Cập nhật tính năng gửi Email cho nhân viên trên AMIS Chấm Công và AMIS Tiền Lương

Nhằm tối ưu công tác chấm công – tính lương, MISA AMIS đã cập nhật tính năng gửi email cho nhân viên trên hai ứng dụng AMIS Chấm Công và AMIS Tiền Lương. Những tính năng này không chỉ giúp HR tiết kiệm thời gian, công sức mà còn đảm bảo thông tin được truyền tải nhanh chóng, chính xác đến từng nhân viên. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về những cải tiến mới này. 

1. Tùy chỉnh nội dung email thông báo trên AMIS Chấm Công

Khi nhân viên gửi đơn xin nghỉ phép, một email thông báo sẽ được gửi tới người có thẩm quyền duyệt đơn. Hiện nay AMIS Chấm Công đã có tính năng sửa mẫu email thông báo này, giúp doanh nghiệp linh hoạt điều chỉnh thông tin cho phù hợp với mong muốn.

Để tùy chỉnh được nội dung, trước hết người dùng phải được phân quyền. Kiểm tra bằng cách vào Thiết lập > Vai trò > Biểu mẫu. Nếu tại đây đã tích chọn quyền Xem, Sửa thì có thể xem và sửa mẫu email được.

Tiếp theo để xem các mẫu email, người dùng vào Thiết lập > Biểu mẫu > Mẫu email. Tại đây sẽ có danh sách các email thông báo tương ứng với từng loại đơn.

Người dùng di chuột đến dòng email muốn sửa và nhấn vào biểu tượng chiếc bút ở cuối dòng. Giao diện sửa sẽ hiện ra.

Tại đây cung cấp các chức năng soạn thảo cơ bản để người dùng viết email. Bên cạnh đó còn có các trường trộn để thay thông tin một cách nhanh chóng. Ví dụ trường trộn Người nộp đơn sẽ được tự động thay thế bằng họ tên đầy đủ của người nộp đơn xin nghỉ phép. 

Người dùng có thể chọn từ danh sách trường trộn hoặc dùng cú pháp sau: #trường trộn muốn sử dụng. 

Như vậy với các thao tác trên, HR có thể tạo một mẫu email có sẵn, với các trường thông tin cố định. Khi có nhân viên xin nghỉ, hệ thống sẽ tự thay thế thông tin vào trường và gửi tới người liên quan.

Ngoài ra HR có thể thiết lập mẫu email sử dụng cho từng loại nghỉ như nghỉ ốm, nghỉ không phép, nghỉ cưới hỏi, nghỉ ma chay… bằng cách nhấn vào dấu + ở góc trên bên phải.

2. Gửi phiếu lương qua email cho nhân viên trên AMIS Tiền Lương

AMIS Tiền Lương có sẵn tính năng gửi phiếu lương trên hệ thống, nhân viên chỉ cần đăng nhập AMIS Nhân Viên trên máy tính hoặc dùng ứng dụng MISA AMIS là có thể xem được. Hiện nay AMIS Tiền Lương cập nhật thêm tính năng gửi phiếu lương qua email, giúp các nhân viên học việc, thử việc, nhân viên chưa được cấp tài khoản truy cập vẫn nắm được thông tin lương của mình. 

Trên giao diện phiếu lương, HR nhấn Gửi phiếu lương > Qua email.

Kiểm tra email của nhân viên

Phần mềm sẽ lấy dữ liệu email cơ quan và email cá nhân của nhân viên trong mục Thiết lập > Nhân viên.

Người dùng lựa chọn địa chỉ gửi mail phiếu lương là email cơ quan hoặc email cá nhân. Lúc này cần kiểm tra xem nhân viên đã có email chưa và địa chỉ email có chính xác không. Phần mềm sẽ tự động đưa các nhân viên chưa có email lên đầu để thuận tiện rà soát.

Đặt mật khẩu cho phiếu lương

Để nâng cao tính bảo mật, HR có thể lựa chọn hình thức mật khẩu là Tự nhập/Tự động sinh theo quy tắc. Nếu không cần thiết có thể chọn Không đặt mật khẩu.

Nếu chọn “Tự nhập“: Nhập mật khẩu cho từng nhân viên. Nhập xong có thể xuất khẩu thành file để tiện quản lý.

Nếu chọn “Tự động sinh theo quy tắc“: Thiết lập quy tắc sinh mật khẩu tùy chọn từ Mã nhân viên, Ngày sinh, Số điện thoại, Email cơ quan, Email cá nhân… Sau đó nhấn “Sinh mật khẩu”, phần mềm sẽ tự động sinh mật khẩu theo quy tắc trên cho từng nhân viên.

Chọn phiếu lương và gửi email

HR chọn mẫu phiếu lương muốn gửi từ danh sách phiếu lương đang có, sau đó kiểm tra lại mẫu email:

Để thay đổi nội dung email, HR vào Thiết lập > Biểu mẫu > Mẫu email > Chọn Email thông báo cho nhân viên khi HR gửi phiếu lương qua mail

AMIS Chấm Công và AMIS Tiền Lương hiện đang được hơn 17.000 doanh nghiệp sử dụng. Các phần mềm này tự động hóa nhiều công đoạn phức tạp, tiết kiệm đáng kể thời gian tính công lương mà vẫn đảm bảo độ chính xác. Phần mềm thường xuyên cập nhật các tính năng mới để tối ưu công việc cho HR.

Bên cạnh đó nhân viên có thể chủ động theo dõi tình hình công lương của mình bất cứ lúc nào và phản hồi với HR ngay trên hệ thống. Điều này giúp nâng cao tính tương tác giữa nhân viên với bộ phận nhân sự, tăng cường trải nghiệm số cho toàn bộ đội ngũ. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm thông tin và dùng thử miễn phí: