HR department là gì? Vai trò của người làm HR trong thời đại 4.0

HR department là gì? – Chắc hẳn người làm nhân sự nào cũng đã từng ít nhất một lần nghe đến khái niệm này. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể hiểu đúng, hiểu toàn diện về vai trò của HR department đối với doanh nghiệp. Vậy, cụ thể công việc của một HR là gì hay vai trò đầy đủ của một nhà quản trị nhân sự trong thời đại mới ra sao? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn góc nhìn đầy đủ nhất về HR department – một bộ phận góp phần không nhỏ trong sự phát triển và thành công của mỗi doanh nghiệp.

Tải miễn phí – Mẫu Báo cáo Tuyển dụng Nhân sự Chính xác nhất 2024 dành cho CEO & HR

HR department là gì? Vai trò của HR department

HR là viết tắt tiếng anh của từ Human Resources (nguồn nhân lực). Như vậy, HR department hay Human Resources Department được hiểu là bộ phận chịu quản trị, giám sát và trao đổi trực tiếp với nguồn nhân lực trong mỗi công ty, doanh nghiệp.

HR department là một hệ thống hoàn thiện phụ trách các vấn đề liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp. Và trong HR department, mỗi người (hoặc nhóm người) sẽ phụ trách các nhiệm vụ chuyên biệt, cụ thể:

• Tuyển dụng nhân sự (Recruitment).
• Xây dựng và triển khai chính sách lương thưởng và Phúc lợi (Compensations and Benefits).
• Đào tạo và Phát triển nguồn nhân lực (Learning and Development).
• Quản lý quan hệ Lao động (Labour Relations).
• Quản trị Hành chính – Nhân sự (HR Admin).

Là người làm việc trực tiếp với nhân sự công ty, HR Department được kỳ vọng là bộ phận thấu hiểu tâm tư, tình cảm của nhân sự nhất, được coi là mấu chốt để xây dựng văn hóa doanh nghiệp, gắn kết thành viên lại với nhau. 

Làm HR cũng có rất nhiều mặt lợi như được tiếp xúc với nhiều người, nhiều lĩnh vực làm việc khác nhau, có thêm nhiều mối quan hệ mới, mở rộng kiến thức trong tư vấn và tâm lý học. Vì vậy, ở phòng ban này. bạn học được rất nhiều kinh nghiệm. Đồng thời, một nhà quản trị nhân lực cũng có thể là người bạn của các phòng ban khi không ngừng chiến đấu cho lợi ích của nhân viên trong công ty.

Nhưng bên cạnh những thuận lợi trên, HR Department cũng gặp phải nhiều khó khăn – mà nổi bật nhất chính là sự cân bằng giữa tình cảm – công việc. Bạn sẽ là người đúng giữa giải quyết các vấn đề tranh cãi, và không thể đưa tình cảm cá nhân vào trong công việc của mình được; cũng có đôi khi, bạn chỉ làm theo lời của cấp trên đưa xuống, nhưng nhân viên lại vô tình không hiểu và gây áp lực trở lại bạn. 

HR Department chính là người đứng sau thành công của doanh nghiệp cũng bởi họ là người làm việc thầm lặng, tác động vào từng khía cạnh, từng người nhỏ nhất để giúp bộ máy hoạt động chỉn chu. Nhưng lại chẳng mấy ai thấu hiểu công sức của HR to lớn như thế nào, thậm chí có nhiều người luôn nghĩ rằng quản lý nhân viên là công việc quá dễ dàng. 

>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay

HR Department – Cơ hội rộng mở cho nghề nhân sự

Có nhiều lý do để chứng minh rằng thực tế hiện nay đang mở ra rất nhiều tiềm năng, cơ hội hấp dẫn để những người làm nhân sự thể hiện bản thân mình. Nếu như trước đây bộ phận nhân sự thường không được coi trọng mấy trong doanh nghiệp, thì hiện tại, HR department được coi là một trong những bộ phận chủ chốt góp phần vào sự phát triển của toàn doanh nghiệp. 

Vai trò của HR đặc biệt được coi trọng sau sự bùng nổ của đại dịch COVID19, khi các doanh nghiệp phải giải bài toán khó: Làm thế nào để giữ chân nhân tài trong thời điểm khó khăn? Làm thế nào để xây dựng văn hóa nội bộ, củng cố lòng tin của nhân viên?…

Để nói về vai trò của nhân sự trong HR Department, hãy bắt đầu bằng sự phát triển của thời đại sản xuất, kinh doanh – chính là “thời thế” đòi hỏi những nhà quản lý nhân sự tiềm năng. Trong một bài viết đăng tải trên Harvard Business Review – tạp chí kinh doanh hàng đầu thế giới, Giáo sư Đại học Michigan (Hoa Kỳ) Dave Ulrich, người được mệnh danh là “bộ óc” số 1 thế giới về ngành quản trị nhân sự đã đưa ra năm khía cạnh thay đổi của thời đại ngày nay. Đó chính là những yếu tố góp phần thúc đẩy sự tiến bộ của bộ phận HR: 

Toàn cầu hóa (Globalization)

Sự va chạm của các nền văn hóa và mở cửa của các nền kinh tế khiến mối liên kết giữa công chúng toàn cầu càng bền chặt. Quá trình này diễn ra như vũ bão và xuất hiện ở bất cứ quốc gia nào, doanh nghiệp nào. Chính vì vậy, yêu cầu đặt ra cho các doanh nghiệp là phải “Suy nghĩ toàn cầu, hành động cục bộ” (“think globally, act locally”) – kinh doanh dựa trên sự thấu hiểu khách hàng, am hiểu địa phương để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng đối tượng mục tiêu cụ thể. 

Lợi nhuận nhờ tăng trưởng (Profitability through Growth)

Ngày nay, việc cắt giảm chi phí, tiết kiệm,… không phải là cách để tăng lợi nhuận. Cách hiệu quả nhất để áp dụng cho thời đại này là tập trung tăng trưởng. 

Công nghệ (Technology)

Khi công nghệ ngày càng phát triển tinh vi, nhiệm vụ của các nhà quản lý chính là phải áp dụng chúng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh một cách hiệu quả. 

Nguồn lực tri thức (Intellectual Capital)

Khi tri thức là lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp thì việc tìm kiếm, phát triển, đãi ngộ và giữ chân nhân tài chính là nhiệm vụ hàng đầu mà các nhà quản trị HR cần quan tâm. 

Không ngừng thay đổi (Change, Change, and more Change)

Toàn cầu hóa, sự biến đổi của công nghệ khiến nhịp sống của con người càng trở nên nhanh hơn. Thời thế thay đổi không ngừng, con người cũng vậy, do đó, các nhà kinh doanh cần giữ lại những con người linh hoạt, biết thích ứng với sự thay đổi, luôn sáng tạo. 

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất cho doanh nghiệp

HR department trong thời đại 4.0

Vậy với sự biến đổi này, vai trò của nhân sự HR Department được khảng định như thế nào? Trong bài báo của mình, giáo sư Dave Ulrich cũng đã chỉ ra 4 vai trò, ý nghĩa mới của HR tương ứng với những biến động thời nay:

Hoạch định và triển khai chiến lược nhân sự

Trước đây, công việc hoạch định chiến lược và triển khai là nhiệm vụ của phòng ban kế hoạch cũng các bộ phận thực thi khác. Nếu coi chiến lược được vạch ra là một bức tranh hoàn chỉnh, thì HR – với nhiệm vụ tìm kiếm nhân sự cho kế hoạch – sẽ chỉ được coi là một “mảnh ghép” hay một “chi tiết tô điểm” thêm cho bức tranh đó.

Tuy nhiên, trước diễn biến mới này, HR phải tham gia ngay từ đầu vào việc hoạch định chiến lược của tổ chức và phối hợp chặt chẽ với các phòng ban để tạo nên khung chiến lược hoàn chỉnh, chứ không chỉ là người được cầm tay chỉ việc như trước nữa. 

Bởi lẽ, HR Department là bộ phận làm việc trực tiếp với nhân viên, họ chính là những người thấu hiểu nhân viên rõ nhất. Mọi ý tưởng dù ít, nhiều cũng đáng được trân trọng, khi được tham gia trong quá trình xây dựng, họ có thể kịp thời góp ý để các nhà hoạch định đi đúng hướng với câu chuyện nhân viên thay đổi quá nhanh như hiện nay.  

Chuyên gia trong lĩnh vực hành chính

Từ bao đời nay công việc của HR được nhìn nhận chủ yếu là chuyên viên hành chính, nhưng giáo sự Ulrich cho rằng họ cần phải được thăng cấp thành chuyên gia hành chính. Bởi họ không chỉ đóng vai trò là người thực thi kế hoạch sao cho đúng, là người làm theo chỉ đạo cấp trên để tăng cái này, giảm cái kia khiến cho nhân viên luôn cảm thấy HR là bộ phận cản trở, phiền nhiễu.

