Quản lý nhân sự Giải pháp HRM “Đọc vị” ứng viên bằng 4 kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng...

“Đọc vị” ứng viên bằng 4 kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng đắt giá dành cho mọi HR

Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là điều mà cả nhà tuyển dụng lâu năm lẫn HR mới vào nghề phải trau dồi mỗi ngày. Bởi đó là yếu tố quyết định phần lớn rằng doanh nghiệp có tìm ra đúng người, đúng việc hay không. Bài viết này sẽ tổng hợp những kỹ năng quan trọng nhất mọi HR cần sở hữu để nghiệp vụ tuyển dụng được trở nên dễ dàng và hiệu quả. 

Ky nang phong van tuyen dung cho HR
Tìm hiểu 4 kỹ năng phỏng vấn giúp HR “đọc vị” ứng viên

1. Tại sao HR cần có kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng?

Trong một buổi phỏng vấn tuyển dụng, không chỉ các ứng viên cần chuẩn bị mà ngay cả bộ phận HR cũng cần có sự chuẩn bị chu đáo, kỹ càng. Đảm bảo một nhân viên tiềm năng được phỏng vấn bởi một HR có chuyên môn là điều quan trọng hàng đầu trong quy trình tuyển dụng của bất kỳ công ty nào. 

HR có thể được coi như người đại diện, là bộ mặt của doanh nghiệp. Bởi HR là người trực tiếp làm việc với ứng viên. Không phải chỉ có HR được phép đánh giá ứng viên trong một buổi phỏng vấn. Ứng viên hoàn toàn có thể đánh giá và nhận định về tổ chức nói chung, về nhân sự doanh nghiệp nói riêng thông qua HR. Trong một số trường hợp, thái độ và tác phong của HR cũng là một nhân tố tác động tới quyết định của ứng viên. 

Điều các doanh nghiệp cần lưu tâm nhất là HR phải được đào tạo kỹ năng phỏng vấn bài bản. Các HR phải biết cách đặt những câu hỏi hay nhất để hiểu đúng tính cách ứng viên. Không chỉ đặt câu hỏi, các kỹ năng quan sát, lắng nghe, đánh giá cũng là các kỹ năng quan trọng mà mọi HR cần đào tạo và trau dồi. 

Có thể nói, kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng đóng vai trò quan trọng không khác gì những kỹ năng mềm và kỹ năng cứng mà doanh nghiệp yêu cầu ứng viên. 

>> Xem thêm: Phương pháp tuyển dụng nhân sự hiệu quả và tiết kiệm

Vai tro cua phong van tuyen dung
Phỏng vấn tuyển dụng có vai trò quan trọng trong việc tìm ra ứng viên phù hợp

2. Cấu trúc một buổi phỏng vấn tuyển dụng

Trên thực tế, một buổi phỏng vấn hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc hỏi và trả lời. Các HR có thể tham khảo 7 bước cấu trúc chuẩn sau đây để chuẩn bị các kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng cần thiết.

2.1. Bước 1: Giới thiệu tổng quan về buổi phỏng vấn 

Trước khi bắt đầu phỏng vấn, HR nên cho biết thông tin về những người phỏng vấn và quy trình làm việc của buổi phỏng vấn.

Đây là thông tin quan trọng nhất đối với ứng viên. Bởi các thông tin này giúp họ có sự chủ động trong cuộc phỏng vấn. Đồng thời, quy trình này cũng là yếu tố giúp ứng viên cảm nhận được không khí buổi phỏng vấn và đưa ra nhận định ban đầu về tính cách người phỏng vấn.

2.2. Bước 2: Giới thiệu doanh nghiệp và giải thích chi tiết công việc

Một số HR thường bỏ qua giới thiệu doanh nghiệp khi phỏng vấn. Bởi họ mặc định rằng ứng viên sẽ tự tìm hiểu về tổ chức của mình từ trước. Tuy nhiên, các HR nên lường trước trường hợp ứng viên nắm bắt thông tin sai lệch về doanh nghiệp. 

