Phương pháp đánh giá theo KPI cho nhân viên

Phương pháp đánh giá theo KPI được coi là cách lượng hóa các chỉ tiêu đo lường và đánh giá người lao động hiệu quả nhất. Tuy nhiên, để xây dựng và áp dụng thành công, doanh nghiệp cần hiểu rõ tính chất, đặc trưng và quy trình đánh giá theo KPI có phù hợp với doanh nghiêp mình hay không. Tìm hiểu ngay!  

Tải miễn phí – 11 Biểu mẫu OKR – Đánh giá nhân viên theo chức vụ và phòng ban

1. Phương pháp đánh giá theo KPI là gì?

KPI (viết tắt của Key Performance Indicators) được quy đổi hệ thống đo lường và đánh giá kết quả công việc của nhân viên, thể hiện qua số liệu, chỉ tiêu định lượng, các tỷ lệ so với mục tiêu đặt ra nhằm đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động của cá nhân, một bộ phận chức năng hay cả tổ chức trong một khung thời gian nhất định. 

KPIs được nhà quản lý đặt ra căn cứ vào vị trí, chức danh và trách nhiệm của nhân viên dựa trên bản mô tả công việc, từ đó thiết lập các thông số mục tiêu để yêu cầu nhân viên đó thực hiện. Dựa trên kết quả KPI, công ty sẽ có chế độ thưởng phạt, đãi ngộ nhân sự cho cá nhân, đội nhóm. 

Như vậy, nhìn chung KPI là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá thành tích của nhân viên, từ đó hoạch định chiến lược phát triển nhân sự doanh nghiệp, khuyến khích nhân viên phát triển tiềm năng của mình. Những vai trò này sẽ được miêu tả kỹ hơn trong phần sau. 

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm đánh giá nhân viên, hãy để lại thông tin dưới đây, đội ngũ hỗ trợ MISA sẽ hỗ trợ và tư vấn ngay cho bạn:

2. Tại sao nên dùng phương pháp đánh giá theo KPI

Tại sao việc tìm hiểu phương pháp đánh giá theo KPI trong doanh nghiệp lại được quan tâm tại hầu hết môi trường lao động hiện đại? Việc phân tích số liệu này giúp các nhà quản lý, nhà lãnh đạo nhìn nhận điều gì từ nhân viên và công ty của họ? 

Đứng ở góc độ chủ lao động, đánh giá năng lực nhân viên là một vấn đề khía cạnh và phải nhìn nhận từ nhiều yếu tố: nội tại (kỹ năng làm việc, kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm, thái độ, khả năng xử lý công việc,…), ngoại cảnh (sự tác động từ quan hệ đồng nghiệp, đội nhóm phù hợp,…). Bất cứ sự thiếu hụt khía cạnh nào trong các yếu tố trên cũng có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của nhân viên đó. 

Chính vì thế, đánh giá nhân viên theo KPI là công việc cần thiết. Bởi dựa vào các thông số định lượng, các lãnh đạo sẽ khám phá được tài năng tiềm ẩn bên trong mỗi nhân viên. Nếu nhân viên có năng lực tốt nhưng chưa bộc lộ ra bên ngoài thì nhà quản lý phải kích thích sự phát triển đó bằng cách khích lệ, đặt nhân viên tại đúng vị trí làm việc, cung cấp cho họ điều kiện phù hợp, chính sách đãi ngộ hợp lý thì nhân viên sẽ cảm thấy hài lòng và đem đến các giá trị tuyêt vời cho doanh nghiệp.

Ngược lại, khi nhân viên không đạt được KPI, nhà quản lý lại cần tìm hiểu những yếu tố nào khiến họ chưa đạt chỉ tiêu, từ đó đặt ra kế hoạch đào tạo nhân sự phù hợp giúp nhân viên hoàn thiện kỹ năng, hay sắp xếp một vị trí phù hợp hơn với một số điểm tốt của họ.

Không chỉ vậy, đánh giá nhân viên thông qua KPI còn là cơ sở để nhà quản lý, lãnh đạo hoạch định chiến lược nguồn nhân lực phu hợp. Khi đánh giá chính xác, doanh nghiệp sẽ đưa ra được dự báo về khả năng hoàn thiện mục tiêu cuối kỳ, làm cơ sở để trả đúng lương với năng lực của nhân viên từ sớm mà không cần để dồn vào cuối thời kỳ khi đã có số liệu KPI cụ thể. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh những sai phạm trong quy trình trả lương hay trả chậm lương cho nhân viên. 

Đặc biệt, phương pháp đánh giá theo KPI của từng cá nhân cũng giúp nhà quản lý nắm được tính hình toàn bộ doanh nghiệp. Từ đó, Việc thiết lập mục tiêu chung của công ty trở nên dễ dàng.

Tùy vào mục tiêu, chiến lược mà doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều chỉ số KPI cho lĩnh vực mà họ tập trung, liên quan đến thị trường, quản lý nhân sự, chất lượng văn hóa, hiệu quả tài chính. Các dữ liệu là cơ sở để doanh nghiệp so sánh giá trị bản thân họ với các công ty khác trong cùng một ngành. Từ đó vạch ra chiến lược phát triển chi tiết cho tương lai. 

