Quản lý dự án là gì? Phạm vi, cách thức và kinh nghiệm thực hiện hiệu quả cho Manager

Quản lý dự án là một công việc không dễ dàng, đòi hỏi nhà quản lý ngoài việc am hiểu kiến thức chuyên môn còn cần sở hữu kỹ năng, công cụ, mẫu biểu… khoa học, chuyên nghiệp.

Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp tất cả những tri thức hữu ích về nhiệm vụ quan trọng nhưng đầy thách thức này, hi vọng sẽ là nguồn tham khảo hữu ích cho các nhà quản lý thời đại số 4.0.

[Tặng bạn] Bộ 17 mẫu file Excel quản lý dự án 2024

1. Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là quá trình sử dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ để hướng dẫn, giám sát, quản lý công việc đội nhóm, nhằm hoàn thành tất cả các mục tiêu theo kế hoạch của dự án trong các thông số đã ấn định về thời gian, chi phí và nguồn lực.

Để hiểu rõ hơn về các khái niệm liên quan, mời bạn lần lượt theo dõi các nội dung chi tiết dưới đây.

2. Ban quản lý dự án là gì? 

Ban quản lý dự án (Project Management Office – PMO) là tập thể có nhiệm vụ hỗ trợ quản lý dự án. PMO có thể được thiết kế theo nhiều hình thức khác nhau tùy theo độ phức tạp và các yêu cầu đặc biệt của tổ chức. Các đặc điểm thường thấy là chia theo chức năng, lĩnh vực, hoặc theo khu vực địa lý.

Bất kể có cấu trúc như thế nào, PMO cũng cần có sự lãnh đạo của một nhà quản lý chuyên môn cao, dày dạn kinh nghiệm. Người này sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo PMO hoạt động hiệu quả và phục vụ đúng mục tiêu tổ chức đưa ra.

3. Vai trò của quản lý dự án hiệu quả

Quản lý dự án là quá trình xuyên suốt từ đầu đến cuối nên sẽ góp phần quan trọng xác định thành công hay thất bại của dự án. Trong chu trình này, vai trò của các nhà quản lý là cực kỳ quan trọng:

3.1. Thực hiện các mục tiêu đã định

Các nhà quản lý áp dụng các kiến thức, kỹ năng để đảm bảo dự án tiến triển đúng kế hoạch, đạt chất lượng yêu cầu. Quản lý làm việc thông qua xác định, lập kế hoạch chi tiết và theo dõi sự tiến triển của dự án. Đồng thời, bạn cũng quản lý các vấn đề phát sinh, duy trì giao tiếp và hợp tác với các bên liên quan.

3.2. Phân bổ và điều phối nguồn lực

Trong mỗi dự án, việc phân bổ nguồn lực một cách hợp lý đòi hỏi khả năng điều phối chính xác các nguồn lực từ trong và ngoài tổ chức. Nhà quản lý chịu trách nhiệm cân đối những nguồn lực cần thiết cho các giai đoạn, phân chia công việc cụ thể sao cho hiệu quả và không lãng phí.

3.3. Duy trì tiến độ dự án

Để duy trì tiến độ, nhà quản lý phải lập kế hoạch kỹ lưỡng, lên danh sách nhiệm vụ rõ ràng cũng như giải quyết các vấn đề nảy sinh một cách kịp thời. Mặt khác, người quản lý sẽ giám sát thường xuyên toàn bộ quá trình thực hiện công việc.

3.4. Giải quyết các rủi ro 

Quản lý dự án phải khéo léo giải quyết các thách thức dựa trên kỹ năng nhận diện, đánh giá và theo dõi sát sao tiến độ định kỳ.

3.5. Báo cáo tiến độ với các bên liên quan

Nhà quản lý có nhiệm vụ cập nhật tiến độ dự án cho các bên liên quan. Báo cáo tiến độ có thể dùng nhiều hình thức khác nhau như biểu đồ, đồ thị hoặc văn bản. Đây là cách để nhà quản lý chia sẻ thông tin về trạng thái dự án, đồng thời thu thập phản hồi để điều chỉnh kế hoạch phù hợp.

