Trong kỷ nguyên số hóa, truyền thông không còn là lựa chọn mà trở thành yếu tố sống còn cho các doanh nghiệp. Kéo theo đó, quản trị truyền thông cũng là một trong những lĩnh vực quản trị then chốt trong doanh nghiệp. Cùng MISA AMIS khám phá những thông tin quan trọng về quản trị truyền thông dưới đây!

I. Tổng quan quản trị truyền thông

Định nghĩa quan quản trị truyền thông – Các khái niệm liên quan

Quản trị Truyền thông là gì?

Quản trị truyền thông, tiếng anh là Media & Communication Management, là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện và kiểm soát các hoạt động truyền thông để đảm bảo thông tin được truyền tải hiệu quả, đúng đối tượng và đạt được các mục tiêu chiến lược của tổ chức. 

Nói cách khác, đây là chức năng quản trị tập trung vào việc thiết lập, quản lý và duy trì quá trình truyền thông bên trong và bên ngoài doanh nghiệp nhằm xây dựng và bảo vệ thương hiệu, thúc đẩy phát triển bền vững.

Quản trị Truyền thông Đa phương tiện là gì?

Quản trị truyền thông đa phương tiện là sự mở rộng của quản trị truyền thông, khi kết hợp với công nghệ số và các công cụ đa phương tiện như hình ảnh, âm thanh, video tương tác…

Lĩnh vực quản trị truyền thông đa phương tiện tận dụng sức mạnh sáng tạo và hiệu quả của công nghệ hiện đại để truyền tải thông tin tới công chúng mục tiêu, phù hợp với nhu cầu và kỳ vọng ngày càng cao của người dùng trong thời đại số.

Bằng cách tích hợp nhiều nền tảng và sản phẩm truyền thông, quản trị truyền thông đa phương tiện không chỉ làm tăng tính hấp dẫn mà còn tối ưu hóa khả năng tiếp cận và tương tác với khách hàng mục tiêu.

Quản trị Truyền thông Marketing Tích hợp (IMC)

Trong bối cảnh hiện đại, quản trị truyền thông không chỉ dừng lại ở việc truyền tải thông tin, mà còn phải liên kết chặt chẽ với các hoạt động tiếp thị. 

Quản trị Truyền thông Marketing Tích hợp (Integrated Marketing Communication Management – IMC) là quá trình quản lý và điều phối toàn bộ hoạt động truyền thông và tiếp thị của doanh nghiệp trên mọi kênh và phương tiện.

Mục tiêu chính của IMC là đảm bảo rằng thông điệp của doanh nghiệp được truyền tải một cách đồng bộ, nhất quán và hiệu quả đến đối tượng mục tiêu, góp phần tăng cường nhận diện thương hiệu và thúc đẩy hành động mua hàng.

II. Vai trò then chốt của quản trị truyền thông trong bối cảnh số

2.1. Vai trò cơ bản của quản trị truyền thông đối với doanh nghiệp

Quản trị truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng chiến lược truyền thông của doanh nghiệp, giúp xây dựng và duy trì hình ảnh thương hiệu, cũng như tăng cường hiệu quả kinh doanh. Trong đó, vai trò cơ bản của quản trị truyền thông bao gồm:

• Tạo dựng và củng cố hình ảnh thương hiệu trong mắt công chúng mục tiêu.
• Xử lý khủng hoảng và bảo vệ danh tiếng cho doanh nghiệp.
• Định hướng và thay đổi nhận thức các nhóm người tiêu dùng.
• Hỗ trợ và thúc đẩy chiến lược kinh doanh tổng thể.
• Đo lường và cải thiện hiệu quả truyền thông.

2.2. Vai trò của quản trị truyền thông trong thời đại công nghệ số

Sự phát triển mạnh mẽ của Internet và các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI), dữ liệu lớn (Big Data), và tự động hóa đã cách mạng hóa cách doanh nghiệp giao tiếp và tương tác với công chúng. 

