Một số lưu ý khi soạn thảo và giao kết hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động là tài liệu pháp lý, bằng chứng quan trọng nhất ghi nhận sự thỏa thuận của các bên tham gia vào quan hệ lao động dựa trên nguyên tắc không được trái với các văn bản pháp luật do cơ quan nhà nước đã ban hành và hiện đang có hiệu lực. Vì vậy, khi soạn thảo hợp đồng, người làm công tác nhân sự, người sử dụng lao động (NSDLĐ) và người lao động (NLĐ) cần hết sức lưu ý để tránh những sơ suất đáng tiếc xảy ra khi soạn thảo hợp đồng.

Bài viết này MISA AMIS sẽ cung cấp cho các bạn những điều cần lưu ý hết sức cần thiết khi soạn thảo và ký kết hợp đồng lao động.

1. Hình thức hợp đồng lao động 

Hợp đồng lao động phải tuân thủ các quy định của Điều 14 Bộ luật Lao động năm 2019, đó là: 

• Hợp đồng lao động từ 01 tháng trở lên phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, NLĐ giữ 01 bản, NSDLĐ giữ 01 bản, trừ trường hợp hợp đồng được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu; hoặc hợp đồng được giao kết bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ trường hợp các bên ký hợp đồng công việc có thời hạn dưới 12 tháng (quy định tại khoản 2 Điều 18); trường hợp NLĐ chưa đủ 15 tuổi (điểm a khoản 1 Điều 145) và NLĐ làm giúp việc gia đình (khoản 1 Điều 162) của Bộ luật Lao động năm 2019.
• Cần chú ý thống nhất ngôn ngữ của hợp đồng nếu có yếu tố nước ngoài. 
• Trường hợp hợp đồng lao động có phụ lục kèm theo thì phụ lục của hợp đồng có hiệu lực như hợp đồng lao động.

2. Điều kiện để xác định là hợp đồng lao động

Theo quy định tại Điều 13 Bộ luật Lao động năm 2019, hợp đồng lao động phải có đầy đủ các thông tin sau:

Nếu một hợp đồng thể hiện sự thỏa thuận là việc làm có trả công, tiền lương, có điều kiện lao động nhưng một bên không phải chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của bên kia thì không phải là hợp đồng lao động.

3. Nội dung hợp đồng lao động 

Hợp đồng lao động cần có các thông tin cơ bản sau:

• Thông tin của NSDLĐ và NLĐ;
• Thời hạn hợp đồng: cần nêu rõ thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc hợp đồng lao động (với hợp đồng lao động xác định thời hạn hoặc hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng); thời điểm bắt đầu thực hiện hợp đồng lao động (đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn).
• Thời gian thử việc (không áp dụng với hợp đồng có thời hạn dưới 1 tháng); Đối với NLĐ làm công việc của người quản lý doanh nghiệp thời gian thử việc không quá 180 ngày. Các bên tham gia quan hệ lao động có thể thỏa thuận về nội dung thử việc và NSDLĐ sẽ phải đóng bảo hiểm cho NLĐ ngay từ thời gian thử việc (Điều 24 Bộ luật Lao động năm 2019).
•  Chức danh chuyên môn của NLĐ và phòng ban quản lý NLĐ.

Đối với NLĐ làm công việc có liên quan quan trực tiếp đến bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ thì hai bên có quyền thỏa thuận bằng văn bản về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh, bảo vệ bí mật công nghệ, quyền lợi và việc bồi thường trong trường hợp NLĐ vi phạm, làm lộ bí mật của NSDLĐ. 

Đối với NLĐ làm việc trong lĩnh vực nông – lâm – ngư – diêm nghiệp thì tùy loại công việc mà hai bên có thể giảm một số nội dung và thỏa thuận bổ sung nội dung về phương thức giải quyết trong trường hợp thực hiện hợp đồng chịu ảnh hưởng của thiên tai, hỏa hoạn, thời tiết.

Các thông tin về thời gian và địa điểm làm việc cần được ghi rõ:

• Thời gian làm việc: pháp luật lao động đã quy định số giờ làm việc tối đa, được chia theo ngày, tuần (mỗi ngày làm việc không quá 8 giờ, tuần làm việc không quá 48 giờ).
• Địa điểm làm việc: ghi đầy đủ thông tin về địa điểm nơi NLĐ làm việc.

Chế độ lương và các loại trợ cấp:

• Mức lương: Ghi cụ thể tiền lương theo thang lương hoặc bảng lương mà đơn vị áp dụng.
•  Phụ cấp: ghi rõ loại phụ cấp, hệ số, mức phụ cấp tại thời điểm ký kết hợp đồng lao động mà NLĐ được hưởng.
• Hình thức trả lương: tùy vào các hình thức trả lương theo thời gian, theo sản phẩm, trả lương khoán; trả lương cho NLĐ thử việc, khi NLĐ làm việc vào ban đêm, làm thêm giờ, khi ngừng việc…
• Tiền thưởng: có thể ghi cụ thể các loại tiền thưởng, điều kiện xét thưởng và mức tiền thưởng.
•  Chế độ nâng lương (nếu có).
•  Điều khoản về bảo hiểm (BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp): cần được ghi rõ trong hợp đồng lao động trên cơ sở thỏa thuận của hai bên nhưng không được trái với quy định của pháp luật về vấn đề này.