Thay vào đó, HR đã được tạo điều kiện nâng cao năng lực và vai trò của mình trong công ty, bằng cách tư vấn để các bộ phận khác hiểu rõ cách làm việc hiệu quả, cảm thấy thật sự hài lòng với chính sách doanh nghiệp. Bộ phận HR vừa là chuyên gia tư vấn, lại vừa là chuyên gia tâm lý. 

Thúc đẩy động lực nhân viên

“Thu phục” nhân tài trong thời đại nào cũng khó, nhưng một, hai năm trở lại đây, vấn đề này càng trở nên nhức nhối. Đại dịch COVID-19 bùng bổ khiến doanh nghiệp phải cắt giảm lương thưởng, nhưng yêu cầu dành cho nhân viên lại nhiều hơn, nếu không thể cân bằng giữa hai yếu tố này, nhân viên có thể sẽ rời đi. 

Để duy trì một guồng máy hiệu quả, HR càng cần phải tập trung vào nhiệm vụ tạo động lực, truyền cảm hứng, giúp nhân viên hiểu được ý nghĩa công việc mình đang làm – sự cống hiến nào cũng sẽ được đáp trả. Đồng thời, họ cũng chính là người đại diện cho tiếng nói của nhân viên, để các nhà quản lý thấu hiểu tâm tư của người làm thuê. Không nói quá, HR Department chính là chiếc cầu nối gắn kết nhân viên và các cấp quản lý. 

Thúc đẩy sự tiến lên của doanh nghiệp

“Thay đổi hay là chết” – một khẩu hiệu mà mọi doanh nghiệp trên toàn cầu đều phải chú trọng. Bởi toàn cầu hóa, công nghệ tân tiến – chỉ riêng hai thứ lớn lao ấy cũng đã khiến cuộc sống con người thay đổi nhanh đến chóng mặt và các chỉ số kinh doanh cứ thế biến động theo từng phút, từng giờ.

Nhưng vấn đề là: con người ta thường rất sợ thay đổi và sợ sẽ không thể nào đảm bảo một cuộc sống an nhàn. Chính vì thế, vai trò của HR Department là phải chuyển đổi tâm lý sợ hãi đó của nhân viên thành sự hào hứng, phản ứng tích cực trước các đổi mới. Hay nói cách khác, HR Department phải là trung tâm của sự thay đổi, thúc đẩy sự tiến bộ của cả tổ chức – nếu như họ không thay đổi, không cấp tiến thì doanh nghiệp sẽ mãi mãi bị đình trệ. 

Lời kết

Như vậy, góc nhìn của chuyên gia hàng đầu trong nghề đã phần nào giúp chúng ta hiểu rõ vai trò của HR Department trong thời điểm hiện tại. Biết rằng công việc của những nhà quản trị nhân lực không hề đơn giản, doanh nghiệp cần quan tâm đến bộ phận này nhiều hơn, trợ giúp họ từ những khía cạnh cần thiết. Một trong những món quà thiết thực mà lãnh đạo có thể dành cho họ chính là các phần mềm quản trị nhân lực đang được quan tâm trong thời gian gần đây. 

Và để xây dựng được một bộ phận HR department hoàn thiện, thì các doanh nghiệp cần hướng đến ứng dụng công nghệ thông tin vào trong các quy trình, thủ tục về nhân sự. Hiện nay, MISA AMIS HRM được đánh giá là một hệ sinh thái quản trị nguồn nhân lực tương đối toàn diện, hỗ trợ gần như mọi hoạt động của bộ phận HR department, với những tính năng vượt trội như:

• Cung cấp nền tảng tuyển dụng trực tuyến, tối ưu hiệu quả tuyển dụng lên tới 50%
• Tối ưu quy trình xử lý, lưu trữ hồ sơ, thông tin nhân sự với hệ thống thông tin khoa học, độ bảo mật cao
• Cung cấp nghiệp vụ chấm công – tính lương tự động, nhanh chóng và chính xác
• Hỗ trợ kê khai bảo hiểm xã hội, thu nhập cá nhân cho doanh nghiệp và người lao động

Dùng ngay miễn phí

Hơn nữa, phần mềm quản lý nhân sự MISA AMIS HRM cung cấp nhiều tính năng khác như: Hỗ trợ xây dựng các chương trình đào tạo trực tuyến, đánh giá nhân viên, Khảo sát nhân viên,…nhằm hướng đến một giải pháp toàn diện về nhân sự cho tất cả các doanh nghiệp hiện nay. Đã có 170.000+ Doanh nghiệp và tổ chức tin và sử dụng phần mềm trong hoạt động quản lý nhân sự trên con đường đua “Chuyển đổi số” như hiện nay như Tập đoàn Thái Sơn, Xuân Cương và IVY moda,…