Tuyển dụng nhân viên đào tạo cho doanh nghiệp như thế nào cho hiệu quả?

Nhân viên đào tạo (chuyên viên đào tạo) là một trong những nhân tố quan trọng đóng góp vào sự phát triển bền vững của nguồn nhân lực trong doanh nghiệp tốt. Muốn xây dựng một đội ngũ nhân viên chất lượng cao, thì doanh nghiệp cần phải có một đội ngũ chuyên gia đào tạo giàu kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn cao. Vậy làm thế nào để có thể tuyển dụng nhân viên đào tạo một cách hiệu quả nhất? 

1. Tầm quan trọng của nhân viên đào tạo đối với doanh nghiệp

Nhân viên đào tạo (hay chuyên viên đào tạo) có ý nghĩa vô cùng lớn trong doanh nghiệp. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp lớn đều có hẳn một phòng ban đào tạo riêng, chuyên làm nhiệm vụ đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, vị trí nhân viên đào tạo dường như vẫn còn chưa được chú trọng nhiều.

Dưới đây, MISA AMIS xin được nêu ra những vai trò quan trọng của nhân viên đào tạo đối với doanh nghiệp. 

1.1 Cải thiện và nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên 

Ở bất cứ vị trí nào, việc học hỏi thêm kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng đều là điều cần thiết để nhân viên nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc của mình. Đối với các nhân viên mới, được tham gia đào tạo cũng giúp cho họ nhanh chóng hội nhập với tổ chức, cũng như bắt nhịp được với luồng công việc tốt hơn. 

Đào tạo giúp nâng cao chất lượng đội ngũ nhân lực, góp phần đưa doanh nghiệp phát triển hơn nữa, và đưa doanh nghiệp tiến xa hơn với những mục tiêu dài hạn. Có thể trong hiện tại, các doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn còn chưa chú trọng đến vấn đề đào tạo. Tuy nhiên, nếu muốn phát triển với tầm nhìn xa, thì việc xây dựng một đội ngũ đào tạo nhân viên là điều vô cùng cần thiết. 

1.2 Phát hiện và bồi dưỡng nhân tài

Trong quá trình đào tạo, nhân viên đào tạo luôn là người trực tiếp đứng lớp, tiếp xúc với các nhân viên. Chính vì thế, họ sẽ là người có thể phát hiện ra được ai là người có năng lực cũng như họ có tiềm năng phát triển ở khía cạnh nào, từ đó đưa ra được những kế hoạch cụ thể để bồi dưỡng nhân tài. 

1.3 Hạn chế tình trạng nghỉ việc – Tiết kiệm chi phí tuyển dụng 

Nhân viên nào cũng đều có mong muốn mình được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, được đóng góp và học hỏi thêm nhiều kiến thức kỹ năng trong quá trình làm việc. Chính vì thế, việc xây dựng phòng ban đào tạo sẽ đáp ứng được phần nào những nhu cầu đó của nhân viên, giúp họ có thêm động lực để làm việc và cống hiến.

Quá trình đào tạo sẽ giúp cho các nhân viên cảm thấy mình được “tiến lên” mỗi ngày, không bị “dậm chân tại chỗ”, giúp họ không còn cảm thấy nhàm chán và suy nghĩ đến chuyện “nhảy việc”.

Đặc biệt, với những nhân viên mới, khoảng thời gian ban đầu bao giờ cũng rất khó khăn, việc được đào tạo từ sớm sẽ không khiến họ chán nản, mà có thể nhanh chóng vượt qua được giai đoạn thử việc.

Tóm lại, hoạt động đào tạo giúp cho doanh nghiệp có thể giữ chân nhân viên, hạn chế phần nào tình trạng nghỉ việc, biến động nhân sự, từ đó sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí trong công tác tuyển dụng. 

1.4 Xây dựng niềm tin của nhân viên 

Việc xây dựng niềm tin cho nhân viên nghe thì có vẻ “đao to búa lớn”, luôn khiến những người làm quản lý đau đầu, nhưng thực ra điều đơn giản nhất mà doanh nghiệp có thể làm đó chính là xây dựng một hình ảnh thật chuyên nghiệp, chỉn chu từ chính cái tâm của những người lãnh đạo. 

