Kiến thức Quản lý nhân sự là gì? 20++ nghiệp vụ, kỹ năng...

[Update 2021] Quản lý nhân sự là gì? 20++ nghiệp vụ, kỹ năng quan trọng

Quản lý nhân sự, hay còn gọi là quản trị nguồn nhân lực chính quy trình sử dụng yếu tố con người hay còn gọi là quản lý nguồn nhân lực cho một tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Việc quản lý nhân sự bắt nguồn từ việc dẫn dắt các hoạt động và mục tiêu làm việc. Nhà lãnh đạo hay người làm công việc quản lý nhân sự sẽ chịu trách nhiệm phát triển các quy trình và hỗ trợ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh.

Bên cạnh đó, nhà quản lý nhân sự còn có nhiệm vụ thu hút và giữ chân các nhân viên tài năng cũng như sắp xếp công việc phù hợp với khả năng của họ. Đây là điều vô cùng quan trọng với bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào.

Nói tóm lại quản lý nhân sự chính là việc khai thác, quản lý và sử dụng nguồn nhân lực trong một tổ chức, doanh nghiệp sao cho hợp lý và đạt hiệu quả cao nhất.

Quản lý nhân sự là một trong những công việc quan trọng hàng đầu, cần có trong mọi lĩnh vực chứ không chỉ riêng gì kinh doanh.

Vai trò của chuyên môn quản lý nhân sự là gì với một tổ chức hoàn chỉnh?

Nhân sự – nhân tố con người là một trong ba yếu tố quan trọng nhất của doanh nghiệp, thuộc khối tài sản vô hình của doanh nghiệp, là nguồn lực chính tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.

Song song với nguồn lực nhân sự, để một tổ chức có thể hoạt động hiệu quả, sẽ cần đến:

  • Nguồn lực dữ liệu, chính là nhóm tài sản hữu hình được khởi tạo, sử dụng và duy trì nhờ yếu tố con người, chính là nguồn thông tin, chất xám của doanh nghiệp
  • Nguồn lực tổ chức, thường xuất phát từ người lãnh đạo, nhà đầu tư hoặc người thành lập lên tổ chức, và chính là yếu tố tạo nên văn hoá, kỹ năng lãnh đạo, sự kết nối và khả năng làm việc theo nhóm của cả một tổ chức.

Khi kết hợp ba nguồn lực này với nhau, và con người là yếu tố kết nối, sẽ tạo nên giá trị cho doanh nghiệp, qua đó bộ máy và quy trình sẽ được phát triển để tạo ra giá trị, để sản xuất hay cung cấp dịch vụ phù hợp với nhu cầu người tiêu dùng, với mục tiêu tối thượng chính là tạo ra lợi nhuận để thoả mãn lợi ích của chủ đầu tư và đối tác góp vốn.

Mục lục Ẩn

ERP – Mô hình quy hoạch nguồn lực chiến lược

Trước khi có định hướng phát triển nhân sự phù hợp, Chủ Doanh nghiệp nên lựa chọn mô hình ERP – Enterprise Resource Planning, chiến lược quy hoạch nguồn lực phù hợp cho doanh nghiệp.

Đây là mô hình hỗ trợ hoạch định nguồn lực thông qua việc quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày như kế toán, mua sắm, quản lý dự án, quản lý rủi ro, đảm bảo tuân thủ hoạt động của chuỗi cung ứng.

Đây vốn là định nghĩa cũ nhưng lại rất mới trong hệ thống quản lý nhân sự, bởi một quy trình hoạt động đơn lẻ sẽ bộ phận trong doanh nghiệp, tuy nhiên lại không thể đáp ứng được khi phòng ban phải giao tiếp với các phòng ban khác. Do vậy, hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam đang dần đáp ứng định nghĩa ERP vào việc hoạch định chiến lược vĩ mô.

Vậy, một báo cáo ERP đầy đủ sẽ bao gồm các loại tài liệu nào?

  • Phân tích và hoạch định tài chính
  • Quy trình và quản lý kế hoạch sản xuất
  • Quản lý chuỗi mua hàng
  • Bán hàng, tiếp thị và phân phối
  • Quản lý nhân sự
  • Quản lý dịch vụ
  • Quản lý tồn kho
  • Báo cáo thuế và bảo hiểm
  • Báo cáo quản lý nhân sự & doanh nghiệp tổng thể

Qua đó, có thể thấy rằng quản lý nhân sự là một phần của Kế hoạch Hoạch định Nguồn lực. Vậy, hãy cùng tìm hiểu và phân tích chức năng cụ thể và lợi ích của quản lý nhân sự hiệu quả trong một tổ chức.

Chức năng của quản lý nhân sự

Chức năng của quản lý nhân sự

Đã là quản lý, chắc chắn sẽ cần phải biết điều phối nguồn lực và quản lý nhân sự. Do vậy nghiệp vụ của phòng ban HR khá phổ thông, và hầu hết các anh chị có tham vọng thăng tiến cũng cần đến kỹ năng nhân sự quan trọng như tạo động lực thông qua cải thiện chính sách lương thưởng, quyền lợi và đãi ngộ với nhân viên, cùng với chính sách thưởng phạt thông minh.

Sử dụng nhuần nhuyễn các kỹ năng trên sẽ rất hữu ích cho anh chị để giữ chân nhân viên, đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong suốt quá trình làm việc.

Điều phối & quản lý nhân sự

Bố trí và điều phối nhân sự chính là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để đảm bảo kết cấu nguồn lực được phân bổ hợp lý và đáp ứng được với công việc. Bước đầu tiên chính là tuyển dụng, để lựa chọn các ứng viên sáng giá và phù hợp nhất với nhu cầu của công ty, trong đó bao gồm bốn bước chính:

  1. Xây dựng kế hoạch bố trí nhân sự, dựa theo nhu cầu ở từng phòng ban và tuỳ thuộc vào tình hình tài chính và kỳ vọng doanh thu của công ty. Có kế hoạch tổng thể trước mỗi giai đoạn tuyển dụng sẽ giúp bộ phận quản lý nhân sự tổng kết được lượng ứng viên cần tuyển, chi phí dự kiến, cơ cấu lương cũng như quyền lợi sau này của nhân viên.
  2. Xây dựng văn hoá công sở và chính sách để thúc đẩy tinh thần cống hiến của nhân viên mới, thông qua các hoạt động trong thời gian làm việc tại công ty, qua đó tăng hiệu quả công việc và năng lực của mỗi cá nhân.
  3. Tuyển dụng thông qua mạng xã hội và đối tác với công ty, với lượng nhân viên mới đã được dự liệu sẵn, để lấp đầy các vị trí còn trống.
  4. Sau khi đã phỏng vấn, đây là lúc doanh nghiệp lựa chọn những hồ sơ phù hợp cho vị trí cùng với mức đãi ngộ riêng biệt. Đây chính là lúc bộ phận quản lý nhân sự cần tiếp tục lên kế hoạch đào tạo, duy trì và tạo động lực cho nhóm đội ngũ mới gia nhập tổ chức.

Chính sách và văn hoá công sở

Mọi tổ chức đều có các chính sách để đảm bảo sự công bằng cho tổ chức, và đây cũng chính là một trong những đầu việc quan trọng của bộ phận Quản lý nhân sự của doanh nghiệp.

Ngoài ra, trong quá trình thực hiện các chính sách này, bộ phận quản lý nhân sự có nhiệm vụ đi tham khảo nhu cầu, thông tin tham vấn, qua đó đưa ra những thay đổi phù hợp để cải thiện chính sách.

Có thể thấy, đây là nghiệp vụ nhân sự không thể thực hiện một mình, mà bắt buộc phải liên hệ với các phòng ban khác, để đưa ra những quy định và chính sách cơ bản phù hợp nhất.

Một số chính sách và quy định điển hình của doanh nghiệp:

  • Quy trình kỷ luật
  • Quy định nghỉ phép
  • Quy định về trang phục
  • Chính sách đạo đức
  • Chính sách sử dụng Internet

Chế độ phúc lợi

Chế độ lương thưởng công bằng chính là yếu tố cơ bản để giữ chân và thu hút nhân sự làm việc cho tổ chức.

Nên lưu ý rằng, với thị trường nhân sự tại Việt Nam hiện tại, dù chính sách công ty có tốt đến mấy, vẫn sẽ có những trường hợp nhân viên trao đổi với nhau về mức lương thưởng công ty chi trả.

Gần như là bất khả thi để công ty giữ bảo mật thông tin về lương khi nhân sự lại có nhu cầu muốn chia sẻ để so sánh mức lương của bản thân với những người khác.

Cách duy nhất có thể xử lý vấn đề này chính là có sự công bằng, qua đó sẽ giảm thiểu được cảm xúc tiêu cực, ghen tỵ, đặc biệt với những cán bộ không đủ năng lực nhưng lại được trả quá cao so với thực tế.

Do vậy, doanh nghiệp cần có chỉ tiêu và mức lương phù hợp, hay còn gọi là ‘salary barrier’ dành cho từng cấp bậc khác nhau. Tiêu chí này được thiết lập dựa trên:

  • Thâm niên, số năm làm việc với tổ chức
  • Số năm kinh nghiệm thực tế trên thị trường
  • Trình độ học vấn và các chứng chỉ đạt được.
  • Sự phù hợp của ứng viên đó với vị đang tuyển.

