Hồ sơ nhân sự là gì? Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả

Quản lý hồ sơ nhân sự là nhiệm vụ quan trọng của bộ phận hành chính trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Vậy hồ sơ nhân sự gồm những gì? Làm thế nào quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả? Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự diễn ra như thế nào? Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu ngay.

1. Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là tất cả thông tin, tài liệu liên quan đến người lao động trong tổ chức, doanh nghiệp. Hồ sơ nhân sự là cơ sở dữ liệu quan trọng đối với quản trị nhân sự và trong các hoạt động như tuyển dụng, phúc lợi, đánh giá, đào tạo…

Mỗi hồ sơ nhân sự chứa các dữ liệu như thông tin cá nhân của người lao động, quá trình công tác, học vấn, bằng cấp, kinh nghiệm, lương, bảo hiểm và các thông tin khác mà tổ chức yêu cầu người lao động cung cấp thêm.

2. Hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Tùy vào từng yêu cầu của công ty mà bộ hồ sơ nhân sự sẽ yêu cầu các giấy tờ khác nhau. Dưới đây là các giấy tờ cơ bản nhất:

HR thường yêu cầu nhân viên mới cung cấp các giấy tờ tối thiểu trên. Khi nhân viên vào làm việc chính thức, hồ sơ nhân sự nên được cập nhật đầy đủ các dữ liệu dưới đây:

Thông tin cá nhân của người lao động:

• Họ và tên
• Ngày tháng năm sinh
• Giới tính
• Số CCCD hoặc hộ chiếu
• Địa chỉ liên hệ
• Số điện thoại
• Địa chỉ email
• Mã số thuế

Quá trình làm công việc:

• Lịch sử làm việc trước đây: tên công ty, cơ quan; vị trí đảm nhiệm; thời gian làm việc.
• Lịch sử làm việc tại công ty hiện tại: vị trí đảm nhiệm; ngày bắt đầu công việc.

Học vấn

• Bằng cấp, chứng chỉ, chứng nhận liên quan đến công việc.
• Các khóa đào tạo đã tham gia.

Quá trình làm việc và kết quả đánh giá

• Quá trình thay đổi vị trí trong công việc: thăng chức, giáng chức, điều chuyển…
• Kết quả đánh giá công việc và năng lực định kỳ.

Thông tin về lương và quyền lợi:

• Mức lương, mức đóng bảo hiểm, thuế TNCN và người phụ thuộc, các khoản phụ cấp.
• Chế độ nghỉ phép, chăm sóc sức khỏe và các đãi ngộ khác.

Thông tin về y tế và bảo hiểm:

• Thông tin y tế như tình trạng sức khỏe, kết quả khám sức khỏe.
• Bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội.

Văn bản quan trọng:

• Hợp đồng lao động
• Bản sao CCCD hoặc hộ chiếu.
• Mọi tài liệu khác có liên quan đến quan hệ lao động.

>>> Tìm hiểu thêm: Top 10+ phần mềm quản lý hồ sơ, lưu trữ tài liệu miễn phí được sử dụng nhiều nhất tại các doanh nghiệp hiện nay

3. Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ nhân sự

Quản lý hồ sơ nhân sự nhằm đảm bảo doanh nghiệp nắm rõ và đủ các thông tin của nhân sự khi sử dụng lao động.

• Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là yêu cầu bắt buộc của Luật Việt Nam: Tất cả doanh nghiệp cần tuân thủ những nguyên tắc lưu trữ hồ sơ nhân sự. Bộ phận hành chính nhân sự có trách nhiệm ghi lại toàn bộ những thông tin cá nhân liên quan trực tiếp đến người lao động trong doanh nghiệp.
• Quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả giúp cho doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực tốt hơn, dễ dàng đưa ra các quyết định quan trọng về nhân sự tại doanh nghiệp.
• Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự giúp quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp có cơ sở để giải quyết những mẫu thuẫn, tranh chấp với người lao động trong nhiều trường hợp.

5. Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả

Bước 1: Phân loại hồ sơ 

Trước khi đưa toàn bộ hồ sơ đi lưu trữ, hãy thực hiện công tác phân loại để dễ tra cứu và quản lý về sau. Một số cách phân loại để bạn tham khảo:

• Phân loại theo chủ đề: Hồ sơ lý lịch, hồ sơ bảo hiểm, hồ sơ công tác…
• Phân loại theo nhóm nhỏ hơn: sau khi phân chia theo thời gian và chủ đề, hay gom tài liệu thành các nhóm nhỏ hơn, ví dụ theo phòng ban.
• Phân loại theo nhóm thời gian: theo tháng, theo quý hoặc theo năm

Bước 2: Sắp xếp hồ sơ nhân sự

Để thuận tiện trong lưu trữ và tra cứu, cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Một số gợi ý để sắp xếp hồ sơ nhân sự hiệu quả:

• Sắp xếp theo thời gian: cần đánh dấu mốc thời gian rõ ràng
• Sắp xếp theo ký tự: theo số thứ tự, mã nhân viên, bảng chữ cái
• Sắp xếp theo tính chất: theo hồ sơ đã đầy đủ – hồ sơ chờ cập nhật, hồ sơ đã giải quyết – chưa giải quyết, hồ sơ thông thường hoặc hồ sơ mật…

Bước 3: Lập danh mục hồ sơ nhân sự

Danh mục hồ sơ yếu tố cần thiết trong lưu trữ và quản lý hồ sơ. Đây là bảng liệt kê tất cả các hồ sơ theo trình tự rõ ràng, giúp người dung nhanh chóng tìm được hồ sơ mình cần. Để tạo ra một danh mục hồ sơ chính xác và chi tiết, hãy sử dụng các công cụ trên máy tính như Excel.

Danh mục hồ sơ cần được cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính thông tin mới nhất. Trước khi thực hiện cập nhật, hãy nhớ sao lưu cây danh mục hiện tại để có thể tham khảo lại khi cần, nhất là khi bổ sung hồ sơ mới.

 >>> Xem thêm: Top 15+ phần mềm quản lý nhân sự online tốt nhất

Bước 4: Lưu trữ hồ sơ nhân sự

Hiện nay có hai cách để lưu trữ hồ sơ nhân sự được các doanh nghiệp áp dụng phổ biến:

• Lưu trữ thủ công với những bản cứng trực tiếp tại doanh nghiệp hoặc trong kho lưu trữ. Với cách này cần sử dụng những công cụ như bút đánh dấu, hộp đựng, nhãn dán.
• Lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng bản mềm ở trong máy tính hoặc trên phần mềm.

Lưu trữ bằng tủ hồ sơ có nhiều ngăn

Tủ có nhiều ngăn giúp HR bảo quản được số lượng hồ sơ lớn, đa dạng giấy tờ với các kích thước khác nhau. Tủ hồ sơ nhiều ngăn vừa gọn gàng, tạo tính thẩm mỹ cho văn phòng, lại cực kỳ thuận tiện. Với loại tủ này, HR có thể phân chia thành nhiều khu vực để đựng các loại hồ sơ khác nhau. Bên ngoài mỗi ngăn nên dán giấy ghi tên các loại tài liệu để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết.

Lưu trữ bằng tủ hồ sơ 2 ngăn thấp 

Tủ hồ sơ 2 ngăn thấp phù hợp cho các doanh nghiệp có ít nhân sự, ít giấy tờ phải lưu trữ. Loại tủ này thích hợp cho các phòng có diện tích nhỏ và giá thành tương đối phải chăng.

Lưu trữ bằng thùng hồ sơ có nắp đậy 

Thùng hồ sơ có nắp đậy tương đối bất tiện trong việc lấy hồ sơ, vì vậy nó phù hợp với những loại tài liệu lâu năm, cố định, ít phải dùng đến.

Lưu trữ bằng bìa đựng thích hợp  

Bìa đựng hồ sơ là một phương pháp lưu trữ hồ sơ cũng khá phổ biến. Có nhiều loại bìa đựng khác nhau:

• Bìa còng: thích hợp cho hồ sơ lâu năm, cố định.
• Bì thư A4: độ bảo mật cao nhưng chi phí cũng cao.
• Kẹp giấy: độ thuận tiện cao, nhưng dễ gây rách hỏng hồ sơ.

Lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng phần mềm

Việc lưu trữ hồ sơ bằng phần mềm quản lý hồ sơ giúp tối ưu các thao tác thủ công thường ngày và khắc phục được những nhược điểm của việc lưu trữ hồ sơ bằng giấy như:

• Số lượng nhân viên nhiều kèm theo khối lượng giấy tờ khổng lồ, dễ bị thất lạc.
• Khó khăn khi tra cứu thông tin nhân viên.
• Quên thời gian gia hạn hợp đồng, khó khăn trong kiểm tra dữ liệu.
• Khó cập nhật hồ sơ tức thời.

Tất cả những khó khăn trên có thể được giải quyết nhanh chóng với phần mềm AMIS Thông Tin Nhân Sự của MISA. Đây là công cụ giúp HR quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, tối ưu thời gian và năng suất làm việc của một nhân viên HR, đồng thời cung cấp cho lãnh đạo cái nhìn toàn diện về tình hình nhân sự.

Dùng thử miễn phí

• Lưu trữ số hóa và quản lý hồ sơ nhân sự toàn diện.
• Quản lý vòng đời nhân viên hiệu quả, từ khi bắt đầu ứng tuyển đến khi nghỉ việc.
• 20+ Mẫu báo cáo nhân sự cụ thể, đánh giá hồ sơ năng lực của từng nhân viên trong tổ chức để quy hoạch cán bộ nguồn, xây dựng đội ngũ kế cận…
• Hỗ trợ quy hoạch, bổ nhiệm, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật
• AMIS Thông tin nhân sự liên kết với các tính năng khác như Amis Tuyển dụng, Amis Chấm công, Amis tính lương trong bộ giải pháp quản trị nhân sự MISA AMIS HRM –  giúp doanh nghiệp quản lý mọi nghiệp vụ trên một phần mềm duy nhất.

Bạn muốn số hóa toàn bộ hồ sơ nhân sự và quản lý nhân sự hiệu quả hơn? Hãy để lại thông tin, các chuyên viên từ MISA sẽ tư vấn ngay.

5. Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự có vai trò vô cùng quan trọng ở trong doanh nghiệp. Bộ phận hành chính cần phải nắm được các nguyên tắc, quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự. Dưới đây là 3 quy định quan trọng về lưu trữ hồ sơ nhân sự không thể bỏ qua:

• Hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp phải gắn liền với hồ sơ lương. Trong quá trình quyết toán thuế, thanh tra thuế, nếu được yêu cầu doanh nghiệp phải cung cấp hồ sơ đầy đủ.
• Hồ sơ nhân sự phải gắn liền với quá trình lao động trong doanh nghiệp.
• Những bộ HSNS được lưu trữ ở trong doanh nghiệp sẽ bao gồm những yếu tố như sau: Loại lao động; quy chế lao động; quy chế lương, thưởng, phạt của người lao động; hình thức trả lương của người lao động. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có hình thức lưu trữ hồ sơ nhân sự giống nhau. Tùy vào quy chế mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những khác biệt về việc lưu trữ hồ sơ.

6. Tải miễn phí 55+ biểu mẫu quản lý thông tin nhân sự dành cho HR

Đi kèm với việc lưu trữ hồ sơ bản gốc, bộ phận hành chính nhân sự chắc chắn sẽ cần các văn bản khác để quản lý thông tin nhân sự một cách hiệu quả. Mời bạn gửi thông tin đăng ký để tải miễn phí.

• Mẫu sổ tay nhân viên
• Danh sách nhân viên thử việc, chính thức, sắp hết hạn hợp đồng
• Biểu mẫu về tuyển dụng
• Biểu mẫu về đào tạo
• Biểu mẫu về lương
• Biểu mẫu về kỷ luật, khen thưởng, miễn nhiệm, bổ nhiệm
• Và nhiều biểu mẫu khác

7. Kết luận

Trên đây là những thông tin rất quan trọng giúp quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả. Thông tin cũng hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra chiến lược hoạch định nhân sự, phát triển đội ngũ, tối ưu chiến lược nhân sự theo cách toàn vẹn nhất.