Hồ sơ nhân sự gồm những gì? Bí quyết quản lý hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự là tập hợp các giấy tờ, thông tin quan trọng liên quan đến quá trình làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp. Đây là cơ sở để bộ phận nhân sự quản lý thông tin, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và phục vụ cho các thủ tục hành chính, pháp lý. Tuy nhiên, việc quản lý số lượng lớn hồ sơ thủ công thường gây mất nhiều thời gian và dễ sai sót.

Trong bài viết này, các bạn sẽ cùng MISA AMIS tìm hiểu hồ sơ nhân sự gồm những gì và khám phá bí quyết quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm công sức và nâng cao tính chuyên nghiệp.

TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ: GIẢI PHÁP SỐ HÓA TOÀN BỘ THỦ TỤC & GIẤY TỜ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

1. Hồ sơ nhân sự là gì?

2. Bộ hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Bất kể người lao động thuộc đối tượng thử việc, nhân sự chính thức hay dưới 15 tuổi thì bộ hồ sơ nhân sự của họ cũng sẽ cần một số giấy tờ chung như sau:

2.1 Đối với người lao động ở trong thời gian thử việc

Thông thường, hồ sơ thử việc cần đầy đủ các giấy tờ như sau:

• Đơn xin việc.
• Sơ yếu lý lịch của người lao động.
• Bản sao căn cước công dân hoặc chứng minh thư của người lao động, có công chứng.
• Bản sao bằng cấp của người lao động, có công chứng.

Bên cạnh đó người lao động nước ngoài cần phải chuẩn bị thêm visa lưu trú còn hạn và giấy phép hành nghề tại Việt Nam. Đối với trường hợp người lao động có độ tuổi từ 15 cho đến 18 tuổi, phía người sử dụng lao động cần đảm bảo rằng mình đã có sự đồng ý giao kết hợp đồng bằng văn bản.

2.2 Hồ sơ nhân sự đối với người lao động chính thức

Khi đã trở thành nhân viên chính thức ở trong doanh nghiệp, người lao động sẽ cần bổ sung thêm giấy tờ vào trong bộ hồ sơ thử việc trước đó. Bao gồm những giấy tờ phát sinh và cần thiết trong quá trình làm việc.

• Hợp đồng lao động chính thức do doanh nghiệp soạn thảo và yêu cầu có đầy đủ chữ ký của cả người lao động và người sử dụng lao động.
• Phụ lục hợp đồng lao động.
• Doanh nghiệp sẽ đưa ra những quyết định nội bộ khi có các quyết định thăng cấp hay tăng lương cho người lao động.
• Đối với một số loại giấy tờ phát sinh có chữ ký của người lao động: yêu cầu có 2 bản và lưu trữ trong nội bộ doanh nghiệp.

2.3 Người lao động có độ tuổi dưới 15

Nếu doanh nghiệp sử dụng lao động có độ tuổi dưới 15, trong hồ sơ cần phải có những giấy tờ sau:

• Bản sao căn cước công dân hoặc chứng minh thư, hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật của người lao động, có công chứng.
• Văn bản đồng ý để người đại diện theo pháp luật đứng ra giao kết hợp đồng cho mình của người lao động dưới 15 tuổi.

3. Cập nhật quy định mới nhất về lưu trữ hồ sơ nhân sự

Về thời gian, Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định hồ sơ gốc của các cán bộ, công chức viên chức được lưu trữ vĩnh viễn. Hồ sơ của người đã chấm dứt hợp đồng lao động được lưu trữ trong vòng 5 năm.

Luật Lưu trữ quy định các tài liệu số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế đối với tài liệu được số hóa. Bên cạnh đó các tài liệu lưu trữ điện từ phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, và không được hủy các tài liệu lưu trữ sau khi số hóa, nếu các tài liệu đó có giá trị bảo quản vĩnh viễn.

Ngoài ra doanh nghiệp cần lưu ý hồ sơ của mỗi nhân sự phải gắn liền với quá trình làm việc. Các thông tin về lương, BHXH, thuế TNCN cần có sự trùng khớp giữa hồ sơ của mỗi cá nhân và báo cáo mà doanh nghiệp trình với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Vì vậy doanh nghiệp nên chú trọng việc đồng bộ dữ liệu ngay từ đầu, quản lý hồ sơ chặt chẽ để tránh phải bổ sung, điều chỉnh về sau.

4. Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự chuẩn khoa học

4.1 Phân loại hồ sơ nhân sự

Bước đầu tiên trong quản lý là phải phân loại hồ sơ một cách khoa học, có hệ thống. Tùy thuộc vào lĩnh vực, quy mô, đặc điểm nhân sự, doanh nghiệp có thể chọn các phương thức phân loại khác nhau, hoặc kết hợp nhiều phương thức cùng lúc: phân loại theo bảng chữ cái, theo thời gian, theo nhóm hồ sơ, theo chức vụ, phòng ban… Nếu doanh nghiệp lưu trữ điện tử thì sẽ dễ sàng lọc hơn, bởi các phần mềm thường cung cấp công cụ lọc theo tiêu chí.

4.2 Sắp xếp hồ sơ nhân sự

Doanh nghiệp cần chuẩn bị không gian lưu trữ và thiết bị lưu trữ đủ rộng. Cụ thể là các phòng chứa, tủ đựng, ngăn kéo, hoặc phần mềm, nền tảng lưu trữ có dung lượng phù hợp. Việc sắp xếp hồ sơ tại các doanh nghiệp thường được triển khai theo nhiều cách: theo năm, tháng, quý, hoặc theo tình trạng hồ sơ (đã đầy đủ, còn thiếu, đã giải quyết, chưa giải quyết…). Sắp xếp hồ sơ nên ưu tiên tiêu chí dễ hiểu và dễ tra cứu để tiết kiệm thời gian và tránh nhầm lẫn.

4.3 Lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự

Hồ sơ bản cứng cần được lưu trữ ở nơi sạch sẽ, thoáng mát, tránh mối mọt. Doanh nghiệp nên chuẩn bị bìa đựng, nhãn dán, các văn phòng phẩm khác để hỗ trợ bảo quản, đánh dấu hồ sơ. Để tránh mất mát tài sản, cần scan các hồ sơ quan trọng và lưu trữ trên hệ thống máy tính của công ty, hoặc trên phần mềm chuyên dụng.

Các nhân viên phụ trách quản lý hồ sơ cần hiểu rõ tầm quan trọng của nghiệp vụ này, đồng thời phổ biến quy trình liên quan đến hồ sơ cho toàn bộ nhân sự trong công ty. Cụ thể: cần nộp những văn bản nào, yêu cầu là gì, ai có quyền truy cập kho hồ sơ…

Phòng nhân sự có trách nhiệm kiểm tra tình hình hồ sơ định kỳ, kịp thời cập nhật dữ liệu nếu có thay đổi. Bên cạnh đó, việc đầu tư nâng cấp quy trình, công cụ quản lý hồ sơ là rất cần thiết. Bởi khi quy mô nhân sự gia tăng đến một ngưỡng nhất định, không gian lưu trữ hẹp và cách quản lý hồ sơ thủ công sẽ là hạn chế lớn.

Tải miễn phí – Mẫu hợp đồng lao động mới nhất 2025

5. Tổng hợp các cách lưu trữ hồ sơ nhân sự

Quản lý hồ sơ nhân sự là một phần quan trọng trong việc tổ chức và phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Với sự thay đổi không ngừng của công nghệ và các yêu cầu pháp lý ngày càng nghiêm ngặt, việc lưu trữ hồ sơ nhân sự đúng đắn không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo thủ thuật các quy định mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc. Dưới đây là tổng hợp các cách lưu trữ hồ sơ nhân vật hiện tại:

5.1. Lưu trữ hồ sơ nhân sự truyền thống 

Lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng giấy là phương pháp truyền thông được nhiều doanh nghiệp ứng dụng, đặc biệt là những công ty có quy mô nhỏ và vừa. Các hồ sơ nhân sự, bao gồm lý lịch cá nhân, hợp đồng lao động, bảng lương, chứng nhận đào tạo, vv, được lưu trữ trong các thư mục, tủ hồ sơ.

• Ưu điểm : Dễ dàng sử dụng, không yêu cầu phần mềm hay thiết bị kỹ thuật cao.

• Nhược điểm : Dễ bị mất mát, hư hỏng môi trường bảo quản không tốt, khó khăn trong công việc tìm kiếm và quản lý khi có nhu cầu đào tạo nhanh chóng.

5.2. Lưu trữ hồ sơ nhân sự trên phần mềm quản lý

Với sự phát triển của công nghệ, việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự (HRM Software) để lưu trữ hồ sơ nhân sự đã trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Phần mềm này cho phép lưu trữ thông tin nhân sự một cách khoa học, dễ dàng cập nhật và tìm kiếm.

• Ưu điểm : Tiết kiệm thời gian, dễ dàng quản lý và xuất thông tin, bảo mật tốt hơn, hỗ trợ nhiều tính năng như báo cáo, phân tích dữ liệu.

• Nhược điểm : Đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu và cần có đội ngũ nhân viên có kỹ năng sử dụng phần mềm.

5. 3. Lưu trữ hồ sơ nhân sự trên đám mây 

Lưu trữ trên đám mây là giải pháp hiện đại, giúp doanh nghiệp có thể lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách an toàn và dễ dàng truy cập từ bất kỳ đâu. Các dịch vụ như Google Drive, OneDrive, Dropbox… đều cung cấp không gian lưu trữ trực tuyến cho doanh nghiệp.

• Ưu điểm : Dễ dàng chia sẻ và truy cập dữ liệu từ nhiều địa điểm, bảo mật cao, tránh nguy cơ mất mát dữ liệu do thiên tai hay cố gắng phần cứng.

• Nhược điểm : Cần có kết nối internet để truy cập, phụ thuộc vào các dịch vụ của bên thứ ba, chi phí sử dụng dịch vụ.

5.4. Lưu trữ hồ sơ nhân sự trong cơ sở dữ liệu 

Đối với các doanh nghiệp lớn và có số lượng nhân viên đông đảo, việc lưu trữ hồ sơ nhân sự trong cơ sở dữ liệu là giải pháp hiệu quả. Các cơ sở dữ liệu như SQL, Oracle, MySQL cung cấp môi trường ổn định để lưu trữ, tìm kiếm và phân tích thông tin nhân sự.

• Ưu điểm : Quản lý khối lượng dữ liệu lớn một cách dễ dàng, có khả năng mở rộng, bảo mật tốt.

• Nhược điểm : Yêu cầu đầu tư phần cứng và phần mềm mạnh mẽ, nhân viên cần có kiến ​​thức về cơ sở dữ liệu để quản lý hiệu quả.

5.5. Lưu trữ hồ sơ nhân sự trên hệ thống quản lý tài liệu 

Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) là một phần mềm chuyên nghiệp cho phép doanh nghiệp tổ chức và lưu trữ tất cả các loại tài liệu, bao gồm hồ sơ nhân sự. DMS giúp quản lý các tài liệu trong hệ thống điện tử, từ việc tải lên, lưu trữ, chia sẻ, tìm kiếm quyền truy cập phân quyền.

• Ưu điểm : Tổ chức tài liệu khoa học, dễ dàng tìm kiếm và chia sẻ, có thể truy cập từ nhiều thiết bị khác nhau.

• Nhược điểm : Chi phí đầu tư ban đầu cao, yêu cầu đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống.

5.6. Lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng e-Form 

Ngày nay, các biểu mẫu điện tử đang được sử dụng để lưu trữ hồ sơ nhân vật. Thay vì sử dụng các tờ giấy truyền thông, các biểu mẫu điện tử cho phép nhân viên điền thông tin vào các biểu mẫu trực tuyến, sau đó lưu trữ dữ liệu vào hệ thống điện tử.

• Ưu điểm : Tiết kiệm thời gian, dễ dàng truy cập, bảo mật thông tin cao, giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ.

• Nhược điểm : Cần có hệ thống phần mềm phù hợp và kết nối internet.

5.7. Lưu trữ hồ sơ nhân vật qua nền tảng hợp tác phần mềm 

Các nền tảng hợp tác như Microsoft Teams, Slack, Trello hay Trello cũng được một số doanh nghiệp sử dụng để lưu trữ hồ sơ cá nhân. Tài liệu liên quan đến nhân vật được lưu trữ và chia sẻ thông tin qua nhóm kênh hoặc dự án trên nền tảng này.

• Ưu điểm : Dễ dàng chia sẻ và cộng tác giữa các bộ phận, thông tin được cập nhật và phản hồi nhanh chóng.

• Nhược điểm : Quản lý dữ liệu có thể thiếu tổ chức nếu không có lý do phân loại hệ thống.

5.8. Lưu trữ hồ sơ nhân sự hợp nhất 

Một số doanh nghiệp lựa chọn giải pháp lưu trữ kết hợp, sử dụng cả phương pháp truyền tải lưu trữ và công nghệ điện tử. Hồ sơ quan trọng có thể được lưu trữ bằng giấy, trong khi các thông tin khác sẽ được lưu trữ và quản lý trên các phần mềm HRM hoặc hệ thống điện tử.

• Ưu điểm : Có thể hợp lý hóa hoạt động linh hoạt của hệ thống truyền thông phương pháp và công nghệ hiện đại, giúp bảo vệ thông tin tối đa.

• Nhược điểm : Cần nhiều thời gian và nguồn lực để quản lý đồng thời cả hai hệ thống.

5. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả AMIS Nhân Sự

Hồ sơ nhân sự liên quan đến nhiều thủ tục bắt buộc, vì thế quản lý các giấy tờ này cần sự chính xác, chặt chẽ. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý một cách thủ công, quy trình phức tạp và tốn nhiều thời gian tìm kiếm, khó kiểm soát số lượng hồ sơ chưa hoàn thiện, khi làm việc với cơ quan thuế, BHXH phải điều chỉnh nhiều lần…

Để khắc phục những khó khăn trên, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm để quản lý thông tin nhân sự. Dữ liệu nhân sự được quản lý online, và được lưu trên máy tính hoặc thiết bị di động. HR có thể tra cứu dữ liệu nhanh chóng và xuất được báo cáo về tình trạng hồ sơ của cả công ty.

AMIS Thông Tin Nhân Sự là phần mềm được phát triển bởi MISA – đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Phần mềm hiện đang hỗ trợ 17.000+ doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả.

• Quản lý thông tin theo vòng đời nhân sự, từ lúc tuyển dụng, thử việc đến chính thức và thôi việc.
• Lưu trữ toàn bộ dữ liệu về nhân viên: lý lịch, bằng cấp, hợp đồng, quá trình làm việc, quyết định khen thưởng, kỷ luật, bảng lương, mức đóng BHXH, thuế TNCN…
• Giao diện trực quan, bố trí khoa học, dễ dàng cập nhật thông tin nhân sự.
• Kết nối với phần mềm tuyển dụng, chấm công, tiền lương, thuế TNCN, BHXH, đánh giá, đào tạo trong nền tảng MISA AMIS HRM để đồng bộ dữ liệu.
• Cung cấp các báo cáo tổng quan về tình hình hồ sơ nhân sự theo nhiều tiêu chí, giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định hợp lý.
• Đáp ứng các chuẩn đầu vào về dữ liệu và các tiêu chuẩn bảo mật.

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM AMIS THÔNG TIN NHÂN SỰ 14 NGÀY

Dùng thử miễn phí

6. Tải miễn phí 55+ biểu mẫu quản lý thông tin nhân sự dành cho HR

Đi kèm với việc lưu trữ hồ sơ bản gốc, bộ phận hành chính nhân sự chắc chắn sẽ cần các văn bản khác để quản lý thông tin nhân sự một cách hiệu quả. Mời bạn gửi thông tin đăng ký để tải miễn phí.

• Mẫu sổ tay nhân viên
• Danh sách nhân viên thử việc, chính thức, sắp hết hạn hợp đồng
• Biểu mẫu về tuyển dụng
• Biểu mẫu về đào tạo
• Biểu mẫu về lương
• Biểu mẫu về kỷ luật, khen thưởng, miễn nhiệm, bổ nhiệm
• Và nhiều biểu mẫu khác

6. Kết luận

Quản lý hồ sơ nhân sự không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi cho người lao động và nâng cao hiệu quả quản trị nhân lực. Việc nắm rõ các loại giấy tờ cần có trong hồ sơ nhân sự và áp dụng bí quyết quản lý khoa học sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn.