Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng – Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp SME

Trong bối cảnh ngành bán lẻ và dịch vụ phát triển không ngừng, việc quản lý chuỗi cửa hàng trở thành bài toán đầy thách thức với các doanh nghiệp. Làm thế nào để theo dõi sát sao hàng tồn kho, đảm bảo hiệu quả vận hành đa kênh và duy trì chất lượng dịch vụ đồng nhất? Đây chính là lúc phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng trở thành trợ thủ đắc lực, giúp doanh nghiệp không chỉ đơn giản hóa quy trình mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh.

Với sự hỗ trợ của công nghệ, bạn có thể tối ưu hóa mọi khâu vận hành, từ quản lý hàng hóa, nhân sự, đến chăm sóc khách hàng – tất cả chỉ trên một nền tảng duy nhất. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, phần mềm này còn mang lại sự minh bạch, chính xác và hiệu quả vượt trội, mở ra cơ hội bứt phá trong kỷ nguyên số hóa.

Hãy tham khảo ngay bài viết với 6 phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng tốt nhất hiện nay. 

1. Những khó khăn trong việc quản lý chuỗi cửa hàng

Quản lý chuỗi cửa hàng, đặc biệt trong các ngành bán lẻ, F&B hay dịch vụ, là một thách thức lớn. Dưới đây là các khó khăn phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp phải:

1.1. Đồng bộ hóa dữ liệu giữa các cửa hàng

• Vấn đề: Mỗi chi nhánh có thể vận hành độc lập, dẫn đến dữ liệu không đồng bộ (doanh thu, hàng tồn kho, khách hàng, nhân sự).
• Hậu quả:
  • Khó theo dõi tình hình kinh doanh tổng thể.
  • Quyết định kinh doanh dựa trên thông tin không chính xác.
• Ví dụ thực tế: Một cửa hàng báo cáo thiếu hàng, trong khi chi nhánh khác tồn kho quá mức nhưng không được cập nhật.

1.2. Kiểm soát hàng tồn kho và chuỗi cung ứng

• Vấn đề:
  • Hàng hóa bị thiếu hoặc dư thừa ở từng chi nhánh.
  • Khó dự đoán nhu cầu của từng địa điểm.
  • Rủi ro hết hàng hoặc lãng phí do sản phẩm quá hạn sử dụng.
• Hậu quả:
  • Mất doanh thu khi không đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng.
  • Gia tăng chi phí lưu kho.
• Ví dụ thực tế: Chuỗi nhà hàng không kiểm soát tốt nguyên liệu tại các bếp, dẫn đến thực phẩm hư hỏng.

1.3. Quản lý nhân sự tại các chi nhánh

• Vấn đề:
  • Khó giám sát chất lượng làm việc từ xa.
  • Nhân sự không tuân thủ quy trình, dẫn đến hiệu suất thấp.
  • Tình trạng nhân viên nghỉ việc đột ngột, gây thiếu hụt nhân lực.
• Hậu quả:
  • Ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.
  • Tăng chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.
• Ví dụ thực tế: Cửa hàng bị đánh giá kém trên mạng xã hội vì dịch vụ không nhất quán.

1.4. Báo cáo tài chính và phân tích hiệu quả kinh doanh

• Vấn đề:
  • Không có công cụ tập trung để thu thập và phân tích dữ liệu tài chính.
  • Báo cáo thủ công tốn thời gian và dễ sai sót.
• Hậu quả:
  • Khó đánh giá hiệu quả hoạt động của từng cửa hàng.
  • Mất cơ hội cải thiện lợi nhuận do không nhận diện được vấn đề kịp thời.
• Ví dụ thực tế: Một chi nhánh liên tục lỗ nhưng không được phát hiện do thiếu báo cáo chi tiết.

1.5. Đảm bảo chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng

• Vấn đề:
  • Chất lượng dịch vụ không đồng nhất giữa các chi nhánh.
  • Chưa có quy trình tối ưu để quản lý khiếu nại và phản hồi khách hàng.
• Hậu quả:
  • Mất lòng tin của khách hàng.
  • Khó xây dựng thương hiệu đồng nhất.
• Ví dụ thực tế: Một khách hàng thân thiết không nhận được ưu đãi như đã quảng bá tại tất cả chi nhánh.

1.6. Chi phí vận hành cao

• Vấn đề:
  • Tăng chi phí cho nhân sự, mặt bằng, quảng cáo mà không tối ưu hóa hiệu suất.
  • Khó kiểm soát các khoản chi tiêu không cần thiết tại từng chi nhánh.
• Hậu quả:
  • Giảm lợi nhuận toàn chuỗi.
  • Khó cạnh tranh trên thị trường.
• Ví dụ thực tế: Một số cửa hàng tổ chức chương trình khuyến mãi không hiệu quả, dẫn đến thua lỗ.

Xem thêm: Top 15 phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất cho doanh nghiệp

2. Tìm hiểu chung về phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng

2.1. Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng là gì?

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng là một hệ thống công nghệ được thiết kế nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản lý và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh ở nhiều chi nhánh.

Hệ thống này giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa dữ liệu, quản lý bán hàng, kiểm soát kho bãi, nhân sự và các hoạt động tài chính, tất cả trong một giao diện duy nhất.

2.2. Các tính năng cơ bản của phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng

Quản lý bán hàng

• Ghi nhận và quản lý tất cả giao dịch tại từng chi nhánh trong thời gian thực.
• Tích hợp các thiết bị như máy POS, máy quét mã vạch.
• Cung cấp báo cáo doanh thu hàng ngày, hàng tháng, giúp theo dõi hiệu quả kinh doanh.

Kiểm soát hàng tồn kho

• Quản lý tồn kho tại từng cửa hàng và kho tổng.
• Tự động thông báo khi hàng tồn kho đạt mức tối thiểu hoặc quá hạn.
• Hỗ trợ nhập – xuất – tồn đồng bộ.

Quản lý nhân sự

• Theo dõi lịch làm việc, chấm công và hiệu quả làm việc của nhân viên.
• Tích hợp tính năng quản lý lương, thưởng và KPI.

Báo cáo và phân tích dữ liệu

• Cung cấp báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, sản phẩm bán chạy và hiệu quả vận hành.
• Phân tích xu hướng kinh doanh, hỗ trợ doanh nghiệp đề xuất chiến lược.

Quản lý khách hàng

• Lưu trữ thông tin khách hàng và lịch sử mua sắm.
• Quản lý chương trình khách hàng thân thiết.
• Gửi khuyến mãi, thông báo tự động đến khách hàng qua email hoặc SMS.

Tích hợp thanh toán và giao dịch

• Hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán (tiền mặt, thẻ tín dụng, ví điện tử).
• Tích hợp với các nền tảng thương mại điện tử và đơn vị vận chuyển.

Đọc ngay: TOP 18 Phần mềm quản lý & chăm sóc khách hàng tốt nhất

3. Những tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng

Việc lựa chọn phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng phù hợp là vô cùng quan trọng để vận hành hiệu quả và tối ưu hóa lợi nhuận. Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng bạn nên xem xét:

Khả năng quản lý toàn diện:

• Quản lý hàng hóa: Phần mềm cần quản lý chi tiết thông tin hàng hóa (mã hàng, tên hàng, số lượng, giá nhập, giá bán,…), tồn kho ở từng cửa hàng và khả năng điều chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh.
• Quản lý bán hàng: Hỗ trợ tạo và quản lý đơn hàng, xử lý thanh toán (tiền mặt, thẻ, chuyển khoản,…), in hóa đơn, quản lý khách hàng (thông tin, lịch sử mua hàng, chương trình khuyến mãi,…).
• Quản lý kho: Theo dõi số lượng hàng tồn kho, cảnh báo khi hàng sắp hết, quản lý nhập – xuất kho, kiểm kê kho định kỳ.
• Quản lý khách hàng (CRM): Lưu trữ thông tin khách hàng, phân nhóm khách hàng, quản lý lịch sử mua hàng, triển khai chương trình khách hàng thân thiết.
• Quản lý nhân viên: Quản lý thông tin nhân viên, chấm công, tính lương, phân quyền truy cập.
• Báo cáo và thống kê: Cung cấp các báo cáo về doanh thu, lợi nhuận, hàng tồn kho, hiệu suất bán hàng,… giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình kinh doanh.

Khả năng mở rộng và tích hợp:

• Khả năng mở rộng: Phần mềm có thể mở rộng thêm các tính năng khi quy mô kinh doanh phát triển (ví dụ: quản lý sản xuất, quản lý tài chính,…).
• Tích hợp với các hệ thống khác: Tích hợp với các phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự, phần mềm quản lý bán hàng online, các đơn vị vận chuyển,… để tối ưu quy trình làm việc. Ví dụ, tích hợp với các đơn vị vận chuyển như GHN giúp shop lên đơn thuận tiện trên cùng 1 nền tảng, hạn chế tối đa sai sót (như đã đề cập trong kết quả tìm kiếm [3]).

Tính linh hoạt và dễ sử dụng:

• Giao diện thân thiện: Giao diện trực quan, dễ sử dụng cho cả người không rành về công nghệ.
• Khả năng tùy chỉnh: Cho phép tùy chỉnh theo đặc thù của từng ngành hàng và mô hình kinh doanh.
• Hỗ trợ đa nền tảng: Có thể sử dụng trên nhiều thiết bị (máy tính, máy tính bảng, điện thoại di động).

Khả năng bảo mật và ổn định:

• Bảo mật dữ liệu: Đảm bảo an toàn cho dữ liệu kinh doanh, tránh bị mất mát hoặc truy cập trái phép.
• Tính ổn định: Phần mềm hoạt động ổn định, ít xảy ra lỗi.

Nhà cung cấp uy tín và dịch vụ hỗ trợ:

• Uy tín của nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp có uy tín trên thị trường, có kinh nghiệm triển khai cho các chuỗi cửa hàng.
• Dịch vụ hỗ trợ: Đảm bảo nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt, sẵn sàng giải đáp thắc mắc và xử lý sự cố.

Tìm hiểu thêm: 10+ Phần mềm kế toán bán hàng tốt nhất hiện nay

4. Top 6 phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng

4.1. Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng AMIS Công việc

Hiểu được những khó khăn đó, MISA đã phát triển phần mềm giải pháp AMIS Công việc, hỗ trợ việc quản lý chuỗi cửa hàng. 

MISA AMIS Công việc là giải pháp giao việc, cập nhật tiến độ công việc, dự án tức thời.

• Tính năng Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng AMIS Công việc

• • Đơn giản hóa giao việc. Việc có nhiều cửa hàng độc lập riêng biệt, và số lượng nhận sự lớn dễ khiến nhầm lẫn trong nhiệm vụ, dễ xảy ra sự bất đồng thông tin. Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng AMIS Công việc có thể giải quyết những vấn đề này với những tính năng: 

• • • Gán người thực hiện rõ ràng
    • Thông tin đồng nhất
    • Tự động luồng công việc

• • Quản lý – Theo dõi – Cập nhật tiến độ dự án. Hiện nay phần mềm AMIS Công việc có tính năng check-in tại địa điểm làm việc, báo cáo tiến độ hoàn thành. Điều này giúp người quản lý theo dõi và kiểm soát được các chuỗi cửa hàng, nhân viên giao vận, setup gian hàng; hay quản lý cửa hàng có thể theo dõi đc công việc của nhân viên

• • • Cập nhật tiến độ mọi lúc mọi nơi
    • Check in vị trí thực hiện công việc
    • Bình luận, trao đổi trên 1 phần mềm

• • Báo cáo tự động thông minh, đánh giá dễ dàng. Đây là tính năng quan trọng đối với những nhà quản trị để tổng hợp kết quả và đánh giá tất cả những cửa hàng độc lập. 

• Lợi ích từ Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng AMIS Công việc

• • Quản lý tổng thể tất cả các dự án công việc ở bất kỳ đâu
  • Rút ngắn thời gian đề xuất phê duyệt
  • Đánh giá chính xác hiệu suất nhân sự/ cửa hàng độc lập
  • Cộng tác và chia sẻ nhanh chóng
  • Lưu trữ các tài liệu liên quan để truy xuất dễ dàng
  • Đồng bộ dữ liệu liên thông tới các phần mềm quản lý nghiệp vụ khác trên 1 nền tảng
  • Thao tác sử dụng đơn giản, dễ dàng triển khai cho mọi đối tượng 

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

4.2. Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng ERPViet

Giải pháp POS của ERPViet cung cấp tính năng quản trị toàn diện, hỗ trợ kiểm soát dòng tiền, quản lý hàng hóa, và chăm sóc khách hàng trong hệ thống chuỗi cửa hàng.

Từ khâu nhập hàng, bán lẻ, đến các hoạt động kế toán, nhân sự, sản xuất, phần mềm này tích hợp đầy đủ các module cần thiết, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Với ERPViet, bạn có thể theo dõi doanh thu chính xác, truy xuất tồn kho dễ dàng, triển khai chương trình khuyến mãi linh hoạt, và quản lý điểm tích lũy thống nhất trên toàn hệ thống.

4.3. Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng KiotViet

KiotViet là giải pháp quản trị tiên tiến, giúp các cửa hàng bán lẻ kiểm soát doanh thu và quản lý tồn kho hiệu quả. Ứng dụng này mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho người dùng.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng khi sử dụng phần mềm KiotViet, các chủ shop sẽ được trải nghiệm những tính năng nổi bật sau:

• Giao diện và tính năng chuyên biệt: Phần mềm được thiết kế tối ưu theo từng ngành hàng, từ thời trang, ăn uống, mỹ phẩm, đến siêu thị mini, giúp phù hợp với nhu cầu kinh doanh đặc thù.
• Quản lý chuỗi cửa hàng đa kênh: Dễ dàng vận hành và giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh trên nhiều kênh chỉ với một hệ thống duy nhất.
• Hỗ trợ quản lý toàn diện: Tích hợp các chức năng cần thiết như theo dõi tồn kho, quản lý đơn hàng, phân tích doanh thu và chăm sóc khách hàng hiệu quả.
• Kết nối vận chuyển tự động: Liên kết trực tiếp với các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp, giúp chủ shop tiết kiệm thời gian tìm kiếm đối tác đáng tin cậy.
• Tự động hóa quy trình vận chuyển: Thống kê chi phí giao hàng và COD (giao hàng thu tiền hộ) một cách nhanh chóng và chính xác, loại bỏ hoàn toàn các thao tác thủ công.

4.4. Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng POS App

POS App là giải pháp quản lý bán hàng đa năng, phục vụ đa dạng các lĩnh vực kinh doanh như bán lẻ, nhà hàng, quán cà phê, dịch vụ làm đẹp. Ứng dụng này mang lại nhiều lợi thế vượt trội cho doanh nghiệp. Không chỉ cung cấp giao diện bán hàng linh hoạt trên nhiều nền tảng, POS App còn hỗ trợ quản trị toàn diện các hoạt động kinh doanh.

Dữ liệu được đồng bộ hóa thời gian thực, cho phép kiểm soát chặt chẽ doanh số, nhân lực và dòng tiền. Bên cạnh đó, ứng dụng tích hợp phân quyền truy cập, quản lý ca làm việc, hạn chế thất thoát và gian lận. Về phần cứng, POS App tương thích với nhiều thiết bị khác nhau, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu.

4.5. Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng POS365

POS365 là công cụ đa năng, hỗ trợ doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả, tiết kiệm chi phí. Ứng dụng tối ưu hóa quy trình bán hàng, cho phép xử lý đồng thời nhiều đơn đặt hàng và lưu trữ lịch sử giao dịch để đối soát khi cần. Nhờ khả năng quản lý tồn kho chuyên nghiệp, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát số lượng, xuất xứ hàng hóa và kế hoạch nhập mới.

POS365 còn nổi bật với giao diện thân thiện, đa nền tảng để người dùng quản trị mọi lúc, mọi nơi. Hệ thống cũng cho phép lưu trữ vô hạn thông tin khách hàng, ghi nhận đơn hàng và tích lũy điểm thưởng chăm sóc khách hàng thân thiết. Quản lý công nợ trở nên dễ dàng hơn với bảng đồ thống kê trực quan.

Phần mềm cung cấp báo cáo chi tiết bằng biểu đồ dữ liệu về thu chi, hàng hóa, doanh thu để kiểm soát hoạt động kinh doanh tốt hơn. POS365 tích hợp nhiều tính năng đáp ứng mọi nhu cầu, có khả năng quản lý tập trung hàng loạt cửa hàng đồng thời. Cuối cùng, giải pháp này đồng bộ dữ liệu giữa kênh bán hàng trực tuyến và truyền thống.

4.6. Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng của LifeTek 

Giải pháp POS của LifeTek được thiết kế riêng để tối ưu hoạt động bán hàng trên các thiết bị POS chuyên dụng. Ứng dụng cung cấp khả năng quản trị tập trung, giúp người dùng theo dõi toàn bộ quy trình kinh doanh, từ điều chỉnh thực đơn, chính sách bán hàng đến việc quản lý định nghĩa sản phẩm, xuất nhập tồn kho và nguyên vật liệu. Bên cạnh đó, hệ thống còn hỗ trợ marketing, chăm sóc khách hàng.

Về tích hợp phần cứng, POS LifeTek tương thích với nhiều thiết bị ngoại vi như máy quét mã vạch, màn hình cảm ứng, máy in nhiệt,… đáp ứng nhu cầu bán hàng chuyên nghiệp. Giao diện thân thiện, linh hoạt cho phép sử dụng trên đa dạng nền tảng như điện thoại thông minh, máy tính bảng, laptop, máy để bàn và màn hình POS chuyên dụng.

Tạm kết

Tóm lại, trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc áp dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng không chỉ là một lựa chọn mà là một yêu cầu tất yếu để tồn tại và phát triển.

Nó không chỉ giúp bạn tối ưu hóa vận hành, tiết kiệm chi phí, mà còn mang lại lợi thế cạnh tranh vượt trội, tạo đà cho sự bứt phá mạnh mẽ trên thị trường. Hãy đầu tư vào một giải pháp phần mềm phù hợp ngay hôm nay để xây dựng một hệ thống quản lý chuyên nghiệp, hiệu quả và bền vững cho chuỗi cửa hàng của bạn. Đừng để đối thủ vượt mặt, hãy nắm bắt công nghệ và vươn tới thành công!