3. Quy trình đánh giá nhân viên theo KPI

Sau đây, hãy tìm hiểu về quy trình đánh giá theo KPI ngay: 

Bước 1: Xác định bộ phận, nhân viên phụ trách xây dựng KPIs

Có 2 phương pháp chính để xác định nhân sự phụ trách: 

Thứ nhất, các bộ phận/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống đánh giá KPIs cho từng nhân viên trong phòng ban đó. Trong đó, đội ngũ quản trị nhân sự chỉ đóng vai trò hỗ trợ các trưởng phòng, chỉ dẫn phương pháp để đảm bảo đánh giá theo KPIs tuân thủ nguyên tắc của công ty. 

Như vậy, vấn đề đặt ra là người xây dựng KPIs – cụ thể là các trưởng bộ phận – phải là người thấu hiểu các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí trong phòng ban của họ nhất. Nếu bộ phận/Phòng/Ban lớn thì các trưởng phòng có thể chia nhỏ công việc xây dựng KPIs cho các cấp dưới. 

Phương pháp này có các ưu, nhược điểm như sau: 

• Ưu điểm: các chỉ số KPIs sẽ có tính khả thi cao, phản ánh rõ nét và chính xác chức năng, nhiệm vụ của bộ phận bởi người thiết lập là người gần gũi nhân viên nhất. 
• Nhược điểm: nếu phòng ban tự đặt mục tiêu thì có thể xuất hiện tình trạng thiếu khách quan, cả nể, đặt mục tiêu cho nhân viên khá thấp. Chính vì thế, vai trò của quản trị nhân sự như là một nhà cố vấn và kiểm định lại càng được đề cao. 

Thứ hai, bộ phận nhân sự hoặc đội ngũ quản lý cấp cao sẽ thiết lập bộ đánh giá KPIs cho các phòng ban chức năng. Khác với phương pháp trên khi các nhà quản lý hay quản trị nhân sự chỉ đóng vai trò là nhân tố cố vấn, kiểm định, trong phương pháp này họ sẽ trực tiếp thực hiện đánh giá KPIs để đảm bảo sự khách quan, khoa học hơn.

Tuy nhiên, điểm trừ của phương pháp này là chỉ số KPIs có thể không thực tế, không phản ánh đúng nhiệm vụ, chức năng của nhân viên. Như vậy, các trưởng phòng ban sẽ là nhà thẩm định đưa lời khuyên đúng đắn cho đội ngũ quản lý cấp cao.

Bước 2: Xác định các chỉ số KPIs

Sau khi đã xác định các chỉ số KPIs phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của phòng bạn, thì công việc tiếp theo doanh nghiệp cần xây dựng những tiêu chí đánh giá SMART cho các công việc: 

• S   –  Specific: Mục tiêu cụ thể: Mục tiêu cụ thể được phản ánh ở chỗ các thông số đánh giá cần được tách rõ ràng: tên chỉ số, công thức tính, trọng số, đơn vị tính, nguồn dữ liệu, số thực hiện,… Nếu trộn các yếu tố này, phần mềm đánh giá sẽ gặp khó khăn. Tên chỉ số cũng phải ngắn gọn, song phản ánh đúng bản chất chỉ số. Ví dụ như: doanh thu xuất khẩu. Việc đặt tên rõ ràng sẽ giúp người thực hiện tìm kiếm thông tin dễ dàng, tránh mất thời gian hoặc sai sót không đáng có. 
• M –  Measurable: Mục tiêu đo lường được: Mục tiêu đo lường định lượng có thể được đánh giá bằng các phần mềm quản lý sẵn có, nếu không phải chỉ rõ nguồn dữ liệu. Một số mục tiêu cụ thể như: số lượng set hàng bán ra trong thời điểm, tỷ lệ khách hàng hài lòng, sản phẩm được yêu thích nhất,… Nếu các dữ liệu hiện tại chưa đủ để đo lường thì người thực hiện có thể bổ sung khảo sát khách hàng. 
• A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được: Mặc dù nên đặt mục tiêu thách thức vượt quá mức thông thường của nhân viên, song chỉ số đánh giá KPIs cần nằm trong khả năng của công ty, bộ phận hay mỗi cá nhân..
• R – Relevant: Mục tiêu thực tế: Cần tính đến các yếu tố ngoại cảnh ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng mục tiêu KPIs cuối kì, ví dụ như đại dịch COVID19, hay biến động kinh tế thị trường cũng ảnh hưởng đến việc đặt kế hoạch của doanh nghiệp. 
• T  –  Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể: KPIs phải được đặt trong thời gian cụ thể – theo tuần, tháng, năm – thì mới phát huy đúng tác dụng là đánh giá năng lực của cá nhân/tổ chức. 