Việc thấu hiểu nhân viên, đào tạo và tận tâm giúp họ phát triển từng ngày, luôn đồng hành cùng nhân viên trong suốt quá trình làm việc, chính là một trong những chìa khóa quan trọng để xây dựng niềm tin với nhân viên của mình. 

2. Tuyển nhân viên đào tạo như thế nào cho hiệu quả?

Trong quá trình tuyển dụng nhân viên đào tạo trong bộ phận HR, chắc chắn những vấn đề cốt lõi mà doanh nghiệp cần phải quan tâm đến đó là: Cần có những yêu cầu gì đối với chuyên viên đào tạo? Trong bảng mô tả công việc của chuyên viên đào tạo thì cần có những gì? Và chất lượng công việc của người đào tạo liệu có thể đánh giá qua KPI được hay không? Hãy theo dõi tiếp bài viết để cùng nhau phân tích kỹ hơn về vấn đề này nhé. 

2.1 Những yêu cầu chung đối với chuyên viên đào tạo

Đối với mỗi tổ chức, khi tuyển dụng nhân viên đào tạo sẽ có những yêu cầu khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu cũng như đặc thù của từng bên. Tuy nhiên, MISA AMIS xin được giới thiệu những yêu cầu chung cơ bản nhất đối với một chuyên viên đào tạo, bao gồm:

• Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp các trường đại học chính quy với các chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân sự, Giáo dục – Đào tạo hoặc một số chuyên ngành khác liên quan mật thiết đến công việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Điều này giúp đảm bảo chuyên viên đào tạo có những kiến thức tổng quan trong việc tổ chức đào tạo, xây dựng các phương pháp giảng dạy đa dạng và hiệu quả. 
• Kỹ năng mềm: Kỹ năng làm việc nhóm và làm việc độc lập / Kỹ năng lên kế hoạch và tổ chức giảng dạy / Kỹ năng thuyết trình trước đám đông / Kỹ năng giao tiếp /  Sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý đào tạo và bộ công cụ văn phòng 
• Có kinh nghiệm và kỹ năng trong việc tổ chức, xây dựng lộ trình giảng dạy với hệ thống giáo trình bài bản, khoa học và mô hình đánh giá chất lượng nhân sự.
• Nắm vững các nghiệp vụ về sư phạm, đào tạo, Có tư duy logic, phản biện tốt và khả năng xử lý các vấn đề bất ngờ phát sinh
• Kiến thức: Đối với đào tạo về lĩnh vực chuyên môn, thì người đào tạo bắt buộc phải có kinh nghiệm làm việc ít nhất là 2 năm trong lĩnh vực đó. Trong trường hợp này, người đào tạo có thể là quản lý hoặc chuyên gia, miễn là người đó phải có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực cần đào tạo. 

Ví dụ:

• Chuyên viên đào tạo bảo hiểm thường sẽ làm các quản lý khu vực, quản lý đội nhóm – những người có nhiều năm kinh nghiệm về lĩnh vực bảo hiểm, cũng như đã từng tiếp xúc với rất nhiều khách hàng trong quá trình làm việc
• Chuyên viên đào tạo ngân hàng: thường là các chuyên gia về tài chính – ngân hàng với kiến thức chuyên môn sâu, và tư duy nghiệp vụ tốt. 

2.2 Bảng mô tả công việc 

Khi xây dựng mô tả công việc cho nhân viên phòng đào tạo, bạn cần chú ý đến các đầu việc quan trọng mà người đảm nhiệm vị trí này cần phải phụ trách như sau: 

• Tìm hiểu, khảo sát nhu cầu đào tạo của các cá nhân, phòng ban bằng cách thực hiện khảo sát, phỏng vấn nhân sự. Đồng thời, nhân viên đào tạo có thể thảo luận với cấp trên để nghiên cứu thêm các vấn đề đào tạo cần thiết cho doanh nghiệp.
• Thiết kế lộ trình, khung kế hoạch đào tạo nhằm đáp ứng nhu cầu đào tạo cũng như chỉ đạo của ban lãnh đạo công ty
• Tìm hiểu, nghiên cứu kiến thức, phối hợp  cùng với các chuyên gia trong lĩnh vực để lên nội dung chi tiết cũng như phương pháp giảng dạy
• Dự trù kinh phí, thời gian đào tạo và gửi báo cáo đề xuất cho quản lý 
• Tổ chức lớp học: Chuẩn bị trang thiết bị, tài liệu học tập,…để hỗ trợ bài giảng và quá trình đào tạo
• Xây dựng báo cáo, đánh giá và phản hồi của nhân sự về chất lượng đào tạo
• Xây dựng mô hình đánh giá nhân viên theo chuyên môn và kỹ năng

