Kế toán cho giám đốc Kế toán quản trị Phần mềm kế toán bán hàng – công cụ đắc lực trong...

Phần mềm kế toán bán hàng – công cụ đắc lực trong quản lý đơn hàng, báo giá, công nợ

Phần mềm kế toán bán hàng hay còn được hiểu là phần mềm kế toán có nghiệp vụ bán hàng, đáp ứng yêu cầu của người sử dụng trong việc quản lý các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến bán hàng.

phân hệ bán hàng trong Phần mềm kế toán online misa amis được thiết kế giúp hỗ trợ kế toán quản lý đơn hàng, báo giá, công nợ. Giờ đây, chỉ cần thao tác vài thao tác đơn giản, kế toán có thể thực hiện đúng, đủ và chính xác những nghiệp vụ quản lý trên phần mềm.

Được hơn 170.000 doanh nghiệp lựa chọn để quản lý tài chính, trong đó các doanh nghiệp đã sử dụng đều rất hài lòng với phần mềm kế toán MISA.

Để chi tiết hoá quá trình thực hiện nghiệp vụ trên phần mềm kế toán MISA chuyên sâu về nghiệp vụ bán hàng. Anh chị vui lòng theo dõi bài viết:

1. Phần mềm kế toán bán hàng là gì?

Trong doanh nghiệp, vai trò của bán hàng đóng vai trò nòng cốt trong sự thành công của doanh nghiệp. Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm đưa ra số liệu dự báo thị trường, khách hàng tiềm năng, đề xuất các sản phẩm và dịch vụ mới và chốt doanh số.

Thông qua số liệu mà kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cung cần, các kế toán bán hàng của doanh nghiệp biết được khả năng mua, dự trữ, bản các mặt hàng của doanh nghiệp để từ đó có quyết định đầu tư, cho vay vẫn hoặc có quan hệ hợp tác với doanh nghiệp khác (kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh)

Với chức năng thu thập xử lý số liệu, cung cấp thông tin, kế toán BH được coi là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tiêu thụ hàng hóa, xác định kết quả kinh doanh.

Phần mềm kế toán bán hàng hay còn được hiểu là phần mềm kế toán có nghiệp vụ bán hàng, đáp ứng yêu cầu của người sử dụng trong việc quản lý các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến bán hàng.

Trong doanh nghiệp, kế toán hoặc kế toán bán hàng thường là những người hay sử dụng phần mềm kế toán bán hàng để lên chứng từ bán hàng, xuất hoá đơn, hạch toán, lên báo cáo bán hàng…

Phần mềm kế toán bán hàng có vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính doanh nghiệp. Đặc biệt, là tránh sai sót trong quá trình bán hàng, chiết khấu, báo giá… 

Sử dụng phần mềm giúp kế toán giúp kế toán lập nhanh chứng từ bán hàng, dễ dàng thiết lập chính sách giá, quản lý báo giá, đơn đặt hàng và hợp đồng…

>> Xem thêm: Kế toán bán hàng là gì? Kế toán bán hàng làm gì trong doanh nghiệp?

2.  Ưu điểm của phần mềm kế toán bán hàng

  • Giảm thiểu sai sót

Sử dụng phần mềm kế toán bán hàng giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót tối đa nhờ việc quản lý hàng hóa bằng mã vạch, kiểm soát tốt hoạt động bán hàng để truy xuất mã hàng, tính giá bán tự động trên hệ thống tránh sai sót tính toán.

  • Tiết kiệm thời gian

Công việc bán hàng với các số liệu phức tạp liên quan đến công tác tính toán, quản lý đơn đặt hàng, báo giá và công nợ khiến kế toán các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn. Do đó việc sử dụng công cụ quản lý tự động sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong quá trình quản lý.

  • Đơn giản, dễ sử dụng

Các phần mềm kế toán bán hàng hiện nay đều có giao diện đơn giản, dễ sử dụng giúp kế toán các doanh nghiệp quản lý hiệu quả đơn đặt hàng, báo giá, xuất hóa đơn.

  • Báo cáo nhanh chóng, chính xác

Trường hợp công tác ở xa, chủ doanh nghiệp hay kế toán đều nắm được tình hình hoạt động bán hàng của doanh nghiệp thông qua hệ thống báo cáo đầy đủ, chi tiết

  • Tiết kiệm nhân lực

Các thao tác nhập hàng, bán hàng, in hóa đơn đều có thể dễ dàng thực hiện trên phần mềm. Chính vì vậy doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn nhân lực đáng kể so với các hoạt động quản lý thủ công như trước đây. Chưa kể việc sử dụng phần mềm kế toán bán hàng giúp việc phối hợp công việc giữa các phòng ban như quản lý kho, giao hàng, kế toán..được diễn ra nhịp nhàng hơn.

3. Một số phần mềm kế toán bán hàng phổ biến

3.1. Phần mềm kế toán bán hàng bằng Excel

Phần mềm kế toán bán hàng bằng Excel phù hợp với các cửa hàng, doanh nghiệp quy mô siêu nhỏ. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp:

  • Quản lý tồn kho hàng hóa
  • Quản lý chi phí bán hàng
  • Theo dõi doanh thu bán hàng, lợi nhuận gộp các mặt hàng

Tuy nhiên, doanh nghiệp quản lý bán hàng bằng phần mềm Excel sẽ gặp không ít khó khăn và rủi ro như:

  • Khả năng bảo mật dữ liệu thấp
  • Kế toán nhập liệu thủ công bằng tay, tiêu tốn nhiều thời gian công sức và thường xảy ra sai sót
  • Các hàm tính phức tạp và kế toán gặp nhiều nhầm lẫn khi thực hiện tổng hợp, báo cáo
  • Kế toán cũ nghỉ việc, công tác bàn giao cho kế toán mới gặp nhiều khó khăn do không nắm rõ các file đang ở đâu, tính toán như thế nào

3.2. Phần mềm kế toán bán hàng MISA

Phần mềm kế toán hỗ trợ doanh nghiệp quản lý lập báo giá, tiếp nhận đơn đặt hàng, hợp đồng của khách hàng, theo dõi và hạch toán các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại dễ dàng.

  • Quản lý hoạt động bán hàng hiệu quả

Phần mềm tự động lập chứng từ trả lại hàng bán khi nhận hóa đơn điện tử trả lại hàng từ người mua. Khi nhận HĐĐT trả lại hàng từ người mua, chương trình sẽ tự động lấy thông tin trên hóa đơn nhận được để lập chứng từ trả lại hàng bán tương ứng.

  • Quản lý báo giá, đơn đặt hàng

Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý danh sách các báo giá, đơn đặt hàng và hợp đồng đã gửi cho khách hàng và nắm bắt kịp thời tình hình thực hiện các đơn đặt hàng, hợp đồng bán. Ngoài ra phần mềm kế toán còn hỗ trợ xây dựng chính sách giá, chiết khấu áp dụng cho một số mặt hàng, một lớp khách hàng cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định.

  • Quản lý chứng từ khách hàng bán hàng hiệu quả

Phần mềm cho phép lập nhanh chứng từ bán hàng từ chứng từ bán hàng có nội dung tương tự; từ báo giá/đơn đặt hàng/hợp đồng bán/phiếu xuất kho bán hàng/chứng từ mua hàng…

  • Đầy đủ sổ sách theo quy định

Cung cấp đầy đủ các mẫu chứng từ, sổ sách và báo cáo chi tiết, tổng hợp bán hàng,… theo đúng quy định của nhà nước hỗ trợ quản lý công nợ chặt chẽ

  • Quản lý xuất hóa đơn

Với phần mềm kế toán, kế toán dễ dàng tra cứu được người mua có đang được phép hoạt động hay không giúp giảm thiểu việc kê khai các hóa đơn không hợp lệ.

4. Nghiệp vụ bán hàng trên phần mềm kế toán MISA

Phần mềm kế toán MISA giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ bán hàng từ việc lập báo giá, tiếp nhận đơn đặt hàng, hợp đồng của khách hàng đến việc xuất hóa đơn bán sản phẩm/dịch vụ, theo dõi, hạch toán các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại, bán hàng kèm quà tặng,…

Phần mềm cho phép doanh nghiệp quản lý tình hình sử dụng hóa đơn, in hóa đơn trực tiếp từ phần mềm, tuân thủ đúng các quy định về phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn.

Giám đốc và Kế toán dễ dàng quản trị tình hình bán hàng theo từng Chi nhánh, Phòng kinh doanh, Nhân viên kinh doanh hoặc xem các báo cáo bán hàng theo sản phẩm, nhóm sản phẩm, thị trường.

phần mềm kế toán bán hàng
Mô hình tổng quan quy trình nghiệp vụ quản lý bán hàng trên Phần mềm kế toán MISA
  1. Phần mềm Phần mềm kế toán MISA giúp kế toán quản lý danh sách các báo giá, đơn đặt hàng và hợp đồng đã gửi cho khách hàng giúp Kế toán và Giám đốc luôn nắm bắt kịp thời tình hình thực hiện các đơn đặt hàng, hợp đồng.

phần mềm kế toán bán hàng

Khi khách hàng đồng ý mua hàng, kế toán sẽ kế thừa toàn bộ thông tin trên báo giá, đơn đặt hàng để lập chứng từ bán hàng, hóa đơn bán hàng mà không phải nhập liệu lại.

  1. Phần mềm kế toán MISA đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ: Bán hàng trong nước, Bán hàng xuất khẩu, Bán qua đại lý bán đúng giá, Bán hàng ủy thác xuất khẩu, Bán hàng thu tiền ngay, Bán hàng chưa thu tiền.

phần mềm kế toán bán hàng

Nhiều tiện ích hỗ trợ nhập liệu như tự động định khoản tương ứng với từng nghiệp vụ bán hàng, tự động nhảy số chứng từ liên tục, tham chiếu đến chứng từ liên quan, sao chép từ chứng từ đã lập, tra cứu tồn kho, xem số dư tài khoản ngay khi nhập chứng từ, phím tắt để thêm nhanh chứng từ,…

  1. Khi lập chứng từ bán hàng, phần mềm tự động xác định giá bán của từng mặt hàng theo các chính sách giá bán, chính sách chiết khấu cho từng khách hàng hoặc nhóm khách hàng đã được thiết lập trước đó

phần mềm kế toán bán hàng misa

Cho phép chiết khấu theo từng mặt hàng, theo tổng giá trị hóa đơn và tự động phân bổ cho từng mặt hàng, tính giá bán theo nhiều tiêu chí: theo đơn giá gần nhất, theo đơn gía cố định, tính cho từng đơn vị tính, theo tỷ lệ % hoặc theo số tiền. Phần mềm cho phép thiết lập chính sách giá, chiết khấu cho từng nhóm khách hàng, từng khách hàng, từng mặt hàng và từng đơn vị tính.

  1. Đáp ứng các nghiệp vụ Bán hàng có chiết khấu, Giảm giá hàng bán, Trả lại hàng bán, Bán hàng kèm quà tặng,…

phần mềm kế toán bán hàng

Phần mềm cho phép lập được chứng từ Trả lại hàng bán, Giảm giá hàng bán từ hóa đơn hoặc chứng từ bán hàng đã lập trước đó.

  1. Phần mềm kế toán MISA cho phép kế toán xuất hóa đơn cho khách hàng ngay khi lập chứng từ bán hàng hoặc có thể xuất hóa đơn vào một thời điểm khác sau khi đã lập chứng từ bán hàng. Phần mềm tách biệt vai trò hạch toán chứng từ bán hàng, ghi nhận doanh thu bán hàng với vai trò xuất hóa đơn vì vậy phần mềm đáp ứng tốt cho cả những doanh nghiệp có nhân sự chuyên trách việc xuất hóa đơn tài chính.

phần mềm kế toán bán hàng

Kế toán dễ dàng xác định được chứng từ bán hàng nào đã xuất hóa đơn, chứng từ nào chưa xuất hóa đơn.

  1. Phần mềm kế toán MISA giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ việc phát hành và sử dụng hóa đơn, tuân thủ các quy định hiện hành của nhà nước. Doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn theo đặc thù của doanh nghiệp, đăng ký sử dụng, thông báo phát hành và xuất hóa đơn theo cả 3 hình thức: Tự in, Đặt in hoặc Điện tử.

Phần mềm tự động cấp phát số hóa đơn liên tục, đảm bảo không trùng số, kiểm soát hóa đơn in lần 2 phải có chữ “bản sao”…

  1. Nhiều báo cáo quản trị giúp Giám đốc và kế toán dễ dàng nắm được kết quả bán hàng:
  • Doanh số bán hàng theo từng mặt hàng, nhóm mặt hàng
  • Doanh số bán hàng theo nhân viên, cửa hàng, từng bộ phận kinh doanh, chi nhánh hoặc toàn công ty
  • Doanh số bán hàng theo từng khách hàng, nhóm khách hàng
  • Báo cáo lãi lỗ theo từng đơn đặt hàng, hợp đồng

Cho phép kế toán tự thiết lập mẫu báo cáo theo nhu cầu quản trị, lưu lại mẫu báo cáo để sử dụng cho lần sau, xuất khẩu báo cáo theo nhiều định dạng file (doc, pdf, xls)

Phần mềm cho phép kế toán truy xuất ngược về chứng từ gốc ngay khi xem sổ sách, báo cáo,…

5. Cách kết nối phần mềm bán hàng với phần mềm kế toán MISA

5.1. Kết nối dữ liệu với phần mềm bán hàng MISA CUKCUK 

Việc thiết lập kết nối CUKCUK gồm 2 bước:

  1. Kết nối CUKCUK => Chỉ cần thực hiện một lần cho mỗi máy tính
  2. Thiết lập quy tắc lấy dữ liệu từ CUKCUK về Phần mềm kế toán MISA chỉ cần thực hiện một lần cho mỗi dữ liệu kế toán 

Lấy dữ liệu từ CUKCUK về Phần mềm kế toán MISA

  1. Vào phân hệ Bán hàng\tab Bán hàng hoặc tab Xuất hóa đơn (hoặc có thể thực hiện trên các phân hệ Mua hàng, Kho, Tiền mặt, Tiền gửi)
  2. Nhấn Lấy dữ liệu từ CUKCUK. Chương trình tự động lấy về các chứng từ, được đánh dấu chuyển sang Phần mềm kế toán MISA trên CUKCUK và chưa được lấy sang Phần mềm kế toán MISA trước đó.
  3. Sau khi hoàn tất việc lấy dữ liệu, chương trình sẽ thông báo kết quả. Nếu có chứng từ lấy về không thành công nhấn vào link Tải danh sách chứng từ nhập khẩu không thành công để biết nguyên nhân lỗi.

5.2. Kết nối dữ liệu với phần mềm bán hàng MISA ESHOP

Lấy dữ liệu từ MISA Phần mềm bán hàng eShop về Phần mềm kế toán MISA

  1. Vào phân hệ Bán hàng\tab Bán hàng hoặc tab Xuất hóa đơn hoặc tab Trả lại hàng bán (hoặc có thể thực hiện trên các phân hệ Mua hàng, Kho, Tiền mặt, Tiền gửi)
  2. Nhấn Lấy dữ liệu từ eShop. Chương trình tự động lấy về các chứng từ (liệt kê ở trên), được đánh dấu chuyển sang Phần mềm kế toán MISA trên MISA eShop và chưa được lấy sang Phần mềm kế toán MISA trước đó.
  3. Sau khi hoàn tất việc lấy dữ liệu, chương trình sẽ thông báo kết quả trên quả cầu góc trên bên phải màn hình. Nếu có chứng từ lấy về không thành công nhấn vào link Tải danh sách chứng từ nhập khẩu không thành công để biết nguyên nhân lỗi.

5.3. Kết nối dữ liệu với phần mềm bán hàng NHANH.VN

Bước 1: Trên Phần mềm kế toán MISA: Thiết lập kết nối nhanh.vn

Lưu ý: Việc thiết lập kết nối nhanh.vn chỉ cần thực hiện một lần cho mỗi dữ liệu kế toán (trường hợp đổi máy tính hoặc máy trạm kết nối máy chủ thì phải kết nối lại)

Bước 2: Lấy dữ liệu từ nhanh.vn về Phần mềm kế toán MISA

  1. Vào phân hệ Bán hàng\tab Bán hàng hoặc tab Trả lại hàng bán (hoặc có thể thực hiện trên các phân hệ Mua hàng, Kho)
  2. Nhấn Lấy dữ liệu từ nhanh.vn.
  3. Chọn khoảng thời gian muốn lấy dữ liệu => Chương trình tự động lấy về các chứng từ, được tích chọn đồng bộ về Phần mềm kế toán MISA khi Thiết lập kết nối nhanh.vn (ở bước 1) và chưa được lấy sang Phần mềm kế toán MISA trước đó.
  4. Sau khi hoàn tất việc lấy dữ liệu, chương trình sẽ thông báo kết quả trên quả cầu góc trên bên phải màn hình. Nếu có chứng từ lấy về không thành công nhấn vào link Tải danh sách chứng từ nhập khẩu không thành công để biết nguyên nhân lỗi.

Kết:

Phần mềm kế toán bán hàng đã và đang hỗ trợ kế toán trong việc đơn giản hóa quá trình quản lý tài chính – kế toán doanh nghiệp. Với nhiều tính năng nổi bật cùng hệ sinh thái kết nối kết nối dữ liệu, phần mềm kế toán MISA AMIS Kế toán hiện là phần mềm đáp ứng tốt nhu cầu của kế toán trong việc quản lý tài chính. Doanh nghiệp quản lý lập báo giá, tiếp nhận đơn đặt hàng, hợp đồng của khách hàng, theo dõi và hạch toán các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại dễ dàng.

Anh chị có thể trải nghiệm phần mềm để cảm nhận tính năng, nghiệp vụ bán hàng trên phần mềm kế toán MISA tại đây!

Dùng thử miễn phí

Hội thảo Quản trị nguồn nhân lực: Tối ưu hiệu suất - Đẩy mạnh tốc độ - Triển khai nghiệp vụ phúc lợi & đãi ngộ
Chia sẻ bài viết hữu ích này