Đối với ứng viên, các thông tin này đôi khi được đưa ra thành các câu hỏi. Ví dụ: “Anh/chị đã biết gì về công ty chúng tôi?”; “Anh/chị có biết nhiệm vụ chính mà mình sẽ đảm nhận khi trúng tuyển vào công ty không?”. Việc đưa ra thông tin về doanh nghiệp như một cách khẳng định lại thông tin và sửa chữa những hiểu nhầm không đáng có về công ty. 

2.3. Bước 3: Đặt câu hỏi làm rõ thông tin được ghi trong hồ sơ ứng viên

Đây là bước giúp các nhà tuyển dụng thẩm định lại ứng viên. Bởi đôi khi hồ sơ và năng lực thực tế lại khác biệt đáng kể. Nhiều ứng viên hiện nay thậm chí còn tự tạo thông tin năng lực trong hồ sơ của mình. Vì vậy, HR cần kết hợp các kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng phù hợp để nắm bắt tính thành thực của ứng viên.

2.4. Bước 4: Đưa ra câu hỏi đánh giá năng lực và độ phù hợp của ứng viên

Đây là lúc cả ứng viên và nhà tuyển dụng thể hiện mình. Đối với ứng viên, cách ứng xử khéo léo, nhạy bén chắc hẳn sẽ ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Đối với nhà tuyển dụng, các câu hỏi sáng tạo, đúng trọng tâm không chỉ giúp họ đánh giá ứng viên chính xác mà còn tạo ấn tượng tốt đối với ứng viên. 

2.5. Bước 5: Cho phép ứng viên đặt câu hỏi

Ứng viên quan tâm luôn có thắc mắc dành cho công ty. Vì vậy, trong buổi phỏng vấn, hãy tạo cho họ cơ hội được giải đáp khúc mắc. Việc nhà tuyển dụng trả lời các câu hỏi cũng phải thật khéo léo. Cần chú ý thể hiện sự quan tâm của HR tới ứng viên, đồng thời thể hiện tác phong và sự chuyên nghiệp của công ty.

2.6. Bước 6: Tóm tắt thông tin và kết thúc buổi phỏng vấn

Thay vì kết thúc đột ngột, nhà tuyển dụng có thể gửi tới ứng viên một vài đánh giá chung về buổi phỏng vấn hoặc đơn giản là một câu chào. Điều này sẽ tạo thiện cảm với ứng viên, đồng thời họ cũng có được những nhận định sơ bộ về phần thể hiện của mình, về khả năng được nhận hay không. Sau đó, HR có thể chuyển sang làm việc với ứng viên tiếp theo.

2.7. Bước 7: Dẫn ứng viên tham quan doanh nghiệp (nếu thích hợp) 

Ở Việt Nam, hành động này thường rất ít xảy ra. Chỉ khi hội đồng tuyển dụng đã quyết định chọn một ứng viên nhất định thì việc tham quan doanh nghiệp sẽ như một phần trong giai đoạn hội nhập của ứng viên với doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, nếu công ty muốn thu hút và tạo ấn tượng với ứng viên, HR có thể đưa ứng viên tham quan các phòng ban ngay khi kết thúc phỏng vấn. 

>> Tham khảo: Quy trình phỏng vấn nhân sự mới nhất

3. Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng mọi HR cần biết 

3.1. Kỹ năng nắm bắt thông tin tuyển dụng

Để đảm bảo tuyển đúng người đúng việc, nhà tuyển dụng cần phải là người hiểu rõ công việc hơn ai hết. 

Trước khi đăng tin tuyển dụng, hãy đảm bảo rằng mình đã nghiên cứu kỹ lưỡng vị trí công việc. Hãy suy nghĩ về những nhân sự trước đây, cân nhắc cả điểm mạnh và điểm yếu về phẩm chất và kỹ năng, kiến thức của họ. Sau đó hãy liệt kê các yếu tố này thành một danh sách và chọn lọc để chuyển hóa thành các yêu cầu công việc. 

Ngoài ra, các HR cũng cần chuyển bản yêu cầu công việc sơ bộ này cho các bộ phận liên quan. Bởi đôi khi góc nhìn của bạn chỉ mang tính chủ quan. Các tiêu chí bạn cho là phù hợp nhưng trên thực tế lại không thỏa mãn yêu cầu của lãnh đạo hoặc phòng ban đặt ra. 

Bạn không thể tìm ra một ứng viên tiềm năng nếu toàn bộ nhóm tuyển dụng không nhất quán về hình mẫu lý tưởng mà doanh nghiệp muốn. 

3.2. Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng bắt buộc với mọi nhà tuyển dụng. Bởi muốn phỏng vấn hiệu quả, trước tiên bạn cần phải là người giao tiếp và truyền đạt hiệu quả.

Bất kể ứng viên đang ứng tuyển vị trí nào, nhà tuyển dụng vẫn là mối liên kết chủ yếu của họ với doanh nghiệp. Tùy thuộc vào ấn tượng ban đầu mà HR tạo ra, họ có thể tạo sự chú ý, thu hút ứng viên nhưng hoàn toàn cũng có thể gây thất vọng cho ứng viên.

Như vậy, bộ phận HR cần đào tạo cho mình khả năng giao tiếp hiệu quả và kỹ năng thu hút ứng viên. Những kỹ năng này quan trọng với tất cả các vị trí và doanh nghiệp nhưng sẽ cần lưu tâm hơn cả với những ngành kỹ thuật, nơi các ứng viên có xu hướng hướng nối nhiều hơn. 

3.3. Kỹ năng đặt câu hỏi

3.3.1 Câu hỏi chung

Nhà tuyển dụng nên bắt đầu buổi phỏng vấn bằng những câu hỏi chung. Các câu hỏi này vừa là cơ hội giao lưu giữa ứng viên và doanh nghiệp, vừa tạo không khí thoải mái mở đầu buổi phỏng vấn. 

Vì là câu hỏi tổng quan, các câu hỏi này có thể liên quan tới thông tin sơ bộ về doanh nghiệp hoặc ứng viên. Thông thường các câu hỏi này được sử dụng để làm rõ thông tin trên resume/CV của ứng viên. Bên cạnh đó, các HR cũng có thể đặt câu hỏi tìm hiểu lý do ứng tuyển hoặc lý do lựa chọn nghề nghiệp, doanh nghiệp của bạn.

Một số câu hỏi chung các nhà tuyển dụng có thể tham khảo như:

– Anh/chị đã làm việc tại công ty … trong bao lâu?

– Vai trò/nhiệm vụ của anh/chị tại vị trí … là gì?

– Vì sao anh/chị muốn trở thành …?

– Vì sao anh/chị muốn làm việc cho chúng tôi?

– Hãy kể những điều anh/chị biết về doanh nghiệp chúng tôi.

– Hãy kể cho chúng tôi về một số sở thích của anh/chị.

Ngoài ra, các nhà tuyển dụng nên tránh đặt câu hỏi liên quan tới đời tư của ứng viên. Một số chủ đề hạn chế hỏi như tôn giáo, vùng miền, giới tính, chiều cao – cân nặng, khuyết tật, … Những câu hỏi này có thể khiến ứng viên khó xử và trong nhiều trường hợp vô tình xâm phạm vào đời tư cá nhân của họ. 

Ky nang dat cau hoi chung
HR có thể tạo không khí phỏng vấn thoải mái bằng cách mở đầu với câu hỏi chung

3.3.2. Câu hỏi hành vi 

Các câu hỏi hành vi thường là phần được nhà tuyển dụng ưa thích. Bởi những câu trả lời dựa trên thực tiễn sẽ phản ánh chính xác nhất những gì ứng viên thể hiện trong tương lai. Ví dụ:

– Hãy kể lại một tình huống anh/chị sử dụng sự sáng tạo để giải quyết công việc. (Thay vì đưa ra một câu hỏi chung chung và mơ hồ như: Anh/chị có phải là người sáng tạo không?)

