Mô hình quản lý dự án: Người quản lý nên lựa chọn mô hình phù hợp để nâng cao hiệu quả làm việc

Mỗi Leader đều biết rằng việc lựa chọn mô hình quản lý dự án phù hợp là rất quan trọng để hoàn thành công việc nhanh gọn. Mỗi dự án đều đa dạng và không có một cấu trúc tiêu chuẩn nhất định để thành công. Tuy nhiên, các kế hoạch dự án cần có một khuôn khổ hay cấu trúc mô hình để thực hiện các dự án.

Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng xem xét một số mô hình quản lý dự án phổ biến và lựa chọn những mô hình phù hợp với loại dự án cần thực hiện.

TẶNG BẠN EBOOK 10 KỸ NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN THÀNH CÔNG

1. Mô hình quản lý dự án là gì?

Mô hình quản lý dự án là một khung làm việc, tập hợp các quy trình, công cụ và kỹ thuật được sử dụng để lên kế hoạch, tổ chức và quản lý các nguồn lực (nhân lực, tài chính, thời gian, vật liệu…) nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra của một dự án.  

• Đảm bảo dự án được thực hiện một cách có hệ thống: Giúp dự án đi đúng hướng, giảm thiểu sai sót và lãng phí.
• Quản lý rủi ro: Giúp dự án được thực hiện một cách có hệ thống, giảm thiểu rủi ro và lãng phí.
• Đảm bảo chất lượng: Đảm bảo sản phẩm cuối cùng đáp ứng được các yêu cầu và tiêu chuẩn đã đặt ra.
• Đảm bảo tiến độ: Giúp dự án được hoàn thành đúng tiến độ đã đề ra.
• Kiểm soát chi phí: Kiểm soát chi phí dự án trong phạm vi ngân sách đã được phê duyệt.

2. 7 mô hình quản lý dự án phổ biến nhất

Có khá nhiều mô hình quản lý dự án hiện nay, dưới đây sẽ là một số mô hình quản lý dự án phổ biến nhất được nhiều doanh nghiệp áp dụng

2.1. Mô hình Agile

Một trong những mô hình quản lý dự án phổ biến nhất – Agile phù hợp cho các dự án lặp đi lặp lại. Đó là một loại quy trình mà các nhu cầu và giải pháp phát triển thông qua nỗ lực hợp tác của các nhóm tự tổ chức.

Mô hình Agile là một phương pháp quản lý dự án linh hoạt, đặc biệt phù hợp với các dự án công nghệ, phần mềm, hay các dự án yêu cầu sự thay đổi nhanh chóng trong suốt quá trình thực hiện. Agile tập trung vào việc phát triển theo từng giai đoạn ngắn (sprint) và luôn có sự giao tiếp thường xuyên với khách hàng.

Ưu điểm của mô hình Agile

• Linh hoạt với thay đổi: Dễ dàng điều chỉnh yêu cầu dự án theo phản hồi từ khách hàng.
• Tăng cường giao tiếp: Khuyến khích giao tiếp thường xuyên giữa nhóm và khách hàng.
• Sự hài lòng của khách hàng: Cung cấp sản phẩm hoàn thiện sau mỗi vòng lặp, giúp khách hàng phản hồi kịp thời.
• Tăng chất lượng sản phẩm: Phát hiện và sửa lỗi sớm qua các vòng lặp.
• Giảm rủi ro: Phát hiện vấn đề sớm, giảm nguy cơ thất bại.

Nhược điểm của mô hình Agile

• Cần cam kết cao từ nhóm: Mọi thành viên phải tham gia tích cực để dự án thành công.
• Khó kiểm soát ngân sách và thời gian: Các thay đổi liên tục có thể làm lệch tiến độ và chi phí.
• Phụ thuộc vào khách hàng: Khách hàng cần phản hồi nhanh và liên tục.
• Không phù hợp với dự án yêu cầu rõ ràng từ đầu: Ít phù hợp với các dự án cần định hướng chặt chẽ ngay từ đầu.
• Có thể gây quá tải cho đội ngũ: Các vòng lặp ngắn và yêu cầu giao tiếp thường xuyên có thể làm căng thẳng đội ngũ.