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Mức độ hoàn thành KPIs của các đầu việc nhìn chung đều có thể phân chia về 3 nhóm chính như sau:

• Nhóm A: tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều tới mục tiêu chung.
• Nhóm B: tốn ít thời gian để thực hiện, ít ảnh hưởng đến mục tiêu chung
• Nhóm C: tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều tới mục tiêu chung hoặc/và tốn nhiều thời gian để thực hiện nhưng ít ảnh hưởng đến mục tiêu chung.

Mỗi nhóm KPI này sẽ có trọng số khác nhau tùy thuộc vào mức độ quan trọng, chẳng hạn có thể phân chia như sau: A: 40%; B: 10% và C: 50%. Cần phải gộp cả ba yếu tố A, B, C này khi đánh giá mức độ hoàn thành KPI của người lao động. 

Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng

Với mỗi mức độ hoàn thành KPIs, nhân viên sẽ đạt được mức lương thưởng nhất định. Chính sách lương thưởng sẽ được quy định bởi lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp, kết hợp với đề xuất của quản lý cấp cao nhất phụ trách ban chức năng, người xây dựng dánh giá KPIs hoặc do nhân viên thống nhất với lãnh đạo. 

Thông thường, vào cuối mỗi kỳ đánh giá sẽ có một buổi nghiệm thu công việc để lãnh đạo nắm rõ về cách thức thực hiện và thành quả công việc của nhân viên. Buổi gặp gỡ này sẽ có sếp, đồng nghiệp, nhân viên và căn cứ theo đánh giá khách hàng để đảm bảo việc đánh giá khách quan, toàn diện.

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI 

KPIs không bao giờ là một giá trị bất biến, nó phải được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian dựa trên mức độ phát triển của nhân viên thực hiện, hoặc tác động của yếu tố ngoại cảnh trong từng thời kì. Còn trong giai đoạn bình thường, có thể mất vài tháng để công việc đạt mức tối ưu, một khi có được KPIs cuối cùng thì cần duy trì trong ít nhất một năm. 

Ngày nay việc đánh giá KPI cho nhân viện có thể nhờ đến sự sử dụng của các phần mềm quản lý công việc. Phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát, theo dõi và xem báo cáo công việc tức thời.

4. Mẫu KPI trong doanh nghiệp 

Phương pháp đánh giá theo KPI trong doanh nghiệp là vô số, và có thể dễ dàng tìm kiếm trên google. Mỗi phương pháp đánh giá đều cần phụ thuộc vào từng lĩnh vực, vị trí, mục tiêu và mô hình kinh doanh khác nhau. Và ví dụ điển hình về những cách thức này sẽ được trình bày trong phòng dưới đây, theo hai khía cạnh – mẫu đánh giá KPI dành cho phòng ban và mẫu đánh giá KPI dành cho cá nhân. 

Phương pháp đánh giá theo KPI trong doanh nghiệp đối với các phòng ban chức năng có thể không giống nhau tùy vào môi trường làm việc. Tuy nhiên, bất cứ mẫu nào cũng phải tuân theo những yếu tố quan trọng sau đây:

• Thứ nhất: Việc dánh giá KPI phụ thuộc vào chuyên môn của từng phòng ban. Mỗi chuyên ngành, lĩnh vực có phương pháp đánh giá KPI khác nhau. Phòng content marketing có cách tính KPI khác với phòng nhân sự, bộ phận chăm sóc khách hàng lại có cách đánh giá khác với phòng kế toán tài chính …
• Thứ hai: Chỉ số KPI phụ thuộc vào vai trò từng phòng ban chức nắng với mục tiêu chiến lược cụ thể. Trong từng khâu khác nhau sẽ có những chỉ số KPI khác nhau.

Bạn có thể tham khảo Mẫu KPI cơ bản dành cho vị trí trưởng phòng kinh doanh như sau (chú ý mẫu KPI này có thể còn cần sửa đổi đối với nhiệm vụ mà trưởng phòng đảm nhiệm trong công ty xác định)

5. Một số câu hỏi thường gặp

5.1 Chỉ số đánh giá KPI với phòng nhân sự là gì?

• Với ban tuyển dụng: Số lượng CV nhận được qua các kênh, tỷ lệ nhân viên trúng tuyển so với số lượng đơn đăng ký, tỷ lệ nhân sự mới trên tổng số nhân sự công ty, mức lương trung bình cho mỗi vị trí,… 
• Với phòng đào tạo: Chi phí đào tạo trên tổng số quỹ công ty, tỷ lệ nhân sự đào tạo trên tổng số nhân lực, số lượng nhân viên hài lòng sau các buổi đào tạo, những khía cạnh cần cải thiện,…
• Các chỉ số khác: trình độ chuyên môn các phòng ban, chế độ lương thưởng, mức độ trung thành trong công việc, mức độ hài lòng của nhân sự,…

6. Kết luận 

Như vậy, Bài viết Phương pháp đánh giá theo KPI đã cung cấp cho nhà quản trị những thông tin hữu ích. Lưu ý nho nhỏ rằng KPI cần phải được xác định đúng thời điểm và thống nhất để hướng tới mục tiêu chung.