3+ Phương pháp phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực

Làm nhân sự, công việc cần phải làm trong doanh nghiệp là gì? Bài viết sau đây sẽ phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực. Đồng thời cung cấp những phương pháp phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực được sử dụng hiện nay.

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

1. Phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực

Phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực là quá trình thu thập, phân tích và ghi nhận các thông tin liên quan đến một công việc cụ thể trong tổ chức. Điều này bao gồm việc xác định các nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng, kiến thức, và năng lực cần thiết để thực hiện công việc đó. Quá trình này giúp xây dựng các tài liệu quan trọng như bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc.

Thông thường, mỗi HR khi tiến hành phân tích câu hỏi, sẽ phải trả lời các câu hỏi như sau:

• Nhân viên đó cần thực hiện những công việc gì?
• Công việc sẽ được hoàn thiện trong thời gian bao lâu?
• Địa điểm để thực hiện và hoàn thiện công việc là ở đâu?
• Quy trình và nội dung công việc cho nhân viên đó như thế nào?
• Lý do mà nhân viên phải thực hiện công việc này?
• Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm (trình độ) của nhân viên?

Việc trả lời được bộ câu hỏi trên khi phân tích công việc, các HR hay những người có vai trò quản trị nhân lực sẽ có được một bản tóm tắt các nhiệm vụ, trách nhiệm của từng nhân viên cho từng vị trí công việc, mối liên hệ công công việc với các bộ phận kèm theo yêu cầu cụ thể cho từng vị trí.

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản trị nguồn nhân sự, bạn vui lòng để lại thông tin dưới đây, đội ngũ nhân viên MISA AMIS sẽ hỗ trợ và tư vấn cho bạn:

2. Vai trò & lợi ích của phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực?

2.1 Vai trò của phân tích công việc trong nhân sự:

• Xây dựng hệ thống nhân sự: Phân tích công việc giúp xác định rõ ràng các yêu cầu cho từng vị trí, từ đó hỗ trợ trong việc tuyển dụng, đào tạo, và đánh giá hiệu suất của nhân viên. Từ đó xây dựng được bảng mô tả công việc chuẩn cho công việc.
• Tuyển dụng và lựa chọn: Khi đã có bản mô tả công việc chi tiết, quá trình tuyển dụng sẽ trở nên dễ dàng hơn vì nhà tuyển dụng biết rõ những gì cần tìm kiếm ở ứng viên.
• Đào tạo và phát triển: Thông tin từ phân tích công việc giúp xác định nhu cầu đào tạo cụ thể cho từng vị trí, đảm bảo nhân viên được trang bị đủ kỹ năng để hoàn thành nhiệm vụ của họ.
• Đánh giá hiệu suất: Phân tích công việc cung cấp các tiêu chuẩn để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, giúp đảm bảo tính công bằng và khách quan trong quá trình đánh giá.
• Quản lý lương thưởng: Giúp xây dựng các cấu trúc lương thưởng hợp lý dựa trên trách nhiệm và mức độ phức tạp của công việc.
• Quản lý sự thay đổi: Khi tổ chức có sự thay đổi (ví dụ như tái cơ cấu), phân tích công việc giúp đánh giá lại và điều chỉnh các vai trò để phù hợp với chiến lược mới.

2.2 Lợi ích của phân tích công việc trong nhân sự

• Hiểu rõ hơn về công việc: Phân tích công việc cung cấp cái nhìn sâu sắc về từng vị trí, giúp tổ chức hiểu rõ hơn về các yếu tố cần thiết để hoàn thành công việc.
• Cải thiện quy trình tuyển dụng: Giúp nhà tuyển dụng tìm đúng người phù hợp với yêu cầu công việc, giảm thiểu rủi ro tuyển sai người.
• Tăng cường hiệu quả đào tạo: Xác định chính xác các kỹ năng còn thiếu và nhu cầu đào tạo, từ đó tối ưu hóa chương trình đào tạo nhân sự và kế hoạch nhân sự.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Khi nhân viên hiểu rõ vai trò và kỳ vọng, họ có thể tập trung hoàn thành công việc tốt hơn, từ đó tăng cường hiệu suất.
• Hỗ trợ phát triển sự nghiệp: Nhân viên có thể thấy rõ con đường phát triển trong tổ chức, từ đó có kế hoạch phát triển bản thân và sự nghiệp.
• Tăng cường sự hài lòng của nhân viên: Khi nhân viên cảm thấy rằng công việc của họ được tổ chức và quản lý một cách rõ ràng và công bằng, mức độ hài lòng và gắn bó với tổ chức sẽ tăng lên.

