Xây dựng hệ thống quản lý nguồn nhân lực sẽ giúp đơn vị duy trì hoạt động trơn tru, mượt mà. Từ đó, hình thành môi trường thuận lợi cho nhân viên thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Vậy hệ thống quản lý nhân sự là gì? Tìm hiểu ngay khái niệm, vai trò và các chức năng cơ bản qua bài viết dưới đây.
TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY
1. Hệ thống quản lý nguồn nhân lực là gì?
Hệ thống quản lý nhân lực (Human Resources Management System) là hệ thống phần mềm với các chức năng quản lý đội ngũ nhân viên trong đơn vị. Công cụ này giúp doanh nghiệp thực hiện kế hoạch theo quy trình một cách hiệu quả, từ công tác tuyển dụng, quản lý lương thưởng, chấm công, đào tạo, đánh giá chiến lược nhân sự nhanh gọn. Từ đó, đơn vị cải thiện hiệu suất công việc, tiết kiệm thời gian, giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược.
2. Lợi ích của hệ thống quản trị nguồn nhân lực
2.1 Tự động hóa quy trình quản lý
Trung bình một tháng, bộ phận nhân sự cần xử lý hàng loạt các loại đơn từ về thông tin nhân sự, công tác, nghỉ phép, công – lương, đề xuất,… phục vụ cho việc tổng hợp lương thưởng. Chưa kể, qua mỗi mùa tuyển dụng, bộ phận nhân sự lại phải gửi tin, gửi email tìm ứng viên,…
Công việc lặp đi lặp lại, chiếm nhiều thời gian, vô cùng nhàm chán. Trong đó, nhiệm vụ quan trọng nhất giúp đơn vị phát triển là xây dựng văn hoá và cải tiến môi trường làm việc thì lại ít được quan tâm do bộ phận nhân sự đang dành quá nhiều thời gian cho các nghiệp vụ thủ công trên.
Do đó, việc tự động hóa các công việc qua hệ thống quản lý nhân sự thông qua phần mềm sẽ giúp bộ phận HR thoát khỏi vòng lặp công việc, triển khai nhiệm vụ nhanh hơn, chính xác hơn để tập trung vào việc phát huy năng lực phát triển đội ngũ.
Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản trị nhân sự, bạn vui lòng để lại thông tin dưới đây, đội ngũ nhân viên MISA sẽ hỗ trợ và tư vấn cho bạn:
2.2 Tiết kiệm thời gian và chi phí
Trên thực tế, doanh nghiệp mỗi năm tốn nhiều chi phí cho văn phòng phẩm. Do đó, cách vận hành qua hệ thống phần mềm giúp giảm khối lượng xử lý công việc giấy tờ, cũng như tiết kiệm ngân sách cho doanh nghiệp. Hiện nay, các hệ thống quản lý nhân sự giúp:
- Sử dụng chữ ký số: Ký nhanh chóng, không cần chuyển giấy tờ hay in hợp đồng
- Đăng ký – Phê duyệt trực tuyến: Thực hiện online. Nhân viên không cần viết đơn mỗi khi có nguyện vọng để gửi tận tay sếp. Các thao tác sẽ được lưu trữ trên hệ thống thông tin.
- Hồ sơ lưu trữ online, không giới hạn: Tiết kiệm không gian so với lưu trữ vật lý
- Theo dõi công – lương online: Nhân sự và nhân viên có thể kiểm tra trực tiếp công, lương trên hệ thống.
>>> Xem thêm: Top phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất cho doanh nghiệp
2.3 Bảo mật dữ liệu nhân viên
Thông tin nhân sự thường xuyên thay đổi, trong khi đó, những dữ liệu cá nhân như hợp đồng, mã số thuế, thông tin liên lạc,… đều yêu cầu bảo mật cao. Để nâng cao bảo mật dữ liệu thông tin của nhân viên, phần mềm quản lý nhân sự được tích hợp tính năng mã hoá dữ liệu.
Hơn nữa, hệ thống có sự phân quyền rõ ràng. Lãnh đạo cấp cao hoặc người được phân quyền mới có thể xem và chỉnh sửa thông tin. Như vậy, thông tin nhân sự được bảo đảm tuyệt đối an toàn.
2.4 Phân tích và đánh giá các dữ liệu nhân sự
Hệ thống quản lý nhân sự hỗ trợ các báo cáo tổng hợp nhân sự, bảng phân tích, đánh giá dữ liệu, mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí. Điều này giúp nhân viên dễ dàng hình dung ra khả năng, kiến thức chuyên môn của bản thân trong thời điểm đánh giá. Từ đó, họ sẽ biết mình cần làm gì để phấn đấu cho con đường sự nghiệp.
Như vậy, việc phân tích và đánh giá dữ liệu qua hệ thống quản lý nhân sự giúp nhân viên nói riêng đơn vị nói chung luôn đạt được mục tiêu trong công việc của mình.
