Nghiệp vụ tính lương, chi trả lương và quản lý quỹ lương thường làm tốn khá nhiều thời gian của phòng nhân sự. Do đó nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang dùng phần mềm tính lương thay thế cho Excel. Vậy những tính năng của phần mềm tính lương là gì? Chúng giúp ích như thế nào cho công tác quản lý tiền lương và quản trị nhân sự? Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu ngay trong nội dung dưới đây.
1. Vì sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm tính lương?
Quy trình tính lương tại các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp lớn, thường bao gồm nhiều bước phức tạp. Từ việc thu thập thông tin chấm công, giờ làm, KPI, tính các khoản phụ cấp, khấu trừ thuế và bảo hiểm cho đến khâu phê duyệt và xuất lương – tất cả đều đòi hỏi sự chính xác và nhất quán.
Tuy nhiên, khi thực hiện thủ công trên bảng tính, quy trình này không chỉ mất thời gian mà còn tiềm ẩn nguy cơ lỗi, gây ảnh hưởng đến độ chính xác trong bảng lương. Việc ứng dụng phần mềm tính lương giúp tự động hóa quy trình này, giảm thiểu rủi ro sai sót và tối ưu thời gian xử lý, từ đó nâng cao độ tin cậy và minh bạch trong quản lý nhân sự.
Thêm vào đó, công việc chốt lương thường diễn ra gấp rút vào khoảng cuối tháng trước và đầu tháng tiếp theo để kịp chi trả cho người lao động. Nếu tính toán thủ công gặp sai lệch sẽ ảnh hưởng đến lịch trả lương, khiến người lao động không hài lòng. Sử dụng phần mềm tính lương cũng là một cách giảm bớt rủi ro sai sót và trễ lương.
2. Tính năng của phần mềm tính lương
Trước khi áp dụng thực tế, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ các tính năng của phần mềm tính lương. Dưới đây là một số tính năng nổi bật mà nhà quản trị nhân sự nên quan tâm:
2.1 Kết nối với phần mềm chấm công và tổng hợp lương từ bảng công
Phần mềm tính lương thường được tích hợp với hệ thống chấm công để thu thập dữ liệu giờ vào, giờ ra, thời gian làm thêm, ngày nghỉ của nhân viên. Thông tin này được tự động tổng hợp thành bảng công lương, từ đó tính toán chính xác số tiền lương mà mỗi nhân viên được nhận. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong việc quy đổi, tính toán.
2.2 Tính lương tự động theo nhiều hình thức
Phần mềm hỗ trợ tính lương theo nhiều hình thức như lương cố định, lương theo giờ, lương theo sản phẩm, lương theo doanh số, lương theo KPI, lương 3P… đáp ứng nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp. Nhiều phần mềm cho phép người dùng tùy chỉnh công thức lương theo nhu cầu sử dụng. Tính năng này giúp bộ phận nhân sự linh hoạt hơn trong việc thiết lập cách tính lương phù hợp với từng phòng ban hoặc từng vị trí.
2.3 Quản lý phụ cấp, khấu trừ
Tính năng của phần mềm tính lương hỗ trợ quản lý các khoản phụ cấp như ăn trưa, đi lại, thâm niên, và các khoản khấu trừ như thuế, bảo hiểm xã hội một cách chi tiết. Nhờ đó, mỗi khoản thu nhập và khấu trừ của nhân viên đều được phản ánh rõ ràng và minh bạch trên bảng lương, giúp người lao động nắm bắt được phúc lợi của mình.
2.4 Gửi và xác nhận phiếu lương
Thay vì phải xuất từng phiếu lương cho từng người và gửi tay đến từng địa chỉ email, phần mềm sẽ xuất phiếu lương hàng loạt. Nhân viên chỉ cần đăng nhập vào tài khoản trên hệ thống chung hoặc mở ứng dụng là xem được phiếu lương hàng tháng. Quy trình này giúp nhân viên dễ dàng theo dõi và kiểm tra thông tin lương của mình, đồng thời nhanh chóng phản hồi nếu có sai sót. Điều này tăng cường sự minh bạch và tạo lòng tin trong tổ chức.
2.5 Báo cáo chi tiết về tình hình lương
Một tính năng quan trọng của phần mềm tính lương chính là báo cáo. Tính năng này cung cấp các báo cáo tổng hợp và chi tiết về lương, giúp nhà quản lý nắm rõ chi phí nhân sự, phân bổ quỹ lương theo phòng ban và dự báo chi phí cho các kỳ lương tiếp theo. Các báo cáo lương sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch tài chính và đánh giá hiệu quả hoạt động nhân sự.
2.6 Xuất file và tích hợp với phần mềm kế toán
Phần mềm lương thường có tính năng xuất file bảng lương dưới các định dạng phổ biến như Excel hoặc PDF, đồng thời có thể tích hợp trực tiếp với các phần mềm kế toán. Nhờ đó, dữ liệu lương được tự động cập nhật vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp, đảm bảo tính đồng nhất và giảm bớt công việc nhập liệu thủ công.
2.7 Lưu trữ và bảo mật dữ liệu
Hiện nay nhiều phần mềm sử dụng công nghệ điện toán đám mây để thuận tiện cho lưu trữ và truy cập. Dữ liệu về lương và các thông tin nhân sự bảo mật theo tiêu chuẩn, ngăn ngừa việc truy cập trái phép. Các quyền truy cập cũng được phân định rõ ràng cho cấp quản lý và các nhân viên HR, đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới có thể xem và điều chỉnh dữ liệu.
2.8 Cập nhật theo thời gian thực
Mọi thay đổi về lương, giờ làm, hoặc các chính sách phúc lợi mới khi nhập vào sẽ được phần mềm cập nhật ngay lập tức, giúp dữ liệu luôn chính xác và kịp thời. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp trong môi trường thay đổi thường xuyên, giúp quản lý thông lương một cách hiệu quả, hạn chế gián đoạn.
Nếu doanh nghiệp có quy mô 50 – 100 nhân viên hoặc lên đến hàng ngàn người, nhà quản trị có thể tham khảo AMIS Tiền Lương. Đây là phần mềm tính lương toàn diện được phát triển bởi MISA, với hàng loạt tính năng thông minh, tiết kiệm 50% thời gian, công sức cho phòng nhân sự.
- Kết nối với hệ thống chấm công và thông tin nhân sự, khớp công lương chính xác.
- Tính lương cố định, lương theo giờ, theo doanh số, theo sản phẩm, theo KPI… và có thể áp dụng riêng cho từng phòng ban, bộ phận, vị trí.
- Dễ dàng thiết lập và tính toán các khoản phụ cấp (ăn trưa, đi lại) và khấu trừ (thuế TNCN, BHXH) cho từng nhân viên.
- Có app dành cho nhân viên, dễ dàng xác nhận phiếu lương và xem phúc lợi.
- Cung cấp các báo cáo tổng hợp về chi phí nhân sự, phân bổ lương theo phòng ban, hỗ trợ. doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch tài chính.
- Xuất dữ liệu lương và tích hợp với phần mềm kế toán.
- Trung tâm dữ liệu đạt tiêu chuẩn Tier 3, cam kết an toàn dữ liệu.
Phần mềm AMIS Tiền Lương phù hợp với doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực: sản xuất, thương mại, công nghệ, giáo dục, xây dựng… Để trải nghiệm tất cả các tính năng miễn phí, nhận báo giá chi tiết, doanh nghiệp có thể để lại thông tin ngay dưới đây:
3. Kết luận
Trên đây là các tính năng của phần mềm tính lương mà người dùng nên tìm hiểu trước khi đưa vào sử dụng. Hãy lưu ý rằng không phải tất cả các phần mềm quản lý tiền lương trên thị trường đều có đầy đủ các tính năng này. Tùy thuộc vào nhà phát triển mà các phần mềm có sự khác biệt. Một số phần mềm có nhiều tính năng chuyên sâu về lương, trong khi một số phần mềm khác chỉ đáp ứng tính năng cơ bản. Điều quan trọng là xem xét nhu cầu sử dụng để lựa chọn phần mềm lương phù hợp.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