2.2. Scrum

Scrum bao gồm 5 giá trị: cam kết, can đảm, tập trung, cởi mở và tôn trọng. Mục tiêu của nó là phát triển, cung cấp và duy trì các sản phẩm phức tạp thông qua sự hợp tác, trách nhiệm giải trình và tiến trình lặp đi lặp lại. 

Điều phân biệt Scrum với các phương pháp luận quản lý dự án Agile khác là cách nó hoạt động bằng việc sử dụng các vai trò, sự kiện và hiện vật nhất định.

Ưu điểm của mô hình quản lý dự án Scrum

• Tăng tính linh hoạt: Có thể điều chỉnh yêu cầu dự án qua từng sprint.
• Cải thiện giao tiếp: Các cuộc họp hàng ngày giúp nhóm làm việc hiệu quả.
• Tăng chất lượng sản phẩm: Phát hiện và sửa lỗi nhanh chóng trong các sprint ngắn.
• Tăng cường sự tham gia của khách hàng: Khách hàng có thể phản hồi sau mỗi sprint.
• Quản lý tiến độ rõ ràng: Scrum giúp theo dõi tiến độ dự án dễ dàng qua các mục tiêu sprint.

Nhược điểm của mô hình Scrum

• Yêu cầu cam kết từ cả đội ngũ: Cần sự tham gia đầy đủ của tất cả thành viên.
• Khó khăn khi mở rộng: Scrum có thể khó áp dụng cho các dự án quy mô lớn.
• Cần sự hiểu biết sâu về Scrum: Nếu không được áp dụng đúng, mô hình có thể không hiệu quả.
• Khó kiểm soát ngân sách: Sự thay đổi thường xuyên có thể làm chi phí tăng cao.
• Áp lực cao đối với nhóm: Các sprint ngắn có thể gây áp lực lớn lên đội ngũ phát triển.

2.3. Kanban

Mô hình quản lý dự án Kanban là một khuôn khổ Agile phổ biến khác, tương tự như Scrum, tập trung vào các bản phát hành sớm với các nhóm cộng tác và tự quản lý. Một khái niệm được phát triển trên dây chuyền sản xuất của các nhà máy Toyota vào những năm 1940, đây là mô hình trực quan nhằm mục đích mang lại kết quả chất lượng cao bằng cách vẽ một bức tranh về quy trình quy trình làm việc để có thể sớm xác định được các điểm nghẽn trong quá trình phát triển. Nó hoạt động dựa trên sáu thực tiễn chung, đó là:

• Hình dung
• Hạn chế công việc đang thực hiện
• Quản lý luồng
• Đưa ra các chính sách rõ ràng
• Sử dụng vòng lặp phản hồi
• Tiến hóa hợp tác hoặc thử nghiệm

Kanban đạt được hiệu quả bằng cách sử dụng các tín hiệu trực quan báo hiệu các giai đoạn khác nhau của quá trình phát triển. Các dấu hiệu liên quan đến quá trình này là bảng Kanban board, Kanban cards và Kanban swimlanes.

Giống như hầu hết các khuôn khổ Agile, Kanban đã ghi dấu ấn của mình trong ngành phát triển phần mềm. Tuy nhiên, do tính linh hoạt của nó, nó đã thu hút được các ngành công nghiệp khác và là một trong số ít các phương pháp quản lý dự án có thể được áp dụng cho bất kỳ dự án nào yêu cầu cải tiến liên tục trong quá trình phát triển.

Phù hợp nhất với: Giống như Scrum, Kanban phù hợp với các dự án có nhóm nhỏ hơn, những người cần cách tiếp cận linh hoạt để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. 

ĐĂNG KÝ nhận ngay EBOOK về 10 kỹ năng quản lý dự án thành công

2.4. Mô hình quản lý dự án CPM

Mô hình quản lý dự án CPM (Critical Path Method) là một phương pháp phổ biến trong việc lập kế hoạch và quản lý các dự án lớn, phức tạp. CPM tập trung vào việc xác định “đường dẫn quan trọng” (critical path) – chuỗi các công việc không thể trì hoãn mà không làm chậm toàn bộ tiến độ dự án. Phương pháp này giúp xác định thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án, đồng thời tối ưu hóa việc phân bổ tài nguyên và kiểm soát tiến độ.

Ưu điểm của phương pháp quản lý dự án CPM (Critical Path Method)

• Xác định rõ tiến độ: CPM giúp xác định các công việc quan trọng và thời gian hoàn thành chính xác, giúp quản lý tiến độ dự án hiệu quả.
• Tối ưu hóa tài nguyên: Phương pháp này giúp phân bổ tài nguyên hợp lý, tránh tình trạng lãng phí.
• Dễ dàng theo dõi và kiểm soát: Việc xác định các công việc chính và mốc thời gian rõ ràng giúp dễ dàng theo dõi tiến độ dự án.
• Giảm rủi ro chậm tiến độ: CPM giúp phát hiện các công việc có thể gây trì hoãn, từ đó giảm thiểu rủi ro.
• Tối ưu hóa kế hoạch: Phương pháp này giúp tối ưu hóa kế hoạch dự án để hoàn thành đúng hạn.

Nhược điểm của phương pháp quản lý dự án CPM

• Cần nhiều thông tin chính xác: CPM yêu cầu thông tin chi tiết về thời gian và các công việc cần thiết, điều này có thể khó khăn trong một số dự án.
• Không thích ứng với thay đổi linh hoạt: CPM khó thích ứng với các thay đổi đột ngột hoặc những yêu cầu thay đổi thường xuyên.
• Không quản lý tốt yếu tố rủi ro: CPM không tập trung vào việc quản lý rủi ro và sự không chắc chắn của dự án.
• Không phù hợp với các dự án nhỏ: Phương pháp này thích hợp với các dự án quy mô lớn và phức tạp, không hiệu quả với các dự án nhỏ.
• Tính toán phức tạp: Việc tính toán và thiết lập kế hoạch bằng CPM có thể phức tạp, yêu cầu kỹ năng và thời gian đáng kể.

2.5. Mô hình quản lý dự án thác nước WaterFall

Mô hình Waterfall (Thác nước) là phương pháp quản lý dự án theo dạng tuyến tính và tuần tự. Các giai đoạn của dự án được thực hiện một cách lần lượt, từ phân tích yêu cầu, thiết kế, phát triển, kiểm thử cho đến triển khai. Mô hình này phù hợp với các dự án có yêu cầu rõ ràng từ đầu và ít thay đổi trong quá trình thực hiện.

Ưu điểm của mô hình Waterfall

• Dễ dàng theo dõi tiến độ: Mỗi giai đoạn rõ ràng, giúp dễ dàng giám sát tiến độ dự án.
• Yêu cầu rõ ràng từ đầu: Mô hình này yêu cầu các yêu cầu được xác định chi tiết từ đầu, giúp tránh sai sót trong quá trình phát triển.
• Dễ dàng quản lý: Các giai đoạn tuần tự giúp đơn giản hóa việc quản lý và điều phối công việc.

Nhược điểm của mô hình Waterfall

• Khó thích ứng với thay đổi: Khi yêu cầu thay đổi, việc quay lại các giai đoạn trước là khó khăn và tốn kém.
• Không phù hợp với dự án phức tạp: Mô hình này khó áp dụng với các dự án có yêu cầu thay đổi hoặc không xác định rõ từ ban đầu.
• Thời gian dài và chậm tiến độ: Vì phải hoàn thành từng giai đoạn trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo, mô hình này có thể gây chậm tiến độ trong các dự án có sự thay đổi hoặc điều chỉnh.

2.6. Mô hình Six Sigma

Mô hình Six Sigma là một phương pháp quản lý chất lượng nhằm cải tiến quy trình và giảm thiểu sai sót trong sản phẩm hoặc dịch vụ. Mục tiêu của Six Sigma là đạt được mức độ sai sót cực kỳ thấp, chỉ khoảng 3,4 lỗi trên một triệu cơ hội. Phương pháp này sử dụng các công cụ thống kê để phân tích và cải thiện các quy trình trong doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả và chất lượng sản phẩm.