2.5 Nâng cao hiệu suất quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
Hệ thống quản lý nguồn nhân lực không đơn thuần tăng hiệu suất của cá nhân cụ thể, mà sẽ giúp ích cho tổ chức nói chung:
- Quy trình thủ công phức tạp được loại bỏ, nhà quản trị có thể tập trung đầu não vào những việc mang tính phân tích, hoạch định chiến lược sâu hơn
- Nhà quản trị có cái nhìn bao quát về tổ chức với báo cáo do hệ thống quản lý nhân sự cung cấp. Dựa vào đây, họ sẽ đưa ra chính sách phát triển rõ ràng hơn để hỗ trợ nhân viên đạt mục tiêu
- Việc thường xuyên đánh giá sẽ giúp nhân viên cảm thấy được ghi nhận, trân trọng trong nội bộ. Nhờ đó, họ sẵn lòng cống hiến vì phần thưởng xứng đáng này và ngày càng gắn bó với doanh nghiệp
3. 05 chức năng cơ bản của hệ thống quản lý nguồn nhân lực
3.1 Hỗ trợ công tác tuyển dụng
Ngày nay, doanh nghiệp ngày càng nhiều, tuyển dụng nhân sự chất lượng cao luôn là yếu tố ưu tiên của các doanh nghiệp. Do đó, tuyển dụng ngày càng trở nên khó khăn. Ứng viên có nhiều lựa chọn hơn. Vậy làm sao để ứng viên chú ý tới doanh nghiệp? Nâng cao hiệu quả tuyển dụng?
Đây là một bài toán khó. Bởi ngay trong chính hoạt động chuẩn bị cũng gặp nhiều khó khăn khi nhà tuyển dụng phải thực hiện nhiều công việc thủ công. Tạo danh sách việc làm, xây dựng mô tả công việc, kiếm ứng viên phù hợp, đặt lịch phỏng vấn, xử lý các email, giấy tờ hồ sơ,… nếu xử lý thủ công thì sẽ tiêu tốn nhiều thời gian, chưa kể sẽ khó kiểm soát được hiệu quả, đặc biệt với doanh nghiệp quy mô lớn.
Hệ thống quản lý nhân sự giúp tối ưu các hoạt động nghiệp vụ trong công tác tuyển dụng của đơn vị, hiệu quả lên tới 60%. Công nghệ phần mềm hỗ trợ phân tích từ khóa và lọc CV giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng đưa ra ứng viên phù hợp nhất. Hệ thống email tự động, xử lý hồ sơ giấy tờ, chấm điểm, hệ thống lưu trữ CV Pools quản lý toàn bộ thông tin ứng viên có thể giúp các nhà tuyển dụng có thể nâng cao hiệu quả tuyển dụng của phòng ban.
>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay
3.2 Thiết kế công việc và phân tích công việc
Đây là một trong những chức năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý nhân sự. Việc thiết kế công việc và phân tích công việc bao gồm mô tả nhiệm vụ, trách nhiệm, hoạt động công việc,… thông qua phân tích kỹ năng và đặc điểm tính cách của nhân viên. Chức năng này sẽ giúp cán bộ nhân sự xác định loại ứng viên phù hợp cho từng kiểu nhân việc đặc trưng.
3.3 Tự động hóa quy trình chấm công
Không tốn thời gian tính công nhân viên bằng phương pháp thủ công, bởi hệ thống quản lý nhân sự sẽ khắc phục nhiệm vụ này bằng cách thức đơn giản, gọn nhẹ. Hệ thống quản lý nhân sự đồng bộ dữ liệu chấm công hệ thống để tính lương nhanh chóng, tự động trừ các ngày đi muộn, nghỉ phép hay tạm ứng phiếu lương cho nhân viên.
Bởi vậy, hệ thống sẽ tiết kiệm tối đa thời gian cho cán bộ nhân sự trong việc chấm công, tính lương, dành thời gian tốt hơn cho quy trình vận hành doanh nghiệp.
Các quy trình trong doanh nghiệp cần được thực hiện một cách tự động, theo tiêu chuẩn để đảm bảo sự thông suốt và sự liên kết giữa các phòng ban. Tham khảo ngay phần mềm quản lý quy trình.
3.4 Quản lý lương thưởng – phúc lợi
Chế độ đãi ngộ công bằng là chìa khóa quan trọng trong để tạo cảm hứng và giữ chân nhân viên. Bởi vậy, quản lý cần nắm là đảm bảo việc quản lý lương thưởng – phúc lợi công bằng và minh bạch.
Với các tiêu chuẩn về lương thưởng, khen thưởng, các KPI lương, phúc lợi phụ (các phần thưởng phi tiền tệ như ngày nghỉ thêm, thời gian làm linh hoạt, lương hưu, phụ phí di chuyển, thiết bị công nghệ cho công việc,…) do cán bộ nhân sự thiết lập, hệ thống quản lý nhân sự sẽ tiến hành phân tích và kiểm toán lương cho nhân viên.