Phân tích công việc là một trong những nền tảng quan trọng giúp bộ phận nhân sự vận hành hiệu quả và góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.

Xem thêm:

• Bảng theo dõi thông tin nhân sự chuyên nghiệp năm 2022 [DOWLOAD FREE]
• Bảng theo dõi thông tin nhân sự chuyên nghiệp năm 2022 [DOWLOAD FREE]

3. Quy trình phân tích công việc

Quy trình phân tích công việc là một phần quan trọng trong quản trị nhân sự, giúp tổ chức hiểu rõ hơn về từng vị trí và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực.

• Xác định mục tiêu của phân tích công việc

Trước khi bắt đầu, cần xác định rõ mục tiêu của việc phân tích công việc. Điều này có thể bao gồm việc cải thiện hiệu suất công việc, hỗ trợ quy trình tuyển dụng, thiết lập cấu trúc lương thưởng, hoặc phát triển các chương trình đào tạo.

• Lập kế hoạch phân tích công việc

Xác định những vị trí công việc cần được phân tích.

Lựa chọn phương pháp phân tích phù hợp (phỏng vấn, khảo sát, quan sát, hoặc kết hợp các phương pháp).

Xác định nguồn thông tin cần thu thập và lập kế hoạch thời gian cho từng bước trong quy trình.

• Thu thập thông tin

Phỏng vấn: Trò chuyện với nhân viên và quản lý trực tiếp của họ để thu thập thông tin về công việc.

Khảo sát: Sử dụng bảng câu hỏi hoặc phiếu điều tra để thu thập dữ liệu từ nhân viên về các nhiệm vụ và trách nhiệm của họ.

Quan sát: Theo dõi trực tiếp quá trình làm việc của nhân viên để hiểu rõ hơn về công việc.

Phân tích tài liệu: Xem xét các tài liệu hiện có như bản mô tả công việc cũ, báo cáo công việc, hoặc hướng dẫn làm việc.

• Phân tích dữ liệu

Xử lý và phân tích các thông tin đã thu thập được để xác định những nhiệm vụ chính, trách nhiệm, yêu cầu về kỹ năng, kiến thức, và năng lực cần thiết cho công việc.

Xác định các yếu tố khác như điều kiện làm việc, công cụ và thiết bị cần thiết, hoặc mức độ phức tạp của công việc.

• Xây dựng bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc

Bản mô tả công việc: Bao gồm các thông tin về mục đích của vị trí, nhiệm vụ chính, trách nhiệm, mối quan hệ báo cáo và quyền hạn.

Bản yêu cầu công việc: Ghi rõ các yêu cầu về trình độ học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm, và năng lực cần thiết để thực hiện công việc.

• Xác minh và phê duyệt

Gửi các bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc đến các bên liên quan (quản lý trực tiếp, nhân viên) để đảm bảo tính chính xác và phù hợp.

Thực hiện các điều chỉnh nếu cần thiết và xin phê duyệt cuối cùng từ cấp quản lý cao hơn hoặc bộ phận nhân sự.

• Áp dụng và theo dõi

Sử dụng các kết quả phân tích công việc để hỗ trợ các hoạt động nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, và phát triển nhân viên.

Theo dõi và đánh giá hiệu quả của các tài liệu đã xây dựng, thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết để đáp ứng yêu cầu thực tế của tổ chức.

• Cập nhật định kỳ

Công việc và yêu cầu có thể thay đổi theo thời gian, do đó, cần có quy trình định kỳ để cập nhật và điều chỉnh các tài liệu phân tích công việc nhằm đảm bảo tính phù hợp với tình hình thực tế.

4. Những phương pháp phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực được sử dụng hiện nay?

Hiện nay, để đạt hiệu quả trong quá trình phân tích công việc khi quản trị nhân lực, các HR thường sử dụng 3 phương pháp chính gồm có: Bảng hỏi, Phỏng vấn hội đồng và quan sát, cụ thể như sau:

Đối với phương pháp làm bảng hỏi:

Các HR sẽ gửi những mẫu bảng câu hỏi đến nhân sự có liên quan để tìm hiểu các thông tin cần thiết cho việc phân tích công việc. Thường thì các thông tin sẽ liên quan đến người đảm nhận, giám sát, phân tích công việc… với nhiều câu hỏi cho nhiều tình huống khác nhau trong quá trình làm việc. Để nắm rõ công việc của từng vị trí, bạn sẽ phải sàng lọc và lựa chọn một bộ câu hỏi phù hợp.