Trong bối cảnh này, quản trị truyền thông ngày càng trở thành một yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp thích nghi và phát triển thông qua:

• Tăng cường tương tác hai chiều: Quản trị truyền thông trong kỷ nguyên số không chỉ dừng lại ở việc truyền tải thông điệp, mà còn tạo điều kiện cho sự kết nối trực tiếp giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhân viên, và các bên liên quan khác thông qua các nền tảng số.
• Hỗ trợ chiến lược kinh doanh: Thông qua việc tích hợp truyền thông với công nghệ, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược kinh doanh một cách nhanh chóng và chính xác để đáp ứng nhu cầu khách hàng và xu hướng thị trường.
• Xây dựng lợi thế cạnh tranh: Vai trò của quản trị truyền thông hiện đại không chỉ là quảng bá thương hiệu mà còn là tối ưu hóa các nguồn lực truyền thông nhằm tạo ra giá trị khác biệt.
• Phát triển toàn diện thương hiệu: Kết hợp việc xây dựng hình ảnh thương hiệu và tối ưu trải nghiệm khách hàng để gia tăng sự trung thành và gắn kết.

Case Study về Coca Cola – tận dụng nền tảng số  để xây dựng tình yêu thương hiệu (Brand Love)

Năm 2014, Coca Cola triển khai chiến dịch “Share a Coke” nhằm tái định vị thương hiệu trong kỷ nguyên số. 

Hãng đã cá nhân hóa nhãn chai bằng cách thay đổi thành những cái tên phổ biến tại từng quốc gia (như Mai, Linh, Việt, Trường,…), đồng thời khuyến khích khách hàng chia sẻ hình ảnh của họ với chai Coca Cola lên mạng xã hội.

Nhờ tận dụng quản trị truyền thông kết hợp với các nền tảng số, Coca-Cola đã chuyển từ cách tiếp cận truyền thông một chiều truyền thống sang mô hình tương tác hai chiều, nơi khách hàng không chỉ tiếp nhận mà còn tham gia trực tiếp vào việc quảng bá thương hiệu.

Kết quả, chiến dịch “Share a Coke” không chỉ tạo nên làn sóng thảo luận sôi nổi trên toàn cầu mà còn giúp Coca Cola tăng doanh số vượt trội, đánh bại nhiều đối thủ cạnh tranh trên thị trường nước giải khát.

Về lâu dài, thông điệp của Coca Cola đã trở thành một bước ngoặt trong cách các thương hiệu kết nối và xây dựng tình cảm lâu dài với người tiêu dùng. Đây là minh chứng tiêu biểu cho vai trò cốt lõi của quản trị truyền thông trong bối cảnh số, khi công nghệ không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn là nền tảng thúc đẩy sự thay đổi toàn diện trong chiến lược giao tiếp và phát triển thương hiệu.

III. Các lĩnh vực quản trị truyền thông 

3.1. Quản trị Truyền thông nội bộ (Internal Communication Management)

• Mục tiêu: Đảm bảo dòng chảy thông tin giữa các phòng ban đầy đủ, nhất quán và chính xác, tăng cường sự gắn kết giữa lãnh đạo và nhân viên.
• Vai trò:
  • Tạo dựng văn hóa doanh nghiệp.
  • Truyền tải mục tiêu, giá trị và chiến lược đến toàn bộ nhân sự.
  • Xây dựng tinh thần làm việc nhóm và nâng cao hiệu suất.
• Công cụ phổ biến: bản tin nội bộ, ứng dụng quản lý công việc (như Telegram, Microsoft Teams), các sự kiện, đào tạo nội bộ.

3.2. Quản trị Truyền thông đối ngoại (External Communication Management)

• Mục tiêu: Xây dựng và bảo vệ hình ảnh của doanh nghiệp trước công chúng và các bên liên quan bên ngoài.
• Vai trò:
  • Định vị thương hiệu trên thị trường.
  • Quản lý mối quan hệ với truyền thông, báo chí.
  • Xử lý khủng hoảng để bảo vệ danh tiếng.
• Công cụ phổ biến: Thông cáo báo chí, họp báo, tổ chức sự kiện, các chiến dịch truyền thông.

3.3 Quản trị Truyền thông Marketing (MarCom)

• Mục tiêu: Phối hợp các hoạt động marketing và truyền thông nhằm tăng cường nhận thức của khách hàng mục tiêu về sản phẩm/dịch vụ và thúc đẩy doanh số.
• Vai trò:
  • Thiết kế và thực hiện các chiến dịch tiếp thị.
  • Đồng bộ thông điệp trên các kênh (IMC).
  • Đánh giá hiệu quả chiến dịch để tối ưu hóa ngân sách.
• Công cụ phổ biến: Quảng cáo, Marketing mạng xã hội, email marketing, PR thương hiệu.