3.5 Đào tạo và đánh giá
Tổ chức phát triển khi tất cả nhân viên đều có cơ hội phát triển và tăng trưởng như nhau. Hệ thống quản lý nguồn nhân lực sẽ cùng với cán bộ nhân sự tăng sự gắn kết của nhân viên với tổ chức bằng cách thực hiện lộ trình đào tạo cho từng cá nhân, đồng thời xây dựng công cụ đánh giá giúp nhân sự xác định đúng điểm yếu của mình.
Khi nhân viên tìm thấy cơ hội phát triển, họ càng có thêm động lực để ở lại và cống hiến. Đây chính là yếu tố ảnh hưởng đến quyết định ở lại hay rời đi của nhiều nhân viên, cũng là vũ khí sắc nhọn để đơn vị giữ chân nhân tài.
4. Cách xây dựng hệ thống nguồn nhân lực hiệu quả
4.1 Tiết kiệm thời gian và chi phí
Không cần chi ra số tiền hàng tháng để thuê nhân viên xử lý dữ liệu hàng ngày, các công việc định kỳ như chấm công, tính lương thưởng, phúc lợi, theo dõi thông tin,… sẽ được số hoá trên phần mềm HRM, nhờ vậy hệ thống quản lý hiện đại hơn, thích ứng với sự biến chuyển của nền công nghiệp 4.0
4.2 Quản lý các rủi ro về nhân sự
Phần mềm quản lý nhân sự với nhiều tính năng tự động hóa giúp hệ thống hoạt động chính xác hơn, nhanh chóng phát hiện điểm sai sót trong quá trình làm việc của nhân viên để kịp khắc phục.
4.3 Đưa ra chiến lược nhân sự chính xác
Phần mềm có hệ thống cơ sở dữ liệu lớn được sắp xếp khoa học thông qua phần mềm chính là cơ sở để doanh nghiệp đưa ra quyết định, chiến dịch trong tương lai, hoặc đánh giá cho đúng nhân viên.
4.4 Xây dựng báo cáo trực quan
Hệ thống quản lý nhân sự thông qua phần mềm cung cấp cho đơn vị những bản báo cáo, biểu đồ làm việc của nhân viên, trực tiếp hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định phân công công việc sao cho phù hợp với năng lực từng người, hoạch định chiến lược nhân sự ngắn hạn hay dài hạn hiệu quả hơn,…
4.5 Quản lý doanh nghiệp từ xa
Ngày nay, các phần mềm HRM được phát triển trên nền tảng trực tuyến, giúp bộ phận nhân sự có thể quản lý nhân viên của mình ngay khi không ở doanh nghiệp. Đây là lợi ích nhằm thu hút nhiều nhà quản trị nhất, bởi nó giúp công việc được thực hiện dễ dàng mà không lo ngại khoảng cách địa lý.
5. Mô tả hệ thống quản lý nhân sự MISA AMIS HRM
Mỗi doanh nghiệp có những yếu tố khác nhau: lĩnh vực hoạt động, quy mô, cơ cấu tổ chức,… do vậy phần mềm HRM hiệu quả cần phải phù hợp với những yêu cầu và tiêu chuẩn riêng của doanh nghiệp. Khi lựa chọn hệ thống quản lý nhân sự để triển khai, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng, tìm tới những đơn vị uy tín, chuyên nghiệp, có khả năng thiết kế tùy chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp để mang lại hiệu quả tốt nhất. Hệ thống quản lý nhân sự AMIS HRM chính là phần mềm có khả năng đáp ứng được những tiêu chí riêng nhất của Doanh nghiệp.
MISA AMIS HRM – Phần mềm nhân sự AMIS thuộc công ty Cổ phần MISA, được thành lập từ năm 1994, với định hướng phát triển phần mềm đóng gói chuyên biệt dành cho thị trường Việt Nam. MISA group tiên phong là phần mềm kế toán hàng đầu Việt Nam. Với kinh nghiệm triển khai hệ thống quản lý và vận hành doanh nghiệp hàng nghìn nhân sự, MISA JSC đã xây dựng hệ sinh thái quản trị AMIS HRM “Make-in-Vietnam”, với mục tiêu lớn mang sản phẩm Việt vươn tầm thế giới.
AMIS HRM bao gồm trọn bộ nghiệp vụ nhân sự với 12 ứng dụng quản lý khác nhau, hỗ trợ bộ phận nhân sự quản lý ứng viên từ thời điểm đầu ứng tuyển (AMIS Tuyển dụng) cho tới khi ứng viên trở thành nhân viên chính thức thông qua các sản phẩm về Đánh giá, Đào tạo & Phát triển.
Với những chia sẻ trên, MISA AMIS hy vọng sẽ giúp được các nhà quản trị xây dựng hệ thống quản lý nhân lực tốt nhất cho đơn vị của mình. Chúc các anh/chị thành công.
Bạn quan tâm tới phần mềm quản lý nhân sự, hãy tìm hiểu ngay tính năng hỗ trợ hiệu quả của phần mềm quản trị nhân sự MISA AMIS HRM:
0904 885 833
https://www.misa.vn/