– Kể về một khủng hoảng công việc anh/chị từng đối mặt và cách xử lý chúng.

– Kể về dự án lớn nhất mà anh/chị từng thực hiện? 

Thay vì hỏi về sự kiện đã xảy ra, một số HR cũng khá thích các câu hỏi tình huống, còn gọi là câu hỏi giả định. Nhà tuyển dụng có thể đưa ra một tình huống giả định hoặc lấy từ thực tiễn hoạt động của công ty và yêu cầu ứng viên giải quyết. Đây là cơ hội tốt để HR đánh giá khả năng ứng xử và sự khéo léo của ứng viên. Hãy lấy một số câu hỏi phỏng vấn của Amazon làm ví dụ để hiểu rõ hơn. 

– Nếu anh/chị là đại diện của Amazon. Hiện tại Samsung đang muốn bán 10.000  chiếc Samsung Galaxy S3 với giá chiết khấu là 34%. Theo anh/chị, đây có phải là một món hời không? 

– Anh chị sẽ làm gì nếu phát hiện đồng nghiệp thân nhất của mình tại công ty ăn cắp?

– Nếu quản lý giao cho anh/chị nhiệm vụ mà anh chị không đồng tình, anh/chị sẽ xử lý như thế nào?

Các câu hỏi hành vi có thể được coi là công cụ hiệu quả phản ánh kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng. Bởi HR không chỉ hỏi về những gì ứng viên đã từng hoàn thiện và đạt được, mà còn khai thác được lý do và quy trình làm việc của ứng viên. Ngoài ra, do dựa vào sự kiện thức tế, nhà tuyển dụng hoàn toàn có thể kiểm tra và xác thực thông tin. 

Mặc dù vậy, các câu hỏi hành vi đôi khi cũng làm khó ứng viên nếu anh ta không thực sự hiểu rõ bản thân mình. Cho dù thực tế, ứng viên này có thể sở hữu đủ các yêu cầu về cả năng lực và phẩm chất mà doanh nghiệp cần.

3.3.3. Câu hỏi gây áp lực 

Đúng như tên gọi, các câu hỏi này được đưa ra với mục đích dồn ứng viên vào trạng thái khó xử, căng thẳng và quan sát phản ứng của họ. Một số doanh nghiệp lựa chọn những câu hỏi khá nhạy cảm như: 

– Vì sao chúng tôi nên chọn anh/chị trong khi anh/chị không hề có kinh nghiệm trong lĩnh vực này?

–  Lý do gì khiến anh/chị nghỉ việc ở công ty cũ?

Bên cạnh đó, các nhà tuyển dụng có thể đưa ra các câu hỏi mẹo. Một mặt, chúng sẽ tạo nên sự hài hước và giúp ứng viên cảm thấy thoải mái hơn. Mặt khác, các câu hỏi này chính là một hình thức test IQ và EQ gián tiếp, giúp nhà tuyển dụng đánh giá sự sáng tạo và tính cách, kỹ năng của ứng viên. 

Đặc biệt với các vị trí quản lý cấp cao đòi hỏi phong cách quản lý linh hoạt, các câu hỏi dạng này có thể khá hữu ích. Một số câu hỏi mẹo được các tập đoàn nổi tiếng áp dụng như:

– Làm thế nào để một con trâu nặng 800kg đi qua một cây cầu nặng 700kg? (Huawei); 

– Bạn sẽ chi tổng cộng bao nhiêu tiền để có thể vệ sinh tất cả cửa sổ ở thành phố Seattle? (Facebook); 

– Có bao nhiêu đứa trẻ được sinh ra trên thế giới mỗi ngày? (Apple). 

Cau hoi test IQ và EQ ung vien
Một số câu hỏi mẹo là một hình thức test IQ và EQ ứng viên gián tiếp

3.3.4. Câu hỏi thăm dò

Ngoài 3 bộ câu hỏi trên, nhà tuyển dụng có thể xây dựng các bộ câu hỏi phụ để thăm dò ứng viên. Các câu hỏi này nên đưa ra khi HR cần thêm thông tin cụ thể nào đó hoặc không hiểu câu trả lời của ứng viên. Một số câu hỏi tham khảo như:

Anh/chị có thể vui lòng cho tôi biết thêm thông tin về …?

– Anh/chị đã nói … Liệu tôi đã hiểu chính xác chưa?

– Anh/chị có thể nêu ví dụ minh họa điều anh/chị vừa nói không?

3.4. Kỹ năng đánh giá ứng viên 

3.4.1. Trong quá trình phỏng vấn: quan sát, lắng nghe và ghi chép

Lời nói không phải yếu tố duy nhất phản ánh ứng viên. Tác phong, biểu cảm, thái độ,… cũng là những yếu tố quan trọng để nhà tuyển dụng có được cái nhìn toàn diện và khách quan nhất về ứng viên. Để nhận định được những yếu tố này, các HR cần rèn luyện kỹ năng lắng nghe và quan sát đối phương. 

Một nguyên tắc cơ bản của kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là chú tâm vào phần thể hiện của ứng viên. Kết hợp quan sát ngôn ngữ và phản ứng cơ thể của họ, đồng thời lắng nghe cẩn thận những gì ứng viên đang nói. 

Quan sát chính là một kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng “đắc lực” nhất đối với nhà tuyển dụng. Bởi nó cho thấy sự tinh tế và khả năng nhìn nhận của bạn. Trong khi đó, lắng nghe là công cụ để HR có thể “đọc vị” được ứng viên. 

Để lắng nghe hiệu quả nhất, các nhà tuyển dụng có thể kết hợp ghi chú trọng tâm câu trả lời hoặc điểm nổi bật của ứng viên. Việc ghi chép cũng sẽ hạn chế nhầm lẫn giữa các ứng viên nếu doanh nghiệp tuyển dụng số lượng lớn. 

Tuy nhiên, đừng quá tập trung ghi chép khi ứng viên đang trình bày. Hãy biết cân đối thời gian giữa lắng nghe và ghi chép để đạt hiệu quả phỏng vấn tối đa. Trong trường hợp phỏng vấn theo hội đồng, doanh nghiệp có thể cử ra một người làm thư ký để ghi chú lại phần trình bày của ứng viên. 

Ghi chep trong qua trinh phong van
Đừng quá tập trung ghi chép trong suốt quá trình phỏng vấn, thay vào đó hãy lắng nghe ứng viên nhiều hơn

3.4.2. Sau phỏng vấn: xây dựng khung đánh giá

Trên thực tế, quy trình phỏng vấn tuyển dụng thường gặp phải khá nhiều rủi ro ảnh hưởng tới tính chính xác. Ví dụ do thiện cảm cá nhân của HR, hoặc do số lượng người phỏng vấn quá đông, năng lực giữa các ứng viên khá tương đồng,… Do vậy, để khách quan nhất có thể, nhà tuyển dụng nên xây dựng cho mình một khung đánh giá chung để đánh giá ứng viên. 

Một hệ thống đánh giá hiệu quả nên được lượng hóa. Nhiều doanh nghiệp hiện nay thường sử dụng bảng đánh giá theo khung năng lực hoặc quy đổi thành thang điểm. Các cách làm này đều bảo đảm tính quy chuẩn và bám tương đối sát vào yêu cầu công việc. 

Một khi đã có bảng tiêu chí chung, các nhà tuyển dụng nên hạn chế so sánh ứng viên với nhau. Việc so sánh này chỉ nên thực hiện ở bước cuối cùng, khi cần chốt số lượng tuyển dụng.

>> Xem thêm: Các bước định vị giá trị ứng viên phù hợp với mọi doanh nghiệp 

4. Một số tips nâng cao kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng 

4.1. Nghiên cứu lại hồ sơ ứng viên trước khi phỏng vấn

Nhiều nhà tuyển dụng thường bỏ qua bước này nhưng đây là việc mọi HR nên làm. Bởi bạn có thể nhầm lẫn giữa các ứng viên, hoặc việc đọc trước sẽ đưa ra cho bạn thêm thông tin hỗ trợ quá trình phỏng vấn.

Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng cũng có thể cân nhắc tham khảo thêm các trang mạng xã hội của ứng viên như Facebook, LinkedIn. Những trang thông tin này có thể tiết lộ khá nhiều về tính cách và con người thật của ứng viên.

Để giảm thiểu sai sót trong quá trình chọn lọc ứng viên, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm AMIS Tuyển dụng với chức năng tự động chọn lọc và tổng hợp hồ sơ ứng viên từ các sàn tuyển dụng phổ biến. Đồng thời, phần mềm cũng sẽ hỗ trợ HR vô cùng đắc lực trong việc nhập liệu tự động và quản lý hồ sơ ứng viên. 

>> Xem thêm: Top 5 dịch vụ tuyển dụng nhân sự tốt nhất hiện nay

4.2. Thân thiện và tôn trọng ứng viên

Một số nhà tuyển dụng thường cho rằng mình ở vị trí cao hơn so với ứng viên. Vì thế, họ thường tỏ thái độ cao ngạo hoặc khó chịu nếu không hài lòng với ứng viên. Tuy nhiên, cần phải lưu ý rằng doanh nghiệp của bạn không phải duy nhất. Bên cạnh doanh nghiệp của bạn còn hàng nghìn doanh nghiệp tuyển dụng mỗi ngày. 

Về bản chất, cả doanh nghiệp và ứng viên đang trong một mối quan hệ “win – win”, tức đôi bên cùng có lợi. Vì vậy, hãy tôn trọng ứng viên như cách bạn tôn trọng các đồng nghiệp và lãnh đạo của mình.

Các nhà tuyển dụng có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể để tạo thiện cảm với ứng viên. Ví dụ như mỉm cười, gật đầu,… HR càng tạo ra không khí thoải mái thì ứng viên càng dễ chia sẻ thông tin. Điều này rõ ràng có lợi trực tiếp tới việc ra quyết định tuyển dụng. 

Thai do phong van voi ung vien
Hãy giữ thái độ thân thiện và tôn trọng ứng viên

4.3. Lắng nghe nhiều hơn nói

Mục đích chính của một buổi phỏng vấn là khai thác thông tin. Vì vậy, thay vì đặt câu hỏi dồn dập, liên tục hoặc trò chuyện thân mật thái quá, hãy tạo cho ứng viên không gian được nói. Bạn hoàn toàn có thể gợi ý ứng viên hướng trả lời để nắm bắt được những thông tin mong muốn. 

Có thể thấy, kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là loại kỹ năng không thể đạt được trong ngày một ngày hai. Nó đòi hỏi nhà tuyển dụng phải trau dồi và tích lũy qua thời gian. Điều quan trọng nhất để giúp các HR tiến bộ mỗi ngày chính là sự bài bản trong quy trình và học hỏi từ những kỹ năng cơ bản nhất. Hy vọng những kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng được liệt kê trong bài sẽ là gợi ý đáng giá dành cho các nhà tuyển dụng trong hành trình tìm kiếm ứng viên phù hợp. 

Hiện nay, MISA AMIS đã phát triển thành công ứng dụng AMIS Tuyển dụng, nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp nhiều hơn trong công tác tuyển dụng nhân sự: từ việc đăng tin tuyển dụng, tổng hợp hồ sơ ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn và tổng hợp dữ liệu báo cáo tuyển dụng chi tiết cho HR. Có thể nói, AMIS Tuyển dụng là một ứng dụng tương đối toàn diện và hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ tuyển dụng nhân sự, được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng.

Anh chị HR quan tâm đến phần mềm tuyển dụng, đừng quên đăng ký thông tin để được trải nghiệm ứng dụng hoàn toàn miễn phí trong vòng 15 ngày!!

Đánh giá
Chia sẻ bài viết hữu ích này