Một mẫu thư chào hàng hấp dẫn sẽ giúp doanh nghiệp thu hút khách hàng tiềm năng, cải thiện độ nhận diện thương hiệu, từ đó tăng tỉ lệ chuyển đổi và thúc đẩy doanh số bán hàng.
Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu cách viết thư ngỏ chào hàng hấp dẫn, tăng tỷ lệ chốt sale.
1. Thư chào hàng là gì?
Thư chào hàng là một văn bản được doanh nghiệp gửi đến khách hàng trực tiếp hoặc qua email, nhằm mục đích thu hút khách hàng tiềm năng đến với một sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.
Mẫu thư chào hàng được coi là một phần quan trọng của quy trình bán hàng. Mục tiêu của thư ngỏ chào hàng là để thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp bằng cách cho khách hàng thấy được sản phẩm hoặc dịch vụ đó sẽ mang lại lợi ích cho họ như thế nào.
2. Lợi ích của thư ngỏ chào hàng
- Tiết kiệm được chi phí: Khi viết được một bức thư chào hàng thu hút, doanh nghiệp sẽ có thể gia tăng tỉ lệ chuyển đổi mà không cần tốn quá nhiều chi phí cho các hoạt động marketing khác.
- Cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm: Với một bức thư chào hàng, doanh nghiệp có thể thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm/dịch vụ của mình bằng cách cung cấp đầy đủ những thông tin như các tính năng, công dụng và lợi ích mà sản phẩm mang lại cho khách hàng.
- Cải thiện độ nhận diện thương hiệu: Nếu khách hàng nhận được một bức thư chào hàng hấp dẫn và thu hút sự chú ý của họ, họ sẽ có khả năng nhớ đến thương hiệu của doanh nghiệp hơn, từ đó gia tăng tỉ lệ chuyển đổi đối với khách hàng đang quan tâm đến sản phẩm.
3. Hướng dẫn 5 bước để viết thư chào hàng hiệu quả
Một bức thư ngỏ chào hàng hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp thu hút được khách hàng và tăng độ nhận diện thương hiệu. Vậy làm thế nào để viết thư chào hàng hấp dẫn người đọc?
3.1. Đóng vai là khách hàng
Đây là khía cạnh quan trọng nhất của một bức thư ngỏ chào hàng tốt. Để viết thư chào hàng hiệu quả, hãy tưởng tượng mình là khách hàng và cố gắng hiệu họ đang cần gì.
Hãy nhớ rằng, mối quan tâm chính của khách hàng mục tiêu là sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu và mong muốn của họ như thế nào. Vì vậy, hãy lấy khách hàng làm trung tâm, thấu hiểu họ và thể hiện sự quan tâm chu đáo tới họ.
Để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thấu hiểu khách hàng, phần mềm CRM sẽ cung cấp những dữ liệu, thông tin về khách hàng cực kì hữu ích, giúp doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc hơn về những vấn đề và nhu cầu của khách hàng. Nếu phân tích dữ liệu CRM một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể thật sự coi mình là khách hàng, từ đó viết thư chào hàng hấp dẫn, thu hút người đọc.
Với phần mềm MISA AMIS CRM, doanh nghiệp sẽ có thể đạt hiệu quả cao thông qua những tính năng tối ưu như:
- Quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả: Thu thập và phân tích thông tin khách hàng để hiểu rõ nhu cầu, từ đó tùy chỉnh chiến lược chăm sóc và tăng cường cơ hội bán chéo sản phẩm.
- Tự động hóa quy trình bán hàng: Tối ưu các công đoạn như kiểm tra kho, tạo báo giá, lập hóa đơn và phê duyệt đơn hàng, đảm bảo quy trình bán hàng nhanh, chính xác.
- Liên kết dữ liệu Kế toán và Bán hàng: Đồng bộ thông tin khách hàng giữa các bộ phận, hỗ trợ tra cứu tức thì, nâng cao chất lượng chăm sóc và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
- Báo cáo bán hàng toàn diện: Cung cấp hơn 50 báo cáo tự động về doanh thu, khách hàng, thị trường và hiệu suất nhân viên, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định chiến lược chính xác.
