Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là một trong những kỹ năng cốt lõi nhất của nhà quản trị nhân sự tại các doanh nghiệp hiện nay. Để có thể nhận biết được những ứng viên tài năng và phù hợp với doanh nghiệp trong thời gian ngắn đòi hỏi nhà tuyển dụng phải trau dồi kỹ năng này thường xuyên. Dưới đây là Top 7 kỹ năng phỏng vấn trong tuyển chọn nhân sự mà HR bắt buộc phải biết.
1. Tầm quan trọng của kỹ năng phỏng vấn trong tuyển dụng nhân sự
Phỏng vấn tuyển dụng là cuộc nói chuyện giữa doanh nghiệp và ứng viên giúp bạn ra quyết định có tuyển dụng ứng viên đó hay không. Vậy nên kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là rất quan trọng mà HR nào cũng cần có để tìm được những nhân sự phù hợp nhất cho công ty.
Các lý do bạn nên có đủ kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng gồm:
- Nó giúp bạn nắm được khả năng, tính cách, kinh nghiệm làm việc của ứng viên. Qua đó giúp bạn hạn chế việc tuyển dụng sai người, tối ưu chi phí tuyển dụng.
- Ứng viên có cái nhìn tích cực hơn về doanh nghiệp, thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty đối với ứng viên.
Vì những lý do này nên doanh nghiệp cần đầu tư hơn nữa vào tuyển dụng, trong đó kỹ năng phỏng vấn là không thể bỏ qua.
2. 5 Hình thức phỏng vấn Tuyển dụng phổ biến
Hiện nay có 5 hình thức phỏng vấn Tuyển dụng khác nhau bao gồm: Phỏng vấn qua điện thoại, phỏng vấn trực tiếp 1:1, phỏng vấn theo nhóm, phỏng vấn hội đồng, phỏng vấn đánh giá tay nghề,… Nhà quản trị nhân sự nên dựa vào đặc tính vị trí tuyển dụng cũng như số lượng ứng viên để quyết định hình thức phỏng vấn phù hợp nhất.
2.1 Phỏng vấn qua điện thoại
Phỏng vấn qua điện thoại như là một bước sàng lọc ứng viên trước khi cả 2 có buổi gặp mặt trực tiếp. Khi phỏng vấn qua điện thoại HR có thể đưa ra một số câu hỏi để đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên như: Một số điểm mạnh, điểm yếu, thành tích đạt được trong công việc, mức lương mong muốn. Bên cạnh đó, trong cuộc gọi này HR sẽ đưa ra lịch hẹn gặp mặt sao cho phù hợp cho 2 bên.
2.2 Phỏng vấn trực tiếp 1:1
Đây là hình thức phỏng vấn phổ biến nhất hiện nay tại các doanh nghiệp. Khi trao đổi trực tiếp với nhau ứng viên sẽ hiểu hơn về doanh nghiệp và ngược lại, doanh nghiệp cũng có cái nhìn khách quan nhất về ứng viên. Thông thường ứng viên sẽ phỏng vấn cùng vị trí quản lý, 1 số công ty sẽ có HR phỏng vấn cùng.
2.3 Phỏng vấn ứng viên theo nhóm
Phỏng vấn nhóm đòi hỏi HR cần có kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng thật tốt. Ứng viên sẽ được phân công vào mỗi nhóm khoảng 2-3 người. Ở mỗi nhóm các thành viên sẽ nhận được những câu hỏi từ nhà tuyển dụng và sẽ đưa ra câu trả lời, quan điểm cá nhân của mình.
Hình thức này giúp đánh giá sự linh hoạt, nhanh nhạy của các ứng viên tham gia và giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho phía công ty mà vẫn đảm bảo hiệu quả.
2.4 Phỏng vấn hội đồng
Phỏng vấn hội đồng tức là ứng viên sẽ được phỏng vấn cùng lúc bởi 2 người trong hội đồng trở lên. Lúc này ứng viên sẽ được đánh giá khách quan và chính xác hơn. Hình thức này giúp nhà tuyển dụng đánh giá được toàn diện về năng lực cùng phẩm chất của ứng viên tham gia. Từ đó hội đồng sẽ thảo luận và đưa ra kết quả cuối cùng về việc có tuyển vị trí đó hay không.
2.5 Phỏng vấn đánh giá tay nghề kỹ thuật
Hình thức này có nhiều yêu cầu và được nhiều doanh nghiệp áp dụng, đặc biệt là công ty sản xuất. Thông qua việc làm thực tiễn thì nhà tuyển dụng sẽ đánh giá được chuyên môn của ứng viên, xác định ứng viên có phù hợp không.
Nhà tuyển dụng sẽ đưa ra 1 nhiệm vụ cho tất cả ứng viên sau đó đánh giá xem ứng viên nào làm tốt nhất để cân nhắc tuyển dụng.
3. 7 Kỹ năng phỏng vấn Tuyển dụng HR cần biết
Kỹ năng phỏng vấn Tuyển dụng chia làm 3 giai đoạn là kỹ năng trước phỏng vấn, trong phỏng vấn và kỹ năng sau buổi phỏng vấn. Mỗi giai đoạn đòi hỏi nhà Tuyển dụng cần thành thạo một số kỹ năng nhất định để buổi phỏng vấn diễn ra hiệu quả và thành công.
3.1 Kỹ năng trước phỏng vấn Tuyển dụng
3.1.1 Kỹ năng nghiên cứu hồ sơ
Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng đầu tiên HR nên có đã nghiên cứu hồ sơ. Trong quá trình tuyển dụng bạn sẽ nhận được nhiều CV khác nhau. Bạn cần phân tích, đánh giá kinh nghiệm, kỹ năng của ứng viên đó có phù hợp với công ty không. Điều này tưởng như đơn giản nhưng không phải ai cũng có thể làm tốt được.
Bạn hãy chuẩn bị một bộ tiêu chuẩn với các yêu cầu cụ thể cho ứng viên của từng vị trí khác nhau. Từ đó bạn sẽ đưa ra được những đánh giá khách quan và rõ ràng nhất.
3.1.2 Kỹ năng sắp xếp và liên lạc với ứng viên
Sau khi lọc được ứng viên phù hợp bạn cần sắp xếp địa điểm cũng như thời gian phỏng vấn phù hợp. Điều quan trọng là bạn không được xếp ứng viên phỏng vấn trùng giờ vì nó sẽ khiến ứng viên chờ đợi quá lâu. Về hình thức, bạn có thể phỏng vấn online hoặc offline đều được.
Sau khi đã sắp xếp lịch bạn sẽ liên hệ với ứng viên để gửi thư mời phỏng vấn. Có trường hợp ứng viên không tham dự được như giờ bạn đã cố định. Lúc này bạn cần xem xét và có những thay đổi phù hợp cho cả 2 phía..
3.2 Kỹ năng trong phỏng vấn Tuyển dụng
3.2.1 Kỹ năng lắng nghe
Lắng nghe là một trong những kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng quan trọng nhưng nhiều HR còn chưa chú trọng. Bạn cần lắng nghe những chia sẻ của ứng viên về kinh nghiệm, kỹ năng, những mong muốn của ứng viên về một công việc mới để từ đó có những đánh giá nhất về mức độ phù hợp với công ty. Nếu như bạn là người nói nhiều hơn ứng viên ở buổi phỏng vấn thì rất khó hiểu ứng viên và khó khăn trong việc đưa ra quyết định tuyển dụng. Cách tốt nhất là bạn nên nói 20% và dành 80% để lắng nghe.
3.2.2 Kỹ năng khuyến khích giao tiếp
Có nhiều ứng viên thường không tự tin trong lúc phỏng vấn và ngại chia sẻ. Là một HR bạn cần có kỹ năng khơi gợi câu chuyện và khuyến khích ứng viên giao tiếp cũng như chia sẻ nhiều hơn. Chỉ khi ứng viên có những trao đổi thẳng thắn thì bạn mới có thể đánh giá chính xác họ. Bạn nên biết rằng phỏng vấn là cuộc nói chuyện 1-1 giữa 2 bên, không nên để tình trạng 1 bên nói quá nhiều và 1 bên nói quá ít.
3.2.3 Kỹ năng đặt câu hỏi
Có rất nhiều câu hỏi bạn có thể đặt ra trong buổi phỏng vấn nhưng tùy ứng viên và tùy hoàn cảnh mà bạn có thể đưa ra những câu hỏi phù hợp.
Một số câu hỏi bạn có thể đặt ra cho ứng viên gồm:
- Câu hỏi chung: Câu hỏi này chủ yếu nói về kinh nghiệm, chuyên môn, lý do chọn công ty mới, các hiểu biết về công ty…
- Câu hỏi hành vi: Nhóm câu hỏi này giúp HR đánh giá được phong cách làm việc và khả năng giải quyết vấn đề của ứng viên trong công việc.
- Câu hỏi gây áp lực: Thường câu hỏi áp lực sẽ dùng cho vị trí quản lý và có góc độ khai thác mới lạ. Nó giúp bạn đánh giá được khả năng năng chịu áp lực, khả năng giải quyết vấn đề của ứng viên.
- Câu hỏi giả thuyết: Nhà tuyển dụng có thể đưa ra các câu hỏi tình huống để xem phản ứng cũng như cách giải quyết của ứng viên.
- Câu hỏi đánh giá: Câu hỏi này giúp đánh giá khả năng nhận thức của ứng viên về bản thân, nó giúp HR hiểu ứng viên và ứng viên thể hiện được cá tính của mình.