Ưu điểm của mô hình Six Sigma

• Cải tiến chất lượng: Six Sigma giúp giảm thiểu lỗi và nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
• Tăng hiệu quả quy trình: Phương pháp giúp tối ưu hóa các quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Dựa trên dữ liệu: Six Sigma sử dụng dữ liệu và phân tích thống kê để đưa ra quyết định, đảm bảo tính chính xác.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng: Việc cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ giúp khách hàng hài lòng hơn.
• Khả năng áp dụng rộng rãi: Six Sigma có thể được áp dụng ở nhiều ngành nghề và quy mô doanh nghiệp khác nhau.

Nhược điểm của mô hình Six Sigma

• Yêu cầu chi phí đầu tư cao: Việc đào tạo và triển khai Six Sigma có thể tốn kém.
• Cần thời gian để áp dụng: Quá trình cải tiến và đạt được kết quả có thể mất thời gian.
• Khó khăn trong việc duy trì: Việc duy trì và tiếp tục cải tiến liên tục có thể gặp khó khăn sau khi đạt được thành công ban đầu.
• Cần sự cam kết cao từ lãnh đạo: Six Sigma yêu cầu sự hỗ trợ và cam kết mạnh mẽ từ cấp quản lý.
• Không phù hợp với tất cả loại hình doanh nghiệp: Các doanh nghiệp nhỏ hoặc các dự án quy mô nhỏ có thể không cần triển khai Six Sigma.

2.7. Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là một công cụ phổ biến trong quản lý dự án, giúp trực quan hóa tiến độ công việc qua một biểu đồ thời gian. Mỗi nhiệm vụ trong dự án được thể hiện dưới dạng thanh ngang, với thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng, giúp theo dõi tiến độ và sự phụ thuộc giữa các công việc.

Ưu điểm của Biểu đồ Gantt

• Dễ hiểu và trực quan: Cung cấp cái nhìn rõ ràng về tiến độ dự án và mối quan hệ giữa các nhiệm vụ.
• Theo dõi tiến độ hiệu quả: Giúp dễ dàng nhận biết các công việc đang thực hiện, đã hoàn thành và còn lại.
• Quản lý tài nguyên tốt hơn: Giúp phân bổ công việc và tài nguyên hợp lý.
• Giảm thiểu xung đột công việc: Các nhiệm vụ có thể được điều chỉnh để tránh xung đột về thời gian.

Nhược điểm của Biểu đồ Gantt

• Khó khăn với dự án phức tạp: Khi dự án có quá nhiều nhiệm vụ, biểu đồ có thể trở nên khó theo dõi và phức tạp.
• Không phản ánh sự thay đổi linh hoạt: Biểu đồ Gantt không thích ứng nhanh với các thay đổi bất ngờ trong kế hoạch.
• Yêu cầu thông tin chi tiết: Cần có thông tin chính xác về thời gian và các mối quan hệ giữa các công việc để lập biểu đồ chính xác.

[Tải ngay miễn phí] Bộ tài liệu Phương pháp và cách thức quản lý dự án hiệu quả

3. Làm thế nào để chọn mô hình quản lý dự án phù hợp?

Để chọn mô hình quản lý dự án phù hợp, bạn cần cân nhắc một số yếu tố quan trọng sau:

Loại và quy mô dự án

• Dự án nhỏ hoặc đơn giản: Nếu dự án có quy mô nhỏ, yêu cầu ít tài nguyên và ít thay đổi, các mô hình như Waterfall hoặc CPM có thể phù hợp vì chúng dễ dàng theo dõi và kiểm soát.
• Dự án phức tạp hoặc thay đổi thường xuyên: Các dự án này cần mô hình linh hoạt hơn như Agile hoặc Scrum, nơi có thể điều chỉnh và cải tiến liên tục theo phản hồi từ khách hàng.

Mức độ thay đổi và yêu cầu linh hoạt

• Nếu dự án có yêu cầu thay đổi thường xuyên và cần sự linh hoạt trong quá trình thực hiện, Agile hoặc Scrum sẽ là lựa chọn tốt vì chúng cho phép thay đổi yêu cầu nhanh chóng trong suốt quá trình.
• Ngược lại, nếu dự án yêu cầu một kế hoạch rõ ràng và không thay đổi nhiều, mô hình Waterfall hoặc CPM có thể là lựa chọn hợp lý.

