8 khoản khấu trừ vào lương hàng tháng người lao động phải biết

Cùng định nghĩa rõ ràng về top 8 các khoản khấu trừ lương, chính là một trong những vấn đề khiến cả người lao động và người sử dụng ‘lăn tăn’ nhất vào kỳ lương mỗi tháng, bởi người lao động chưa thực sự hiểu rõ về các khoản khấu trừ và ý nghĩa về việc đóng các loại phí này.

Tải miễn phí – Tổng hợp Mẫu Phiếu Lương Dành riêng cho HR

Cơ cấu lương thưởng và các khoản khấu trừ lương

Chắc chắn rằng, các anh chị chủ doanh nghiệp, và cả nhân viên đều biết đến công thức tính lương phổ biến:

• Tổng thu nhập (Lương cơ bản + Lương KPI + Lương doanh số + Lương sản phẩm) – Khấu trừ = Lương thực tế

Vậy, khoản khấu trừ thường bao gồm những gì?

• Khấu trừ = bảo hiểm bắt buộc + kinh phí công đoàn + thuế TNCN + các khoản khác

Tuy nhiên, hiện nay vẫn có rất nhiều thắc mắc và hiểu lầm từ phía cả chủ doanh nghiệp và nhân sự làm thuê về quy định chung về cách tính toán và khấu trừ hàng tháng.

Đây cũng chính là nỗi lo lắng của mọi nhân viên khi thấy lương của bản thân bị trừ đi quá nhiều, mà lại không hiểu rằng đang bị trừ vào khoản nào. 

Do vậy, hôm nay, trong bài viết này, chúng tôi sẽ định nghĩa thật rõ ràng các khoản khấu trừ lương mà cả doanh nghiệp lẫn người lao động cần có trách nhiệm đóng góp mỗi tháng, cùng một số khoản phụ thu cần biết khác.

Anh chị vui lòng xem các khoản Lương và chế độ đãi ngộ để hiểu rõ hơn về khoản thu nhập hàng tháng nên được thực nhận.

Chi tiết các khoản khấu trừ lương hàng tháng

Cần lưu ý rằng, một số các khoản khấu trừ lương được liệt kê dưới đây chính là chi phí để nhân viên có chế độ phúc lợi tốt hơn. Qua đó, đây không nên được liệt kê là những khoản ‘mất’, mà chính là ‘quyền lợi dành cho tương lai’. Do vậy, người lao động cần có ý thức đóng phí đầy đủ các khoản này, để đảm bảo rằng nhận được đầy đủ quyền lợi tốt nhất.

Các loại bảo hiểm bắt buộc: Anh chị nhân viên vui lòng tham khảo thêm thông tin về các loại bảo hiểm bắt buộc. Theo quy định của nhà nước Việt Nam, người sử dụng lao động và người lao động đều có nghĩa vụ đóng một số loại bảo hiểm. 

Căn cứ vào mức lương cơ sở, người lao động cần phải đóng BHXH, BHYT và BHTN hàng tháng để đảm bảo được nhận đầy đủ quyền lợi về hưu trí, Y tế và khi thất nghiệp, với tỉ lệ % đóng như sau:

Bảo hiểm xã hội (BHXH)

Theo điều 8, luật Bảo hiểm xã hội, ban hành năm 2014, người lao động cần đóng 8% tổng thu nhập. Khoản phí này sẽ được cộng dồn theo năm. 

Bảo hiểm y tế (BHYT)

Theo khoản 1 Điều 13 Luật Bảo hiểm y tế 2008, sửa đổi bổ sung 2014 và Điều 7 Nghị định 146/2018/NĐ-CP, người lao động cần đóng 1.5% tiền lương, chính là căn cứ để đóng bảo hiểm xã hội.

Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)

Theo điều 57, Luật Việc làm 2013, mức đóng phí BHTN sẽ là 1% tiền lương, chính là căn cứ để đóng bảo hiểm xã hội.

Tổng cộng, hàng tháng, người lao động cần đóng 10.50%, còn doanh nghiệp cần đóng 21.50%, qua đó cơ quan bảo hiểm sẽ nhận 32% theo tổng lương của một nhân sự.

Qua đó, các khoản phí này sẽ được chuyển đổi thành phúc lợi lâu dài cho nhân viên. Tới thời điểm thích hợp, người lao động sẽ được hưởng lại theo chính sách của nhà nước Việt Nam. Ngoài ra, người lao động còn cần nộp một số khoản như sau:

Thuế Thu nhập cá nhân

Thuế TNCN là khoản thuế suất người lao động có trách nhiệm đóng vào Cục Thuế Việt Nam, với hạn mức tối thiểu 10% hàng tháng, và sẽ tăng dần theo thu nhập cá nhân.

Mức lương cơ sở ở các doanh nghiệp hiện tại thường sẽ ở mức cơ bản theo bậc lương đã được quy định để đảm bảo lợi ích người lao động.

Căn cứ theo Khoản 2, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC và Khoản 3, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, được ban hành trong 2013, có nhắc đến một số đối tượng được miễn thuế như sau: 

• Đối tượng có mức lương dưới 11.000.000 VND/tháng, dưới 132.000.000 VND/năm.
• Đối tượng có người phụ thuộc: 4.400.000 VND/người/tháng.
• Đối tượng có mức lương dưới 9.000.000 VNĐ/ tháng, dưới 108.000.000 VNĐ/ năm, đã làm căn cứ cam kết tạm thời.

Đối tượng người lao động được miễn thuế vẫn sẽ phải trích 10% đóng thuế theo quy định tại công ty, và sẽ được giải ngân vào kỳ quyết toán thuế ở quý 4 hàng năm. Hạn để làm đơn hoàn/ truy thuế thuế thường là 90 ngày kể từ ngày cuối cùng của năm (rơi vào ngày 31/3).

Với các anh chị nhân viên đã nghỉ việc cần đặc biệt lưu ý vấn đề này để làm quyết toán thuế cá nhân trực tiếp với cơ quan thuế địa phương.

Còn nếu anh chị vẫn đang công tác, Bộ phận nhân sự tại các công ty sẽ hỗ trợ anh chị khai báo khoản hoàn/ truy thu này, với hai trường hợp như sau: 

• Nếu anh/chị được ‘hoàn thuế’: Thường sẽ được thanh toán trong khoản ‘Thanh toán BHXH’ trong mục ‘Lương & Thu nhập’, trong vòng 3-6 tháng của năm tiếp theo.
• Nếu anh/chị  phải ‘truy thu thuế’: Sẽ bị khấu trừ trong khoản ‘Truy thu thuế TNCN’ trong mục ‘Các khoản khấu trừ lương’, trong vòng 3-6 tháng của năm tiếp theo.

Kinh phí công đoàn

Kinh phí công đoàn là khoản hỗ tợ tới công đoàn từ các cấp địa phương tới trung ương, đã được nêu rõ trong Quy định của Pháp luật. Khoản phí này khoảng 2%, theo tổng tiền lương của đơn vị doanh nghiệp. 

Qua đó, mức phí này sẽ được chia đôi: công đoàn cấp trên giữ 50% và công đoàn tại doanh nghiệp giữ 50%.

Công đoàn Việt Nam chính là tổ chức được quy định để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động khi tham gia làm việc tại các doanh nghiệp ban ngành. 

Qua đó, phí công đoàn có thể tính đến các nguồn thu được quy định tại điều 26, Luật Công Đoàn, ban hành năm 2012 và điều 5, nghị định 191/2013/NĐ-CP ban hành năm 2013. 

Cần lưu ý thêm rằng, phí công đoàn sẽ chính là mức đóng bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội. Mức trích nộp chi phí công đoàn không chịu tác động trực tiếp của việc tăng lương cơ sở, để đảm bảo quyền lợi của người lao động. 

Các doanh nghiệp chưa có quỹ công đoàn cơ sở, vẫn sẽ phải nộp mức kinh phí 2% theo tổng quỹ lương, là căn cứ đóng BHXH chưa chia. Qua đó mức phí được chia cụ thể như sau: 

(i)  Công đoàn cơ sở giữ 65% tổng quỹ đoàn

(ii) Công đoàn cấp trên giữ 35%, được phân cấp quản lý tài chính công đoàn chính công đoàn cơ sở hay chính liên đoàn lao động quận, huyện.

Truy thu tiền đóng BHYT, BHXH, BHTN

Thường thì, các doanh nghiệp trốn đóng bảo hiểm sẽ bị cơ quan thuế truy thu vào các năm tiếp theo. Đây là trường hợp khá khó để xảy ra, bởi doanh nghiệp cần phải giải trình thuế & bảo hiểm với cơ quan nhà nước Việt Nam vào quý 4 hàng năm. 

Ngoài ra, phần lớn lý do để truy thu tiền đóng bảo hiểm thường xảy ra khi người lao động được điều chỉnh tăng lương, vượt mức bảo hiểm và thuế suất đang phải đóng.

Thông thường, cơ quan thuế sẽ tra soát 6 tháng một lần, qua đó người sử dụng lao động sẽ bị cưỡng chế truy thu khi không thực hiện đóng đủ bảo hiểm sau 6 tháng kể từ khi được thăng chức, ký quyết định hoặc được bổ sung phụ lục cho hợp đồng lao động chính thức, trong đó đã bao gồm nâng bậc lương, nâng ngạch lương, điều chỉnh tăng tiền lương và phụ cấp.

Với trường hợp chậm trễ, các khoản phí truy thu phát sinh ảnh hưởng tới người lao động cũng sẽ đi vào mục Truy thu hàng tháng như vậy, với công thức tính chung như sau:

Số tiền truy thu = số tiền phải đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ (Bảo hiểm tai nạn lao động), BNN (Bệnh nghề nghiệp) + tiền lãi truy thu tính trên số tiền phải đóng.