Ví dụ điểm hình về cách đánh giá để đưa ra mức lương thưởng hợp lý: Hãy cùng ‘đặt’ ứng viên lên bàn cân với sơ yếu lý lịch, trình độ văn hoá giống nhau. Trong trường hợp này, cấp quản lý nên tính tới thời gian chất lượng (quality – time) ứng viên đã tiếp xúc với vị trí này.

Để thực hiện cách này khá đơn giản: Nhà quản lý nhân sự nên làm việc cùng trưởng bộ phận của chuyên môn đó để đưa ra một bản tiêu chuẩn của vị trí đang tuyển, và đánh giá các ứng viên dựa trên thang điểm này, cùng với các thành tích mà ứng viên đã đạt được khi nắm giữ vị trí đó.

Qua đó, hội đồng có thể xem xét được độ am hiểu và yêu thích của ứng viên này với công việc, theo một chuẩn chung và tránh được cảm tình, cảm xúc ban đầu.

Sau khi đã hiểu được ứng viên, đưa ra mức lương phù hợp, thường bộ phận với nghiệp vụ C&B (Compensation & Benefits) của một công ty sẽ cung cấp tiếp một số thông tin khác như: Lợi ích sức khỏe, Quyền lợi khi nghỉ hưu, cổ phiếu doanh nghiệp, số lượng ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, lương thưởng phụ cấp trong ngày Lễ/ Tết, chi phí đào tạo nghiệp vụ.

Ngoài ra, với luật mới của Nhà nước Việt Nam được ban hành và có hiệu lực từ năm 2021, bộ phận quản lý nhân sự bắt buộc phải gửi bản kê lương chi tiết cho người lao động, cũng như một số việc riêng (theo Phụ lục quy đinh) thì sẽ được hưởng nguyên lương khi nghỉ phép.

Tạo động lực làm việc

Môi trường làm việc chính là động lực hàng ngày để giữ chân nhân viên hiệu quả, bởi lương thưởng chỉ là sự kích thích ban đầu để nhân viên có hứng thú làm việc với tổ chức, còn lại sẽ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác để đảm bảo động lực làm việc của nhân viên mỗi ngày.

Điều này khá dễ hiểu, bởi phần lớn thời gian ban ngày của nhân sự đều làm việc và sinh hoạt tại công ty (8 tiếng mỗi ngày, tương đương với 33.3%). Do vậy, dù lương bổng có thể rất cao, nhưng khi nhân viên không còn thoả mãn với chế độ của công ty, sẽ dễ dàng dẫn tới chán chường ức chế, khiến chất lượng công việc giảm, hiệu quả lao động không cao, qua đó dần hình thành mong muốn nghỉ việc.

Nhiệm vụ của bộ phận quản lý nhân sự trong thời điểm hiện tại chính là phải thường xuyên khảo sát thông tin từ phía nhân viên để nhận diện được vấn đề sớm, qua đó đưa ra giải pháp tốt nhất.

Theo một số khảo sát gần đây, nhân viên thường rời bỏ công ty bởi vì:

  • Vấn đề liên quan trực tiếp đến công việc
  • Vấn đề với cách thức quản lý của Trưởng bộ phận
  • Không phù hợp với văn hoá công sở
  • Môi trường làm việc, cơ sở vật chất kém

Tuy nhiên, rất nhiều quản lý vẫn nghĩ rằng nhân viên nghỉ việc do lương thấp (Tới 90%, theo khảo sát từ Rivenbark, 2010). Qua đó, chủ doanh nghiệp và quản lý thường sẽ chỉ cải thiện vấn đề lương thưởng chứ không cải thiện chế độ và môi trường làm việc liên quan trực tiếp tới nhân viên.

Ví dụ điển hình: thị trường lao động có biến động rất lớn, đặc biệt khi mới hội nhập Chuyển đổi số 4.0. Khoảng từ năm 2015 đến 2020 (Trước đại dịch COVID-19) và kể cho đến giữa thời điểm dịch bệnh, nhân viên nhảy việc rất nhiều. Công ty và các chủ doanh nghiệp kêu ‘oai oái’ vì số lượng nhân sự không ổn định ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả công việc của công ty.

Trong thời điểm này, một số chủ doanh nghiệp đã lộ ra một số điểm yếu như sau:

  • Chính sách lương thưởng và chế độ của nhân viên không rõ ràng. Thưởng phạt không công minh và thường sẽ bị điều chỉnh tùy theo ý kiến cá nhân
  • Trưởng bộ phận thường lấy ý kiến của một số người và ‘quên’ đi mất số lượng nhân sự còn lại, và thường không có các ‘poll’ lấy thông tin của cả phòng, và cứ như vậy áp đặt quy chế của cá nhân tới cả bộ phận
  • Các phòng ban không kết nối được với nhau: đây hoàn toàn là lỗi của người đứng đầu, khiến nhân viên của mình không được hòa nhập với văn hoá công sở chung. Đây thường là vấn đề khá nghiêm trọng trong công ty lớn trên 200 lao động trở lên, do kết cấu quá to, khiến mọi người không thể trao đổi, chia sẻ được, lâu dần mất tính đoàn kết. Qua đó, bản thân các ‘Ông lớn’ trên thị trường cũng dần mất đi uy tín thương hiệu, khiến tỷ lệ nhân sự giao động rất nhiều.
  • Thời gian nghỉ ngơi của người lao động bị cắt giả, với những ngày lễ lớn như Quốc khánh 2/9, 30/4 – 1/5 …

Bảo vệ lợi ích người lao động

Bảo vệ người lao động luôn là một trong những điểm nhức nhối của thị trường Việt Nam. Ngoài các bộ luật và nghị quyết chính thức của nhà nước như bộ luật số: 45/2019/QH14 có thông qua một số điều khoản như xác định rõ quyền lợi, nghĩa vụ của doanh nghiệp và người lao động.

Trước đó đã có rất nhiều Nghị định được công bố vào năm 1994, 2021, 2019… để đảm bảo quyền và nghĩa vụ của người lao động đối với bản thân, tập thể, tổ chức và quan trọng hơn hết là Luật pháp.

Tuy nhiên, bản thân các công ty hiện tại cũng đang mắc phải lỗi khá trầm trọng, chính là đánh giá thấp một số quyền và điều luật quan trọng với người lao động, như:

  • Không phân biệt đối xử trong môi trường công sở, khi dựa vào nguồn gốc, màu da, ngoại hình và thói quen các nhân giữa các nhân viên với nhau
  • Bảo vệ sức khỏe người lao động: anh/chị chủ doanh nghiệp nào đã từng là nhân viên có lẽ đều biết, hiện nay phần lớn Kiểm tra sức khỏe khi thi Tuyển đều mang tính hình thức để hợp thức hóa giấy tờ khi vào công ty. Các cuộc kiểm tra sức khỏe định kỳ cùng quyền lợi kèm theo thường chỉ dành cho các nhân viên có thâm niên lâu năm, khiến các nhân viên mới vào cảm thấy không công bằng, dù năng suất công việc của nhóm nhân sự mới này không hề kém so với người cũ.
  • Đảm bảo an toàn lao động là luật bảo vệ người lao động đặc biệt quan trọng ở các khu công nghiệp, nhà máy lớn, thuộc khối Sản xuất – Lắp đặt.
  • Bảo mật thông tin cá nhân của nhân viên rất quan trọng với vai trò của quản lý nhân sự trong trường hợp này, cần làm rõ rằng, nhân viên có quyền cung cấp thông tin cá nhân của bản thân trong nhiều luồng thông tin tại công ty, tuy nhiên bản thân doanh nghiệp không được phép tự ý tiết lộ thông tin này. Điều này cũng áp dụng khi nhân viên không được phép tiết lộ bí mật kinh doanh, dữ liệu khách hàng của công ty tới các hội nhóm ngoài xã hội để trục lợi cá nhân.

Ngoài ra, cũng cần lưu ý với các anh/chị chủ doanh nghiệp rằng, bối cảnh Pháp lý của Nhân sự có biến động theo từng thời kỳ, phụ thuộc theo chính sách của nhà nước. Do vậy, điều quan trọng nhất cần bàn tới ở đây chính là đưa thông tin này tới tất cả mọi người trong công ty, để đảm bảo không có sự hiểu nhầm và lẫn lộn trong chính sách.

Bảo vệ người lao động trong môi trường Sản xuất – Xây lắp

An toàn là một yếu tố quan trọng cần được xem xét kỹ càng trong các doanh nghiệp sản xuất, lắp đặt, đặc biệt với các đơn vị có công xưởng, nhà máy làm việc lớn với lượng người lao động lớn.