2.3 KPI dành cho nhân viên đào tạo

Một số doanh nghiệp thường thắc mắc: Liệu có thể có số liệu chính xác để đánh giá chất lượng công việc của nhân viên đào tạo hay không? Câu trả lời là có! Chúng ta hoàn toàn có thể đánh giá hiệu quả công việc của họ thông qua KPI với các con số cụ thể.

Bạn có thể tham khảo các yếu tố đánh giá sau đây: 

• Tổng số giờ đào tạo 
• Giờ đào tạo trung bình / nhân viên
• Chi phí đào tạo / nhân viên
• Tỷ lệ nhân được đào tạo
• Hiệu quả đào tạo: dựa trên đánh giá của nhân viên, sự tiến bộ của nhân viên, các kết quả mà nhân viên nhận được sau đào tạo,…

2.4 Gợi ý bộ câu hỏi phỏng vấn khi tuyển dụng nhân viên đào tạo

Dưới đây là bộ câu hỏi tham khảo dành cho các nhà tuyển dụng trong quá trình phỏng vấn nhân viên đào tạo: 

• Để xây dựng lộ trình đào tạo phù hợp với doanh nghiệp, việc đầu tiên cần làm là gì? Bạn có phương pháp nào hiệu quả để tìm hiểu nhu cầu cũng như tìm ra chủ đề cần đào tạo hay không? 
• Bạn nghĩ rằng các khóa đào tạo nên được tổ chức như thế nào? Theo định kỳ hay tổ chức dựa trên yêu cầu của lãnh đạo?
• Quy trình bạn thường áp dụng để set up một buổi đào tạo gồm những công việc gì? Bạn đã cảm thấy quy trình đó là tối ưu hay chưa? 
• Nêu một số phương pháp giảng dạy / đào tạo mà bạn đã từng thực hiện? Hiệu quả của nó như thế nào? Nhân viên công ty/ tổ chức cũ hưởng ứng các giờ đào tạo của bạn như thế nào? 
• Trong giờ đào tạo, nếu như xảy ra tranh cãi về một vấn đề có nhiều luồng ý kiến trái chiều đưa ra, bạn sẽ xử lý như thế nào? 
• Bạn thường có những cách thức nào để cải thiện chất lượng của các buổi đào tạo? 
• Bạn biết những mô hình nào để có thể đánh giá nhân viên sau đào tạo (về kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ,…)

Lưu ý: Bộ câu hỏi trên chỉ là câu hỏi chung cho các doanh nghiệp, mang tính chất tham khảo. Tùy thuộc vào nhu cầu, cũng như đặc thù về đào tạo trong từng doanh nghiệp, các bạn có thể đưa ra những câu hỏi khác. 

3. Quản lý hoạt động đào tạo trong doanh nghiệp với AMIS HRM 

AMIS HRM là một giải pháp nhân sự toàn diện dành cho các doanh nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý, đồng hành cùng nhân viên trong suốt quá trình từ khâu tuyển dụng cho đến lúc nghỉ việc.

Ngoài các tiện ích về Tuyển dụng, Chấm công, Tính lương,…AMIS HRM còn đang phát triển thêm tính năng giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quá trình đào tạo cho nhân viên, với đầy đủ các bước từ khảo sát nhân viên, đề xuất yêu cầu, lên kế hoạch đào tạo, tổ chức lớp học và Review, đánh giá sau đào tạo,…

Bên cạnh việc quản lý các khóa đào tạo đơn lẻ, hệ thống còn cho phép đơn vị quản lý các chương trình đào tạo quy mô, gồm nhiều khóa đào tạo nhỏ kết hợp với nhau.

Đặc biệt, hệ thống còn cung cấp các báo cáo phân tích, thống kê cực kỳ chi tiết, phục vụ cho nhân viên đào tạo trong việc tổng hợp, đánh giá chất lượng và hiệu quả đào tạo!!!