4. Mô tả công việc trong các lĩnh vực dự án khác nhau 

Dưới đây là bảng mô tả một số công việc nhà quản lý thực hiện theo các lĩnh vực, ngành nghề dự án tiêu biểu:

Lĩnh vực	Giai đoạn	Mô tả công việc quản lý dự án
Xây dựng	Giai đoạn chuẩn bị	– Khảo sát hiện trạng và lập báo cáo – Lập kế hoạch tổng thể và chi tiết cho từng hạng mục – Lập dự toán chi phí – Tìm kiếm và lựa chọn nhà thầu – Đàm phán và ký kết hợp đồng
	Giai đoạn thi công	– Giám sát quá trình thi công của nhà thầu – Kiểm tra chất lượng vật liệu và thiết bị – Giải quyết các vấn đề phát sinh – Cập nhật tiến độ thi công
	Giai đoạn hoàn thiện	– Kiểm tra và nghiệm thu công trình – Bàn giao công trình cho chủ đầu tư – Bảo hành công trình
Công nghệ thông tin	Lập kế hoạch và phân tích	– Xác định mục tiêu, phạm vi và yêu cầu của dự án – Lập kế hoạch thời gian, nguồn lực, kỹ thuật và ngân sách
	Thực hiện và giám sát	– Giám sát tiến độ, quản lý rủi ro – Phân bổ và quản lý nguồn lực – Phân công nhiệm vụ và giám sát tiến độ công việc
	Tương tác và đánh giá	– Tương tác với khách hàng và các bên liên quan – Thiết lập tiêu chuẩn chất lượng và đảm bảo tuân thủ
Marketing	Lập kế hoạch và triển khai	– Xác định mục tiêu dự án và lập kế hoạch chi tiết – Phân bổ nguồn lực và giám sát tiến độ công việc
	Đánh giá và điều chỉnh	– Đánh giá và kiểm soát rủi ro – Duy trì liên lạc chặt chẽ và thông báo tiến trình – Rút ra bài học từ dự án để cải tiến
Tài chính – Ngân hàng	Nghiên cứu và chiến lược	– Nắm bắt và cập nhật thông tin về chính sách, xã hội và xu hướng ngành – Nghiên cứu nhu cầu khách hàng và phát triển kế hoạch thu hút
	Quản lý và giám sát	– Đề xuất và giám sát hoạt động của nhân viên – Đảm bảo dự án được thực hiện theo kế hoạch

5. 5 giai đoạn cơ bản của quy trình quản lý dự án

5.1. Khởi động dự án

Tại giai đoạn khởi động dự án, cần xác định mục tiêu, tầm nhìn của dự án, những gì người quản lý cùng đội nhóm cần hoàn thành, cũng như đạt được sự chấp thuận của các bên liên quan. Toàn bộ các thông tin này được ghi lại tại và lưu trữ tại bản điều lệ dự án. Bản điều lệ dự án được xây dựng với những nội dung cụ thể sau đây: 

• Mục tiêu tổng quát của dự án là gì? 
• Các bên liên quan tới dự án là ai?
• Rủi ro cần xác định của dự án
• Những lợi ích thu được từ dự án
• Ngân sách dự án
• Lịch trình và tiến độ

5.2. Lập kế hoạch

Đây được coi là một bước chuẩn bị và là bàn đạp cho dự án triển khai về sau. Nó là một hoạt động mang tính hệ thống nhằm xác định những người thực hiện, thực hiện khi nào và như thế nào. Các nhà quản lý có thể áp dụng hai phương pháp phổ biến nhất hiện nay để thiết lập mục tiêu và đặt kế hoạch, là phương pháp SMART và CLEAR.

5.3. Triển khai dự án

Giai đoạn này thường được bắt đầu bằng một cuộc họp Kick-off (khởi động) để nhóm của bạn trình bày về dự án, sản phẩm, dịch vụ… cũng như toàn bộ các thông tin khác của dự án có thể công bố với các bên liên quan. 