Đối với phương pháp hội đồng:

HR sẽ nhờ tới sự hỗ trợ của các chuyên gia – những người có am hiểu về công việc, với mục đích thu thập thông tin, xây dựng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Các chuyên gia có thể là những người đã hoặc đang thực hiện, giám sát hay quản lý chính công việc đó, cũng chính họ sẽ là người cho bạn những đánh giá chính xác nhất.

Đối với phương pháp quan sát:

Thường thì phương pháp này được áp dụng để phân tích với những người lao động chân tay bởi chúng ta dễ dàng quan sát được khi họ làm việc. Dựa vào quá trình làm việc của họ cùng với yêu cầu và các tài liệu ghi chép được, dễ dàng thực hiện và viết ra được một bản mô tả công việc phù hợp.

Cả 3 phương pháp phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, có thể sử dụng cho những trường hợp nhất định. Tuy nhiên, bạn cần xác định rõ tính chất cũng như yêu cầu công việc của mình là gì để lựa chọn hoặc kết hợp các phương pháp sao cho hợp lý.

5. Phân biệt Phân tích công việc và mô tả công việc

Dưới đây là bảng phân tích sự khác nhau giữa phân tích công việc và mô tả công việc:

6. Mẫu phân tích công việc

6.1 Mẫu phân tích công việc chuyên viên tuyển dụng

Thông tin chung

• Vị trí: Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Phòng/Ban: Nhân sự
• Báo cáo cho: Trưởng phòng Nhân sự
• Ngày thực hiện: [Ngày/tháng/năm]

Mục đích của vị trí

• Chuyên viên tuyển dụng chịu trách nhiệm thu hút, đánh giá và tuyển chọn các ứng viên phù hợp với yêu cầu của công ty, đảm bảo cung cấp đủ nguồn nhân lực chất lượng cho các phòng ban.

Nhiệm vụ chính

• Tiếp nhận và phân tích yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban.
• Xây dựng và đăng tin tuyển dụng trên các kênh tuyển dụng.
• Tìm kiếm và sàng lọc hồ sơ ứng viên.
• Thực hiện phỏng vấn sơ tuyển và phối hợp với các phòng ban để tổ chức phỏng vấn chuyên sâu.
• Thực hiện các thủ tục liên quan đến tuyển dụng và nhận việc.

Trách nhiệm

• Đảm bảo quy trình tuyển dụng được thực hiện đúng thời hạn.
• Cập nhật và quản lý dữ liệu ứng viên.
• Báo cáo kết quả tuyển dụng hàng tháng cho trưởng phòng.

Yêu cầu công việc

• Trình độ học vấn: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị Nhân sự hoặc các ngành liên quan.
• Kinh nghiệm: Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tuyển dụng.
• Kỹ năng: Kỹ năng phỏng vấn, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng phân tích và đánh giá ứng viên.
• Kiến thức: Am hiểu về luật lao động, các kênh tuyển dụng hiệu quả.

Điều kiện làm việc

• Làm việc trong văn phòng.
• Thời gian làm việc: 8h00 – 17h00, từ thứ Hai đến thứ Sáu.

Quan hệ công việc

• Bên trong: Phối hợp với các phòng ban khác để xác định nhu cầu tuyển dụng.
• Bên ngoài: Liên hệ với các đối tác tuyển dụng, các trường đại học, và các kênh tuyển dụng.

Tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc

• Số lượng và chất lượng ứng viên tuyển dụng thành công.
• Thời gian hoàn thành các đợt tuyển dụng.
• Mức độ hài lòng của các phòng ban về quá trình tuyển dụng.

6.2 Mẫu Kế Hoạch Phân Tích Công Việc

Mục tiêu

• Xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và các yêu cầu của vị trí công việc.
• Xây dựng tài liệu mô tả công việc và yêu cầu công việc chính xác, phục vụ cho các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, và đánh giá nhân sự.

Phạm vi

• Áp dụng cho tất cả các vị trí trong bộ phận [Tên bộ phận] của công ty.

