Trong môi trường làm việc, nghỉ phép vì lý do sức khỏe, việc gia đình, du lịch hay kế hoạch cá nhân là chuyện diễn ra thường xuyên. Tuy nhiên cần lưu ý cách xin nghỉ để vừa đúng quy định, vừa giữ hình ảnh chuyên nghiệp. Lúc này, một vài mẫu email xin nghỉ phép rõ ràng, dễ chỉnh sửa sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, trình bày mạch lạc và hạn chế hiểu lầm với quản lý, HR hay đồng nghiệp. Cùng MISA AMIS tìm hiểu một số mẫu email xin nghỉ phép cho từng tình huống, chỉ cần điền thời gian, lý do và người liên quan mỗi khi cần.
1. Khi nào cần viết email xin nghỉ phép?
Không phải công ty nào cũng yêu cầu thủ tục nghỉ phép giống nhau. Hiểu rõ quy định nội bộ giúp bạn nghỉ phép thoải mái mà không lo vướng vào tranh cãi về ngày công, ngày lương.
Tùy quy định công ty, có nơi chỉ cần thông báo nghỉ
Một số doanh nghiệp cho phép nhân viên nghỉ ngắn ngày, ít ảnh hưởng công việc chỉ bằng cách báo qua chat nội bộ, gọi điện hoặc trao đổi trực tiếp với quản lý. Trường hợp nghỉ 1 buổi, 1 ngày để đi khám, giải quyết việc hành chính… nhiều khi chỉ cần thông báo rõ ràng là đủ, miễn bạn báo trước và sắp xếp công việc hợp lý.
Với nghỉ dài ngày, nghỉ không lương, phần lớn công ty yêu cầu email hoặc đơn nghỉ phép
Khi bạn nghỉ nhiều ngày liên tiếp, nghỉ không lương, nghỉ vì lý do quan trọng (đám cưới, việc gia đình lớn, chăm sóc người thân ốm…), đa số doanh nghiệp sẽ cần email xin nghỉ phép hoặc đơn nghỉ trên hệ thống. Một số nơi áp dụng cả hai: nhân viên in đơn hoặc tạo đơn trên phần mềm chấm công/HRM, đồng thời gửi email cho quản lý, HR và các bên liên quan để tiện phê duyệt, lưu vết và phân công công việc thay thế.
Trong tình huống nghỉ đột xuất vì ốm, tai nạn, việc gia đình khẩn cấp, bạn có thể báo nhanh qua điện thoại hoặc chat trước để cấp trên kịp xử lý. Sau đó, khi mọi thứ ổn hơn, hãy bổ sung email xin nghỉ phép hoặc cập nhật đơn nghỉ trên hệ thống để HR có căn cứ đưa vào bảng công.
>> Xem thêm: Cách viết email gửi CV tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng
2. Mẫu Email xin nghỉ phép chuyên nghiệp
TẢI TOÀN BỘ MẪU EMAIL XIN NGHỈ PHÉP Ở CUỐI MỤC NÀY
Mẫu mail xin nghỉ phép ngắn ngày
Dùng khi nghỉ 1 buổi, 1 ngày hoặc vài ngày vì việc cá nhân, đi khám, xử lý giấy tờ. Nội dung nên rõ ràng về thời gian nghỉ, lý do ngắn gọn và cách bạn đã sắp xếp hoặc bàn giao những đầu việc đang phụ trách.
Mẫu email xin nghỉ phép dài ngày
Với nghỉ dài ngày hoặc nghỉ không lương, email cần chi tiết hơn, nêu khoảng thời gian vắng mặt, người tiếp nhận công việc, kênh liên hệ khi cần.
Mẫu email xin nghỉ phép nghỉ ốm
Trường hợp nghỉ ốm, có thể đề cập thêm việc gửi giấy khám bệnh nếu công ty yêu cầu.
Mẫu email xin nghỉ phép tổ chức đám cưới
Với đám cưới hay sự kiện gia đình, bạn chỉ cần trình bày súc tích mối quan hệ, lý do nghỉ và kế hoạch bàn giao công việc.
Mẫu mail xin nghỉ phép không lương
Mẫu email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh
Nếu làm việc trong môi trường có yếu tố quốc tế hoặc báo cáo cho sếp nước ngoài, bạn nên chuẩn bị sẵn vài mẫu bằng tiếng Anh: nghỉ do ốm, nghỉ để chăm sóc người thân, nghỉ phép năm. Mấu chốt là câu chữ ngắn gọn, lịch sự, dễ hiểu và thể hiện rõ thời gian, lý do, phương án xử lý công việc.
Bạn có thể chèn nội dung từng mẫu vào các mục này, lưu thành file, khi cần chỉ việc thay đổi tên, thời gian, lý do và người phê duyệt.
3. Lưu ý khi viết email xin nghỉ phép
Khi soạn mail, hãy chú ý một số điểm sau để nội dung rõ ràng, đúng quy định và ít gây hiểu lầm.
Hiểu rõ quy định nghỉ phép của công ty
Trước khi viết, bạn nên xem lại nội quy hoặc hỏi HR/quản lý để biết công ty yêu cầu tạo đơn trên hệ thống, gửi email hay dùng kết hợp cả hai. Nếu có quy định về mẫu tiêu đề, cách ghi thời gian hoặc yêu cầu đính kèm giấy tờ (giấy khám bệnh, giấy mời…), hãy tuân theo để HR dễ xử lý và lưu trữ.
Gửi email đúng người, có thể CC thêm bên liên quan
Thông thường, người nhận chính là quản lý trực tiếp của bạn. Tùy chính sách, bạn có thể CC phòng Nhân sự hoặc cấp quản lý cao hơn khi nghỉ dài ngày. Nếu công việc đang phối hợp với nhiều bộ phận, khách hàng hay đối tác, hãy cân nhắc thông báo thêm cho các bên đó để họ chủ động sắp xếp và dễ liên hệ khi cần.
Trình bày rõ ràng thời gian nghỉ và lý do
Trong phần nội dung, bạn nên ghi rõ mình nghỉ từ ngày nào đến ngày nào, nghỉ bao nhiêu ngày và lý do là gì: nghỉ ốm, việc gia đình, đám cưới, phép năm, nghỉ không lương,… Cách diễn đạt nên ngắn gọn nhưng cụ thể, tránh nói quá chung chung khiến quản lý khó nắm được mức độ cần thiết hoặc tính chất của việc nghỉ.
Thể hiện cách bạn bàn giao và sắp xếp công việc
Một email xin nghỉ phép thuyết phục thường cho thấy bạn đã chuẩn bị trước cho phần việc mình phụ trách. Bạn có thể tóm tắt những đầu việc đang làm, nêu rõ hạng mục nào đã xử lý, hạng mục nào sẽ được bàn giao cho ai trong thời gian bạn vắng mặt. Điều này giúp quản lý yên tâm hơn và đồng nghiệp dễ tiếp nhận, hạn chế gián đoạn công việc.
Cân nhắc để lại thông tin liên hệ trong trường hợp cần thiết
Với nghỉ dài ngày hoặc khi bạn đang phụ trách việc quan trọng, bạn có thể ghi thêm số điện thoại hoặc cách liên hệ trong trường hợp khẩn cấp. Đồng thời, bạn có thể nhấn mạnh rằng phần lớn công việc đã được bàn giao, chỉ liên hệ khi thực sự cần, để vừa giữ trách nhiệm vừa bảo vệ thời gian nghỉ ngơi của mình.
Kiểm tra lại hình thức, ngôn ngữ và xưng hô trước khi gửi
Trước khi bấm gửi, hãy đọc lại email để sửa lỗi chính tả, ngữ pháp, cách xưng hô và bố cục câu chữ. Hạn chế sử dụng icon, ký tự lạ hoặc ngôn ngữ quá suồng sã trong email xin nghỉ phép, nhất là ở môi trường doanh nghiệp đề cao sự chuyên nghiệp. Bạn có thể soạn nội dung trước, kiểm tra xong rồi mới nhập địa chỉ người nhận để tránh gửi nhầm khi email còn chưa hoàn thiện.
4. Quản lý nghỉ phép dễ dàng hơn với AMIS Chấm Công
Email giúp giao tiếp nghỉ phép rõ ràng hơn, nhưng nếu doanh nghiệp chỉ dựa vào email, tin nhắn và file Excel, HR vẫn phải dò từng dòng để tổng hợp ngày phép, quản lý vẫn khó nắm lịch nghỉ của cả nhóm, nhân viên vẫn mơ hồ về số ngày phép còn lại. Phần mềm AMIS Chấm Công từ MISA sẽ hỗ trợ quản lý thời gian làm việc, thời gian nghỉ phép một cách hiệu quả hơn.
Các tính năng cốt lõi của phần mềm là chấm công, tuy nhiên doanh nghiệp cũng có thể quản lý toàn bộ hoạt động nghỉ phép tại đây luôn.
HR xử lý đơn nghỉ và bảng công trên một hệ thống duy nhất
- Tiếp nhận, phê duyệt, lưu trữ toàn bộ đơn nghỉ phép trên AMIS Chấm Công, thay vì rải rác qua nhiều email và file.
- Số ngày nghỉ được ghi nhận tự động vào dữ liệu chấm công, hỗ trợ tính lương nhanh và giảm sai sót. Xuất báo cáo về nghỉ phép.
- Dễ dàng tra cứu lịch sử nghỉ phép, số ngày phép đã dùng và còn lại theo từng nhân viên, phòng ban, loại nghỉ (phép năm, không lương, nghỉ ốm…).
Nhân viên xin nghỉ, theo dõi phép còn lại nhanh chóng trên app hoặc máy tính
- Tạo đơn nghỉ ngay trên ứng dụng hoặc trình duyệt: chọn thời gian nghỉ, lý do, người phê duyệt, người liên quan hoặc người nhận bàn giao.
- Có thể chat với trợ lý ảo AI để được gợi ý nội dung đơn, loại nghỉ phù hợp và tạo đơn nhanh hơn.
- Tự xem bảng công, số ngày phép đã dùng và số ngày còn lại, chủ động hơn khi lên kế hoạch nghỉ ngơi.
Nhiều doanh nghiệp đã giảm bớt giấy tờ, email xin nghỉ dài dòng, chỉ cần có đơn xác nhận trên hệ thống. Mọi nhân viên liên quan và công việc bàn giao đều được thông báo đầy đủ. Thử ngay AMIS Chấm Công để tinh gọn thủ tục nghỉ phép:
