Microsoft Project là phần mềm phổ biến được nhiều người nhắc đến khi nói về quản lý dự án, công việc hiệu quả. Thế nhưng, bạn chưa biết Microsoft Project là gì? Microsoft Project mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Microsoft Project là gì?
Microsoft Project là phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp do Microsoft phát triển, giúp các doanh nghiệp và cá nhân lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích hiệu quả dự án một cách toàn diện. Ra đời từ năm 1984, Microsoft Project đã trở thành công cụ không thể thiếu của các nhà quản lý dự án, hỗ trợ tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn, đúng ngân sách
Với hơn ba thập kỷ phát triển, hiện nay Microsoft Project đã trở thành một công cụ hỗ trợ phổ biến đối với các nhà quản lý dự án trên toàn cầu. Phần mềm cung cấp một loạt các tính năng mạnh mẽ từ lập kế hoạch chi tiết, theo dõi tiến độ, quản lý tài nguyên đến phân tích dữ liệu thông minh.
2. Lợi ích khi sử dụng Microsoft Project
Khi bối cảnh kinh doanh ngày càng cạnh tranh, yêu cầu đối với các nhà quản lý dự án cũng trở nên khắt khe hơn. Chính vì vậy việc có các phần mềm quản lý dự án thông minh như Microsoft Project sẽ giúp các nhà quản trị hoàn thành công việc nhanh chóng, chính xác hơn.
- Lập kế hoạch công việc, dự án chi tiết: Người quản lý phân tách dự án thành các nhiệm vụ nhỏ, theo dõi sát sao và điều chỉnh khi cần thiết.
- Quản lý tiến độ hiệu quả: Các loại biểu đồ trực quan hiển thị rõ ràng tiến độ và mối quan hệ giữa các nhiệm vụ. Hệ thống cảnh báo tự động khi có dấu hiệu chậm trễ hoặc vượt quá ngân sách cho phép người quản lý ra quyết định kịp thời.
- Tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên: Microsoft Project giúp phân bổ tài nguyên một cách hợp lý, giảm thiểu tình trạng lãng phí và tăng lợi nhuận.
- Báo cáo chi tiết: Công cụ này cho phép tạo ra các báo cáo về tiến độ, chi phí và nguồn lực, người quản lý dự án nắm bắt thông tin toàn diện để phối hợp với các bên liên quan.
- Giảm thiểu rủi ro: Microsoft Project hỗ trợ quản trị, phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh kịp thời, giảm thiểu rủi ro cho dự án.
3. Đối tượng sử dung Microsoft Project
- Doanh nghiệp vừa và lớn
Microsoft Project phù hợp với các tổ chức quản lý nhiều dự án phức tạp, đặc biệt trong ngành xây dựng, CNTT, và sản xuất. Công cụ này hỗ trợ lập kế hoạch chi tiết, phân bổ nguồn lực, và theo dõi tiến độ thông qua biểu đồ Gantt, đường găng (Critical Path), và báo cáo đa chiều.
- Quản lý dự án (PM) và PMO
Project Manager: Sử dụng để lập lịch trình, gán nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, và tạo báo cáo trực quan. Tính năng Task Path giúp xác định mối quan hệ giữa các công việc.
PMO (Phòng Quản lý Dự án): Chuẩn hóa quy trình, xây dựng template, và giám sát portfolio dự án. Phiên bản Project Plan 5 cho phép quản lý đồng thời nhiều dự án.
- Doanh nghiệp sử dụng hệ sinh thái Microsoft
Tích hợp liền mạch với Microsoft 365, Teams, Power BI, và SharePoint, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, đồng bộ dữ liệu, và tạo dashboard phân tích.
- Cá nhân và nhóm nhỏ
Dù tập trung vào dự án lớn, phiên bản Project Plan 3 phù hợp cho cá nhân hoặc nhóm quy mô nhỏ quản lý công việc cá nhân, học tập, hoặc dự án phụ với giao diện trực quan và tính năng cơ bản.
- Lãnh đạo cấp cao và chuyên viên phân tích
CEO/Giám đốc: Theo dõi tổng quan tiến độ, ngân sách, và đưa ra quyết định chiến lược thông qua báo cáo biểu đồ.
Chuyên viên phân tích: Dùng Resource Leveling để cân bằng nguồn lực, What-If Analysis để mô phỏng kịch bản, và đo lường KPIs.
- Ngành giáo dục và đào tạo
Giảng viên và sinh viên ngành quản lý dự án sử dụng Microsoft Project để giảng dạy, nghiên cứu case study, và thực hành kỹ năng lập kế hoạch.
- Lĩnh vực ứng dụng nổi bật
- Phân bổ nguồn lực: Tối ưu hóa nhân lực, thiết bị, ngân sách.
- Quản lý rủi ro: Dự báo và giảm thiểu rủi ro thông qua mô phỏng kịch bản.
- Quản lý danh mục dự án (PPM): Ưu tiên hóa dự án dựa trên mục tiêu chiến lược.
Microsoft Project linh hoạt phục vụ từ cá nhân đến tập đoàn, với khả năng tùy chỉnh cao, tích hợp hệ sinh thái Microsoft, và công cụ phân tích chuyên sâu, trở thành lựa chọn hàng đầu trong quản lý dự án hiện đại.
4. Những tính năng chính của Microsoft Project
Sau khi hiểu rõ phần mềm Microsoft Project là gì hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về những tính năng chính của Microsoft Project. Dưới đây là bảng tổng hợp các tính năng nổi bật nhất của phần mềm:
| Tính năng | Mô tả |
| Lập kế hoạch dự án | Xây dựng kế hoạch chi tiết với các đầu công việc và mốc thời gian hoàn thành tương ứng. |
| Phân công nhiệm vụ | Giao nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong dự án, có đính kèm thời gian thực hiện. |
| Quản lý nguồn lực | Phân bổ và tối ưu hóa tài nguyên phục vụ cho công việc theo nhu cầu thực tế. |
| Hoạch định ngân sách | Quản lý và theo dõi ngân sách cho các hạng mục trong dự án. |
| Theo dõi tiến độ | Cập nhật và theo sát tiến độ thực hiện dự án để nắm bắt tình hình. |
| Báo cáo chuyên nghiệp | Tạo các báo cáo chi tiết để đánh giá kết quả và tiến độ của dự án cho lãnh đạo và các bên liên quan. |
| Cộng tác và chia sẻ dữ liệu | Hỗ trợ chia sẻ tài liệu, cộng tác và giao tiếp trong nhóm, giúp cải thiện sự hợp tác giữa các thành viên và các bên liên quan. |
| Phân tích giá trị đạt được (EVA) | Đánh giá hiệu suất dự án bằng cách so sánh chi phí và tiến độ thực tế với kế hoạch. |
5. Ưu và nhược điểm
5.1. Ưu điểm
Nhìn tổng quan, Microsoft Project sở hữu giao diện trực quan và thân, giúp người dùng dễ dàng làm quen và sử dụng. Phần mềm cung cấp hầu hết các tính năng quản lý dự án cơ bản để theo dõi tiến độ dự án chính xác, dễ dàng điều chỉnh.
Đặc biệt, Microsoft Project liên kết tốt với các công cụ như Excel, Outlook và SharePoint trong hệ sinh thái của Microsoft. Điều này tạo nên quy trình làm việc liền mạch, đồng bộ hơn giữa các nền tảng.
5.2. Nhược điểm
Nếu bạn băn khoăn về nhược điểm của Microsoft Project là gì? Câu trả lời là sự thiếu linh hoạt trong thiết kế. Phần mềm này có thể trở nên khá cứng nhắc, không phù hợp với những thay đổi đột ngột trong kế hoạch hoặc yêu cầu của dự án.
Bên cạnh đó, khi bắt buộc cần thay đổi kế hoạch dự án, việc điều chỉnh lại lịch trình và phân bổ lại tài nguyên sẽ tốn nhiều thời gian, gây chậm trễ tiến độ.
