Phúc lợi là gì? 5 bước xây dựng chế độ phúc lợi cho nhân viên

Xây dựng chế độ phúc lợi cho nhân viên khó hay dễ? Dưới đây là tất cả những gì mà bạn cần biết về chế độ phúc lợi: phúc lợi là gì? 5 bước quy trình xây dựng kỳ đơn giản. MISA AMIS tăng quý doanh nghiệp mẫu chính sách phúc lợi của công ty miễn phí trong phần cuối bài viết.

1. Phúc lợi là gì?

Phúc lợi (trong tiếng Anh là Benefits) chính là các quyền lợi dành cho người lao động ngoài lương thưởng. Có thể hiểu là các tiện ích để tạo sự thoải mái và tiện nghi trong thời gian làm việc, chính là các loại bảo hiểm, các chính sách liên quan đến sức khỏe, sự an toàn và chế độ đãi ngộ cho nhân viên. 

Ngoài quy định bắt buộc pháp luật, chế độ phúc lợi có thể hiểu là các dịch vụ, cơ sở vật chất và tiện nghi khác nhau, thường được cung cấp tự nguyện bởi các doanh nghiệp, để có thể giữ chân nhân tài và tăng năng suất làm việc của nhân viên.

1.1. Phúc lợi tự nguyện là gì?

Phúc lợi tự nguyện (tiếng anh là Voluntary benefits) là khoản phúc lợi mà doanh nghiệp tự dựa vào khả năng kinh tế và năng lực làm việc của từng lao động để chi trả.

Phúc lợi tự nguyện có thể bao gồm: bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm mất khả năng lao động,…

Với các đơn vị đang có sự tăng trưởng lớn, doanh nghiệp sẽ trích một khoản chi phí hàng tháng, phát hành tới đơn vị công đoàn trong tổ chức để có thể nâng cao chế độ phúc lợi, đãi ngộ tại doanh nghiệp. Qua đó, có thể phổ cập thêm về văn hóa và các hoạt động ngoại khóa tại doanh nghiệp.

1.2. Chức năng quan trọng của chế độ phúc lợi cho nhân viên

Cung cấp môi trường làm việc lành mạnh: Phúc lợi lao động bao gồm các cơ sở, dịch vụ và tiện nghi khác nhau được cung cấp cho người lao động để cải thiện sức khỏe, hiệu quả, cải thiện kinh tế và địa vị xã hội của họ.

Chế độ phúc lợi bao gồm 2 nhóm quyền lợi, là khoản phụ cấp bằng tiền mặt/ phi tiền mặt ngoài lương, để đảm bảo quy định của pháp luật cũng như sự thống nhất tập thể.

Tính chất của các chương trình phúc lợi lao động: rất linh hoạt và có sự thay đổi thường xuyên. Qua đó, các chương trình phúc lợi có thể là dài hạn, hoặc chỉ được thực hiện trong thời gian ngắn, ví dụ như các khoản phụ cấp và quà cáp vào Lễ tết.

Chế độ phúc lợi cho nhân viên có thể áp dụng trong tất cả các loại hình doanh nghiệp như công ty tư nhân, cổ phần, trách nhiệm hữu hạn, cơ quan chính phủ, hay bất kỳ cơ quan xã hội hoặc từ thiện nào.

Mục tiêu chế độ đãi ngộ cho nhân viên là phát triển toàn diện tính cách của người lao động, để họ có thể chăm chỉ cống hiến, cũng như tiềm năng để trở thành nhân sự tốt hơn!

1.3. Lợi ích khi xây dựng chế độ phúc lợi cho nhân viên hợp lý

Theo một nghiên cứu của Hiệp hội Quản lý nguồn Nhân lực (SHRM), khi doanh nghiệp triển khai các chương trình phúc lợi hấp dẫn, sẽ luôn có lợi thế hơn so với đối thủ về tất cả các phương diện như: tối ưu năng suất làm việc, nâng tầm thương hiệu tuyển dụng, cũng như tăng khả năng giữ chân nhân tài… 

1.3.1. Quản lý nhân viên hiệu quả

Xây dựng chế độ phúc lợi cho nhân viên rõ ràng chính là cách để quản lý nhân sự hiệu quả, đặc biệt trong bối cảnh tất cả các doanh nghiệp trong thời đại 4.0 đều chú trọng đến việc thúc đẩy văn hóa và tinh thần của đội ngũ, qua đó tối ưu hiệu suất làm việc.

Chế độ phúc lợi cũng chính là hệ thống để kiểm soát và quản lý nhân viên hiệu quả, đảm bảo sự có mặt của nhân sự trong tất cả các hoạt động xã hội của doanh nghiệp, cũng như chắc chắn về cảm xúc và tinh thần của nguồn nhân lực, luôn ở mức cao nhất!