Nhà nước Việt Nam hiện đã có những yêu cầu cụ thể tới nhóm doanh nghiệp có lượng công nhân lớn như vậy để đảm bảo không xảy ra tai nạn lao động, cũng như để bảo vệ sức khoẻ người lao động. Bộ phận trong doanh nghiệp phụ trách vấn đề này thường là Ban Nhân sự, Công đoàn và Hội đồng công đoàn, và đây cũng chính là những bộ phận sẽ nêu tiếng nói và đại diện cho người lao động, đặc biệt với các vấn đề như sau

  • Mối nguy hại từ sử dụng hoá học trong nhà máy
  • Yêu cầu về hệ thống sưởi và thông gió để đảm bảo môi trường an toàn khi làm việc
  • Các khu cấm mùi, cấm khí ga, cấm lửa, đặc biệt ở các khu vực chứa máy móc và thiết bị lớn, phòng tránh cháy nổ.
  • Thiết bộ và quần áo bảo hộ cho công nhân đạt tiêu chuẩn an toàn.

Giao tiếp nơi công sở

Về bản chất, đây là một vấn đề khá khó khăn, để có thể thực sự thực hiện hiệu quả, đặc biệt với bối cảnh nhân sự có nguồn gốc, gia cảnh gia đình và hành vi ứng xử khác nhau. Để có thể làm được điều này, ngoài việc có một quy chuẩn về văn hoá công ty đồng nhất, nhà quản lý nhân sự cũng cần có kỹ năng mềm để điều phối và duy trì sự trao đổi và giao tiếp giữa các phòng ban và cấp bậc nhân sự.

Một trong những điều mà cấp quản lý và ban lãnh đạo bắt buộc phải chấp nhận rằng, nhân viên sẽ không bao giờ ‘thích’ quản lý, bởi không ai thích bị đánh giá và soi xét cả, và đây lại chính là 2 nhiệm vụ quan trọng nhất của quản lý để giữ vững lịch trình công việc hàng ngày ổn định.

Do vậy, cách duy nhất mà nhà quản lý nhân sự có thể làm chính là bảo vệ nhân viên thông qua các quyền lợi, hỗ trợ giao tiếp giữa các phòng ban cũng như theo sát tiến độ công việc của nhân viên với các đánh giá, theo dõi định kỳ, để công việc hàng ngày tại công ty được diễn ra hiệu quả.

Từng bước một, nhóm nhân sự ‘hiểu chuyện’ và có chính kiến rõ ràng sẽ dần nhận thấy ý tốt và mục tiêu của quản lý, để có sự đồng điệu về giao tiếp, và đây cũng chính là cách thức để lọc ra nhóm nhân viên thích ‘nổi loạn’ và làm việc thiếu trách nhiệm.

Quy hoạch quan trọng để hỗ trợ phát triển sự tăng trưởng trong kinh doanh

Đây là một nghiệp vụ mà rất nhiều anh chị nhân sự biết đến, nhưng không phải ai cũng làm được, bởi không phải ai cũng có thể hiểu được toàn bộ chuyên môn của những nhân viên đang làm trong công ty. Do vậy, để có thể làm được điều này, nhà quản lý nhân sự sẽ cần tổng hợp báo cáo và đánh giá từ rất nhiều phòng ban để có cái nhìn sâu rộng nhất, qua đó đưa ra kế hoạch đề xuất tới Ban Lãnh đạo tốt nhất.

Tính năng Quy hoạch cũng chính là một trong những nổi bật rực rỡ của nền tảng quản trị nguồn nhân lực MISA AMIS, bởi phần mềm này có khả năng lưu lại lịch sử của ứng viên, cũng như chất lượng lao động, qua đó hỗ trợ xếp hạng nhân viên và lựa chọn ra nhóm tiềm năng nhất.

Xây dựng chiến lược phát triển nhân sự

Có thể thấy, xây dựng chiến lược phát triển nhân sự, đặc biệt trong thị trường Lao động Việt Nam là điều cực khó. Do vậy, trong bài viết này, tôi xin cấp cung cấp một số mô hình để lên chiến lược phát triển nhân sự nói chung, còn lại, anh/chị cần phải tuỳ thuộc vào đặc tính doanh nghiệp của mình để có một phương án hoàn chỉnh nhất!

Hiện nay, có 5 mô hình phổ biến để xây dựng chiến lược phát triển nhân sự mà các anh/chị chủ doanh nghiệp nên tham khảo. Tuy nhiên, anh chị nên tính toán thật kỹ từ mô hình doanh nghiệp, nhu cầu công việc và chế độ lương thưởng có thể đáp ứng cho nhân sự, để đưa ra chiến lược phát triển nhân sự dài hạn tốt nhất.

Thay đổi định hướng và chiến lược phát triển nhân sự liên tục chính là điều không mong muốn ở mọi tổ chức và doanh nghiệp. Quy trình để có thể xây dựng chiến lược sát sao nhất với nhu cầu doanh nghiệp chính là TOP DOWN, hay còn gọi là công thức xây dựng chiến lược 5 năm > 3 năm > 1 năm… , sau đó lại tiếp tục phân chia xuống thành các Kế hoạch triển khai nhỏ theo từng giai đoạn.

Đây chính là cách để nhà quản lý nhân sự có cái nhìn toàn cảnh về tình hình nhân sự nội bộ cũng như các yếu tố ngoại cảnh tác động, để có phương án hợp lý nhất.

Lên kế hoạch đào tạo và phát triển nhân sự

Đây là nhiệm vụ được rất nhiều nhà quản lý nhân sự, cấp lãnh đạo và chủ doanh nghiệp nhắc đi nhắc lại, để tăng hiệu quả và năng suất làm việc của nhân viên trong phòng ban. Tuy nhiên, có một thực tế là, hầu hết các nhà quản lý nhân sự hiện tại đều chưa có kế hoạch đào tạo và phát triển đúng đắn, mà mới chỉ dừng lại ở việc bổ sung đầy đủ kỹ năng cho nhân sự để có thể hoàn thành nhiệm vụ trong khả năng tốt nhất.

Hơn thế nữa, với tư tưởng sợ rằng nhân viên học đủ kiến thức sẽ muốn nhảy việc để tìm công việc mới, nhà quản lý nhân sự cũng cần sắp xếp và bổ sung thêm cả lộ trình thăng tiến về lương thưởng và cấp bậc cho nhân viên sau khi đã đã hoàn thành quá trình đào tạo và thử thách với khối lượng công việc mới.

Để có thể làm được việc này, nhà quản lý nhân sự cần phải phối hợp với các phòng ban trong đơn vị, các trưởng bộ phận, trưởng nhóm để lên kế hoạch lộ trình có ‘đầu – đuôi’, với thông tin cụ thể hướng tới lợi ích của nhân viên. Khi nhân viên đã hài lòng với các nhiệm vụ, mục tiêu và quyền lợi được nhận, sẽ tập trung nỗ lực, qua đó hỗ trợ tăng trưởng kết cấu tổ chức.

Lợi ích khi quản lý nhân sự hiệu quả

Lợi ích khi quản lý nhân sự hiệu quả

Nghiệp vụ quản lý nhân sự có vai trò cực kỳ to lớn tới khả năng hoạt động và tăng trưởng của công ty, bởi con người chính là yếu tố khiến công ty có thể vận hành mà không một máy móc nào có thể thay thế được.

Do vậy, nhà quản lý nhân sự giỏi có khả năng đảm bảo những yếu tố sau để đem lại lợi ích cho công ty:

  • THÚC ĐẨY LỢI NHUẬN DOANH NGHIỆP: Tạo niềm tin, xây dựng văn hoá doanh nghiệp chính là nền tảng để doanh nghiệp có thể hoạt động kinh doanh hiệu quả, với lượng tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận hàng năm được cải thiện rõ rệt.
  • CÓ LỢI CHO VĂN HOÁ CÔNG SỞ: Thúc đẩy và khuyến khích nhân viên trong các phòng ban tương tác với nhau trong cả công việc và những mối quan tâm, sở thích thông qua các hoạt động thường niên trong tổ chức.
  • CHUẨN BỊ CHO CÁC BIẾN ĐỘNG LỚN TRÊN THỊ TRƯỜNG: Dự báo các thay đổi cần thiết, số lượng nhân viên yêu cầu và điều chỉnh cơ cấu nhân sự hợp lý để tăng gia sản xuất, phát triển bền vững, qua các biến cố đặc biệt như Thiên tai, dịch bệnh, hay khi đối thủ cạnh tranh cùng ngành quá phát triển.

Hậu quả khi không quản lý nhân sự hiệu quả

Các nhà quản lý nhân sự và chủ doanh nghiệp hiện tại thường có suy nghĩ rằng ‘Cùng lắm thì nhân viên lại nghỉ’. Đây là suy nghĩ sai lầm, bởi số lượng nhân sự có chuyên môn, năng lực và thái độ tốt hiện khá ít. Hơn thế nữa, còn khiến các nhân viên mới vào đã có cảm giác chán nản, muốn bỏ và không có nhu cầu trung thành với công ty.

Vậy, quy trình quản lý nhân sự không chặt chẽ sẽ dẫn đến những hậu quả gì?