Ngoài cuộc họp Kick-off, một số nhiệm vụ khác được thực hiện trong giai đoạn thực thi, gồm: 

• Tạo dựng đội nhóm, chọn lọc nhân sự
• Chỉ định nguồn lực cho dự án
• Thực hiện kế hoạch đã thống nhất
• Thiết lập hệ thống theo dõi
• Giao nhiệm vụ
• Tạo lịch trình dự án cập nhật dựa trên sự phát triển
• Nếu có nhu cầu, hãy cập nhật kế hoạch dự án khi cần thiết

5.4. Theo dõi và đánh giá

Sử dụng các công cụ trực quan, mô hình kiểm soát tiến độ, như như biểu đồ Gantt, bảng Kanban, mô hình quản trị dự án linh hoạt Agile, Scrum…, phần mềm quản lý dự án để thực hiện theo dõi và đánh giá dự án, công việc của đội nhóm dễ dàng và hiệu quả.

MISA AMIS Công việc là phần mềm tối ưu được thiết kế để nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc khi quản lý hàng trăm dự án, công việc tại doanh nghiệp. MISA AMIS không chỉ là một giải pháp tổng thể cho việc lập kế hoạch, giám sát hàng nghìn nhiệm vụ, mà còn cung cấp khả năng phân quyền và ủy quyền chặt chẽ, nhờ đó kiểm soát hiệu quả từng thành viên trong dự án.

Ưu điểm nổi bật của MISA AMIS bao gồm:

• Khả năng quản lý tiến độ công việc liên tục, cho phép xét duyệt hồ sơ mọi lúc mọi nơi, kể cả khi đi công tác ngoài văn phòng.
• Đánh giá các dự án dựa trên tiêu chí hoàn thành đúng tiến độ và chi phí, từ đó tăng cường sự minh bạch và kiểm soát ngân sách.
• Năng suất làm việc của nhân viên được hiển thị rõ ràng, hỗ trợ quản lý trong việc đánh giá, khen thưởng và điều chỉnh chế độ đãi ngộ một cách chuẩn xác.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc để quản lý hàng trăm, hàng nghìn dự án xuyên suốt như Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Mời bạn đăng ký trải nghiệm miễn phí sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

5.5. Đóng dự án

Một số nhiệm vụ cần người quản lý cùng với đội nhóm của mình tiến hành ở giai đoạn đóng dự án gồm: 

• Đánh giá hiệu quả dự án: đánh giá tổng quan và đánh giá chi tiết hiệu quả từng công việc, hạng mục của dự án.
• Phân tích hoạt động của các thành viên trong nhóm: tinh thần, năng lực, chuyên môn của từng thành viên đáp ứng được yêu cầu của dự án hay không, cần điều chỉnh như thế nào ở các dự án tiếp theo.
• Phân tích dự án: xác định những thành tựu đã đạt được, rút kinh nghiệm từ những thất bại của dự án để có thể tránh tái diễn ở những dự án kế tiếp.
• Quyết toán: tất toán ngân sách dự án.

6. Tổng hợp các kỹ năng nhà quản lý dự án cần có

6.1. Kỹ năng lãnh đạo

Khả năng lãnh đạo tốt là điều tối cần thiết cho công việc quản lý. Đây không đơn thuần là quản lý nhiệm vụ, mà nó còn là quản lý con người. Với tư cách là người dẫn dắt, nhà quản lý không chỉ chịu trách nhiệm về kết quả của dự án, mà còn điều phối đội nhóm của mình, khích lệ, tạo động lực để nhân viên làm việc hiệu quả.

6.2. Kỹ năng giao tiếp

Trong quá trình làm việc sẽ phát sinh nhiều cuộc họp, sự giao tiếp, cộng tác giữa các thành viên và các bên liên quan. Nếu nhà quản lý không có kỹ năng giao tiếp tốt, họ sẽ khó khăn trong việc truyền đạt ý tưởng, thông tin và các vấn đề khác một cách hiệu quả với mọi người.