3.4. Quản trị Truyền thông Đa phương tiện

• Mục tiêu: Kết hợp sáng tạo giữa nội dung và công nghệ để truyền tải thông điệp một cách hấp dẫn và hiệu quả.
• Vai trò:
  • Tối ưu hóa trải nghiệm người dùng thông qua hình ảnh, video, âm thanh, và nội dung tương tác.
  • Đáp ứng nhu cầu truyền thông hiện đại trên các nền tảng số.
• Công cụ phổ biến: Thiết kế đồ họa, sản xuất video, các nền tảng truyền thông số (YouTube, TikTok).

3.5. Quản trị Truyền thông Kỹ thuật số

• Mục tiêu: Tận dụng công nghệ số để tiếp cận khách hàng, tối ưu hóa chiến dịch và đo lường hiệu quả.
• Vai trò:
  • Tối ưu hóa trải nghiệm người dùng thông qua hình ảnh, video, âm thanh, và nội dung tương tác.
  • Xây dựng sự hiện diện số của doanh nghiệp trên các nền tảng trực tuyến.
  • Tăng cường tương tác và thu hút khách hàng qua website, email,…
  • Đánh giá và phân tích dữ liệu để tối ưu hóa chiến lược truyền thông.
• Công cụ phổ biến: Google Analytics, SEO, mạng xã hội (Facebook, Instagram, LinkedIn), quảng cáo trực tuyến.

Các lĩnh vực quản trị truyền thông có sự liên kết chặt chẽ và bổ trợ lẫn nhau, giúp doanh nghiệp không chỉ xây dựng hình ảnh vững mạnh mà còn thích nghi tốt hơn trong môi trường kinh doanh biến động. 

Vì thế, việc hiểu rõ và tối ưu từng lĩnh vực sẽ là chìa khóa để đạt được hiệu quả cho doanh nghiệp đạt được hiệu quả truyền thông cao nhất.

IV. Những kỹ năng trong quản trị truyền thông

4.1. Kỹ năng phân tích khách hàng mục tiêu

Để quản trị truyền thông hiệu quả, việc hiểu rõ khách hàng mục tiêu là điều kiện tiên quyết. Doanh nghiệp cần xác định rõ chân dung đối tượng mục tiêu của mình là ai, nhu cầu của họ là gì và các điểm đau của họ.

Chỉ khi nắm bắt chính xác đối tượng, doanh nghiệp mới có thể triển khai các chiến lược truyền thông phù hợp và tối ưu cho từng giai đoạn.

4.2. Kỹ năng nghiên cứu đối thủ cạnh tranh

Một kỹ năng không kém quan trọng là phân tích chiến lược truyền thông của đối thủ cạnh tranh – hỗ trợ doanh nghiệp nhận diện các cơ hội và thách thức trên thị trường. 

Nhà quản trị truyền thông cần thường xuyên theo dõi các kênh truyền thông và chiến lược mà đối thủ sử dụng, từ đó đưa ra nhận định để phát triển chiến lược riêng biệt, cạnh tranh hiệu quả hơn hay đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng.

4.3. Kỹ năng phân loại mục tiêu doanh nghiệp

Mỗi chiến lược truyền thông có ưu nhược điểm riêng, và việc lựa chọn chiến lược phù hợp đòi hỏi doanh nghiệp phải phân loại rõ mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. 

Vì thế, tùy vào từng giai đoạn và tình hình hiện tại của doanh nghiệp, các chiến lược truyền thông cần được điều chỉnh linh hoạt để tối ưu hóa hiệu quả và đạt được kết quả khả quan.

4.4. Kĩ năng đổi mới sáng tạo

Trong môi trường truyền thông hiện đại, sáng tạo không chỉ giúp thu hút sự chú ý mà còn tạo dấu ấn riêng cho thương hiệu. Vì thế, mỗi nhà quản trị truyền thông cũng như bất kỳ người làm truyền thông nào cũng cần có khả năng sáng tạo trong việc phát triển các chiến dịch truyền thông độc đáo, phù hợp với xu hướng mới.

Tuy nhiên, các hoạt động quản trị truyền thông cũng đồng thời phải đảm bảo thông điệp truyền tải mang nhiều giá trị khác biệt dài hạn và gây ấn tượng mạnh với công chúng.

4.5. Kỹ năng đo lường hiệu quả và tối ưu hóa chiến dịch truyền thông

Việc đo lường hiệu quả các chiến lược truyền thông giúp nhà quản trị nhận diện các lỗ hổng trong chiến dịch. Bằng việc áp dụng các công cụ đo lường hiệu quả, doanh nghiệp có thể định lượng hóa kết quả chiến dịch, cải thiện chiến dịch cũng như rút kinh nghiệm cho các chiến dịch truyền thông trong tương lai.

Rất nhiều doanh nghiệp hiện sẵn sàng đầu tư lượng chi phí lớn cho hoạt động truyền thông. Tuy nhiên, các nhà quản trị truyền thông thường đau đầu với câu hỏi: Phải làm sao để ngân sách phân bổ “đúng chỗ”, tạo lượng chuyển đổi tương xứng?

Lúc này, các nhà quản trị doanh nghiệp nên sử dụng MISA AMIS aiMarketing – Phần mềm Marketing Automation đánh giá và nâng cao hiệu quả ngân sách .

Dùng thử miễn phí tại đây

4.6. Kỹ năng lãnh đạo đội nhóm, giao tiếp và các kỹ năng mềm khác

Ngoài các kỹ năng chuyên môn, người làm quản trị truyền thông còn cần phát triển các kỹ năng mềm như quản lý đội nhóm, quản lý thời gian và kỹ năng đàm phán, thuyết phục. 

Các kỹ năng này giúp đảm bảo quá trình triển khai chiến dịch truyền thông diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra. 

Tất cả các kỹ năng đề cập trên đều đóng vai trò thiết yếu trong việc xây dựng và triển khai các chiến lược quản trị truyền thông. Khi được kết hợp một cách nhuần nhuyễn, chúng giúp các doanh nghiệp thích ứng và phát triển trong môi trường truyền thông ngày càng thay đổi và cạnh tranh.

V. Quy trình quản trị truyền thông cho doanh nghiệp

Để một một chiến dịch truyền thông đem lại kết quả khả quan, quản trị truyền thông đóng vai trò là đòn bẩy hỗ trợ doanh nghiệp trở nên khác biệt so với chiến dịch của đối thủ. 

Trong đó, quy trình cơ bản của quản trị truyền thông thường bao gồm: 

Bước 1. Nghiên cứu thị trường và xác định đối tượng mục tiêu

• Nghiên cứu xu hướng thị trường, các hoạt động truyền thông của đối thủ cạnh tranh.
• Sử dụng dữ liệu từ khảo sát, phân tích thị trường, và các nền tảng số để nắm bắt nhu cầu, sở thích, hành vi của đối tượng mục tiêu.

Bước 2. Xác định mục tiêu truyền thông

• Đảm bảo mục tiêu truyền thông phù hợp với tình trạng và chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. 
• Sử dụng mô hình SMART (Specific – Measurable – Achievable – Relevant – Time-bound) để dự đoán hiệu quả truyền thông.

Bước 3. Xây dựng thông điệp & lựa chọn kênh truyền thông

• Đảm bảo thông điệp rõ ràng, nhất quán, phù hợp với giá trị cốt lõi của thương hiệu.
• Điều chỉnh nội dung sao cho phù hợp với từng tệp đối tượng hoặc từng nền tảng truyền thông.

Bước 4. Lập kế hoạch và phân bổ ngân sách

• Dự toán chi phí cho từng kênh, công cụ, và hoạt động cụ thể.
• Theo dõi sát sao hiệu suất ROI (Return on Investment) để tối ưu phân bổ ngân sách.

Bước 6. Thực thi chiến dịch

• Quản lý hoạt động truyền thông diễn ra đúng tiến độ và kế hoạch.
• Kết hợp công cụ công nghệ để tự động hóa, nâng cao hiệu quả (Marketing Automation).