Mức độ sự tham gia của khách hàng

• Agile và Scrum yêu cầu khách hàng tham gia thường xuyên, đưa ra phản hồi liên tục trong suốt dự án.
• Nếu khách hàng ít tham gia hoặc có thể chỉ tham gia vào các giai đoạn chính của dự án, các mô hình như Waterfall hoặc CPM sẽ hiệu quả hơn.

Khả năng kiểm soát ngân sách và thời gian

• CPM và Waterfall giúp xác định rõ ràng kế hoạch và tiến độ, phù hợp với những dự án có ngân sách và thời gian cố định.
• Nếu dự án có thể gặp phải sự thay đổi trong thời gian hoặc ngân sách, mô hình Agile có thể linh hoạt hơn trong việc điều chỉnh các yếu tố này.

Đội ngũ thực hiện dự án

• Agile và Scrum yêu cầu đội ngũ phát triển có kỹ năng tự quản lý và làm việc chặt chẽ với nhau.
• Waterfall và CPM có thể yêu cầu một đội ngũ có sự phân công rõ ràng và ít thay đổi trong vai trò và trách nhiệm.

Mục tiêu và kết quả cuối cùng

• Nếu mục tiêu là hoàn thành một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể theo kế hoạch chi tiết, mô hình Waterfall hoặc CPM có thể thích hợp hơn.
• Nếu mục tiêu là phát triển liên tục và cải tiến, mô hình Agile hoặc Scrum sẽ mang lại kết quả tốt hơn.

Kinh nghiệm và chuyên môn của đội ngũ

• Đội ngũ cần có kinh nghiệm và hiểu biết về các mô hình quản lý dự án để có thể lựa chọn và triển khai mô hình phù hợp. Nếu đội ngũ chưa quen với một mô hình cụ thể, việc đào tạo và làm quen có thể mất thời gian và công sức.

4. Chọn mô hình quản lý dự án hiệu quả khi sử dụng MISA AMIS

Phần mềm quản lý dự án AMIS Công việc được thiết kế tốt có thể giúp bạn thực hiện tốt tất cả các giai đoạn quản lý dự án. Nó sử dụng dòng giá trị để tạo một tập hợp các bước phải hoàn thành để chuyển các mục từ Chưa bắt đầu sang Đã hoàn thành. Mỗi mục di chuyển qua một bảng kanban và mang lại cho tất cả người dùng sự linh hoạt để xử lý các trường hợp ngoại lệ và các giai đoạn nhanh chóng bằng cách sử dụng bảng kanban.

Trong giai đoạn bắt đầu , bạn gặp gỡ tất cả các bên liên quan để vạch ra quy trình làm việc sẽ như thế nào và mọi người cần dữ liệu nào trong suốt quá trình thực hiện.

Trong quá trình lập kế hoạch, bạn thực sự xây dựng bảng và biểu mẫu bằng cách sử dụng bảng Kanban và kiểm tra nó.

Phầm mềm quản lý công việc MISA AMIS giúp bạn có thể dễ dàng theo dõi các hạng mục xem đã được tiến hành tới đâu và chuyển chúng sang các bước và giai đoạn khác nhau trong quy trình làm việc.

Việc giám sát xảy ra khi người quản lý dự án xem xét tổng thể xem các hạng mục đang gặp khó khăn ở đâu. Bạn cũng có thể tạo báo cáo để cho biết mất bao lâu để hoàn thành các hạng mục và mất bao lâu để hoàn thành. Việc kết thúc sẽ xảy ra khi các mục được chuyển đến trạng thái đã hoàn thành và đã hoàn thành.

Phần mềm quản lý dự án AMIS Công việc có thể giúp bạn làm việc tốt nhất với các dự án đang diễn ra hoặc dài hạn, nơi các hạng mục cần được xử lý theo cách tương tự mỗi lần.

Với những thông tin về mô hình quản lý dự án trong bài viết trên, mong rằng nó sẽ hữu ích đối với các bạn trong việc lựa chọn cho doanh nghiệp của mình mô hình quản lý dự án phù hợp.