6.3. Kỹ năng quản lý thời gian

Người quản lý cần tạo ra một lịch trình phù hợp, có thứ tự ưu tiên rõ ràng cho những nhiệm vụ quan trọng, những việc cần làm ngay, những việc chưa ưu tiên. Đảm bảo các thành viên đang làm việc đúng kế hoạch, đáp ứng thời hạn từng công việc trong toàn bộ quy trình. 

6.4. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Dự án dù có được lên kế hoạch chi tiết, cẩn thận đến đâu thì trong quá trình thực hiện chắc chắn sẽ có vấn đề phát sinh. Lúc này, kỹ năng giải quyết vấn đề tốt sẽ giúp nhà quản lý vượt qua những khủng hoảng. Nhà quản lý có chuyên môn sâu về lĩnh vực mình đang làm và khả năng nhạy bén xử lý tình huống sẽ đưa ra được những quyết định đúng đắn.

6.5. Kỹ năng quản lý rủi ro

Bất cứ dự án lớn hay nhỏ đều tiềm ẩn rủi ro. Một nhà quản lý giỏi, có kinh nghiệm quản lý nhiều dự án sẽ sẵn sàng chấp nhận, dự đoán, đo lường rủi ro một cách chủ động trước khi chúng trở thành vấn đề. Rủi ro có thể xuất hiện ngay từ khi bắt đầu dự án, nên việc quản lý rủi ro cũng cần bắt đầu từ giai đoạn này.

6.6. Kỹ năng đàm phán

Tất cả các khâu từ khâu lập kế hoạch, mua sắm, thiết kế, thi công,… sẽ đều diễn ra quá trình thương lượng, đàm phán, với rất nhiều bên liên quan như nhà cung cấp, nhà thầu, khách hàng,… Nhà quản lý có khả năng ứng xử khéo léo, đàm phán tốt sẽ đem về nhiều lợi ích cho dự án cũng như cho đội nhóm của mình. 

6.7. Am hiểu công nghệ

Thời đại số 4.0, nếu không áp dụng công nghệ vào công việc dù là của nhân viên hay nhà quản lý, sẽ là một sự “tụt hậu”. Phần mềm quản lý dự án là sản phẩm công nghệ mà các nhà quản lý cần thực sự am hiểu, có kiến thức sử dụng, nắm bắt được tính năng, ưu nhược điểm từng loại để ứng dụng vào các dự án mình quản lý. 

7. Các mô hình quản lý dự án

7.1. Waterfall – mô hình thác nước

• Mô hình quản lý liên tiếp, trong đó mỗi giai đoạn dự án phải được hoàn thành trước khi chuyển sang giai đoạn kế tiếp.
• Ứng dụng nhiều trong xây dựng, vì các dự án xây dựng có cách tiếp cận cố định, theo cấu trúc và ít thay đổi trong suốt quá trình thực hiện.
• Giảm thiểu tối đa rủi ro phát sinh do công việc tại mỗi giai đoạn đều cần hoàn thành tuần tự và có bước kiểm tra lại.
• Thiếu linh hoạt là nhược điểm lớn nhất của Waterfall bởi các giai đoạn cần hoàn thành đúng tuần tự và khi mỗi giai đoạn đã kết thúc sẽ rất khó khăn và tốn kém để quay lại thực hiện thay đổi.

7.2. Agile – quản trị linh hoạt

• Mô hình ưu tiên tính linh hoạt, chia nhỏ dự án thành các các chu kỳ con để tập trung cải tiến liên tục, từ đó phát triển, hoàn thiện sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Có thể ứng dụng trong dự án xây dựng nhưng phù hợp hơn với ngành công nghệ thông tin, bởi ngành này yếu tố thời gian là ưu tiên hàng đầu.
• Agile tập trung tăng cường tương tác thường xuyên với khách hàng, lắng nghe để ứng phó với những thay đổi đột ngột.

