Cách sử dụng hàm VLOOKUP để tính lương trong Excel

Trong Excel ngoài hàm IF thì hàm VLOOKUP cũng thường được lựa chọn để tính lương cho nhân viên trong doanh nghiệp. Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu cách sử dụng hàm VLOOKUP để tính lương.

1. Giới thiệu về hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP là một trong những hàm phổ biến trong Excel, có tác dụng tìm kiếm giá trị trong phạm vi theo cột dọc và trả kết quả theo hàng ngang tương ứng.

Ngược lại có HLOOKUP tìm kiếm giá trị trong phạm vi theo hàng ngang và trả kết quả theo cột dọc tương ứng.  

Hàm VLOOKUP được ứng dụng rộng rãi và một trong những ứng dụng của hàm này là dùng để tính lương.

Cấu trúc hàm: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) 

lookup_value: là giá trị cần tìm, bạn có thể điền giá trị trực tiếp hoặc tham chiếu tới một ô trong bảng tính

table_array: bảng chứa dữ liệu cần tìm kiếm

col_index_num: số thứ tự của cột cần lấy kết quả trong bảng chứa dữ liệu

[range_lookup]: tìm kiếm chính xác hay tìm kiếm tương đối, nếu bạn không điền giá trị này thì mặc định là 1.

Tìm kiếm chính xác: [range_lookup] = 1 (TRUE)

Tìm kiếm tương đối: [range_lookup] = 0 (FALSE)

2. Cách sử dụng hàm VLOOKUP để tính lương 

Trong bảng dữ liệu dưới đây có thông tin về nhân viên và xếp loại của họ. Để tính lương cho các nhân viên này cần xác định được cột Hệ số tăng và cột Tổng lương.

Đầu tiên ta tính hệ số lương bằng cách áp dụng hàm VLOOKUP và hàm IF. Ví dụ với nhân viên Nguyễn Đức Anh, xếp loại A, số năm làm việc là 16 thì có thể tra được hệ số tăng là 17 trong bảng hệ số. Ta cần làm công thức để áp dụng cho các nhân viên khác.

=VLOOKUP(G2,$F$18:$J$21,IF(H2>=16,5,IF(H2>=9,4,IF(H2>=4,3,2)))).

• G2 là giá trị Xếp loại
• $F$18:$J$21 là bảng chứa giá trị cần tìm kiếm, trong trường hợp này là bảng hệ số. Sử dụng ký tự $ để cố định bảng này, khi kéo công thức thì giới hạn bảng sẽ không bị thay đổi.
• IF H2>=16,5: Nếu số năm làm việc lớn hơn hoặc bằng 16 thì trả kết quả lấy ở cột thứ 5 trong bảng chứa giá trị tìm kiếm.
• IF H2>=9,4: Nếu số năm làm việc lớn hơn hoặc bằng 9 thì trả kết quả lấy ở cột thứ 4 trong bảng chứa giá trị tìm kiếm.
• IF H2>=4,3,2: Nếu số năm làm việc lớn hơn hoặc bằng 4 thì trả kết quả lấy ở cột thứ 3 trong bảng chứa giá trị tìm kiếm.
• Khi kéo công thức xuống, G2 sẽ tự động nhảy số thành G3, G4, G5…

Sau khi tính được hệ số lương, chúng ta sẽ tính Tổng lương:

= Lương cơ bản * Ngày công * Hệ số lương

= E2*F2*I2

Ấn Enter để hoàn thành và kéo xuống để điền nốt các ô còn lại.

3. Những lỗi thường gặp khi tính lương bằng Hàm VLOOKUP

3.1. Lỗi #N/A 

Đây là lỗi phổ biến nhất khi sử dụng VLOOKUP. Nó xảy ra khi không tìm thấy giá trị tương ứng trong phạm vi tìm kiếm. Các nguyên nhân có thể là sai sót trong cú pháp công thức, giá trị tìm kiếm không tồn tại hoặc không sắp xếp đúng thứ tự trong phạm vi dữ liệu. Để khắc phục, hãy kiểm tra lại cú pháp công thức và đảm bảo rằng giá trị tìm kiếm tồn tại trong phạm vi tìm kiếm.

3.2. Lỗi #REF!

Lỗi này xảy ra khi tham chiếu vượt quá phạm vi dữ liệu. Có thể do việc chèn hoặc xóa các hàng/cột trong phạm vi dữ liệu. Để khắc phục, hãy đảm bảo rằng phạm vi tìm kiếm và phạm vi dữ liệu không bị thay đổi.

3.3. Lỗi #VALUE! 

Lỗi này xảy ra khi các tham số đầu vào của hàm VLOOKUP không hợp lệ. Các nguyên nhân có thể là sai loại dữ liệu (ví dụ: chuỗi thay vì số) hoặc giá trị trống không được cho phép. Để khắc phục, hãy kiểm tra lại các tham số đầu vào và đảm bảo chúng đúng định dạng.

3.4. Lỗi #NAME?

Lỗi này xảy ra khi Excel không nhận ra tên hàm VLOOKUP hoặc không nhận diện được cú pháp công thức. Để khắc phục, hãy đảm bảo rằng bạn đã nhập đúng cú pháp và tên hàm VLOOKUP.

3.5. Lỗi #NUM! 

Lỗi này xảy ra khi đối số số lượng không hợp lệ được cung cấp cho hàm VLOOKUP. Điều này có thể xảy ra khi bạn không đúng cú pháp công thức hoặc sử dụng sai số lượng đối số. Đảm bảo rằng bạn đã nhập đúng cú pháp và số lượng đối số cho hàm VLOOKUP.

Ngoài ra, cũng nên kiểm tra lại các cú pháp, tên và định dạng của các phạm vi dữ liệu và tìm kiếm. Đôi khi một lỗi nhỏ trong cú pháp có thể gây ra lỗi không mong muốn.

Để hạn chế các lỗi thường gặp trong Excel và tiết kiệm thời gian thao tác thủ công bạn có thể chuyển sang sử dụng phần mềm tính lương. Phần mềm sẽ tự động tính lương hàng loạt và đảm bảo độ chính xác cao, hạn chế sai số.

4. Kết luận 

Hàm VLOOKUP rất hữu ích, giúp người dùng tiết kiệm thời gian đáng kể khi tìm kiếm các giá trị trong phạm vi dữ liệu lớn. Qua hướng dẫn cách sử dụng hàm VLOOKUP để tính lương, MISA AMIS HRM mong rằng có thể giúp bạn đọc hiểu hơn về hàm này và ứng dụng hàm trong thực tế.