Mắc kẹt với những công việc lặp lại nhàm chán, quá tải vì quá kiêm nhiệm nhiều nghiệp vụ, thiếu công cụ hỗ trợ. Đây là tình trạng của không ít chuyên viên nhân sự. Làm thế nào để các nhân viên phòng HR đảm bảo hiệu quả công việc mà vẫn có thời gian để phát triển, nâng cao trình độ?
“Đầu tháng làm công lương, giữa tháng làm tăng giảm bảo hiểm, làm chế độ, đến 20 tổng hợp chi phí nhân sự, thuế TNCN, từ 25 đến cuối tháng lại quay về với BHXH. Chưa kể các công tác khác và muôn vàn giấy tờ, thủ tục cho nhân viên trong công ty. Nghề nhân sự không chỉ có tuyển dụng như nhiều người vẫn nghĩ. Đôi khi muốn dành thời gian đề xuất với sếp nhiều ý tưởng hay nhưng không thực hiện được vì quá nhiều công việc xoay vòng trong tháng.”
Chị V.T.M chia sẻ với MISA về công việc bận rộn của HR tại doanh nghiệp quy mô trên 200 người. Cũng theo tâm sự của chị, nhiều công việc nhỏ lẻ khác đang chiếm khá nhiều quỹ thời gian vốn đã eo hẹp của HR, ví dụ như tìm kiếm hồ sơ, điều chỉnh bảng chấm công, giải đáp thắc mắc lương thưởng cho nhân viên…
Theo một thống kê do Viện MIBI thuộc MISA tổng hợp, bộ phận hành chính nhân sự thường phải làm những công việc thủ công, tốn nhiều thời gian và công sức:
- Họ dành tới 15,3% thời gian cho nghiệp vụ chấm công.
- 9% cho quản lý nhân sự.
- 2,6% cho các quản lý quá trình làm việc.
- 8,1% cho các công việc hành chính.
Trên thị trường lao động Việt Nam hiện nay, các chuyên viên HR tại doanh nghiệp lớn và tập đoàn thường phụ trách nghiệp vụ chuyên môn riêng biệt như tuyển dụng, hành chính, C&B… Tuy nhiên tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, HR là người kiêm nhiệm hầu hết các nghiệp vụ. Họ là người tìm kiếm ứng viên, quản lý chấm công, quản lý hồ sơ nhân sự, thực hiện chính sách phúc lợi cho nhân viên, truyền thông nội bộ và nhiều công việc hành chính khác.
HR phải chịu áp lực cao khi là cầu nối giữa lãnh đạo doanh nghiệp và người lao động. Họ vừa phải đáp ứng các nhiệm vụ do cấp trên giao phó, vừa phải đảm bảo sự hài lòng của nhân viên trong công ty.
Nếu phân bổ nguồn lực không hợp lý, tốn quá nhiều thời gian cho các công việc lặp lại, phòng HR dễ rơi vào tình trạng hoàn thành công việc nhưng không có sự phát triển. Trong khi đó thị trường lao động đang có sự chuyển mình mạnh mẽ và ngày càng khó để đội ngũ nhân sự trẻ tài năng gắn bó lâu dài.
Nếu phòng hành chính nhân sự chỉ quanh quẩn với các nghiệp vụ mang tính thủ công như lọc hồ sơ, tổng hợp dữ liệu thì hoàn toàn không có thời gian cho việc phát triển các ý tưởng sáng tạo để nâng cấp chất lượng nguồn lực cho doanh nghiệp.
Sự thiếu đồng bộ, thủ công trong quản trị nhân sự không chỉ gây khó cho HR mà còn khiến nhân viên có trải nghiệm tệ ở công ty.
Theo trao đổi của MISA với hàng chục doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực đa dạng, cơ chế đánh giá nhân viên và chương trình đào tạo bồi dưỡng là điểm nóng cần thay đổi ngay, nhưng chưa được giải quyết triệt để.
Tình trạng đánh giá cảm tính, thiếu các tiêu chí minh bạch, không đồng bộ khiến nhiều nhân viên bức xúc. Thậm chí doanh nghiệp có thể đánh mất nhân tài vì lý do này, bởi nhân tài cảm thấy năng lực không được đánh giá đúng và không có cơ hội phát triển lâu dài.
“Làm sale là phải thường xuyên đi gặp khách hàng. Mỗi lần đi ra ngoài, tôi phải ký giấy ở lễ tân, thậm chí phải đến công ty chấm công rồi mới đi gặp khách được. Như vậy rất mất thời gian, mà cuối tháng tôi vẫn phải xác nhận lần nữa với HR. Doanh số cá nhân hàng tháng đang ghi nhận bằng tay, nhân viên tự nhập nên không thể tránh khỏi trường hợp lệch số, cuối tháng lại phải kiểm tra tốn thời gian.”
Anh N.M.Đ tỏ ra chưa hài lòng với một số chính sách quản lý giờ làm và ghi nhận doanh số của công ty mình.
Giải pháp nào cho những vấn đề tồn đọng phía trên? Chuyển đổi số chính là chìa khóa để giải phóng HR và mang đến nhiều cơ hội để bộ phận hành chính nhân sự có những bước tiến vượt bậc, nâng cao hiệu quả quản trị nguồn lực cho doanh nghiệp.
“Trước khi chuyển đổi số, áp dụng phần mềm vào quản lý nhân sự, cần 3 người để xử lý chấm công, tính toán phúc lợi, BHXH cho nhân viên các chi nhánh. Nhưng hiện tại bên chị chỉ cần 1 nhân sự đảm nhiệm các công việc trên. Các bạn còn lại có thể tập trung hơn vào nghiệp vụ khác mà công ty giao phó, như đẩy mạnh truyền thông nội bộ, đào tạo nhân viên mới, thu hút nhân tài…”
Chị V.T.M cho biết đã có chuyển biến tốt sau khi đẩy mạnh ứng dụng công nghệ vào phòng nhân sự. Đây chỉ là một ví dụ đơn giản cho thấy sức mạnh của chuyển đổi số trong việc giải phóng công sức và giải tỏa áp lực cho những người làm nghề HR.
Trong quá trình chuyển đổi số quản trị nhân sự, người được hưởng lợi ích không chỉ có HR và các cấp quản lý mà toàn bộ nhân viên đều được tận hưởng trải nghiệm tốt hơn. Việc ứng dụng công nghệ đã tối ưu hóa hoạt động và quy trình quản lý nhân sự, đồng thời tạo nên môi trường làm việc hiện đại và tiến bộ. Một khi đã chuyển đổi số, chắc chắn họ không muốn quay lại cách thức “lowtech” và thủ tục rườm rà như trước đây.
Chuyển đổi số cũng đưa E-Learning vào phát triển nhân viên một cách mạnh mẽ hơn. Công nghệ này đã cho phép doanh nghiệp tạo ra các nội dung đào tạo trực tuyến dễ dàng tiếp cận, giúp nhân viên nắm bắt kiến thức và kỹ năng mới một cách hiệu quả.
Ngoài ra, việc lưu trữ hồ sơ nhân viên trực tuyến giúp quản lý dễ dàng truy cập thông tin cần thiết và theo dõi sự tiến bộ của từng nhân viên. Từ đó hỗ trợ xây dựng khung năng lực cho việc phát triển nghề nghiệp lâu dài.
Các quy trình quản lý nhân sự đã được tự động hóa và chuẩn hóa, giúp tăng cường hiệu suất làm việc. Sự công bằng và minh bạch trong việc đánh giá hiệu suất và quản lý đãi ngộ là điểm đặc biệt quan trọng. Điều này không chỉ tạo ra một môi trường làm việc công bằng mà còn thúc đẩy động lực và tăng cường hiệu quả làm việc của nhân viên.
“Dịp cuối năm gần nghỉ tết, công ty tôi luôn xôn xao về vấn đề lương thưởng và thăng tiến. Có năm nhiều nhân viên đồng loạt thắc mắc về việc mức thưởng không khớp với performance review. Nhưng từ năm ngoái vấn đề này không lặp lại nữa, bởi quy trình, tiêu chí đã được công ty công khai trên phần mềm đánh giá từ trước đó. Thậm chí nhân viên còn xem được báo cáo năng lực của mình trên điện thoại, thay vì phải đi check lại với quản lý như trước đây.”
Chị H.N chia sẻ về việc áp dụng phần mềm đánh giá cho công ty và những thay đổi tích cực về việc đánh giá năng lực, xét lương thưởng.
Chuyển đổi số quản trị nhân sự trao quyền cho nhân viên phát triển ở nhiều khía cạnh:
Học tập và phát triển liên tục: Nhân viên dễ dàng tiếp cận và lựa chọn những khóa học chuyên môn phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp của họ. Điều này tạo sự đầu tư vào sự phát triển chuyên môn và giúp họ trở thành nguồn lực giá trị cao cho tổ chức.
Quản lý hiệu suất cá nhân: Chuyển đổi số cho phép theo dõi và đánh giá hiệu suất theo thời gian thực, dựa trên dữ liệu và mục tiêu rõ ràng. Nhân viên có thể biết mình đang làm tốt như thế nào và cần tập trung vào những khía cạnh nào để cải thiện. Điều này giúp họ cảm thấy được công nhận và thúc đẩy sự phát triển chuyên môn.
Tự quản lý lộ trình thăng tiến: Công nghệ cung cấp các nền tảng quản lý phát triển cá nhân, giúp nhân viên đặt ra các mục tiêu riêng, lập kế hoạch và theo dõi tiến trình. Họ có khả năng tự chủ và điều chỉnh sự phát triển theo đúng hướng họ mong muốn.
Cơ hội làm việc từ xa và linh hoạt: Chuyển đổi số quản trị nhân sự cho phép làm việc từ xa và quản lý thời gian linh hoạt. Điều này giúp nhân viên duy trì cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và công việc, giảm căng thẳng và tạo sự thoải mái trong môi trường làm việc.
Truy cập dễ dàng vào thông tin cá nhân: Hệ thống quản lý nhân sự trực tuyến cho phép nhân viên dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin cá nhân như hồ sơ, lương và phúc lợi. Điều này tạo sự minh bạch, giúp họ tự chủ và tự quản lý thông tin liên quan đến sự nghiệp của mình.
Tạo môi trường làm việc tích cực: Công nghệ cung cấp các công cụ giao tiếp nội bộ, nền tảng xây dựng cộng đồng, và các kênh phản hồi. Nhân viên có khả năng tương tác và chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và ý tưởng, từ đó thúc đẩy sự hợp tác và sáng tạo trong môi trường làm việc.
Vấn đề quan trọng nhất trong tương lai của quản trị nhân sự là ứng dụng công nghệ và phần mềm một cách hiệu quả. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải bắt kịp sự bùng nổ công nghệ 4.0, xây dựng chiến lược thu hút và giữ chân nhân tài, số hóa quy trình làm việc và quản lý nhân sự bằng nền tảng số. Khi nỗ lực chuyển đổi số, doanh nghiệp sẽ nhận thấy những dấu hiệu tích cực trong quản trị nhân sự. Không những vậy, công tác tối ưu nguồn nhân lực sẽ được củng cố về lâu dài, thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
