Kiến thức Quản lý nhân sự Tuyển dụng Tải miễn phí file Excel quản lý tuyển dụng thông minh, hiệu...

Tải miễn phí file Excel quản lý tuyển dụng thông minh, hiệu quả cho HR

File Excel quản lý tuyển dụng là phương thức mà nhiều doanh nghiệp hiện nay ưu tiên áp dụng để theo dõi và đánh giá hiệu suất tuyển dụng của mình. Mặc dù mang lại nhiều lợi ích nhưng các file này đôi khi gây trở ngại cho HR trong quá trình quản lý. Bài viết này sẽ phân tích các ưu nhược điểm này và đưa ra các mẫu file Excel quản lý tuyển dụng các doanh nghiệp có thể tham khảo. 

Tai file excel quan ly tuyen dung
Tải miễn phí file excel quản lý tuyển dụng

1. Các loại file excel quản lý tuyển dụng 

1.1. Mẫu kế hoạch tuyển dụng 

Trước khi tiến hành tuyển dụng, các nhà quản lý cần đưa ra kế hoạch và dự trù các nghiệp vụ liên quan. Với file Excel, các nhà tuyển dụng có thể thống kê và lên kế hoạch với rất nhiều thông tin như: các nguồn tuyển dụng sẵn có, mục tiêu tuyển dụng, ngân sách tuyển dụng,… 

Các file Excel quản lý tuyển dụng hiệu quả sẽ giúp nhà tuyển dụng sắp xếp hiệu quả các chi tiết theo các cột, đồng thời có thể bổ sung trạng thái hoặc nhận xét để theo dõi tiến độ. 

Mỗi doanh nghiệp sẽ có kế hoạch tuyển dụng khác nhau. Theo đó, các mẫu kế hoạch tuyển dụng cũng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, một số cột thông tin cơ bản trong file này mà hầu như file Excel kế hoạch tuyển dụng nào cũng cần đó là: 

  1. Nguồn tuyển dụng ; 
  2. Ngân sách; 
  3. Mục tiêu; 
  4. Thời gian; 
  5. Trạng thái/Đánh giá (tùy chọn). 

1.2. Mẫu sàng lọc ứng viên 

Tùy vào quy mô và kế hoạch tuyển dụng, các file Excel sàng lọc ứng viên có thể được trình bày khác nhau. Các loại giấy tờ nhà tuyển dụng cần theo dõi trong các file này bao gồm hồ sơ xin việc, thư xin việc, đơn xin việc và thông tin chi tiết của ứng viên. 

Ứng với mỗi loại giấy tờ hoặc vòng tuyển dụng, các HR có thể thống kê thông qua các cột trong file Excel như thông tin liên hệ của ứng viên, câu hỏi và câu trả lời phỏng vấn qua điện thoại, trạng thái, nhận xét, các bước tiếp theo,…

Một số cột cơ bản cần có trong file Excel sàng lọc ứng viên gồm: 

  1. Họ tên ứng viên; 
  2. Thông tin liên lạc; 
  3. Kinh nghiệm; 
  4. Câu hỏi phỏng vấn…

>> Xem thêm: 4 kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng “đắt giá” nhất

1.3. Mẫu báo cáo tuyển dụng nhân sự

Đối với HR, các báo cáo tuyển dụng nhân sự giúp họ thống kê các nhiệm vụ và tiến độ thực thi công việc của mình. Các mẫu báo cáo trình bày bằng file Excel thường ngắn gọn, xúc tích và làm nổi bật một số thông tin quan trọng như sau: 

  • Phân tích dữ liệu về kênh tuyển dụng, ứng viên,…
  • Các biểu đồ trực quan minh họa số liệu; 
  • Các đánh giá, nhận xét rút ra từ biểu đồ, số liệu; 
  • Phương án giải quyết vấn đề còn tồn tại từ tình hình tuyển dụng thực tế; 
  • Kế hoạch hành động trong đợt tuyển dụng tiếp theo. 

Khi thực hiện báo cáo bằng Excel, các HR có thể phân loại báo cáo theo thời gian hoặc theo công việc. Cần lưu ý rằng các mẫu báo cáo này sẽ có dữ liệu liên quan tới nhau. Vì thế, các HR cần nghiên cứu cẩn thận trước khi sử dụng.

File excel bao cao tuyen dung
File excel báo cáo tuyển dụng có thể chia theo thời gian hoặc theo công việc

2. Ưu nhược điểm của việc quản lý hồ sơ ứng viên bằng excel 

2.1 Ưu điểm 

2.1.1. Quản lý thông tin khoa học, rõ ràng

Nhìn chung, việc quản lý hồ sơ ứng viên bằng Excel cho phép các nhà nhân sự quản lý các nghiệp vụ liên quan một cách logic, khoa học. Các hàng, cột đồng bộ trong file Excel quản lý tuyển dụng cho phép bộ phận HR dễ dàng đối chiếu và tổng hợp rất nhiều loại thông tin như: lượng hồ sơ ứng tuyển; thời gian tuyển dụng ứng tuyển (số ngày/tuần/tháng); số ứng viên từng vòng; những lý do từ chối phỏng vấn,… 

2.1.2. Sử dụng phần mềm miễn phí

Ưu điểm thứ hai của nghiệp vụ này là phần mềm Excel được sử dụng hoàn toàn miễn phí. Do vậy, các doanh nghiệp vừa không phát sinh chi phí tuyển dụng vừa có sự độc lập, không phụ thuộc quá nhiều vào nhà phát triển. 