3.2. Tiêu đề thư chào hàng thu hút
Hãy giữ cho dòng tiêu đề thư ngỏ chào hàng ngắn gọn và hấp dẫn. Mục tiêu của doanh nghiệp là thu hút được sự quan tâm của người đọc để từ đó nảy sinh cơ hội bán hàng. Vì vậy, một tiêu đề thư hấp dẫn sẽ lôi kéo sự chú ý của người đọc ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Dưới đây là một số cách để doanh nghiệp có thể viết tiêu đề thư chào hàng thu hút:
- Có con số ở phần tiêu đề
- Chạm vào cảm xúc của khách hàng: Thêm động từ hoặc tính từ thú vị như hiệu quả, tuyệt vời, mới nhất, nhanh nhất, tốt nhất,…
- Kích thích gây tò mò, thu hút: Viết tiêu đề dưới dạng câu hỏi
- Tác động tới suy nghĩ của người đọc: Nêu một ý kiến gây tranh cãi
- Tập trung vào 1 điểm đau hoặc vấn đề của khách hàng
3.3. Cung cấp những thông tin hữu ích
Nội dung thư chào hàng của doanh nghiệp cần phải truyền tải được giá trị bằng cách kết nối doanh nghiệp với khách hàng tiềm năng. Trong phần nội dung thư ngỏ chào hàng, hãy đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể chứng minh được lợi ích mà mình có thể đem lại cho khách hàng bằng cách cung cấp những thông tin hữu ích về tính năng, công dụng của sản phẩm / dịch vụ.
Để lên được nội dung thư chào hàng hiệu quả bằng cách cung cấp những thông tin hữu ích cho khách hàng, doanh nghiệp có thể trả lời những câu hỏi sau:
- Khách hàng đang gặp vấn đề gì?
- Khách hàng đang mong muốn một giải pháp như thế nào cho vấn đề của họ?
- Giá trị mà doanh nghiệp có thể đem đến cho khách hàng là gì?
- Lợi ích của sản phẩm / dịch vụ đối với khách hàng là gì?
- Những tính năng, công dụng gì của sản phẩm / dịch vụ mà khách hàng cảm thấy hữu ích nhất để giải quyết vấn đề của họ?
3.4. Cá nhân hóa nội dung thư ngỏ chào hàng
Đối với một bức thư chào hàng hiệu quả, việc cá nhân hóa nội dung là điều rất quan trọng để tăng tỉ lệ chuyển đổi.
Khi khách hàng thấy được việc doanh nghiệp đang nói chuyện trực tiếp và giải quyết những nhu cầu cụ thể của họ, khách hàng sẽ cảm thấy mình thật sự được quan tâm, từ đó tăng mức độ cảm tình với doanh nghiệp và sẵn sàng tin dùng sản phẩm / dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
3.5. Đưa ra lời kêu gọi hành động khéo léo
Hãy kết thúc bức thư chào hàng bằng những lời kêu gọi hành động. Ở phần kết thư, doanh nghiệp có thể nói lên mong muốn của mình với khách hàng. Tuy nhiên, hãy thể hiện điều đó một cách khéo léo nhất có thể. Ví dụ về những câu kêu gọi hành động mà doanh nghiệp có thể sử dụng như:
- Nếu anh/chị cảm thấy sản phẩm, dịch vụ của chúng tôi hữu ích, hãy đăng kí dùng thử để trải nghiệm sản phẩm.
- Nếu có bất cứ đề xuất hay vấn đề gì, anh/chị có thể liên lạc với chúng tôi để được tư vấn.
- Nếu có bất cứ câu hỏi nào, anh/chị hãy phản hồi lại thư này
Hãy tìm hiểu thêm thông tin về sản phẩm, dịch vụ của chúng tôi tại trang website sau.
Tham khảo: Phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất hiện nay giúp doanh nghiệp quản trị vận hành doanh nghiệp
4. Các mẫu thư chào hàng cho 10 ngành nghề phổ biến
4.1. Mẫu thư ngỏ chào hàng ngành điện tử, điện lạnh
Công ty TNHH Sản xuất – Thương mại – Dịch vụ X
Địa chỉ: [Địa chỉ] | Điện thoại: [Số điện thoại] | Email: [Email] | Website: [Website]
Ngày: [Ngày]
Kính gửi: [Tên công ty/Khách hàng]
Công ty X xin gửi lời chào trân trọng và chúc Quý công ty thịnh vượng,
Chúng tôi là đơn vị hàng đầu sản xuất linh kiện điện tử, điện lạnh và nhựa kỹ thuật, sở hữu hệ thống máy ép hiện đại (80-450 tấn) và đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm. Sản phẩm của chúng tôi giúp tối ưu chi phí sản xuất đến 15% và đảm bảo tiến độ giao hàng nhanh chóng.
Lợi ích hợp tác:
- Sản phẩm chất lượng cao, giá cạnh tranh.
- Thanh toán linh hoạt, hỗ trợ 24/7.
- Đối tác lớn: Công ty TNHH Điện Máy, Công ty Dược…
Hãy liên hệ ngay qua Điện thoại: [Số điện thoại] hoặc Email: [Email] để nhận báo giá tốt nhất hôm nay!
Trân trọng,
[Họ tên, Chức vụ]
Công ty TNHH Sản xuất – Thương mại – Dịch vụ X
4.2. Mẫu thư ngỏ chào hàng ngành thực phẩm
Công ty Cổ phần X
Địa chỉ: [Địa chỉ] | Điện thoại: [Số điện thoại] | Email: [Email] | Website: [Website]
Ngày: [Ngày]
Kính gửi: [Tên công ty/Khách hàng]
Công ty Cổ phần X xin gửi lời chào trân trọng.
Với 20 năm kinh nghiệm, chúng tôi là nhà sản xuất sản phẩm dừa lớn nhất Việt Nam, xuất khẩu sang 30+ quốc gia và vinh dự nhận Huân chương Lao động Hạng Ba. Sản phẩm như than hoạt tính tẩy màu và cơm dừa sấy khô giúp tối ưu chi phí sản xuất thực phẩm đến 20%.
Lợi ích hợp tác:
- Chất lượng đạt chuẩn quốc tế.
- Giá cạnh tranh, giao hàng nhanh.
Liên hệ ngay qua Điện thoại: [Số điện thoại] hoặc Email: [Email] để nhận mẫu thử miễn phí!
Trân trọng,
[Họ tên, Chức vụ]
Công ty Cổ phần X
4.3. Mẫu thư ngỏ chào hàng ngành dịch vụ công nghệ
Công ty Cổ phần Dịch vụ X
Địa chỉ: [Địa chỉ] | Điện thoại: [Số điện thoại] | Email: [Email] | Website: [Website]
Ngày: [Ngày]
Kính gửi: [Tên công ty/Khách hàng]
Công ty Dịch vụ X xin gửi lời chào trân trọng,
Website hiện tại của Quý công ty chưa tối ưu, làm giảm 30% cơ hội tiếp cận khách hàng (theo Alexa). Dịch vụ “Chăm sóc website” của chúng tôi, chỉ từ 500.000 VNĐ/tháng, giúp tăng 50% lưu lượng truy cập nhờ:
- Cập nhật 10 bài viết/ngày.
- Thiết kế hình ảnh chuyên nghiệp.
- Hỗ trợ kỹ thuật 24/7.
Liên hệ Hotline: [Số điện thoại] để nhận tư vấn miễn phí hôm nay!
Trân trọng,
[Họ tên, Chức vụ]
Công ty Cổ phần Dịch vụ X
4.4. Mẫu thư ngỏ chào hàng ngành dịch vụ vận chuyển
Công ty X
Địa chỉ: [Địa chỉ] | Điện thoại: [Số điện thoại] | Email: [Email] | Website: [Website]
Ngày: [Ngày]
Kính gửi: [Tên công ty/Khách hàng]
Công ty chúng tôi xin gửi lời chào trân trọng,
Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận chuyển và khai thuê hải quan chuyên nghiệp, giúp giảm 25% chi phí logistics:
- Door to Door: Giao hàng tận nơi.
- Hàng không/biển: LCL/FCL, giá cạnh tranh.
- Logistics: Giải pháp tối ưu toàn diện.
Liên hệ ngay qua Điện thoại: [Số điện thoại] để nhận báo giá ưu đãi!
Trân trọng,
[Họ tên, Chức vụ]
Công ty X
4.5. Mẫu thư ngỏ chào hàng ngành vật liệu xây dựng, nội thất
Công ty Cổ phần X
Địa chỉ: [Địa chỉ] | Điện thoại: [Số điện thoại] | Email: [Email] | Website: [Website]
Ngày: [Ngày]
Kính gửi: [Tên công ty/Khách hàng]
Công ty Cổ phần X xin gửi lời chào trân trọng.
Chúng tôi cung cấp vật liệu xây dựng chính hãng (bê tông, thép, gạch), nhập trực tiếp từ nhà sản xuất, giá thấp hơn thị trường 2-10%. Cam kết giao hàng đúng tiến độ, không giới hạn số lượng.
Lợi ích hợp tác:
- Chất lượng tiêu chuẩn, giá tối ưu.
- Hỗ trợ vận chuyển tận công trình.
Liên hệ qua Điện thoại: [Số điện thoại] để nhận báo giá ngay!
Trân trọng,
[Họ tên, Chức vụ]
Công ty Cổ phần X
4.6. Mẫu thư ngỏ chào hàng ngành mỹ phẩm, làm đẹp
Công ty [Tên công ty]
Địa chỉ: [Địa chỉ] | Điện thoại: [Số điện thoại] | Email: [Email] | Website: [Website]
Ngày: [Ngày]
Kính gửi: [Tên công ty/Khách hàng]
Công ty [Tên] xin gửi lời chào trân trọng.
Chúng tôi là nhà phân phối độc quyền mỹ phẩm [Nhãn hàng], được chuyên gia da liễu đánh giá cao. Sản phẩm (dưỡng da, trang điểm, nước hoa) phù hợp mọi phân khúc, giúp tăng 20% doanh số bán lẻ.
Lợi ích hợp tác:
- Chất lượng cao, giá cạnh tranh.
- Hỗ trợ marketing chuyên nghiệp.
Liên hệ ngay qua Điện thoại: [Số điện thoại] để nhận mẫu thử!
Trân trọng,
[Họ tên, Chức vụ]
Công ty [Tên công ty]
4.7. Mẫu thư ngỏ chào hàng ngành bất động sản
Công ty Cổ phần Nhà đất [Tên]
Địa chỉ: [Địa chỉ] | Điện thoại: [Số điện thoại] | Email: [Email] | Website: [Website]
Ngày: [Ngày]
Kính gửi: [Tên công ty/Khách hàng]
Công ty Nhà đất [Tên] xin gửi lời chào trân trọng.
Với [số năm] kinh nghiệm, chúng tôi cung cấp giải pháp bất động sản toàn diện, từ tư vấn đầu tư đến mua bán, giúp tối ưu lợi nhuận đến 30%.
Lợi ích hợp tác:
- Thông tin thị trường chính xác, cập nhật.
- Đồng hành chiến lược lâu dài.
Liên hệ qua Điện thoại: [Số điện thoại] để nhận tư vấn miễn phí!
Trân trọng,
[Họ tên, Chức vụ]
Công ty Cổ phần Nhà đất [Tên]
4.8. Mẫu thư ngỏ chào hàng ngành xây dựng
Công ty TNHH Xây dựng ABC
Địa chỉ: [Địa chỉ] | Điện thoại: [Số điện thoại] | Email: [Email] | Website: [Website]
Ngày: [Ngày]
Kính gửi: [Tên công ty/Khách hàng]
Công ty ABC xin gửi lời chào trân trọng.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ xây dựng chuyên nghiệp, từ thiết kế, thi công đến cung cấp vật liệu, giúp tiết kiệm 15% chi phí và đảm bảo tiến độ.
Lợi ích hợp tác:
- Đội ngũ kỹ sư lành nghề, công trình bền vững.
- Giá vật liệu cạnh tranh, hỗ trợ 24/7.
Liên hệ ngay qua Điện thoại: [Số điện thoại] để nhận báo giá!
Trân trọng,
Nguyễn Văn A, Giám đốc Kinh doanh
Công ty TNHH Xây dựng ABC
4.9. Mẫu thư ngỏ chào hàng cửa cuốn
Công ty TNHH Cửa cuốn AB
Địa chỉ: [Địa chỉ] | Điện thoại: [Số điện thoại] | Email: [Email] | Website: [Website]
Ngày: [Ngày]
Kính gửi: [Tên công ty/Khách hàng]
Công ty Cửa cuốn AB xin gửi lời chào trân trọng.
Chúng tôi cung cấp cửa cuốn chất lượng cao (khe thoáng, tấm liền, siêu trường), tích hợp công nghệ thông minh, giúp tăng 50% độ an toàn và thẩm mỹ.
Lợi ích hợp tác:
- Bảo hành 2-5 năm, giá cạnh tranh.
- Lắp đặt nhanh, hỗ trợ kỹ thuật 24/7.
Liên hệ ngay qua Điện thoại: [Số điện thoại] để nhận ưu đãi!
Trân trọng,
Nguyễn Văn A, Giám đốc Kinh doanh
Công ty TNHH Cửa cuốn AB
4.10. Mẫu thư ngỏ chào hàng cà phê
Công ty [Tên công ty]
Địa chỉ: [Địa chỉ] | Điện thoại: [Số điện thoại] | Email: [Email] | Website: [Website]
Ngày: [Ngày]
Kính gửi: [Tên công ty/Khách hàng]
Công ty [Tên] xin gửi lời chào trân trọng.
Cà phê [Tên sản phẩm], từ hạt Arabica thượng hạng, giúp tăng 30% năng suất làm việc nhờ hương vị đậm đà và chất chống oxy hóa.
Lợi ích hợp tác:
- Hỗ trợ sức khỏe, giá cạnh tranh.
- Giao hàng nhanh, mẫu thử miễn phí.
Liên hệ ngay qua Điện thoại: [Số điện thoại] để đặt hàng!
Trân trọng,
[Họ tên, Chức vụ]
Công ty [Tên công ty]
5. Tips sử dụng thư chào hàng hiệu quả
- Tập trung vào giá trị cốt lõi: Các CEO thường bận rộn và chỉ quan tâm đến những giải pháp mang lại lợi ích rõ ràng. Hãy làm nổi bật giá trị mà sản phẩm/dịch vụ của bạn mang lại, chẳng hạn như tiết kiệm chi phí, tăng hiệu suất, hoặc cải thiện trải nghiệm khách hàng. Sử dụng số liệu hoặc ví dụ thực tế để tăng tính thuyết phục.
- Tối ưu hóa thời điểm gửi thư: Thời gian gửi thư ảnh hưởng lớn đến tỷ lệ mở và phản hồi. Với đối tượng là CEO hoặc nhà quản lý, hãy ưu tiên gửi vào các buổi sáng sớm hoặc cuối giờ chiều, tránh các ngày đầu tuần bận rộn. Sử dụng công cụ phân tích email để theo dõi và điều chỉnh thời điểm gửi phù hợp.
- Kiểm tra và tối ưu hóa định dạng: Đảm bảo thư chào hàng có định dạng rõ ràng, dễ đọc trên cả máy tính và điện thoại. Sử dụng các đoạn văn ngắn, gạch đầu dòng, và phông chữ chuyên nghiệp. Tránh lạm dụng hình ảnh hoặc từ ngữ quá hoa mỹ, vì điều này có thể làm giảm tính chuyên nghiệp trong mắt các doanh nghiệp.
6. Kết luận
Trong bài viết này chúng tôi đã hướng dẫn các kỹ thuật viết thư chào hàng hiệu quả kèm theo một số mẫu thư minh họa. Doanh nghiệp có thể tham khảo các mẫu thư được giới thiệu ở trên và áp dụng các hướng dẫn để xây dựng những mẫu thư phù hợp với ngành hàng và sản phẩm của mình.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