3.2.4 Kỹ năng tư duy toàn cảnh
Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng về tư duy toàn cảnh tưởng như mới lạ nhưng đang được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Khi hiểu được bức tranh toàn cảnh của doanh nghiệp thì HR có thể nâng cao hiệu quả của công tác tuyển chọn người tài.
Lấy ví dụ: Bạn phỏng vấn và thấy ứng viên đó không phù hợp với vị trí mà bạn đó ứng tuyển. Tuy nhiên trong quá trình trao đổi thì bạn thấy những kỹ năng của họ phù hợp với vị trí khác trong tương lai. Lúc này bạn cần lưu lại hồ sơ của họ và liên hệ ứng viên khi vị trí tuyển dụng đó “open”.
Chắc chắn HR không phải là người nhìn được tương lai, nhưng bằng kỹ năng của mình bạn sẽ biết được mục tiêu dài hạn, ngắn hạn của công ty để đánh giá được nhu cầu tuyển dụng.
3.2.5 Kỹ năng ghi chú
Trong quá trình phỏng vấn, có rất nhiều thông tin được đưa ra, bạn cần biết take note những ý quan trọng nhất của cuộc phỏng vấn. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng tổng hợp thông tin và có những đánh giá công bằng, khách quan giữa các ứng viên, từ đó đưa ra những quyết định tuyển dụng phù hợp nhất.
3.2.6 Kỹ năng kiểm soát thời gian phỏng vấn
Buổi phỏng vấn kéo dài quá lâu sẽ ảnh hưởng đến những ứng viên đang chờ nhưng 1 cuộc phỏng vấn khá nhanh cũng khiến ứng viên cảm thấy không được tôn trọng. Vậy nên việc kiểm soát thời gian chính là kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng bạn cần học tập. Khi có kỹ năng này bạn sẽ tạo ấn tượng tốt cho ứng viên, thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
3.3 Kỹ năng đánh giá sau phỏng vấn
Sau phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ có những suy nghĩ khác nhau về ứng viên. Đó có thể là ngưỡng mộ, khâm phục, không thích, không vui, yêu thích… đối với ứng viên.
Là một người làm tuyển dụng, bạn tuyệt đối không được để những cảm xúc cá nhân ảnh hưởng đến kết quả. Hãy đưa ra những đánh giá khách quan nhất về khả năng, thái độ cũng như sự phù hợp của ứng viên với vị trí đang tuyển. Có rất nhiều trường hợp đã bỏ lỡ ứng viên tiềm năng chỉ vì mang những cảm xúc cá nhân trong phỏng vấn.
4. Quản lý hoạt động tuyển chọn nhân tài hiệu quả nhờ AMIS Tuyển dụng
AMIS Tuyển dụng là phần mềm chuyên sâu về Tuyển dụng trong bộ phần mềm MISA AMIS HRM giúp nhà Tuyển dụng đánh giá ứng viên khoa học và quản lý công tác tuyển chọn nhân tài hiệu quả. Với nhiều chức năng hỗ trợ nghiệp vụ chuyên sâu, phần mềm giúp nhà quản trị nâng cao hiệu quả tuyển dụng và tinh gọn quy trình tuyển dụng cho tổ chức.
AMIS Tuyển dụng cho phép người dùng:
- Đăng tin tuyển dụng miễn phí trên toàn bộ các kênh chỉ với 1 click, tự động lấy hồ sơ ứng viên từ các website tuyển dụng.
- Phân chia công việc cho từng vị trí trong phòng ban tuyển dụng, nhắc việc đơn giản.
- Tự động gửi thư mời phỏng vấn, thư cảm ơn, thư mời nhận việc…
- Có thể lưu trữ số lượng hồ sơ nhân sự lớn, tạo kho dữ liệu tiềm năng.
- Hệ thống báo cáo chuyên nghiệp với các bảng biểu trực quan giúp Giám đốc có cái nhìn toàn cảnh về bức tranh tuyển dụng.
| Xem ngay: Bật mí phương pháp Tuyển dụng hiệu quả tại Công ty Hữu Nghị Xuân Cương – Doanh nghiệp logistic với 1000 lao động |
Phần mềm AMIS Tuyển dụng phù hợp với công ty có quy mô trên 100 nhân sự trình độ cao hoặc những công ty có độ biến động cao. Doanh nghiệp quan tâm các tính năng và muốn nhận tư vấn có thể để lại thông tin TẠI ĐÂY, chuyên viên của MISA sẽ liên hệ với bạn trong 12h.
5. Kết luận
Trên đây là một số kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng mà HR nên trang bị để có một cuộc phỏng vấn thành công. Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến kết quả phỏng vấn cũng như hình ảnh của doanh nghiệp nên bạn cần chú trọng hơn nữa. Bên cạnh đó, có những kỹ năng này giúp bạn đánh giá ứng viên chính xác từ đó tìm ra người phù hợp nhất cho tổ chức.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