7.3. Lean – quản trị tinh gọn

• Lean là một mô hình quản trị tập trung vào việc tạo giá trị cho đối tác, khách hàng, loại bỏ tối đa những lãng phí trong quá trình sản xuất, xây dựng, cung cấp sản phẩm, dịch vụ.
• Ưu điểm của Lean là giảm tối đa chi phí tồn kho, các hao phí không tạo ra giá trị.
• Nhược điểm của mô hình này bởi nó ảnh hưởng tới vấn đề cung ứng, khi chỉ có số lượng nhỏ hàng tồn kho được lưu trữ sẽ dễ gây gián đoạn trong quá trình xây dựng nếu như nhà cung ứng không đáp ứng đủ hàng liên tục.

7.4. Six Sigma – quản lý chất lượng dự án

• Mục tiêu của Six Sigma là quản lý chất lượng, cải thiện các quy trình dự án, lường trước và ngăn ngừa các lỗi và vấn đề xảy ra ngay khi chưa phát sinh.
• Six Sigma đòi hỏi cần có định hướng cụ thể và rõ ràng từ giai đoạn đầu, các thành viên dự án đi sâu phân tích và kiểm soát các tác nhân chính có thể ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể. Mô hình này giúp giảm thiểu tối đa lỗi và chi phí sửa hàng, tăng cường sự ổn định về quản trị, gia tăng sự hài lòng cho khách hàng.
• Nhược điểm của Six Sigma là tập trung nhiều vào chất lượng nên không tối ưu về chi phí, đòi hỏi đầu tư nhiều vào hệ thống máy móc, trang thiết bị, các khâu kiểm tra chất lượng chặt chẽ hơn.

8. 17+ mẫu file Excel quản lý dự án

MISA AMIS cung cấp 17 mẫu File Excel để quản lý dự án hiệu quả, phù hợp với nhiều nhu cầu và quy mô dự án khác nhau. Các mẫu này bao gồm biểu đồ Gantt cho quản lý thời gian, biểu đồ Timeline để theo dõi các giai đoạn dự án, và danh sách việc cần làm (Todo-list) giúp cập nhật trạng thái và ưu tiên các nhiệm vụ. Những mẫu này hỗ trợ cải thiện việc quản lý dự án bằng cách cung cấp cái nhìn toàn diện và tăng cường sự liên kết giữa các thành viên dự án​.

TẢI ĐẦY ĐỦ 17 MẪU EXCEL QUẢN LÝ DỰ ÁN CHUẨN QUỐC TẾ NĂM 2024

9. Kinh nghiệm tận dụng tối đa lợi ích từ phần mềm quản lý dự án 

Việc quản lý thủ công với Excel, Gmail… có thể là phù hợp với các dự án rất đơn giản và quy mô siêu nhỏ. Nhưng với các dự án lớn hơn và nhiều nghiệp vụ phức tạp hơn sẽ không hiệu quả nếu chỉ quản lý thủ công theo cách này, mà đòi hỏi một nền tảng quản lý chuyên nghiệp, mạnh mẽ để thành công.

MISA AMIS Công Việc cung cấp tất cả các tính năng cần thiết cho quản lý dự án, từ quy trình giao – nhận việc và phê duyệt tự động, nhân bản dự án mẫu, tới những báo cáo trực quan về tiến độ và hiệu suất cho nhà lãnh đạo.

Dưới đây là những gì bạn có thể tận dụng tối đa từ AMIS Công Việc để khai thác sự hiệu quả vượt trội khi quản lý và cộng tác trên phần mềm quản lý dự án được hơn 170.000 khách hàng tin tưởng sử dụng này: 

• Bình luận, tag tên người liên quan, trao đổi về công việc, dự án dễ dàng trên giao diện đồng nhất.
• Liên thông dữ liệu với các nền tảng khác trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS.
• Phân chia phòng ban, dự án vô cùng rõ ràng, chi tiết.
• Sắp xếp công việc khoa học theo mô hình Eisenhower.
• Tự động cập nhật tiến độ dự án, tính toán tiến độ công việc cha từ công việc con.
• Trích xuất báo cáo nhanh chóng, tức thì ngay sau có dữ liệu đầu vào với gần 10 loai biểu đồ thông minh. 
• Cung cấp thông tin dưới dạng tổng quan lẫn chi tiết cho nhà lãnh đạo.
• Tạo lập dự án mẫu, có giá trị tái sử dụng cho các dự án mang tính chất lặp lại vói cấu trúc tương đồng.
• Những người liên quan, các phòng ban, bộ phận khác cũng có thể tham gia dự án chung nếu được thêm vào bởi người quản lý. Giao diện phần mềm thể hiện rõ mối liên quan của những nhân sự này đến dự án như thế nào, tất cả các bên đều có thể dễ dàng nắm bắt, theo dõi. 