Quyền và nghĩa vụ của các bên: Bao gồm các điều khoản về các quyền lợi, chế độ mà NLĐ được hưởng, tương ứng là quyền tổ chức, điều hành, quản lý và phân công lao động của NSDLĐ:

• Mô tả công việc: căn cứ để đánh giá kết quả thực hiện nghĩa vụ của NLĐ, xác định trách nhiệm pháp luật của các bên khi xem xét trách nhiệm kỷ luật, trả công, xét khen thưởng… vì vậy các bên phải thỏa thuận với nhau đầy đủ và cụ thể về chức vụ, công việc phải làm.
• Điều kiện an toàn, vệ sinh lao động; công cụ, phương tiện làm việc.
• Quyền và nghĩa vụ gia nhập công đoàn.
• Các quy định liên quan đến thuế thu nhập cá nhân.

Điều khoản về chấm dứt hợp đồng lao động cần quy định rõ thời hạn cũng như các trường hợp cụ thể dẫn đến hệ quả chấm dứt hợp đồng lao động.

Chú ý khi soạn thảo cơ chế giải quyết tranh chấp, xác định sử dụng luật và cơ quan nào giải quyết. Khi NLĐ gây thiệt hại cho bên thứ ba, Doanh nghiệp phải có trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho người thứ ba, NLĐ có trách nhiệm hoàn trả tiền này cho Doanh nghiệp căn cứ vào cam kết của các bên trong hợp đồng.

4. Các hành vi doanh nghiệp/NSDLĐ không được làm khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động

Theo Điều 17 Bộ luật Lao Động năm 2019, có 3 điều NSDLĐ không được làm đối với NLĐ, đó là:

Nếu NSDLĐ vi phạm quy định của Điều 17 nêu trên, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Điều 8 Nghị định 28/2020/NĐ-CP của Chính phủ (01/3/2020) quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, đưa NLĐ Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, cụ thể như sau:

1. Phạt tiền đối với NSDLĐ khi có một trong các hành vi: Không giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản đối với công việc có thời hạn từ đủ 3 tháng trở lên; không giao kết đúng loại hợp đồng lao động với NLĐ; giao kết hợp đồng lao động không đầy đủ các nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động; giao kết hợp đồng lao động trong trường hợp thuê NLĐ làm giám đốc trong doanh nghiệp có vốn của Nhà nước không theo quy định của pháp luật theo một trong các mức sau đây:

– Mức phạt từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với NSDLĐ có một trong các hành vi sau đây:

– Biện pháp khắc phục hậu quả

• Một số lưu ý đối với NLĐ

 – Cần chủ động tìm hiểu các quy định về quyền hạn, nghĩa vụ của các bên được quy định trong Bộ luật Lao động hiện hành trước khi tham gia vào quan hệ lao động (thỏa thuận hợp đồng lao động).

– Cần tìm hiểu kỹ thông tin về doanh nghiệp trước khi chính thức ký kết hợp đồng lao động.

– Đọc kỹ để hiểu/ làm rõ tất cả các điều khoản trong hợp đồng lao động. Các hợp đồng lao động thường rất dài và nhiều thông tin. Cần đặc biệt lưu ý về địa điểm, thời gian và công việc cũng như mức lương, các thông tin này cần được ghi cụ thể, rõ ràng. Nếu có những câu mang tính không rõ ràng như “bố trí sau”, “thỏa thuận theo nhu cầu” thì nên hỏi ngay và yêu cầu sửa lại hợp đồng trước khi ký. Tương tự, với các điều khoản về chính sách phúc hợi, bảo hiểm xã hội, ngày nghỉ phép trong năm, chính sách hỗ trợ đào tạo nâng cao nghiệp vụ, quy định về việc chấm dứt hợp đồng, thời gian báo trước… cũng là điều mà NLĐ cần đọc kỹ, đảm bảo hiểu rõ và không có bất kỳ sự bất thường, mập mờ nào.

– Đánh giá lại năng lực và nhu cầu bản thân. Mỗi bản hợp đồng đều có những điều khoản ràng buộc nhất định, do đó để tránh bị thiệt hại về tiền bạc, thời gian cũng như công sức NLĐ nên xem xét đánh giá lại năng lực bản thân trước khi ký hợp đồng. Cần xác định được năng lực của mình, có đủ khả năng và phù hợp với công việc này, có thật sự yêu thích và muốn gắn bó… Nếu không kỹ lưỡng trong khâu này NLĐ dễ bỏ việc, hoặc phải hủy hợp đồng giữa chừng do không thể thực hiện, điều này không chỉ không được nhận lương, thậm chí còn phải bồi thường. 

– Không chấp nhận hợp đồng “bằng miệng”. Hợp đồng bằng miệng cũng được pháp luật công nhận, tuy nhiên phải có nhân chứng. Điều này không chỉ gây bất tiện mà còn tiềm ẩn nhiều “rắc rối” nếu sau này xảy ra tranh chấp mà nhân chứng không trung thực, bị mua chuộc. 

– Luôn giữ một bản hợp đồng. Về nguyên tắc sau khi ký kết hợp đồng, mỗi bên sẽ giữ một bản, để nếu có tranh chấp xảy ra thì sẽ dựa trên những điều khoản đã thống nhất để xử lý. Do vậy, nếu sau ký hợp đồng mà đại diện bên doanh nghiệp không giao thì NLĐ nên hỏi ngay và giữ cẩn thận, nhằm đảm bảo các quyền lợi và tránh rắc rối về sau.

Trên đây MISA AMIS đã giới thiệu tới các bạn những điều cần lưu ý hết sức quan trọng khi soạn thảo hợp đồng lao động. MISA AMIS hy vọng các bạn sẽ tiếp tục tìm đọc các bài tiếp theo của MISA AMIS về chủ đề hợp động lao động (thực hiện hợp đồng lao động đối với các lao động làm công việc mang tính mùa vụ mà Bộ luật Lao động 2019 đã bãi bỏ) để trang bị cho mình các kiến thức cần thiết trong lĩnh vực lao động. 

Chúc các bạn thành công!