Phương pháp

• Phỏng vấn: Phỏng vấn nhân viên hiện tại và quản lý trực tiếp về các nhiệm vụ và yêu cầu công việc.
• Quan sát: Theo dõi trực tiếp quá trình làm việc của nhân viên trong một số nhiệm vụ cụ thể.
• Khảo sát/Bảng câu hỏi: Gửi bảng câu hỏi đến nhân viên và quản lý để thu thập thông tin chi tiết về công việc.
• Phân tích tài liệu: Xem xét các tài liệu hiện có như mô tả công việc cũ, quy trình công việc.

Thời gian

• Giai đoạn 1: Chuẩn bị (1 tuần)
  • Xác định các vị trí công việc cần phân tích.
  • Lựa chọn phương pháp và công cụ phân tích.
• Giai đoạn 2: Thu thập thông tin (2 tuần)
  • Thực hiện phỏng vấn, khảo sát và quan sát.
  • Thu thập các tài liệu liên quan.
• Giai đoạn 3: Phân tích thông tin (1 tuần)
  • Tổng hợp và phân tích dữ liệu thu thập được.
• Giai đoạn 4: Xây dựng tài liệu (1 tuần)
  • Soạn thảo bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc.
• Giai đoạn 5: Thẩm định và phê duyệt (1 tuần)
  • Gửi tài liệu cho các bên liên quan để xem xét và điều chỉnh.
  • Xin phê duyệt cuối cùng.

Người thực hiện

• Nhóm phân tích công việc: [Tên các thành viên và vị trí]
• Quản lý dự án: [Tên người quản lý]

Tài nguyên cần thiết

• Công cụ phỏng vấn và khảo sát: Máy ghi âm, bảng câu hỏi, phần mềm khảo sát trực tuyến.
• Phòng họp: Dành cho các buổi phỏng vấn và thảo luận.

Kết quả đầu ra

• Bản mô tả công việc chi tiết.
• Bản yêu cầu công việc (kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm).
• Báo cáo phân tích công việc.

Đánh giá và theo dõi

• Xem xét định kỳ mỗi 6 tháng hoặc khi có sự thay đổi trong công việc hoặc tổ chức.
• Điều chỉnh tài liệu nếu cần thiết để phù hợp với thực tế công việc.

Mẫu kế hoạch này cung cấp cấu trúc cơ bản cho quá trình phân tích công việc, giúp đảm bảo quá trình diễn ra hiệu quả và đạt được kết quả mong muốn.

Mẫu phân tích công việc này giúp xác định rõ các yêu cầu và trách nhiệm của vị trí chuyên viên tuyển dụng, từ đó hỗ trợ trong các quy trình nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, và đánh giá hiệu suất làm việc.

7. Tăng hiệu quả quản lý hoạt động quản lý nhân sự với MISA AMIS HRM

MISA AMIS HRM là một giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, giúp các doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả hơn thông qua các tính năng tự động hóa quy trình. Hệ thống này cung cấp công cụ để quản lý thông tin nhân sự, chấm công, tính lương, tuyển dụng, và đào tạo. Nhờ khả năng tích hợp mạnh mẽ và giao diện thân thiện, MISA AMIS HRM giúp giảm thiểu sai sót trong quản lý, tiết kiệm thời gian, và tăng cường hiệu suất làm việc, đồng thời hỗ trợ ra quyết định chiến lược trong quản lý nhân sự.

MISA AMIS HRM là một bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện với các tính năng chính sau:

1. Quản lý thông tin nhân sự: Lưu trữ và quản lý dữ liệu nhân viên một cách hệ thống.
2. Chấm công, tính lương: Tự động hóa quy trình chấm công, tính lương, và quản lý thuế.
3. Tuyển dụng: Quản lý quy trình tuyển dụng từ đăng tin, sàng lọc đến phỏng vấn.
4. Đào tạo và phát triển: Theo dõi và quản lý chương trình đào tạo cho nhân viên.
5. Đánh giá hiệu suất: Xây dựng và quản lý các tiêu chí đánh giá nhân viên.
6. Tích hợp với các hệ thống khác: Kết nối với các phần mềm kế toán, quản lý tài chính và các hệ thống ERP khác.

Những tính năng này giúp doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình nhân sự.

Kết luận:

Các phương pháp phân tích công việc, bao gồm phân tích truyền thống, theo năng lực và dựa trên nhiệm vụ, đều mang lại những lợi ích đáng kể cho quản lý nhân sự. Chúng giúp tổ chức hiểu rõ yêu cầu công việc, kỹ năng cần thiết và tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, đào tạo và quản lý hiệu suất. Việc áp dụng đúng phương pháp sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công việc và hỗ trợ sự phát triển bền vững của tổ chức.