  • Thông tin truyền đạt kém, sai sót, sai phạm trong hồ sơ, giấy tờ quản lý, gây mâu thuẫn tại công ty
  • Tuyển dụng sai nhân viên, dẫn đến biến động nhân sự lớn, suy giảm hiệu quả lao động
  • Tốn kém chi phí đào tạo, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu lương của doanh nghiệp, nguy hại cho quyền lợi của nhóm nhân viên đã có thâm niên, tạo không khí tiêu cực
  • Làm suy giảm uy tín công ty, với tiếng xấu là ‘nhà tuyển dụng kém; trên thị trường, bộ phận quản lý nhân sự sẽ vất vả hơn khi tuyển chọn nhân sự lứa sau.
  • Gây cảm xúc tiêu cực tới các nhân viên hiện đang công tác, dẫn tới mất tinh thần và gây cảm giác ‘oải’ và không còn động lực làm việc.
  • Vòng đời của doanh nghiệp kém, do thiếu sự kiểm soát chặt chẽ từ nhân sự, và hoàn toàn có thể kéo theo tới tất cả các vấn đề khác như tài chính, nguồn lực, tài sản …

5 nghiệp vụ chính trong quản lý nhân sự

Tuyển dụng

Tuyển dụng nhân sự, không đơn giản chỉ là tìm đủ lượng nhân viên để đáp ứng được nhu cầu hoạt động của công ty. Khi tận dụng hiệu quả, tuyển dụng chính là dấu hiệu cho thấy sự tăng trưởng kinh tế vượt bậc của công ty.

Doanh nghiệp chỉ có thể mở rộng số lượng nhân sự khi đã có cơ cấu lương ổn định, cũng như đã phát sinh thêm nhiều nghiệp vụ và loại hình công việc, qua đó cần thêm nhân lực để đáp ứng.

Hiện nay, có hai nguồn lực tìm kiếm tài năng, đó là thông qua các agent (công ty tuyển dụng), hay còn gọi là headhunter, khái niệm tuyển dụng hiệu quả không quá mới ở thị trường Việt Nam. Đây chính là các công ty cung cấp nguồn nhân lực lớn cho các ‘Khách hàng’, doanh nghiệp thuộc nhóm sản xuất, lắp đặt, dịch vụ và thương mại.

Tuy nhiên, điểm yếu khi tận dụng nguồn lực tìm kiếm ứng viên với công ty Headhunters chính là số lượng nhân sự cần phải đông thì mới có thể tiếp nhận được nhiều CV, với yêu cầu số lượng phải đủ lớn thì mới có thể xây dựng được các Hợp đồng Dịch vụ Tuyển dụng hiệu quả.

Cách thứ hai để doanh nghiệp có thể tìm thêm ứng viên đáng giá chính là xây dựng Thương hiệu doanh nghiệp, để tăng chất lượng hiệu quả tuyển dụng. Một số doanh nghiệp lớn như Pepsico, Techcombank và Khối ngân hàng nói chung đã và đang áp dụng phương thức này, bởi đây cũng chính là cách để tăng sự uy tín và hình ảnh của công ty.

Tuy nhiên, điểm yếu của cách làm này chính là bộ phận quản lý nhân sự cần phải đầu tư nhiều thời gian, công sức và kết hợp với bộ phận Truyền thông và Marketing để có thương hiệu tuyển dụng tốt nhất.

Nghiệp vụ và quy trình tuyển dụng nhìn chung khá đơn giản, tuy nhiên, nhân viên Nhân sự cần phải đảm bảo theo đúng quy trình để thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp tới cả Doanh nghiệp và ứng viên.

Một số nghiệp vụ cơ bản trong Quy trình Tuyển dụng

  1. Quảng bá hình ảnh tuyển dụng, lên kế hoạch tuyển dụng
  2. Tham gia trực tiếp vào quy trình Tuyển dụng
  3. Đánh giá hiệu quả và theo dõi kết quả tuyển dụng
  4. Tổng kết và báo cáo lãnh đạo

Quan hệ lao động, quản lý thông tin nhân sự

Đây là quy trình thủ tục hành chính cực kỳ quan trọng, để đảm bảo bộ phận quản lý nhân sự theo dõi đúng và đủ thông tin của nhân viên làm việc trong công ty, cùng với những thông báo, nhắc nhở kịp thời để đảm bảo rằng, bộ phận HR không bỏ lỡ bất cứ hoạt động quan trọng nào trong công ty.

Một số nghiệp vụ cơ bản của Quản lý thông tin nhân sự bao gồm:

  • Quản lý hồ sơ nhân sự
  • Quản lý hợp đồng lao động
  • Thực hiện các thủ tục cơ bản: bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển, nghỉ việc
  • Quy hoạch cán bộ
  • Quản lý khen thưởng
  • Quản lý sự cố
  • Thống kê báo cáo

Nói chung, nhân sự có nhiệm vụ phải có cái nhìn toàn cảnh, để nhìn thấu được tất cả các vấn đề trong quản lý nhân sự và điều phối nhân viên phù hợp với nhu cầu của công ty. Và để có thể làm được điều này hiệu quả, bộ phận quản lý nhân sự cần phải hiểu được mong muốn của nhân viên, thông qua nghiệp vụ đơn giản nhất chính là theo sát các hoạt động hàng ngày, cho thấy sự đồng cảm, thấu hiểu và có thể chia sẻ áp lực với nhân viên.

C&B – Phúc lợi và Đãi ngộ

Một số nghiệp vụ cơ bản của quản lý Phúc lợi & Đãi ngộ trong công ty, bao gồm:

Đánh giá hiệu quả công việc

Đánh giá hiệu quả công việc cung cấp cho các nhà quản lý nhân sự cái nhìn chi tiết về hiệu quả công việc của mỗi nhân sự, qua đó đưa ra Định hướng khen thưởng, với lộ trình thăng chức hợp lý nhất để thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên.

Ngoài ra, đây cũng là cách để sàng lọc những nhân viên làm việc thiếu chuyên nghiệp và không đem lại quá nhiều giá trị cho tổ chức, để có chế độ Thưởng/phạt hợp lý nhất.

Để có thể làm được điều này, nhà quản lý nhân sự cần theo dõi và giám sát công việc của nhân viên thông qua các Hệ thống có Tiêu chuẩn chung, qua đó có ‘bàn cân’ và đánh giá chất lượng giữa các nhân viên với nhau. Thông thường, các doanh nghiệp hiện tại sẽ tổng hợp hiệu quả và đưa ra phương án theo từng giai đoạn như Tuần/Tháng/Quý/Năm, với các đợt khen thưởng thường sẽ được diễn ra vào cuối năm.

Nghiệp vụ tổng thể cần biết trong quy trình Đánh giá hiệu quả công việc:

  • Nhà quản lý phòng ban chuẩn bị Job Description – Mô tả công việc thật chi tiết và thường được sử dụng luôn để tuyển dụng nhân sự phù hợp, kèm với tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả được phát hành song song.
  • Ứng viên khi đi làm sẽ thực hiện các Mô tả Công việc này, và có thể nêu thêm ý kiến cá nhân để cải thiện chất lượng công việc đang phụ trách
  • Nhà quản lý nhân sự giám sát tiến độ công việc theo từng tuần để có sửa đổi, bổ sung cần thiết
  • Sau mỗi tháng/quý/năm, nhân viên có nhiệm vụ tổng hợp công việc đã làm, tự đánh giá theo Bảng Tiêu chuẩn đã đề ra.
  • Nhà quản lý nhân sự qua đó đưa ra các nhận xét chi tiết, đánh giá Không Đạt/Đạt/ Xuất sắc , và cùng bộ phận quản lý nhân sự để xếp hạng khen thưởng trong phòng ban
  • Bộ phận quản lý nhân sự tổng hợp, sử dụng khung Tiêu chuẩn đã định sẵn, lên kế hoạch và đề xuất khen thưởng tới Ban Lãnh đạo
  • Đợt phê duyệt/ không phê duyệt, và công bố Kết quả kèm Thưởng trong các sự kiện định kỳ của doanh nghiệp.
  • Những nhân viên vi phạm quá nhiều, sẽ được nhắc riêng để cảnh cáo để cải thiện khả năng làm việc với công ty. Nếu không có khả năng đáp ứng, có thể sẽ bị đào thải nếu vi phạm quá nghiêm trọng.

Đào tạo và Phát triển

Đào tạo nhân sự là một phần không thể thiếu của quy trình quản lý nhân sự. Việc đào tạo và phát triển nhân sự đem lại nhiều lợi ích cho bản thân nhân viên và sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.

Đối với nhân viên, tham gia đào tạo giúp họ phát triển những kỹ năng cần thiết cho công việc và cuộc sống. Nhân viên được cọ sát và tiếp xúc với kiến thức và công cụ mới giúp tăng năng suất làm việc cá nhân. Từ đó, người lao động có thêm động lực và hoàn thiện bản thân hơn thông qua hoạt động đào tạo tại công ty.

Đối với doanh nghiệp, việc đào tạo giúp củng cố tài nguyên tri thức và hỗ trợ đạt được mục tiêu kinh doanh. Việc nâng cao hiệu suất làm việc của từng cá nhân đồng nghĩa với cải thiện hiệu quả làm việc của toàn công ty. Thông qua đào tạo, doanh nghiệp có thể kết nối tốt hơn với nhân viên và phát triển văn hóa của mình. Do đó, hoạt động đào tạo cần được chú trọng và bám sát vào mục tiêu phát triển của công ty.