10. Mẹo hữu ích để quản lý dự án thành công

10.1. Đầu tư ngay từ giai đoạn khởi động và lập kế hoạch

Bằng cách thiết lập, đồng bộ hóa và thống nhất các khía cạnh chính như: tính ưu tiên, mục tiêu và yêu cầu của tổ chức ngay từ sớm, những người làm dự án sẽ giảm thiểu được khả năng nhầm lẫn các khái niệm này về sau, rạch ròi hơn trong việc xác định từng hạng mục và phân chia trách nhiệm trong dự án.

10.2. Lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp

Mẹo thứ hai để quản lý dự án thành công là tìm ra phương pháp quản lý phù hợp. Có môt số phương pháp phổ biển như Agile, Waterfall, Scrum… Tùy vào đặc thù, lĩnh vực, tiến độ hoàn thành của mỗi dự án…, sẽ có những lựa chọn khác nhau về mô hình quản lý phù hợp. 

10.3. Thúc đẩy văn hóa làm việc minh bạch

Sự minh bạch là cần thiết trong quản lý dự án bởi dự án nào cũng có những sự phức tạp và nhạy cảm nhất định. Nhà quản lý và các thành viên cần trao đổi thông tin rõ ràng về các mục tiêu, KPI, kế hoạch của từng nhân sự… Một cách để đạt được điều này là tạo cơ hội cho mọi nhân viên tham gia vào quá trình lập kế hoạch – giai đoạn thứ 2 trong quy trình quản lý.

10.4. Chú trọng đến lịch trình làm việc

Người quản lý cần tạo lịch trình làm việc phù hợp với khối lượng công việc của dự án cũng như từng cá nhân, thời gian kết thúc dự án dự kiến. Sau đó, truyền thông rõ ràng cho nhóm để mọi người cùng nắm được lịch làm việc của mình, giúp giảm thiểu sự chậm trễ và những thiệt hại khác do trễ tiến độ gây ra. 

10.5. Quản lý nguồn lực hiệu quả

Quản lý nguồn lực là một nhiệm vụ quan trọng của các dự án, bao gồm quá trình từ lập kế hoạch trước, lên lịch trình và phân bổ nguồn lực để tối đa hóa hiệu quả. Nguồn lực được hiểu là mọi tài nguyên tham gia vào quá trình hoạt động dự án bao gồm: con người, vốn và của cải vật chất khác.

10.6. Thu hút các bên liên quan tham gia

Các bên liên quan có thể là khách hàng, người dùng sản phẩm nội bộ, nhà thầu, chủ đầu tư… Mỗi bên liên quan có chức năng, vai trò nhất định khi tham gia vào dự án và sẽ là những thành phần không thể thiếu, tạo nên thành công cuối cùng cho dự án của toàn đội.

10.7. Sử dụng phần mềm quản lý tiến độ tối ưu

Không công ty nào có thể quản lý thành công nếu hệ thống quản lý và trao đổi thông tin của họ chỉ được xây dựng trên một mạng lưới các bảng tính và Email. Đây là cách làm thủ công, không có hiệu quả về cộng tác và lưu trữ dài hạn. Phần mềm quản lý dự án là yếu tố bắt buộc đưa tới thành công cho các dự án.

Tổng kết

Hi vọng những nội dung về quản lý dự án trên đây sẽ giúp các nhà quản lý hiểu sâu hơn về công việc của mình cũng như những phần mềm quản lý công việc, dự án chuyên nghiệp hàng đầu được ưa chuộng nhất, từ đó ứng dụng thành công để tối ưu hóa mọi nguồn lực, gặt hái được nhiều thành công mới trong tương lai!