1.3.2. Tối ưu năng suất làm việc

Một khi đã bước vào trạng thái vui vẻ, phấn khích và gắn bó, nhân viên sẽ nỗ lực hết mình để tối ưu năng suất công việc, để cố gắng vì một thành quả tốt nhất!

Qua đó, từ kết quả này, doanh nghiệp sẽ có căn cứ để xây dựng cơ chế khen thưởng kỷ luật hợp lý nhất, cũng như tăng giảm hạn mức chế độ phúc lợi, tùy thuộc vào năng suất của tập thể

1.3.3. Nâng cao văn hóa doanh nghiệp

Một khi đã có ấn tượng tốt trong suy nghĩ của nhân viên hiện thời, chắc chắn rằng đội ngũ sẽ lan tỏa cảm xúc này tới những người thân quen và cộng đồng xung quanh, qua đó gián tiếp nâng tầm thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp.

Qua đó, doanh nghiệp sẽ có thể tăng cường chất lượng của nguồn nhân lực đầu vào, bộ máy vận hành hiệu quả hơn, đảm bảo năng suất lao động trong doanh nghiệp.

1.3.4. Tăng khả năng giữ chân nhân tài

Chắc chắn rằng, khi đã có chương trình phúc lợi, đãi ngộ tốt, nhân viên sẽ không có nhu cầu muốn rời bỏ doanh nghiệp, đặc biệt khi họ đã nhìn được tiềm năng phát triển của bản thân khi tiếp tục làm việc và cống hiến. 

1.4. Thực trạng chính sách đãi ngộ nhân sự

Cùng điểm nhanh một số vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải trong vấn đề xây dựng chế độ phúc lợi của nhân viên, cập nhật năm 2021: 

• Chưa nắm rõ quy định chung: nhân viên HR phụ trách chế độ phúc lợi, đãi ngộ chưa nắm rõ luật pháp & quy định tại Việt Nam, do vậy xây dựng chính sách nhân sự, lương thưởng không phù hợp.
• Chính sách bảo hiểm y tế & bảo hiểm xã hội: Cơ sở Y tế Công cộng và tư nhân chênh lệch về cả giá trị và dịch vụ, gây quá tải ở một số bệnh viện uy tín, ảnh hưởng gián tiếp tới chế độ phúc lợi của nhân viên.
• Thời gian nghỉ ngơi, làm việc thời gian của nhân sự tại doanh nghiệp chưa được rõ ràng, do vậy chưa thể làm rõ lương thưởng cũng như đãi ngộ, phúc lợi, đặc biệt với những nhân sự thường xuyên phải làm việc quá giờ
• Không có hệ thống quản trị số chế độ phúc lợi, đãi ngộ rõ ràng, gây nên những bất cập trong thông tin nhân sự, cũng như quyền lợi của nhân viên.

Ngoài các khóa học nâng cao nghiệp vụ HR để đảm bảo chất lượng chế độ phúc lợi cho nhân viên tại doanh nghiệp, một trong những giải pháp mà MISA đem lại chính là hệ thống số. 

Đây chính là giải pháp hiệu quả để quản trị chế độ phúc lợi, đãi ngộ C&B rõ ràng, hỗ trợ bộ phận HR quản lý 100% hoạt động nhân sự, giảm thiểu các vấn đề thường gặp như sai sót thông tin, chi trả lương thưởng chậm trễ… 

Để lại thông tin ngay để được trải nghiệm 15 ngày miễn phí

Dùng ngay miễn phí

1.5. Các chính sách phúc lợi dành cho nhân viên

Tổng hợp chế độ phúc lợi của các tập đoàn lớn, giúp doanh nghiệp nâng cao thương hiệu tuyển dụng và giữ chân nhân viên:

• Đảm bảo lợi ích tối thiểu về bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế.
• Phụ cấp làm thêm, tăng ca, thưởng Lễ Tết đều đặn, dựa trên kết quả làm việc thực tế.
• Chương trình bảo trợ sức khỏe toàn diện, với các chương trình bảo hiểm ngoài, đặc biệt hiệu quả với nhân sự làm việc lâu năm.
• Đảm bảo số ngày nghỉ phép của nhân sự, với chế độ thanh toán thêm lương với các nhân sự không lựa chọn nghỉ phép.
• Lộ trình phát triển chuyên môn vững vàng, tạo thêm niềm tin cho nhân sự.
• Nghỉ mát, đi du lịch cùng công ty, chính là các hoạt động phúc lợi cho nhân viên như tiệc nghỉ, chuyến đi cuối tuần, tụ họp ăn trưa và các sự kiện xây dựng nhóm để nhân viên có thời gian thư giãn và tận hưởng công ty của nhau và thậm chí kết nối với những người khác trong cộng đồng.

Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể xem xét thêm một số tiện ích như sau để tạo thêm không khí vui vẻ nơi công sở, như: 

• Trang bị đầy đủ thiết bị làm việc với môi trường làm việc thoải mái, tiện nghi. Môi trường thư giãn thoải mái ngay tại văn phòng, trong khu vực ăn uống, như thêm một bàn bóng bàn hoặc các trò chơi điện tử trong văn phòng để sử dụng trong giờ giải lao và bữa trưa của nhân viên cũng có thể giúp nâng cao tinh thần và khí thế làm việc
• Giờ làm việc linh hoạt.: Đưa ra các lợi ích độc quyền khác như hỗ trợ chi phí chăm sóc con cái ngoài giờ, cũng như tạo điều kiện cho nhân sự về sớm (vào những ngày không quá bận) để có thể chăm sóc gia đình.
• Trọn gói chi phí ăn uống tại văn phòng, bao gồm cung cấp bữa ăn chính và đồ ăn nhẹ miễn phí.
• Cung cấp dịch vụ giặt là bộ đồ công sở miễn phí tại văn phỏng.
• Giảm giá cho nhân viên và gia đình của họ đối với các sản phẩm và dịch vụ có liên quan tới hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp. 
• Có thư viện chung, cung cấp sách và tạp chí miễn phí.
• Dành thời gian cho nhân viên hoạt động tình nguyện trong cộng đồng, chính là thời gian kết nối ngoại khóa của doanh nghiệp

1.6. Khảo sát các chế độ phúc lợi được nhân viên quan tâm

Dưới đây 17 chế độ quyền lợi mà nhân viên mong muốn khi tìm việc. Đây chính là những thông tin mà doanh nghiệp có thể tham khảo để đưa ra chương trình phúc lợi phù hợp nhất!

2. Tải ngay khảo sát chế độ phúc lợi cho nhân viên miễn phí

AMIS HRM đã chuẩn bị sẵn sàng mẫu Khảo sát để xây dựng chính sách phúc lợi cho nhân viên dành cho cho mọi lĩnh vực, loại hình quy mô doanh nghiệp. Vui lòng để lại thông tin để nhận biểu mẫu miễn phí dưới đây!

3. Cách xây dựng chế độ phúc lợi nhân viên hiệu quả

Quản lý lợi ích của nhân viên là một nỗ lực quan trọng và sẽ rất tốn kém nếu người sử dụng lao động không có chiến lược dài hạn.

Đầu tiên, doanh nghiệp cần đảm bảo các yêu cầu bắt buộc như An sinh xã hội, bảo hiểm bồi thường cho người lao động và bảo hiểm thất nghiệp. Còn lại, hầu hết các phúc lợi khác về bản chất là tự nguyện và do người sử dụng lao động xác định xem có muốn áp dụng với doanh nghiệp hay không. 

Qua đó, chế độ phúc lợi tại doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng nhu cầu của nhân viên và mục tiêu của doanh nghiệp.

Xây dựng chế độ phúc lợi cho nhân viên vốn là một nghiệp vụ không hề có, đặc biệt khi bộ phận nhân sự đã nắm chắc mọi yêu cầu về quyền lợi, cũng như mong muốn của nhân viên khi tham gia làm việc tại doanh nghiệp, bao gồm 5 bước như sau:

3.1. Bước 1: Xác định các mục tiêu lợi ích và ngân sách 

Xác định mục tiêu rõ ràng cùng ngân sách nhất định chính là 2 bước cơ bản để có thể thiết lập một chương trình (danh sách) bao gồm các phúc lợi phù hợp.

Chiến lược kinh doanh và chiến lược nhân sự toàn diện chính là hai kế hoạch hỗ trợ chủ doanh nghiệp hoạch định các thông tin này, để có thể đạt được các mục tiêu chiến lược tổng thể.

Cần lưu ý rằng, các mục tiêu được xây dựng thường không cố định, rất linh hoạt và cần được đánh giá và sửa đổi để phản ánh chiến lược của người sử dụng lao động hiện tại và nhu cầu của nhân viên.

Sau khi đã có kế hoạch khung, bộ phận nhân sự sẽ xác định ngân sách sẵn có để chi cho các phúc lợi, vì hầu hết các chủ lao động đều có những ràng buộc về chi phí trong việc cung cấp phúc lợi cho nhân viên, mà vẫn đảm bảo được sự tăng trưởng cho doanh nghiệp.