Một số nghiệp vụ cơ bản cần biết trong quy trình đào tạo & phát triển:

  • Khảo sát nhu cầu đào tạo và phát triển
  • Lên kế hoạch Đào tạo kèm chi phí
  • Lựa chọn diễn giả và giáo viên phù hợp với mục tiêu Đào tạo
  • Thực hiện quy trình Đào tạo
  • Nhân viên làm bài Thi đánh giá sau Đào tạo
  • Tổng hợp và thông báo lại kết quả Đào tạo tới phòng ban liên quan

Quy trình quản lý nhân sự từ năm 2021 (Cập nhật)

Quy trình quản lý nhân sự năm 2021

Quy trình quản lý nguồn lực vốn là đầu việc không hề dễ làm, bởi còn tuỳ thuộc vào tính chất và quy mô của từng công ty. Do vậy, người quản lý giỏi khi tiến hành làm đầu việc này, cần xác định rõ nhu cầu kinh doanh của công ty, sự phức tạp để kết nối giữa các phòng ban, để song song theo đó có quy trình quản lý nhân sự hiệu quả.

Tổng hợp 10 bước cụ thể  (vui lòng bấm vào bài để biết thêm chi tiết) để lên quy trình quản lý nhân sự hiệu quả năm 2021

  1. Bước 1: Xây dựng chiến lược quản lý nhân sự phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể
  2. Bước 2: Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự, kết hợp với nhu cầu của từng phòng ban…
  3. Bước 3: Kết luận số lượng vị trí cần tìm kiếm, mức lương thưởng đãi ngộ phù hợp với từng yêu cầu
  4. Bước 3: Mô tả kế hoạch và công việc rõ ràng cho từng vị trí tuyển dụng
  5. Bước 4: Hướng dẫn cách thức làm việc cụ thể cho nhân sự mới vào để nhân viên có thể hòa nhập vào môi trường và văn hoá tại công ty
  6. Bước 5: Tổng kết bảng đánh giá để đảm bảo hiệu quả của từng đầu công việc
  7. Bước 6: Công bố mức thưởng, phạt rõ ràng, công bằng…
  8. Bước 7: Tổng kết các báo cáo theo giai đoạn, để làm bảng phân tích tổng hợp theo từng năm.

Lộ trình phát triển trong hệ thống quản lý nhân sự

Để có thể được thăng chức, nhân viên không chỉ cần đáp ứng đúng đủ, mà còn phải ‘thừa’ yêu cầu của quản lý để cho thấy tiềm năng phát triển tổ chức nếu nhân viên đó được đưa lên một vị trí mới. Tuy nhiên, để có sự công bằng nhất, nhà tuyển dụng và các cấp quản lý cần xác định được nhu cầu của doanh nghiệp để đưa ra lộ trình phát triển tốt nhất.

Hiện nay, có hai khái niệm, chính là phát triển trục Dọc và trục Ngang mà nhân sự nào cũng nên biết để xác định được mong muốn của bản thân mình.

Phát triển trục dọc chính là sự gắn kết với thâm niên lâu năm với một tổ chức để được tăng vị trí, lương thưởng và tầm quan trọng của mình với tổ chức đó. Đây chính là vị trí lý tưởng cho bộ phận quản lý nhân sự yêu cầu sự ổn định cao, để có thể thăng tiến trong công việc.

Tuy nhiên, nhược điểm của phát triển trục dọc chính là tuy nhân viên được phát triển chuyên môn cho vị trí đó rất tốt, nhưng lại thiếu đi trải nghiệm thực tế từ thị trường. Do vậy, khi thị trường mở ra với nhiều nhân tài ở ngoài thị trường hơn, nhân sự này sẽ rất khó cạnh tranh để đạt được vị trí tương tự ở các tổ chức khác khi chuyển việc

Phát triển trục ngang chính là bổ sung trải nghiệm trong nhiều môi trường, nhiều vị trí để có cái nhìn toàn cảnh nhất về môi trường làm việc nói chung,

Nhược điểm của phát triển trục ngang lại chính là thiếu sự gắn kết với tổ chức và chỉ tập trung vào lợi ích và kinh nghiệm của bản thân, do vậy mức lương thưởng và chế độ sẽ không thể tốt giống như khi kết dính vào một doanh nghiệp.

Do vậy, lời khuyên của tôi với các bạn trẻ chính là hãy tìm hiểu về mọi thứ khi còn trẻ, và cố gắng sớm nhận ra niềm yêu thích của cá nhân ở độ tuổi dưới 30, qua đó có định hướng phát triển lâu dài sau khi đã tìm được ra đam mê của mình.

Đây cũng chính là cách để các công ty có sự ổn định nhân sự, nhân viên thực sự có đủ nền tảng cá nhân để tập trung công hiến, để cùng phát triển để tăng trưởng kinh doanh của doanh nghiệp.

Bậc lương của các nhóm lao động hiện nay

Mức lương giữa các ngành nghề thường có sự giao động nhất định, tuỳ thuộc vào chuyên môn và cấp độ khó của từng lĩnh vực. Hãy cùng tham khảo mức lương trung bình dựa theo 300.000 công việc và 3 triệu hồ sơ, theo nguồn Vietnamwork.

Học gì để làm nhân sự?

Quản lý nhân sự vốn là công việc không quá khó làm, tuy nhiên lại đòi hỏi nhân sự đầu tư khá nhiều thời gian vào học tập, nghiên cứu, tìm hiểu và trải nghiệm môi trường làm việc thực tế.

Hiện nay, hầu hết các trường đại học tại Việt Nam đều đang có Ngành học Quản lý nhân sự (Ở cả bậc cử nhân, thạc sĩ và tiến sĩ). Tuy nhiên, đây lại là chuyên môn có khá nhiều người làm trái ngành so với khi đi học, bởi nghiệp vụ cơ bản không quá khó đối với nhóm nhân sự có chuyên môn thấp.

Do vậy, để có thể trở thành nhà quản lý nhân sự giỏi, không nhất thiết các bạn trẻ phải có kỹ năng chuyên môn sâu. Tuy nhiên, đây lại là công việc đòi hỏi sự nhẫn nại, chăm chỉ với thái độ ân cần và khiêm nhường trong giao tiếp.

Vậy, cán bộ HR cần có những kỹ năng gì để có thể quản lý nhân sự hiệu quả?

Kỹ năng cần thiết trong quản lý nhân sự

Kỹ năng quản lý nhân sự

Định hướng nghề quản lý nhân sự ngay từ khi còn đang đi học chính là cách để cán bộ có kỹ năng và tư duy quản lý nhân sự ngay từ khi còn đang ngồi trên ghế nhà trường. Thực tế khi đi làm, nhân viên nhân sự sẽ cần đến cả kỹ năng cứng và mềm để xử lý công việc.

Kỹ năng chuyên môn của nhân sự

Một người quản lý nhân sự có kinh nghiệm cần phải linh hoạt và có đầy đủ những kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả như:

  • Dự đoán được nhu cầu nhân sự, dựa theo tình hình tăng trưởng kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Biết cách hoạch định và cơ cấu lại nhân sự doanh nghiệp, đảm bảo rằng nhóm nhân sự tiềm năng được trọng dựng ở những vị trí phù hợp.
  • Phân tích và vẽ được chân dung nhân sự tiềm năng cần tuyển dụng
  • Chịu trách nhiệm thúc đẩy các bên đưa thông tin về Số lượng nhân sự và Mô tả vị trí yêu cầu.
  • Xây dựng và triển khai các buổi phỏng vấn nhân sự thành công và hiệu quả
  • Chuẩn bị được những câu hỏi và trả lời cần thiết cho một buổi phỏng vấn để tìm ra nhân sự tài năng
  • Phát triển được hệ thống liên lạc và cung cấp thông tin nội bộ hai chiều (quản lý và nhân viên)
  • Xây dựng được các chương trình hội nhập nhân viên mới, và các chương trình đào tạo nhân sự doanh nghiệp cần thiết.

Kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả

Công việc nhân sự cần tính ổn định và đều đặn với số lượng đầu công việc khôgn quá cao. Tuy nhiên, một nhà quản lý nhân sự giỏi sẽ cần có các nhiệm vụ:

  • Xây dựng chiến lược và quản lý nhân sự hiệu quả
  • Phát triển các kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
  • Xây dựng, thiết lập hoặc cơ cấu hóa bộ máy doanh nghiệp
  • Biết cách lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và đưa ra các phương án nâng cao chất lượng doanh nghiệp hiệu quả
  • Xây dựng chính sách và các phúc lợi cho nhân viên (lương bổng, thưởng, phụ cấp,..)

Tâm huyết với nghề quản lý nhân sự

Người làm quản lý giỏi thường có tâm huyết và nhiệt huyết làm việc với doanh nghiệp nhất. Họ là những người “bảo mẫu” của doanh nghiệp, chăm lo tới công việc và nhu cầu của nhân viên, cũng như bám sát chiến lược doanh nghiệp. Họ cần phải công tâm và đảm bảo công bằng giữa nhân viên và quản lý.

Ngoài ra, kỹ năng mềm mà người quản lý nhân sự cần biết là có khả năng phân tích, tổ chức nguồn lực trong doanh nghiệp. Ngoài ra khả năng giao tiếp và đàm phán là kỹ năng không thể thiếu để thương thuyết và đạt được mục tiêu cho quản lý nhân sự.