MISA AMIS xin giới thiệu phần mềm MISA AMIS Công việc – Giải pháp quản lý dự án cho các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn, nhiều chi nhánh hay phải quản lý hàng trăm dự án cùng lúc.
Phần mềm quản lý công việc MISA AMIS nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS, được thiết kế để giải quyết các khó khăn trong quản lý công việc và dự án phức tạp. MISA AMIS Công việc giúp doanh nghiệp tăng năng suất, tối ưu chi phí và tối đa hóa lợi nhuận trên một nền tảng duy nhất.
6. Hướng dẫn cách sử dụng Microsoft Project từ A-Z
Để sử dụng Microsoft Project một cách hiệu quả, bạn có thể tham khảo các bước và mẹo dưới đây:
6.1 Tạo dự án/công việc mới
- Mở Microsoft Project, chọn Tệp > Mới. Bạn có thể chọn một mẫu có sẵn hoặc tạo dự án từ đầu.
- Nhập thông tin dự án bằng cách điền tên dự án, ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự kiến.
6.2 Lập kế hoạch, phân chia nhiệm vụ
- Nhập danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện trong cột “Task Name”. Bạn có thể chia các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để dễ quản lý.
- Nhập thời gian thực hiện cho từng nhiệm vụ trong cột “Duration”. Bạn có thể sử dụng các ký hiệu như “d” cho ngày, “w” cho tuần.
6.3 Chọn mối quan hệ cho các nhiệm vụ
- Sử dụng tính năng liên kết để “vẽ” mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và xác định các tác vụ phụ thuộc.
6.4 Theo dõi tiến độ thường xuyên
- Cập nhật trạng thái của các nhiệm vụ để theo dõi tiến độ dự án tại thanh tác vụ trên biểu đồ Gantt. Thay đổi ngày bắt đầu và kết thúc để tùy chỉnh thời gian.
- Tạo báo cáo để theo dõi tiến độ và chia sẻ thông tin với nhóm và các bên liên quan.
6.5 Quản lý tài nguyên thông minh
- Phân bổ tài nguyên (nhân lực, thiết bị) cho từng nhiệm vụ một cách hợp lý, tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu hụt.
- Áp dụng mã màu cho các loại nhiệm vụ khác nhau để dễ dàng nhận diện và quản lý.
6.6 Cộng tác, chia sẻ cùng nội bộ hoặc bên ngoài
- Sử dụng tính năng chia sẻ để gửi thông tin dự án đến các bên liên quan, mọi người cùng theo dõi tiến độ công việc.
- Kết hợp Microsoft Project với Excel hoặc Outlook để nâng cao khả năng quản lý dự án.
6.7 Khám phá tính năng mới
Microsoft Project cung cấp nhiều tính năng hữu ích khác như chế độ xem Timeline, báo cáo tự động, và khả năng tùy chỉnh giao diện. Bạn có thể dành thời gian khám phá tại các kênh hướng dẫn hay tìm trên Website của nhà cung cấp.
Xem thêm: TOP 10 phần mềm báo cáo công việc hiệu quả năm 2025
6. Giá của Microsoft Project
Microsoft Project hiện cung cấp hai gói dịch vụ chính là giải pháp tại chỗ (On-Premise) và giải pháp điện toán đám mây (Cloud-based). Mức giá cho từng gói dịch vụ như sau:
Giải pháp điện toán đám mây (Cloud-based):
- Project Standard 2021: 679,99$
- Project Professional 2021: 1.129,99$
Giải pháp tại chỗ (On-Premise):
- Project Plan 1: 10$/người dùng/tháng
- Project Plan 3: 30$/người dùng/tháng
- Project Plan 5: 55$/người dùng/tháng
Sự đa dạng của các gói giúp các doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình.
Việc ứng dụng Microsoft Project sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao năng suất và đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý dự án toàn diện, Microsoft Project chính là lựa chọn không thể bỏ qua. Hãy bắt đầu sử dụng Microsoft Project ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt trong quản trị dự án chuyên nghiệp.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