Bước 7. Đo lường và đánh giá hiệu quả

• Sử dụng các chỉ số và công cụ đo lường để đánh giá hiệu quả chiến dịch. 
• Đưa ra điều chỉnh nhanh chóng dựa trên các cập nhật liên tục về hiệu quả chiến dịch.

MISA AMIS aiMarketing hiện cung cấp hơn 30 báo cáo Marketing chi tiết, giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá nhanh chóng và chính xác từng chiến dịch.

Ngoài ra, AMIS aiMarketing còn tự động đồng bộ chi phí quảng cáo từ các nền tảng như Facebook/Google, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả của hoạt động truyền thông.

VI. Bí quyết tối ưu Quản trị truyền thông cho doanh nghiệp

6.1. Lấy khách hàng làm trung tâm

Trong những năm gần đây, xu hướng Marketing cá nhân hóa dần trở nên phổ biến nhờ vào ứng dụng của AI và tự động hóa. 

Đây chính là cơ hội tốt cho doanh nghiệp ứng dụng cá nhân hóa vào hoạt động hoạch định chiến lược truyền thông theo nhu cầu và sở thích riêng của từng phân khúc khách hàng, từ đó tăng ..

6.2. Đồng bộ hóa thông điệp

Có thể khẳng định việc duy trì sự nhất quán trong thông điệp và hình ảnh thương hiệu trên tất cả các kênh truyền thông là điều thiết yếu cho mọi doanh nghiệp. Bởi chỉ khi thông điệp rõ ràng và đồng nhất, khách hàng mới có thể dễ dàng nhận diện và ghi nhớ thương hiệu.

Điều này càng trở nên cấp thiết trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, khi khách hàng tiếp xúc với hàng nghìn thương hiệu mỗi ngày.

Vì vậy, doanh nghiệp cần tự đặt ra những câu hỏi cho mình: Liệu thông điệp của chúng ta có độc đáo không? Có đủ ấn tượng để tạo dấu ấn lâu dài trong tâm trí khách hàng không?

Case Study Phê La – “Nốt hương đặc sản – Nguyên bản – Thủ công”

Ngay từ những ngày đầu tiên khi Phê La là một thương hiệu khởi nghiệp trong ngành F&B, giữa thị trường đầy thử thách và cạnh tranh, họ đã tạo dựng một thông điệp mạnh mẽ và nhất quán: “Nốt hương đặc sản – Nguyên bản – Thủ công”. 

Thật vậy, mỗi sản phẩm trong menu qua góc nhìn truyền thông của Phê La đều mang trong mình sự tinh túy và độc đáo, giúp khách hàng cảm nhận được chất lượng vượt trội và sự tận tâm trong từng công đoạn.

Dù quảng bá trên nhiều nền tảng khác nhau: Facebook, Youtube, Tiktok và cả offline, Phê La luôn gửi gắm một cách tinh tế thông điệp qua từng điểm chạm dù là nhỏ nhất, mang đến đúng trải nghiệm “nguyên bản” qua từng giác quan.

Chính sự đồng nhất trong thông điệp đã giúp Phê La xây dựng hình ảnh mạnh mẽ và dễ nhận diện, từ đó thu hút sự chú ý và tạo dựng được sự yêu mến sâu sắc từ khách hàng. 

Nhờ vào chiến lược này, Phê La không chỉ nổi lên như một hiện tượng, mà cho tới hiện tại vẫn duy trì được sức hút và sự gắn kết với công chúng.

6.3. Tận dụng công nghệ số

Trong kỷ nguyên số, việc tận dụng các công cụ phân tích dữ liệu, Marketing Automation, và trí tuệ nhân tạo (AI) là chìa khóa để tối ưu hóa các chiến dịch Marketing và truyền thông. 

Công nghệ giúp các doanh nghiệp có thể phân tích và hiểu rõ hơn về hành vi, sở thích của khách hàng, từ đó đưa ra các chiến lược hiệu quả và tiết kiệm tối đa chi phí.

Tạm kết

Có thể nói, quản trị truyền thông là một lĩnh vực quản trị ảnh hưởng mạnh mẽ đối với các doanh nghiệp trong thời đại mới. Để nâng cao hiệu suất chiến dịch truyền thông, phân bổ chi phí truyền thông tối ưu nhất, các nhà quản trị cần cân nhắc việc sử dụng các công cụ tự động như MISA AMIS aiMarketing.