Khấu trừ vi phạm

Cần lưu ý rằng, người sử dụng lao động có trách nhiệm thông báo cho người lao động biết được lý do bị khấu trừ tiền lương.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 102 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp có thể khấu trừ tiền lương của người lao động để bồi thường thiệt hại khi làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản theo quy định tại Điều 129 trong Bộ luật, với ba trường hợp như sau:

• Người lao động làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị làm việc, hoặc gây ra thiệt hại tài sản trực tiếp cho doanh nghiệp
• Người lao động làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản của người sử dụng lao động
• Người lao động lạm dụng, tiêu hao quá định mức cho phép tới các việc cá nhân. 

Qua đó, có thể thấy, nếu người lao động sử dụng thiết bị của công ty, bao gồm cả chi phí gọi điện từ văn phòng hay sử dụng tài sản tại văn phòng tuỳ thích mà không có sự đồng ý của người sử dụng lao động, hoàn toàn sẽ phải chịu trách nhiệm chi trả lại các khoản tiêu hao này, chính là ‘Khấu trừ vi phạm’ yêu cầu trừ vào thanh toán hàng tháng. 

Ngoài ra, ở một số đơn vị, chấm công muộn cũng được coi là một khoản vi phạm nội quy của công ty. Do vậy, người lao động cần nắm chắc quy định ngay khi bước vào doanh nghiệp, để không mất các khoản chi phí không cần thiết vào mỗi cuối tháng

Khoản tạm ứng đã thanh toán

Đây là các khoản tạm ứng lương người sử dụng làm đơn để lấy trước kỳ nhận lương hàng tháng của doanh nghiệp. 

Một trong những vấn đề thường thấy ở đây chính là khi có người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp có ‘thói quen’ trừ hao luôn tài sản vật tư tới lương của nhân viên, và coi đó là khoản ‘đã thanh toán’ và không hề báo trước cho người lao động. 

Đây là hành động sai phạm hoàn toàn về Luật, khi người lao động không được nhận phiếu lương rõ ràng về việc lương thưởng của mình đã bị trừ những khoản nào.

Ngoài ra, khi có quyết định của nhà nước, người lao động & người sử dụng lao động cũng có trách nhiệm đóng phí tới các quỹ thiên tai, bão lũ, dịch bệnh của nhà nước, để đảm bảo trách nhiệm hướng tới cộng đồng.

Tính năng nổi bật khi sử dụng AMIS BHXH & Thuế TNCN

• Đồng bộ hoá dữ liệu, hệ thống sẽ trích xuất thông tin trực tiếp của cá nhân từ phần mềm AMIS Thông tin Nhân sự, Phần mềm tính lương AMIS Tiền lương sang hệ thống BHXH & Thuế TNCN
• Dành cho Bộ phận Nhân sự: tiết kiệm thời gian thao tác nghiệp vụ, tăng tính hiệu quả làm việc.
• Dành cho các cấp Quản lý, các ban lãnh đạo: dễ dàng theo dõi và kiểm tra mức chi phí cần chi trả hàng tháng, nhờ khả năng báo cáo và phân tích số liệu tùy chỉnh theo giai đoạn.
• Đồng bộ Công thức, tránh sai lệch khi thực hiện nghiệm vụ, đặc biệt phù hợp với nhóm công ty lớn có số lượng lao động lớn, với nhiều đối tượng được giảm trừ gia cảnh, miễn thuế hay có hợp đồng lao động ngắn hạn.
• Dành cho nhân viên: dễ dàng theo dõi các khoản khấu trừ lương và không cần hỏi trực tiếp bộ phận nhân sự.

Đăng ký dùng thử Nền tảng Quản trị nguồn nhân lực AMIS MISA miễn phí trong 15 ngày.

Dùng ngay miễn phí

Tổng kết

Có chính sách lương thưởng, chế độ đãi ngộ minh bạch rõ ràng cũng chính là cách tốt nhất để giữ chân nhân tài, đem đến lợi ích lâu dài cho chủ doanh nghiệp.

Hơn thế nữa, hiểu rõ Luật Lao động chính là cách tốt nhất để bảo vệ bản thân khi người lao động tham gia công tác, đặc biệt với khối doanh nghiệp tư nhân hiện tại, để phòng tránh các vấn đề ảnh hưởng trực tiếp tới quyền lợi người lao động như:

• Người lao động bị mất ngày nghỉ, Lễ Tết, không đảo bảo số lượng ngày nghỉ theo năm do chưa hiểu rõ luật.
• Mức lương thưởng không bạch rõ ràng, ảnh hưởng trực tiếp tới thu nhập hàng tháng của người lao động
• Người lao động mất quyền lợi thai sản, chế độ phúc lợi do sự thiếu minh bạch từ doanh nghiệp.

Trong xu thế hội nhập 4.0, sử dụng phần mềm công nghệ số chính là giải pháp để minh bạch hoá quy trình xây dựng chế độ, đãi ngộ hợp lý, giảm thiểu thời gian thực hiện nghiệp vụ nhân sự.