3.2. Bước 2: Đánh giá nhu cầu

Đây là bước nên được tiến hành để thiết kế các lợi ích tốt nhất dựa trên nhu cầu của nhân viên, với các thông tin như (1) nhu cầu lợi ích của nhân viên với tổ chức, (2) Thông tin từ đối thủ cạnh tranh, (3) Luật và các quy định của nhà nước.

Một xu hướng tìm kiếm để đánh giá nhu cầu gần đây chính là nghiên cứu thị trường để lập kế hoạch phúc lợi cho nhân viên, với các câu hỏi dưới dạng phỏng vấn cá nhân, bảng câu hỏi đơn giản hóa hoặc thông qua các khảo sát phức tạp với sự hỗ trợ của doanh nghiệp đối tác.

Đây cũng chính là cách để thúc đẩy tinh thần làm việc và sự gắn bó của nhân viên, nhưng sẽ chỉ hiệu quả nếu doanh nghiệp cam kết sử dụng các tài nguyên và thông tin này để thiết lập và điều chỉnh khung chế độ phúc lợi sao cho phù hợp với cả hai bên.

3.3. Bước 3: Lên kế hoạch khung chế độ phúc lợi cho nhân viên

Sau khi hoàn thành việc đánh giá nhu cầu và phân tích khoảng cách, nhà tuyển dụng sẽ cần hình thành một khung chế độ phúc lợi phù hợp với nhu cầu của nhân sự và của doanh nghiệp, với một số câu hỏi như sau: 

• Phương pháp thực hiện này có tốn nhiều chi phí không?
• Có thể loại bỏ những lợi ích không được nhân viên coi trọng?
• Có cách nào cắt giảm chi phí không?
• Khấu trừ tới nhân viên sẽ là bao nhiêu? Có phù hợp với mức lương thưởng hiện tại không?

3.4. Bước 4: Thông báo chế độ phúc lợi cho nhân viên thông qua truyền thông nội bộ

Chiến lược truyền thông nội bộ trong hoàn cảnh này chính là một thành phần rất quan trọng trong việc lập kế hoạch và quản lý lợi ích và phúc lợi nói chung.

Qua đó, doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp đầy đủ thông tin phúc lợi & đãi ngộ tới nhân sự, để đạt được sự ủng hộ tốt nhất. 

Nếu ý kiến ​​đóng góp của nhân viên được thu thập và tối ưu trong khung quyền lợi, hãy chỉ rõ ra các đóng góp này của họ, để cho họ thấy rằng họ đã đóng góp rất nhiều tới văn hóa doanh nghiệp. 

Đây chính là một cách tác động tích cực đến việc tuyển dụng, giữ chân và nâng cao tinh thần của nhân viên.

Ngoài ra, MISA khuyến khích doanh nghiệp tạo ra nhiều chế độ phúc lợi, đãi ngộ vượt ra khỏi yêu cầu và quy định chung của pháp luật, để có thể giữ chân nhân tài tốt nhất!

3.5. Bước 5: Xây dựng quy trình đánh giá định kỳ để xác định hiệu quả của chế độ phúc lợi

Định kỳ xem xét lại chương trình kế hoạch phúc lợi là một bước quan trọng không kém, so với quy trình quản lý phúc lợi. Chương trình phúc lợi phải được đánh giá thường xuyên để xác định xem nó có đáp ứng được các mục tiêu của tổ chức và nhu cầu của nhân viên hay không. 

Xem xét việc phát triển các mục tiêu và có phép đo lương phù hợp chính là cách để đánh giá các chương trình phúc lợi và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.

Người sử dụng lao động cũng có thể xem xét sử dụng các xu hướng và điểm chuẩn để đánh giá hiệu quả của kế hoạch phúc lợi hoặc tiến hành các cuộc khảo sát định kỳ.

4. Tạm kết

Có thể thấy, xây dựng chế độ phúc lợi cho nhân viên không hề có, ngược lại khá đơn giản, nhất là khi chủ doanh nghiệp đã biết được cụ thể nhu cầu của nhân sự cũng như khả năng đáp ứng nguyện vọng của công ty. 

Để có thể thực hiện xây dựng chế độ phúc lợi cho nhân viên hiệu quả, tốt nhất, doanh nghiệp sẽ cần tới hệ thống quản trị C&B chuyển đổi số để đảm bảo các yêu cầu tối thiểu như: (1) không bỏ lỡ thông tin nhân sự (2) tránh sai sót, nhầm lẫn trong quá trình tác nghiệp (3) Đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin quyền lợi tới nhân sự trong thời gian sớm nhất.. Với mục tiêu tối thượng chính là duy trì năng suất hiệu quả, đẩy mạnh tinh thần làm việc tại doanh nghiệp.