Tìm hiểu cách hoạt động của hệ thống chấm công vân tay

Hệ thống chấm công vân tay là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hoạt động công, lương hiệu quả. Nhờ công nghệ sinh trắc vân tay tiên tiến, phòng nhân sự dễ dàng kiểm soát danh tính nhân viên chấm công và ổn định kỷ luật làm việc cho tổ chức. 

1. Hệ thống chấm công bằng vân tay là gì?

Hệ thống chấm công vân tay là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nghiệp vụ chấm công của HR. Thiết bị thay thế nhà quản trị nhân sự thực hiện một số thao tác trùng lặp, hạn chế tối đa sai sót và gia tăng độ chính xác. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng quản lý giờ giấc làm việc của người lao động và tính lương công bằng – minh bạch. 

2. Nguyên lý hoạt động của hệ thống chấm công bằng vân tay

Hệ thống chấm công bằng vân tay được chia làm hai loại là chấm công đơn điểm và chấm công đa điểm. Thiết bị tương thích với hệ thống bao gồm:

• Đầu đọc vân tay: Thường được lắp đặt ngay tại cửa ra vào để cán bộ nhân viên đến công ty chấm công dễ dàng hơn. 
• Chốt điện: Là thiết bị lắp trên cửa được kết nối với đầu đọc vân tay. Khi có người mở cửa, chốt điện sẽ xác nhận danh tính nhân viên và mở cửa nếu trong khoảng thời gian được phép ra vào. 
• Một số phụ kiện lắp tại cửa để kiểm soát thời gian ra vào. 
• Vật tư khác: Là dây điện  hoặc dây mạng liên kết đầu đọc và máy tính HR. 
• Chuông cửa: Tùy doanh nghiệp sử dụng hoặc không. Sản phẩm giúp thông báo sự có mặt của nhân viên tại tổ chức. 
• Nút exit: Người bên trong nhấn nút exit để ra ngoài hoặc lễ tân nhấn nút “exit” để mở cửa cho khách. 

Tùy thuộc vào yêu cầu kiểm soát ra vào của ban lãnh đạo, nhà quản trị nhân sự có thể lắp thêm những thiết bị sau:

• Đầu đọc vân tay phụ: Dùng trong trường hợp, cán bộ nhân viên muốn đi ra ngoài cần được máy chấm công vân tay cho phép mở cửa. Đầu đọc phụ có tính năng tương tự nút Exit và có thể dùng thay thế. 
• Bộ lưu điện UPS: Trong những sự cố như hỏa hoạn hoặc chập điện mà chốt điện không hoạt động, UPS sẽ để cửa mở cho người bên trong thoát ra ngoài. 
• Nút Emergency cho trường hợp khẩn cấp: Thiết bị đặt ở phía ngoài cửa ra vào liên kết trực tiếp với nút báo cháy. Cửa sẽ tự động mở khi hỏa hoạn xảy ra. 

Về hệ thống chấm công đơn điểm phù hợp với doanh nghiệp làm việc tại một địa điểm duy nhất. Thiết bị cần sử dụng để thiết lập chấm công đơn điểm bao gồm: Máy tính, nút exit, máy chấm công và đầu đọc phụ. 

Với hệ thống chấm công đa điểm thích hợp cho các doanh nghiệp đông chi nhánh nhưng muốn chấm công đồng bộ. Thiết bị cần dùng là: Phần mềm ERP, máy tính, máy chấm công tại chi nhánh 1/2/3,…

Một hệ thống chấm công vân tay thực tế khi hoạt động tối thiểu sẽ đáp ứng được những nhu cầu cơ bản sau:

• Theo dõi và lưu trữ thời gian check in – check out chính xác của từng nhân viên. 
• Tính toán cụ thể thời gian làm thêm, đi sớm , về muộn của từng nhân viên trong ngày. 
• Quản lý lịch nghỉ, đi công tác và thông tin cá nhân của người lao động. 
• Đơn giản hóa hoạt động liên thông dữ liệu với máy chấm công 
• Chức năng báo cáo nhờ bảng biểu trực quan và chi tiết 
• Phương pháp cài đặt và vận hành đơn giản, dễ áp dụng. 

>>> Xem thêm: Top app chấm công trên điện thoại miễn phí tốt nhất

3. Nguyên tắc hoạt động của hệ thống chấm công vân tay 

Hệ thống chấm công vân tay tại các doanh nghiệp Việt Nam thường hoạt động theo nguyên tắc sau:

✔ Khóa điện từ và 2 đầu đọc ra – vào sẽ gắn tại cửa ra vào bằng khóa điện từ. Nhà quản trị có thể lựa chọn sử dụng thẻ hoặc vân tay, FaceID tùy đặc tính doanh nghiệp. Đầu đọc phụ bên trong có thể thay bằng nút Exit để tiết kiệm chi phí hơn. 

✔ Đầu đọc ra và vào sẽ liên thông với nhau. Toàn bộ dữ liệu thu được chuyển về phần mềm chấm công trên máy tính của nhà quản lý. 

✔ Mỗi nhân viên sẽ được phát cho một mã ID tương ứng để đăng ký dấu vân tay hoặc thẻ cảm ứng trên máy. Trong một vài trường hợp, thẻ nhân viên sẽ in thêm cả logo doanh nghiệp, thông tin cá nhân và ảnh nhân viên để làm khóa ra vào văn phòng. Đây cũng là phương pháp giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu. 

✔ Khi đến khung giờ chấm công, nhân viên sẽ quét vân tay hoặc thẻ trên máy đọc. Nếu thông tin hợp lệ, cửa sẽ tự mở cho người lao động ra vào.  

✔ Đầu đọc sẽ lưu lại dữ liệu gồm ID nhân viên, thời gian ra – vào tương ứng và cập nhật trên Phần mềm chấm công theo ngày. Đây cũng là căn cứ để doanh nghiệp kiểm soát công, lương cuối tháng. 

4. Ưu nhược điểm của hệ thống chấm công bằng vân tay kết hợp kiểm soát cửa ra vào

Ưu điểm:

• Dữ liệu chấm công chính xác hơn so với những hình thức chấm công thủ công trên giấy trước đây. 
• Ứng dụng phù hợp cho cả khối sản xuất và khối văn phòng. Không cần dùng thẻ nên không lo mất hoặc quên thẻ ở nhà. 
• Thao tác nhanh chóng, giảm thiểu công sức chấm công cho người lao động. Các hoạt động chấm công được quản lý khoa học trên máy tính nên tiết kiệm thời gian và công sức cho phòng nhân sự. 
• Dữ liệu được bảo mật với độ an toàn cao. Dễ dàng trích xuất báo cáo realtime ngay trên hệ thống. 
• Đẩy lùi các vấn nạn gian lận khi chấm công hoặc chấm công hộ đồng nghiệp. Quản lý thói quen đi muộn, về sớm của cán bộ nhân viên. 
• Kết hợp được các thiết bị kiểm soát cửa ra – vào khác hoặc các thiết bị an ninh hiện đại nhất để nâng cao độ bảo mật cho công ty. 
• Đặc biệt, hệ thống chấm công vân tay phù hợp với doanh nghiệp quy mô đông nhân sự và đông chi nhánh. Hệ thống hoạt động trên nền tảng Internet hoặc qua LAN dễ dàng kết nối từ xa. 

Nhược điểm:

• Có nhiều trường hợp không quét được vân tay do bị mờ hoặc mất vân. Tình trạng này sẽ gặp nhiều trong mùa đông hoặc ở các công ty sản xuất. 
• Nếu doanh nghiệp đông sẽ cần lắp đặt nhiều máy chấm công ở cửa ra vào do mật độ đi lại cao. 

5. Ứng dụng của hệ thống chấm công bằng vân tay 

Hệ thống chấm công vân tay phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhân sự lớn hoặc có độ biến động nhân sự cao không muốn làm thẻ do tiêu tốn nhiều chi phí. 

Một số doanh nghiệp thích hợp để ứng dụng hệ thống chấm công bằng vân tay bao gồm:

• Văn phòng, tòa nhà
• Nhà máy, xí nghiệp 
• Nhà hàng, khách sạn
• Những khu công nghiệp lớn 
• Trường học, bệnh viện
• Chuỗi cửa hàng bán lẻ

6. Quản lý dữ liệu chấm công hiệu quả – năng suất nhờ tích hợp AMIS Chấm công vào hệ thống 

Phần mềm ERP là yếu tố quan trọng không thể thiếu trong hệ thống chấm công vân tay hiện đại tại nhiều doanh nghiệp. Với những công ty quy mô lớn hoặc đông chi nhánh, phần mềm ERP giúp lưu trữ và tổng hợp dữ liệu về một hệ thống duy nhất. Từ đó giúp nhà quản trị:

• Dễ dàng theo dõi tình trạng đi sớm – về muộn của nhân viên theo ngày
• Tổng hợp dữ liệu công thành báo cáo trực quan cho nhà quản trị theo dõi
• Phân quyền truy cập dữ liệu giúp hạn chế tính trạng gian lận công
• Cơ sở tính lương – thưởng cuối tháng nhờ dữ liệu minh bạch – chính xác

AMIS chấm công đang là một trong những phần mềm ERP chuyên sâu về nghiệp vụ chấm công tốt nhất hiện nay. Sản phẩm đến từ Công ty cổ phần MISA (1994) giúp doanh nghiệp tự động tính toán và đơn giản hóa nghiệp vụ:

Dùng ngay miễn phí

• Tự tổng hợp đơn từ: Đơn xin nghỉ, đơn đi công tác,… cuối tháng để tính lương cho người lao động.
• Nâng cao quyền chủ động cho nhân viên khi cho phép làm đơn và duyệt đơn trên thiết bị di động cơ bản.
• Chủ động thiết lập ca làm việc, phân ca hành chính và ca gãy dễ dàng cho công nhân.
• Hệ thống cảnh báo thông minh và trợ lý ảo giúp HR quản trị cùng lúc nhiều tác vụ

Nhà quản trị nhận ngay demo và tài khoản dùng thử miễn phí phần mềm từ chuyên gia nhân sự TẠI ĐÂY !

6. Kết luận

Dưới đây là toàn bộ nguyên tắc hoạt động và sơ đồ thiết kế của hệ thống chấm công vân tay phổ biến tại các doanh nghiệp. Nhà quản trị có thể tích hợp thêm AMIS Chấm công vào hệ thống để quản lý và kiểm soát công lương được hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.