Với Excel, các công ty có thể tự do tùy biến và thiết lập các trường, báo cáo dựa trên nhu cầu và tình hình thực tế. Từ đó, bộ phận HR có thể chủ động trong quá trình làm việc. 

2.1.3. Xử lý dữ liệu tự động

Excel có các hàm tính toán và xử lý dữ liệu khá thuận tiện. Đặc biệt khi dữ liệu liên quan có điều chỉnh thì các hàng, cột sử dụng các hàm này sẽ tự động cập nhật dữ liệu. Qua đó, các nhà quản trị có thể nắm bắt được nhiều thông tin hữu ích như: 

  • Theo dõi các chỉ số cần thiết cho từng chiến dịch tuyển dụng.
  • Lọc hồ sơ ứng viên theo các từ khóa, theo thời gian. 
  • Tự động tính toán chỉ số convert qua mỗi vòng phỏng vấn dựa vào số liệu thu thập từ danh sách ứng viên và các hàm nhập sẵn. 
  • Tự động đếm lượng hồ sơ/ứng viên trong từng giai đoạn. 
Uu diem cua quan ly tuyen dung bang file excel
Excel tích hợp sẵn các hàm thuận tiện cho việc thống kê dữ liệu tuyển dụng

Tải miễn phí file excel quản lý Tuyển dụng 


2.2 Nhược điểm 

2.2.1. Khả năng quản lý hạn chế

Excel cho phép nhập liệu tối đa 65000 dòng. Với các doanh nghiệp quy mô lớn, tuyển dụng hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên mới thì số lượng dòng này có thể gây hạn chế khi nhập liệu. Đồng thời, việc quản lý các trang tính với số lượng dòng cột nhiều như vậy rất dễ gây rối trong khi trích xuất thông tin. 

Xét riêng quy trình tuyển dụng, có rất nhiều nghiệp vụ liên quan bao gồm quản lý, đánh giá, phân loại ứng viên theo từng vòng. Các file Excel với quá nhiều dữ liệu còn có thể gây cồng kềnh, dung lượng file quá lớn dẫn tới thiếu dung lượng. 

2.2.2. Thao tác thủ công

Để tính toán tự động trong Excel, nhà quản lý sẽ cần phải nhập trước các hàm tính toán. Với các hàm dữ liệu chi tiết, phần mềm này không thể tự động lấy dữ liệu mà đòi hỏi bộ phận HR phải tự lọc hồ sơ ứng viên và nhập liệu theo từng dòng, cột. Nếu thực hiện bằng Excel, mọi quy trình này chỉ có thể thực hiện thủ công, tốn rất nhiều thời gian và công sức. 

2.2.3. Đòi hỏi kiến thức chuyên môn 

Để sử dụng thông thạo và hiệu quả công cụ quản lý này, bộ phận HR phải am hiểu rất rõ các hàm tính và chức năng của Excel như Pivot Table, Data Analysis,… Để minh họa trực quan, các HR cũng cần biết cách trình bày dữ liệu dạng biểu đồ, hình ảnh,… trên Excel. Chỉ khi nắm vững các kiến thức này, các file Excel quản lý tuyển dụng mới có thể trở nên dễ hiểu và khoa học nhất. 

Nhuoc diem cua excel trong quan ly tuyen dung
Quản lý hồ sơ ứng viên bằng excel đòi hỏi HR phải nắm vững hàm tính và chức năng đặc biệt của excel 

2.2.4. Tìm kiếm, xử lý dữ liệu chậm

Mặc dù có chức năng lọc và tìm kiếm dữ liệu nhưng với các bảng tính hàng trăm nghìn dòng cột khác nhau, việc tìm kiếm và chỉnh sửa dữ liệu sẽ tương đối chậm. Ngoài ra, việc thực hiện thao tác thủ công đôi khi cũng không tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn. 

Để khắc phục các khuyết điểm trong việc quản lý hồ sơ ứng viên bằng Excel, nhiều phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự ra đời với tính năng tự động tổng hợp hồ sơ và dữ liệu ứng viên từ toàn bộ các kênh tuyển dụng của doanh nghiệp về chung một hệ thống duy nhất, trong đó nổi bật phải kể đến phần mềm AMIS Tuyển dụng. 

Với phần mềm này, khâu quản lý hồ sơ ứng viên trở nên vô cùng đơn giản, nhanh gọn với khả năng tự động: 

  • Nhập liệu và quản hồ sơ ứng viên; 
  • Trích xuất thông tin ứng viên dưới mọi định dạng: word, PDF, ảnh,…;
  • Lọc hồ sơ, gợi ý ứng viên tiềm năng từ nguồn hồ sơ có sẵn trong Talent; 
  • Xếp lịch phỏng vấn và gửi thông báo tới các ứng viên. 

Đăng ký trải nghiệm ứng dụng AMIS Tuyển dụng hoàn toàn miễn phí

5/5 - (1 bình chọn)
Chia sẻ bài viết hữu ích này