm gương” từ ban lãnh đạo , nhân viên không thấy được tầm quan trọng của khung năng lực, dẫn đến thiếu sự hợp tác. Ngoài ra, quá trình xây dựng và áp dụng khung năng lực cũng bị đình trệ hoặc không đạt hiệu quả.
Ví dụ: Ban lãnh đạo không phê duyệt ngân sách cho việc đào tạo nhân viên về khung năng lực, không chỉ đạo rõ ràng về việc áp dụng khung năng lực vào các hoạt động nhân sự…
5.2 Nhân sự không hợp tác
Biểu hiện: Nhân viên không hiểu rõ mục đích và lợi ích của khung năng lực, không chủ động tham gia vào quá trình xây dựng, cung cấp thông tin không đầy đủ hoặc không chính xác. Họ có thể chống đối hoặc không tuân thủ các quy định liên quan đến khung năng lực.
Tác động: Khung năng lực không phản ánh đúng thực tế công việc và nhu cầu của doanh nghiệp, dẫn đến việc áp dụng không hiệu quả, gây lãng phí thời gian và nguồn lực.
Ví dụ: Nhân viên không tham gia các buổi phỏng vấn, khảo sát về khung năng lực, cung cấp thông tin sai lệch về công việc của mình, hoặc không áp dụng khung năng lực vào công việc hàng ngày.
5.3. Khung năng lực mang tính “hình thức”
Biểu hiện: Khung năng lực được xây dựng một cách sơ sài, chỉ mang tính chất đối phó, không gắn với chiến lược, mục tiêu và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Các năng lực được lựa chọn không phù hợp với thực tế công việc, mô tả năng lực chung chung, không rõ ràng.
Tác động: Khung năng lực không mang lại giá trị thực tiễn cho doanh nghiệp, không hỗ trợ cho việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và phát triển nhân viên. Nhân viên không thấy được sự liên quan giữa khung năng lực với công việc của mình, dẫn đến thiếu động lực và sự cam kết.
Ví dụ: Doanh nghiệp sao chép khung năng lực của một doanh nghiệp khác mà không điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù của mình, hoặc xây dựng khung năng lực với những năng lực “màu mè” nhưng không thực sự cần thiết.
5.4. Khó khăn trong đánh giá dữ liệu
Biểu hiện: Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thu thập, lưu trữ, phân tích và xử lý dữ liệu liên quan đến năng lực của nhân viên. Dữ liệu có thể không đầy đủ, không chính xác, không được cập nhật thường xuyên hoặc không được phân tích một cách khoa học.
Tác động: Gây khó khăn cho việc xây dựng và điều chỉnh khung năng lực, dẫn đến khung năng lực không phản ánh đúng thực tế, ảnh hưởng đến quá trình tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân viên.
Ví dụ: Doanh nghiệp không có hệ thống lưu trữ thông tin nhân sự, không có quy trình thu thập dữ liệu năng lực, hoặc không có nhân sự có đủ năng lực để phân tích dữ liệu.
Tham khảo phần mềm MISA AMIS Nhân sự để đánh giá, phát triển khung năng lực hiệu quả
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý nhân sự và tiền lương, hãy tham khảo ngay các tính năng vượt trội của phần mềm quản trị nhân sự MISA AMIS HRM:
6. Kết luận
Việc có được một khung năng lực hoàn chỉnh và đáp ứng được mong muốn của doanh nghiệp không phải là điều dễ dàng. Quá trình áp dụng khung năng lực phải trải qua nhiều bước, cần sự thấu hiểu về năng lực nhân viên và sự thống nhất từ tập thể. Hy vọng rằng với bài viết này MISA AMIS HRM đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về khung năng lực và cách xây dựng khung năng lực hiệu quả.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