Kỹ năng giao tiếp trong quản lý nhân sự

Làm quản lý nhân sự cần phải có khả năng giao tiếp hiệu quả với một hoặc một nhóm người. Do vậy, nhân viên nhân sự cần nhạy bén và khéo léo trong lời ăn tiếng nói để tránh xảy ra mâu thuẫn không cần thiết. Họ cũng là một “chuyên gia tâm lý” hiểu rõ tính chất từng công việc cũng như sẵn sàng hỗ trợ nhân viên đưa ra những lời khuyên thích hợp nhất.

Một vài dấu hiệu để nhận biết một nhân viên nhân sự có kỹ năng giao tiếp có thể được kể đến là:

  • Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mình
  • Có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục
  • Có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh
  • Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống
  • Học cách ăn nói lưu loát và biết lắng nghe, rèn luyện khả năng truyền đạt tốt mệnh lệnh cho mọi người

Kỹ năng đàm phán và thuyết phục

Kỹ năng đàm phán và thuyết phục trong doanh nghiệp hỗ trợ người quản lý nhân sự hiệu quả, thay mặt doanh nghiệp, để có thể thu hút người tài về làm việc với tổ chức:

  • Thương lượng với nhân viên mới, cũ về lương, thưởng
  • Đứng ra hòa giải giữa nhân sự và doanh nghiệp trong xung đột, tranh chấp,…
  • Thuyết phục cấp trên chấp nhận những kế hoạch do bộ phận HR đề xuất với doanh nghiệp.
  • Sử dụng trong tuyển dụng nhân sự để thương lượng mức lương, vị trí,…

Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý tình huống

Về bản chất, quản lý nhân sự chính là làm việc với con người. Do vậy, một người làm nhân sự cần có khả năng phát hiện, giải quyết vấn đề và chất lượng ra quyết định thể hiện trình độ năng lực của một người quản lý để vượt lên trên các đối thủ cạnh tranh.

Trong quá trình làm việc, bộ phận quản lý nhân sự sẽ giải quyết rất nhiều tình huống mâu thuẫn giữa người lao động và doanh nghiệp và phải giải quyết bài toán khó này để không làm mất lòng hai bên. Người làm nhân sự cần có một “cái đầu tỉnh và một trái tim nóng”. Đó là lý do những người làm nhân sự, đặc biệt với nhóm quản lý trực tiếp, cần phải học kỹ năng xử lý tình huống.

Khả năng làm việc chịu áp lực cao

Chịu áp lực công việc là yêu cầu tối thiểu mà người quản lý nhân sự cần có, bởi bộ phận quản lý nhân sự chính là phòng ban đứng giữa tất cả các bộ phận trong tổ chức.

Hàng ngày một người quản lý nhân sự cần đối mặt với rất nhiều công việc khác nhau, giải quyết gần như cùng lúc với nhau. Nếu nhân viên nhân sự không luyện tập được kỹ năng trên sẽ dễ căng thẳng trong khi áp lực từ công việc ngày một tăng.

Kỹ năng làm việc nhóm

Đối với những công ty lớn có quy trình quản lý nhân sự bài bản, một nhân viên nhân sự không thể nào đảm nhận cùng lúc tất cả các công việc trong công ty mà chỉ có thể đảm nhận từng phần. Điều này đặc biệt quan trọng ở nhóm doanh nghiệp có số lượng từ 200 nhân sự trở lên.

Vì thế, trong công việc, bộ phận quản lý nhân sự cần có sự hỗ trợ của các phòng ban khác và các bộ phận chức năng để hoàn thành công việc. Nếu bạn là một thành viên của nhóm, thành công hay thất bại của nhóm cũng chính là thành công hay thất bại của bạn. Vì thế, nhân viên HR cần hoà đồng với mọi người và phối hợp thật tốt với nhóm của bạn để công việc được tiến hành thuận lợi.

Khả năng lắng nghe

Để trau dồi các kiến thức cũng như nâng cao kỹ năng của mình, người làm nghề nhân sự cần biết “lắng nghe”! Đi sâu đi sát với nhân viên và kịp thời điều chỉnh những quan hệ lao động một cách nhanh kịp thời trong mọi tình huống, biến cố.

Thỉnh thoảng, một giám đốc nhân sự giỏi còn phải biến mình thành một thuyết khách, nhà ngoại giao giỏi, giúp động viên, hợp lực toàn công ty để cùng “lái con thuyền doanh nghiệp” đi lên.

Đọc vị người đối diện

Nắm bắt tâm lý người khác tốt sẽ giúp anh/chị rất nhiều khi phỏng vấn ứng viên, nhận biết, đánh giá chính xác được tiềm năng của họ. Nếu có khả năng này thì anh/chị dễ dàng trong việc tiếp cận, chia sẻ và giữ nhân viên giỏi trong công ty tránh tình trạng “nhảy việc”.

Trong bất cứ công ty nào thì bộ phận quản lý nhân sự cũng luôn luôn phải là người dung hòa giữa người lao động và người sử dụng lao động. Do đó, người phụ trách nhân sự phải có các nguyên tắc cơ bản để đảm bảo quyền lợi chính đáng cho cả hai bên. Đối với tôi, điều quan trọng nhất là công ty phải tuân thủ theo các yêu cầu về luật pháp. Ngoài ra, người làm nhân sự cũng phải luôn quan tâm đến hoàn cảnh của cá nhân.

Nói cách khác, đây chính là cách đọc ngôn ngữ cơ thể để hiểu được mong muốn và nhu cầu của người đối diện. Để thực hành kỹ năng này khá khó, cần đến kinh nghiệm lâu năm và sự thấu hiểu thị trường sâu sắc.

Các mạng công nghiệp 4.0

Chuyển đổi số 4.0 trong quản lý nhân sự

Chuyển đổi số có vai trò cực kỳ quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự hiện tại. Báo cáo của các công ty nghiên cứu thị trường lớn như Gartner, IDC… đều chỉ ra rằng chuyển đổi số thực sự mang lại rất nhiều lợi ích cho mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp: từ điều hành quản lý đến nghiên cứu, kinh doanh…

Cách mạng công nghiệp số là cuộc cách mạng số 4 trong lịch sử thế giới, nói theo cách đơn giản, chính là thay đổi phương thức con người giao tiếp, phát triển cũng như cải tiến phương thức tương tác với xã hội. Đây là cuộc cách mạng đặc biệt quan trọng, bởi Việt Nam là quốc gia không có lợi từ 3 cuộc cách mạng trước đó:

  1. Cuối thế kỷ 18, đầu thế kỷ 19: Cách mạng công nghệ lần thứ nhất tập trung vào sản xuất cơ khí, máy móc dựa vào động cơ hơi nước
  2. Cuối thế kỷ 19, đầu thế kỷ 20: Cách mạng công nghiệp lần thứ hai tập trung vào sản xuất hàng loạt với máy móc dựa theo năng lượng điện
  3. Từ thập kỷ 70, đầu thế kỷ 20: Cách mạng công nghiệp lần thứ 3 tự động hoá với máy tính, điện tử, hay còn gọi là cách mạng số hoá
  4. Bắt đầu từ thế kỷ 20: Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 chính sự kế thừa từ lần thứ 3, để sản xuất thông minh nhờ vào đột phá từ Công nghệ số

Có thể thấy rằng cuộc cách mạng thứ 4, Digital 4.0 chính là cơ hội để Việt Nam khẳng định vị thế của mình với thế giới. Do vậy, rất nhiều ngành nghề và doanh nghiệp lớn đã chuyển đổi theo Chiến dịch này để bắt kịp với xu hướng mới của xã hội. Trong số đó có ngành quản lý nhân sự.

Quản lý nhân sự 4.0

Quản lý nhân sự 4.0 còn được gọi là phương thức quản lý con người thông qua các công cụ số để tối ưu hoá chất lượng và hiệu quả công việc, thông qua hàng loạt các giải pháp nền tảng Đám mây (Cloud) kín, để tăng tính bảo mật, kết nối và cải thiện phương thức làm việc trong doanh nghiệp.

Qua đó, người làm quản lý nhân sự có thể lựa chọn Giải pháp Công nghệ phù hợp với nghiệp vụ của phòng ban và hệ thống hoá toàn bộ cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp lên Cloud (Điện toán đám mây), để tăng tính tiện lợi và tối ưu thời gian làm việc.

Lý do cần chuyển đổi phương thức quản lý sang thời đại 4.0

Đây là thời điểm doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình làm việc, và tập trung vào tối ưu hiệu quả thay vì chỉ tập trung vào số lượng, qua đó có thể thay thế hoàn toàn phương pháp làm việc thủ công, nhập tay…

Tối ưu hóa để tìm ra các điểm sai sót, dư thừa trong nguồn lực, qua đó tìm ra phương pháp cắt giảm chi phí vận hành như thời gian thời gian (là yếu tố quan trọng nhất), chi phí nhân lực, chi phí giấy tờ, phát sinh do độ trễ nải…

Ngoài ra, công nghệ số 4.0 còn hỗ trợ doanh nghiệp có những dự báo chính xác về tình hình kinh tế trong tương lai, qua đó có thể lên định hướng và kế hoạch mở rộng quy mô bất cứ lúc nào. Qua đó, đây chính là cơ hội để doanh nghiệp chiếm ưu thế chủ động, thay vì ‘chờ đợi để cơ hội tới’, thông qua dự đoán về biến động nhân sự trong tương lai.

Những lợi ích dễ nhận biết nhất của chuyển đổi số đối với mảng quản lý nhân sự trong doanh nghiệp chính là cắt giảm chi phí vận hành, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn trong thời gian dài hơn, lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn nhờ hệ thống báo cáo thông suốt kịp thời, tối ưu hóa được năng suất làm việc của nhân viên… những điều này giúp tăng hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp được nâng cao.

Tính chất nguồn lực biến đổi theo cách mạng số 4.0

Có thể thấy, thay vì chỉ sử dụng một nguồn nhân lực trên một đất nước như hiện nay, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tận dụng sức mạnh của Công nghệ số 4.0 để tuyển dụng nhân tài trên khắp thế giới. Hiện nay, đã và đang có rất nhiều ứng dụng quản lý nhân sự đang liên tục được cập nhật để phục vụ cho nhu cầu này.

Vì thế, thay vì phong cách quản lý ‘rập khuôn’ và thiếu tính linh hoạt như trước, bộ phận quản lý nhân sự cần đặc biệt quan tâm đến nguồn gốc xuất xứ của ứng viên để đưa ra những chính sách hợp lý, phù hợp với nhu cầu phát triển của cả người lao động và doanh nghiệp.

Nhược điểm cần biết khi tham gia vào Xu hướng chuyển đổi số 4.0

Tính bảo mật của dữ liệu chính là vấn đề quan trọng nhất của doanh nghiệp trong thời đại số 4.0. Doanh nghiệp cần đầu tư nền tảng để quản lý nhân sự với lượng dữ liệu tương đối lớn, để có thể bảo mật bí mật kinh doanh, thông tin của nhân sự trong công ty, cũng như hệ thống báo cáo và tài liệu quan trọng.

Một số phần mềm quản lý nhân sự phổ biến hiện nay

Nhược điểm kể trên vốn rất khó khăn để khắc phục, cũng bởi hiện có quá nhiều tác động ngoại cảnh và đối thủ cạnh tranh. Do vậy, bộ phận quản lý nhân sự sẽ cần đến nền tảng quản lý nhân sự an toàn, tính bảo mật cao và đặc biệt cần đến quy trình chăm sóc khách hàng tận tình, để có thể giải đáp mọi thắc mắc, cũng như khó khăn của doanh nghiệp khi mới tiếp cận phần mềm.

Nền tảng quản trị nguồn nhân lực toàn diện AMIS HRM chính là một trong những giải pháp hiệu quả hiện nay. Nền tảng AMIS HRM có tới 12 ứng dụng đã và đang phát triển dựa theo nhu cầu nghiệp vụ của khách hàng, tuỳ theo mỗi lĩnh vực kinh doanh. Vì vậy, nền tảng quản lý nhân sự HRM đặc biệt dễ sử dụng, tương thích với mọi thiết bị và có thể đáp ứng được cả những nghiệp vụ đơn giản và phức tạp của bộ phận quản lý nhân sự lẫn nhân viên.

Yếu tố ảnh hưởng tới quy trình quản lý nhân sự thời 4.0

Yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nhân sự

Môi trường quản lý dưới tác động của đa dạng văn hoá

Ngoài nội bộ, quản lý nhân sự trong chuyển đổi số 4.0 cũng đã và đang gặp khá nhiều vấn đề, đặc biệt khi thị trường nhân sự biến động, bởi kinh tế phát triển tạo ra nhiều cơ hội công việc hơn so với trước kia. Hơn thế nữa, số lượng hộ kinh doanh vẫn đang trong thời điểm bùng nổ, khiến người lao động có rất nhiều lựa chọn và cơ hội triển vọng.

Chất lượng nhân sự và độ phù hợp với doanh nghiệp cũng là một điều đáng nói. Hệ thống giáo dục ngày càng mở, khiến các bạn trẻ sau này có suy nghĩ thoáng hơn, tự lập hơn, ấp ủ nhiều ý định khởi nghiệp. Chính điều này cũng đang gián tiếp tác động lên công việc tìm kiếm tài năng của các nhà quản lý nhân sự.

Ngoài ra, các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay còn phát sinh ti tỉ nhiều vấn đề với nhân sự thế hệ mới, đặc biệt khi các bạn trẻ hiện nay có rất nhiều kỹ năng công việc tốt, thích ứng tốt với công nghệ, tuy nhiên lại không có chuyên môn sâu trong một lĩnh vực.

Các bạn trẻ này nếu ‘hiểu chuyện’ và kiên nhẫn làm việc với lứa trước, sẽ thực sự trở thành các tâm điểm sáng của nguồn Lao động Việt Nam. Thái độ ngạo mạn, kiêu căng bởi đã có chuyên môn tốt lại chính là cản trở của các bạn, khiến tỷ lệ thất nghiệp tăng cao do không thể phù hợp với văn hoá, trong khi đó doanh nghiệp vẫn thiếu tài năng.

Do vậy, các nhà quản lý nhân sự và nhà tuyển dụng hiện nay cũng cần sử dụng yếu tố công nghệ trong nghiệp vụ làm việc để bắt kịp với thị trường, mở rộng kết nối để tìm tới thế hệ Z tốt hơn, cũng như để cập nhật những tiện ích tốt nhất dành cho chính nghiệp vụ Nhân sự.

Ngoài ra, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng ít nhiều bị ảnh hưởng từ yêu cầu của nhà đầu tư, nhất là khi đây chính là nguồn vốn đầu tư chính vào hoạt động thường ngày của doanh nghiệp. Qua đó, quản lý nhân sự cũng phải chịu áp lực từ phía ban Lãnh đạo, bắt buộc phải tìm kiếm những tài năng và ứng viên thực sự phù hợp với yêu cầu công việc.

Yếu tố khách hàng, đặc biệt khi thị trường ngày cạnh tranh, lượng khách hàng ngày một ít cũng là áp lực gián tiếp lên quy trình quản lý nhân sự. Qua đó, các nhà quản lý nhân sự bắt buộc phải lựa chọn kỹ lưỡng và cẩn thận hơn, để đảm bảo giảm thiểu sự biến động của tỷ lệ nhân sự, nhất là khi khả năng chịu áp lực ngày càng kém, đặc biệt ở thế hệ Z.

Ngoài ra, anh chị vui lòng tham khảo thêm một số yếu tố ngoại cảnh đang có tác động trực tiếp tới chiến lược quản lý nhân sự của doanh nghiệp.

Đặc điểm quản lý nhân sự tại Việt Nam

Việt Nam vốn có nguồn lực lao động trẻ, và đây chính là nguồn nhân lực quan trọng để phát triển nền tảng Công nghệ số 4.0. Để có thể hiểu được hơn về vấn đề này, anh chị vui lòng tham khảo thêm bài viết ‘Quản lý nhân sự tại Việt Nam’ để có cái nhìn toàn cảnh về thị trường nhân sự tại Việt Nam. Qua đó anh chị có thể tùy chỉnh, sửa đổi một số vai trò của quản lý nhân sự sao cho phù hợp với bối cảnh thị trường Việt Nam hiện tại.

Môi trường quản lý nhân sự

Môi trường quản lý nhân sự

Ứng dụng quản lý nhân sự đa ngành nghề

Quản lý nhân sự đa ngành nghề chính là một trong những thử thách ‘khó nhằn’ nhất, đặc biệt với phòng ban Nhân sự, bởi sẽ đòi hỏi một lượng kiến thức khổng lồ, kinh nghiệm làm việc với chức năng chuyên môn đó trước khi thực sự có thể ‘quản lý’ đa ngành.

Do vậy, để làm được điều này, bộ phận quản lý nhân sự cần hiểu rất rõ về quy tắc ngành nghề, hệ thống thiết lập phòng ban của công ty, không ngừng học hỏi, trao đổi và bổ sung kiến thức để có thể giao tiếp và lấy tối đa thông tin từ phía bộ phận, do đây chính là những tư liệu hữu ích phục vụ công tác tuyển dụng, lên kế hoạch đào tạo nhân sự cũng như tìm chuyên gia cho các buổi phát triển và đào tạo.

Đặc điểm quản lý nhân sự khối SME

Khối SME – Small to Medium Enterprise được tính với nhóm doanh nghiệp có số lượng dưới 200 nhân viên, và có thể hoạt động trong đa ngành nghề như Dịch vụ, Thương mại, Sản xuất và Lắp đặt. Qua đó có thể thấy, Việt Nam là một trong những đất nước ‘nổi tiếng’ với số lượng doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ đặc biệt đông đúc, khi những doanh nghiệp chỉ từ 2 nhân viên vận hành là đã có thể hoàn toàn hoạt động. Vậy, quản trị doanh nghiệp SME thế nào là hiệu quả?

Đầu tiên, phải nhận định rằng, phần lớn lượng nhân sự trong khối SME hầu hết là làm parttime để cắt giảm tối thiểu chi phí cho doanh nghiệp, do vậy, vấn đề về ca kíp, cũng như chế độ SME rất biến động, chủ doanh nghiệp sẽ kiêm làm quản lý nhân sự, qua đó đôi khi sẽ có góc nhìn phiến diện khi sử dụng tài năng, đặc biệt khi doanh nghiệp khởi nghiệp bắt buộc phải ‘làm ra tiền’, có doanh thu ngay lập tức để nuôi sống bộ máy.

Thực tế cho thấy, lời khuyên cho chuỗi doanh nghiệp siêu nhỏ này chính là ‘Tự thân vận động’, tự làm sếp, tự làm nhân viên, qua đó để có một mô hình kinh doanh hoàn chỉnh, vận hành trơn tru để hệ thống lớn dần, sau đó mới thuê thêm nhân viên.

Với nhóm doanh nghiệp có quy mô lớn hơn, từ 20-100 người, bài toán sẽ đơn giản hơn, bởi với số lượng này, các đội nhóm sẽ được hình thành. Qua đó, chủ doanh nghiệp, kiêm luôn cả quản lý nhân sự, sẽ có thể trực tiếp tiếp nhận thông tin từ phía nhân sự để có những cải cách, thay đổi hiệu quả sao cho phù hợp với nhu cầu của nhân viên trong từng giai đoạn này.

Đặc điểm nhân sự doanh nghiệp vừa và lớn

Bộ máy luôn là vấn đề đau đầu nhất, đặc biệt là làm thế nào để nhân sự làm việc hiệu quả để có thể đem đến thành quả lao động tốt nhất. Do vậy, với doanh nghiệp có số lượng từ 100 người trở lên, quản lý nhân sự tốt nhất nên làm việc trực tiếp với trưởng bộ phận để nắm bắt tình hình trong đội ngũ, để cố gắng đưa ra cải thiện về lương thưởng, đào tạo, qua đó thúc đẩy quá trình kinh doanh hiệu quả.

Bài toán của nhóm doanh nghiệp này chính là làm sao để kết nối các phòng ban lại với nhau, để không đem lại cảm giác xa lạ, khó thân thiết, gần gũi… qua đó đẩy mạnh được tinh thần văn hoá đồng đội của cả công ty.

Đặc điểm nhân sự khối sản xuất, lắp đặt

Vốn dĩ, đây là nhóm nhân sự không có chuyên môn quá cao, đặc biệt ở trong bộ phận vận hành, lắp đặt… Cơ bản, chỉ cần đảm bảo chính sách đãi ngộ tốt, văn hoá vui vẻ, hoà đồng, nhân sự theo sát nhu cầu của công nhân để cải thiện môi trường làm việc, giữ an toàn sức khoẻ cùng với nhiều hoạt động văn hoá diễn ra trong công ty … là đã quá đủ để giữ chân nhân viên, và khiến anh em trở nên vui vẻ hơn, tăng tính kết nối kể cả với các hoạt động sau giờ làm việc.

Đặc điểm nhân sự khối dịch vụ

Khối dịch vụ ở đây có thể hiểu là những nhóm ngành nghề buôn bán sản phẩm phi vật thể, ví dụ như du lịch, khách sạn, dịch vụ rửa xe, vận tải … qua đó người bán sẽ cung cấp dịch vụ trực tiếp tới người mua, với điều khoản làm việc bắt buộc chính là Hợp đồng hợp tác.

Do vậy, để làm được lĩnh vực dịch vụ, nhân sự cần theo rất sát thị trường để hiểu được vấn đề của nhân viên hành nghề, qua đó đưa ra hướng giải quyết. Với tính chất cần chặt chẽ như vậy, ở hầu hết các công ty hiện tại, bộ phận quản lý nhân sự chỉ đóng vai trò với nhiệm vụ C&B là chủ chốt, còn các vấn đề khác liên quan tới con người, thông thường giám đốc và chủ doanh nghiệp hoặc trưởng bộ phận sẽ là người trực tiếp xử lý.

Đặc điểm nhân sự khối thương mại

Có thể hiểu rằng, đây là khối buôn đi bán lại nhóm sản phẩm có vật thể, hàng tiêu dùng, điện tử và công cụ cầm nắm được hữu ích cho người sử dụng.

Nghiệp vụ nhân sự trong khối thương mại chính là gắn kết được yếu tố con người với máy móc, để vận hành sao cho trơn tru, đúng khớp qua đó có thể đẩy mạnh được tính hiệu quả.

Để làm được điều này, thông thường, các chuỗi cung ứng thương mại lớn thường thuê nhóm nhân viên đã được chuyên biệt hoá về quy trình làm việc, với lượng kiến thức không cần quá lớn là đã có thể đáp ứng với nhu cầu công việc.

Nhân sự Quốc tế

Quản lý nguồn nhân sự Quốc tế (IHRM) được hiểu là bài toán của các doanh nghiệp tận dụng nguồn lực quốc tế, qua đó phải quản trị hệ thống 100% với hệ thống chuyển đổi số 4.0. Qua đó, IHRM cũng như quản lý nhân sự thông thường, đó là bao gồm các chức năng nhân sự ‘điển hình’ như tuyển dụng, lựa chọn, quản lý hiệu suất, đào tạo và phát triển, và thù lao, tuy nhiên các nghiệp vụ này sẽ được ‘nâng tầm’ quốc tế, với tiêu chuẩn, chính sách gắt gao hơn, để có thể đảm bảo quyền lợi cho nhân viên có nguồn gốc từ nhiều nơi trên thế giới.

Qua đó, nghiệp vụ quản lý nhân sự IHRM còn bao gồm các hoạt động nhân sự bổ sung quan trọng khác như quản lý người nước ngoài, quan hệ lao động (ví dụ: các thỏa thuận tập thể quốc tế / hợp đồng lao động khác nhau để đáp ứng các yêu cầu pháp lý và thuế của các quốc gia khác nhau), với kế hoạch và chiến lược kế thừa quy trình, có thể áp dụng toàn cầu, v.v.

Qua đó, có thể thấy rằng, IHRM vốn là nghiệp vụ không đơn giản, bởi người làm quản lý nhân sự trong bối cảnh này sẽ cần phải xem xét tới nhiều yếu tố, cụ thể với các nghiệp vụ như:

Làm việc trong môi trường đa văn hóa: quản lý các hoạt động nhân sự trong bất kỳ tổ chức nào từ góc độ quốc tế (ví dụ: xem xét các xu hướng toàn cầu, tài năng, v.v.)

Khác biệt vùng miền, bởi các quốc gia chắc chắn sẽ có sự chênh lệch về chính sách khi thực hiện, ví dụ như xem xét điều chỉnh điều khoản quan hệ lao động để công tác HRM phù hợp với văn hoá địa phương hơn.

Nghiệp vụ dành cho nhóm doanh nghiệp đa quốc gia (MNE): quản lý các hoạt động nhân sự cho các tổ chức có văn phòng và nhân viên hoặc đại diện trải rộng trên hai hoặc nhiều quốc gia.

Qua đó, nhóm doanh nghiệp đa quốc gia này sẽ cần phải xem xét tới nhiều yếu tố để tiếp cận nhân sự trên nhiều quốc gia, chứ không đơn giản là chỉ cần có một hệ thống, là mọi thứ sẽ hoạt động trơn tru, hiệu quả.

Một số loại giấy tờ IHRM bắt buộc phải xử lý trong công tác quản lý nhân sự đa quốc gia: các vấn đề pháp lý, giờ nghỉ/ giờ làm của người lao động, quy định về thuế, quan hệ lao động, luật pháp, nhập cư và văn hóa. Tuy nhiên, tất cả các hoạt động quản lý nhân sự này đều cần phải tuân thủ một nhiệm vụ quốc tế đồng nhất trong doanh nghiệp.

(Nguồn: AHRI & De Cieri và Kramar và cộng sự, 2008, Quản lý nguồn nhân lực ở Úc, McGraw-Hill)

Tóm tắt

Tóm tắt về quản lý nhân sự

Có thể thấy, chủ đề ‘Quản lý nhân sự’ có thể nói cả ngày và không bao giờ hết chuyện. Do vậy, cơ bản với bài viết trên, chúng tôi xin phép cung cấp tới các anh chị một số thông tin quan trọng về:

Quản lý nhân sự là gì và vai trò của chuyển đổi số 4.0 trong ngành nghề quản lý nguồn lực

  • Một số nghiệp vụ quan trọng của quản lý nhân sự
  • Yếu tố bên trong/ bên ngoài ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình quản lý nhân sự
  • Kỹ năng cần thiết để thực hiện nghiệp vụ quản lý nhân sự
  • Đặc điểm của khối nhân sự đa ngành, hỗ trợ người tuyển dụng có cái nhìn rộng nhất, qua đó có phương án lựa chọn người hiệu quả nhất.
  • Giới thiệu qua về sản phẩm AMIS MISA, nền tảng quản trị nguồn nhân lực, chính là lợi thế để bật lên trong bối cảnh Chuyển đổi số 4.0 với rất nhiều biện động.

Có thông tin gì cần tư vấn thêm, anh chị vui lòng để lại email và số điện thoại, bên mình sẽ có bạn tư vấn viên liên hệ với anh chị trong thời gian sớm nhất.

Trân trọng