Quy trình sa thải nhân viên đúng luật cho doanh nghiệp năm 2025

Thực hiện quy trình sa thải nhân viên theo đúng quy định pháp luật là điều cần thiết, giúp hạn chế phát sinh tranh chấp pháp lý và đảm bảo quyền lợi cho đôi bên. Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS HRM sẽ cung cấp thông tin cụ thể về quy trình sa thải nhân viên đúng luật năm 2025 cùng những vấn đề quan trọng HR, CEO và người lao động cần lưu ý. 

1. Sa thải nhân viên là gì?

Sa thải là một biện pháp kỷ luật theo quy định của pháp luật, bao gồm việc đình chỉ tạm thời hoặc chấm dứt vĩnh viễn hợp đồng lao động của một nhân viên hoặc một nhóm nhân viên do vi phạm quy định công ty. 

Theo Điều 125 của Bộ luật Lao động 2019, sa thải được xem là hình thức kỷ luật nặng nhất trong ba hình thức xử lý kỷ luật lao động tại các doanh nghiệp hiện nay. 

Người sử dụng lao động có quyền áp dụng hình thức kỷ luật này khi nhân viên vi phạm nội quy, quy định về kỷ luật lao động hoặc có những hành vi không đúng mực và gây thiệt hại nghiêm trọng đến tài sản, danh tiếng hoặc lợi ích của công ty.

Trước khi quyết định sa thải, công ty thường sẽ áp dụng các biện pháp kỷ luật nhẹ hơn như cảnh cáo, huấn luyện, kéo dài thời hạn nâng lương, chuyển vị trí công việc, hoặc giảm lương. Sa thải chỉ được xem xét khi các biện pháp kỷ luật trước đó không mang lại hiệu quả hoặc vi phạm của nhân viên là rất nghiêm trọng.

Trong quá trình sa thải, cần tuân thủ các quy định pháp luật, quy trình nội bộ của doanh nghiệp và đảm bảo quyền lợi của cả người lao động và doanh nghiệp. Việc sa thải phải được thực hiện công bằng, có căn cứ, tuân thủ quy định pháp luật để tránh tranh chấp và vi phạm quyền lợi của bất kỳ bên nào.

2. Những trường hợp phải sa thải nhân viên

Một số trường hợp mà công ty và Phòng nhân sự có thể xem xét việc sa thải nhân viên như sau:

• Hiệu suất làm việc không đạt yêu cầu: Nếu nhân viên không đáp ứng yêu cầu công việc hoặc không thể cải thiện hiệu suất làm việc của mình sau khi đã được cung cấp hỗ trợ và đào tạo, công ty có thể xem xét sa thải nhân viên.
• Vi phạm nội quy công ty: Nếu nhân viên vi phạm nội quy hoặc quy tắc của công ty, như ăn cắp tài sản, gian lận hoặc cung cấp thông tin sai lệch, công ty có quyền sa thải.
• Suy giảm công việc: Trong trường hợp vị trí công việc của nhân viên không còn cần thiết hoặc công ty phải thực hiện giảm thiểu chi phí, có thể xảy ra việc sa thải nhân viên.
• Thay đổi cơ cấu tổ chức: Khi công ty thay đổi cơ cấu tổ chức, có thể xảy ra việc giảm bớt các vị trí và sa thải nhân viên không còn phù hợp với cơ cấu mới.

Ngoài ra, theo Điều 125 Bộ luật Lao động quy định vào năm 2019, khi người lao động vi phạm một trong những lỗi sau, HR hoặc CEO sẽ có quyền sa thải: 

• Tiến hành hành vi tham ô trong quá trình làm việc.
• Có hành vi trộm cắp ở nơi làm việc.
• Dùng ma túy hoặc sử dụng các chất gây nghiện khác tại nơi làm việc.
• Tham gia vào hành vi đánh bạc trong môi trường làm việc.
• Gây thương tích một cách cố ý đối với nhân viên khác tại nơi làm việc.
• Vi phạm quyền sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp.
• Tiết lộ các bí mật về công nghệ hoặc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Tạo ra hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây tổn hại nghiêm trọng đến tài sản và lợi ích của doanh nghiệp.
• Có hành vi quấy rối tình dục nơi làm việc.
• Làm việc trái quy định sau khi đã nhận án kỷ luật như kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức, trong thời gian án kỷ luật chưa bị hủy bỏ.
• Tự ý nghỉ việc liên tục trong 5 ngày trong vòng 30 ngày hoặc tổng cộng 20 ngày trong vòng 365 ngày mà không có lý do hợp lệ.

>>> Xem thêm: 7 kiểu nhân viên lãnh đạo nên sa thải ngay lập tức – Kiểu nhân viên nên sa thải

3. Người có thẩm quyền sa thải nhân viên

Người có thẩm quyền sa thải nhân viên trong doanh nghiệp có thể là người được quy định trong nội quy lao động của doanh nghiệp. Theo hướng dẫn tại Điểm i, Khoản 2, Điều 69 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người có thẩm quyền xử lý sa thải nhân viên có thể là:

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc là người được ủy quyền ký hợp đồng lao động.
• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân hoặc là người được ủy quyền ký hợp đồng lao động tại cơ quan, tổ chức này.
• Người đại diện cho hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
• Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động.
• Người được chỉ định sẽ có quyền xử lý kỷ luật lao động trong nội quy lao động.

Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật sa thải cũng chính là người ký quyết định sa thải người lao động sau khi doanh nghiệp đã thực hiện các thủ tục xử lý kỷ luật lao động. Nếu việc sa thải được thực hiện bởi người không có thẩm quyền, doanh nghiệp có thể bị coi là đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động và phải chịu trách nhiệm bồi thường đối với người lao động theo quy định pháp luật.

4. Quy trình sa thải nhân viên đúng luật

Khi tiến hành sa thải nhân viên, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng trình tự và thủ tục theo quy định pháp luật. Dựa vào Điều 122 của Bộ luật Lao động năm 2019 và hướng dẫn tại Điều 70 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải tuân thủ các lưu ý sau đây:

4.1 Về thời gian thực hiện 

Trước khi đưa ra quyết định sa thải nhân viên, doanh nghiệp cần có một khoảng thời gian để đánh giá và nhận xét. Thời gian này được quy định tại Điều 123 của Bộ luật Lao động như sau:

• Đối với các hình thức vi phạm thông thường: Có thời hạn là 6 tháng tính từ ngày vi phạm xảy ra.
• Đối với các hình thức vi phạm liên quan đến tài sản, tài chính, bí mật của doanh nghiệp liên quan đến công nghệ và kinh doanh: Có thời hạn là 12 tháng tính từ ngày vi phạm xảy ra.
• Trong một số trường hợp đặc biệt, thời hạn trên có thể được kéo dài nhưng không quá 60 ngày.

4.2 4 Bước sa thải nhân viên đúng luật bao gồm:

Bước 1: Xác định hành vi vi phạm

Doanh nghiệp cần xác định rõ hành vi vi phạm của nhân viên dựa trên chứng cứ và bằng chứng có liên quan. Theo quy định tại Khoản 1 Điều 70 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

• Trong trường hợp doanh nghiệp phát hiện vi phạm ngay khi nó xảy ra, doanh nghiệp phải ngay lập tức lập biên bản ghi lại vi phạm và thông báo cho đại diện của người lao động tại cơ sở mà người lao động đó là thành viên, hoặc thông báo cho người đại diện theo quy định pháp luật nếu người lao động chưa đủ 15 tuổi.
• Trong trường hợp phát hiện vi phạm sau khi hành vi đã xảy ra, công ty cần thu thập bằng chứng để chứng minh lỗi vi phạm của người lao động.

Bước 2: Tổ chức họp xử lý kỷ luật sa thải nhân viên

Doanh nghiệp cần tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật để lắng nghe lập luận và quan điểm của nhân viên vi phạm.  

Trước khi tiến hành cuộc họp: Doanh nghiệp cần thông báo về thời gian, nội dung và địa điểm tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật. Đồng thời, doanh nghiệp cần cung cấp thông tin về người bị xử lý, hành vi vi phạm cho tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên, và cũng như thông báo cho người lao động chưa đủ 15 tuổi về việc tước quyền làm việc ít nhất 5 ngày.

Khi cuộc họp xử lý kỷ luật sa thải diễn ra: 

• Kiểm tra danh sách người tham dự để đảm bảo tất cả những người liên quan được mời tham dự cuộc họp có mặt.
• Trong quá trình họp, doanh nghiệp cần chứng minh lỗi vi phạm của người lao động bằng những chứng cứ được thu thập theo đúng pháp luật. 
• Quá trình xử lý kỷ luật phải ghi lại thành biên bản, và những thành viên tham dự cuộc họp phải thông qua biên bản đó. Biên bản chỉ được coi là hợp lệ khi có đầy đủ chữ ký của các thành viên tham dự.
• Trong trường hợp có thành viên không ký, cần ghi rõ lý do tại sao không ký.

>>> Xem thêm: Kỷ luật lao động là gì? Các hình thức xử lý kỷ luật lao động

Bước 3: Ban hành quyết định sa thải nhân viên

Dựa trên kết quả cuộc họp xử lý kỷ luật, công ty sẽ quyết định xem có tiến hành sa thải nhân viên hay không. Quyết định này nên được viết rõ ràng, nêu rõ căn cứ pháp lý và các lý do cụ thể, đồng thời cần ban hành quyết định trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động.

Bước 4: Tất toán lương và trả sổ bảo hiểm cho nhân viên

Sau khi sa thải nhân viên, công ty cần tất toán lương và trả sổ bảo hiểm cho nhân viên. Điều này bao gồm tính toán và thanh toán các khoản lương còn lại, ngày nghỉ phép chưa sử dụng và các khoản phúc lợi khác theo quy định của pháp luật.

Cụ thể, dựa trên quy định tại Điều 48 của Bộ luật Lao động 2019:

“Trong vòng 14 ngày làm việc tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, cả hai bên đều có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ khi có thỏa thuận kéo dài nhưng không quá 30 ngày”.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn có các trách nhiệm sau đây:

• Hoàn thành các thủ tục để xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại giấy tờ gốc cùng với các tài liệu khác nếu người sử dụng lao động đã giữ lại.
• Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu có yêu cầu từ phía người lao động. Chi phí sao chụp và gửi tài liệu sẽ do người sử dụng lao động chịu trách nhiệm thanh toán.

Qua việc tuân thủ đúng quy trình sa thải nhân viên, doanh nghiệp sẽ đảm bảo việc xử lý kỷ luật được thực hiện theo đúng luật và đảm bảo công bằng cho cả nhân viên và doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: [Tổng hợp] Các cách sa thải nhân viên khéo léo nhà quản trị nên biết

5. Một số lưu ý về quy trình sa thải nhân viên

5.1. Cân nhắc trước khi quyết định sa thải nhân viên 

Trước khi quyết định sa thải nhân viên, công ty nên cân nhắc kỹ lưỡng và xem xét các phương án khác như cung cấp đào tạo, hỗ trợ, hoặc chuyển công việc cho nhân viên. 

Nhà quản trị nhân sự nên xây dựng bảng so sánh để có cái nhìn bao quát về thành tích nhân viên đạt được trước đó và hậu quả doanh nghiệp phải gánh chịu vì vi phạm của nhân viên. Ngoài ra, việc thu thập thêm ý kiến từ đồng nghiệp và quản lý trực tiếp của người lao động sẽ giúp hội đồng kỷ luật đưa ra quyết định chính xác hơn.

5.2. Chú ý quy định xử phạt khi sa thải nhân viên trái pháp luật

Công ty nên tuân thủ các quy định pháp luật về việc sa thải nhân viên. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến tranh chấp pháp lý và ảnh hưởng xấu đến danh tiếng của công ty.

Nếu doanh nghiệp không đưa ra được một lý do chính đáng để sa thải nhân viên sẽ dễ gặp trường hợp người lao động kiện tổ chức ra tòa với lý do quy trình làm việc mập mờ và không thực hiện đúng Luật Lao động.

>>> Xem thêm: Mẫu quyết định kỷ luật lao động đầy đủ, chi tiết và mới nhất hiện nay

5.3. Chuẩn bị bằng chứng và giấy tờ về hành vi vi phạm

Giống với lưu ý thứ 2, quyết định sa thải của doanh nghiệp sẽ khiến người lao động bất ngờ và đặt cây hỏi tại sao. Vậy nên khi xác định hành vi vi phạm, công ty nên thu thập và lưu trữ các bằng chứng và giấy tờ liên quan để hỗ trợ quyết định sa thải.

5.4. Sa thải trên tinh thần tôn trọng nhân viên

Khi tiến hành quy trình sa thải, công ty nên đảm bảo tôn trọng nhân viên và giữ bí mật thông tin liên quan đến quy trình sa thải.

Phòng nhân sự nên giải quyết vấn đề sa thải người lao động trên cơ sở “dĩ hào vi quý”. Việc gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh khiến người lao động và doanh nghiệp không thể tiếp tục hợp tác. Tuy nhiên nhà quản trị cũng không nên bỏ qua những cống hiến của nhân viên đó.

5.5. Tất toán đầy đủ cho nhân viên

Công ty nên thực hiện tất toán lương và các quyền lợi khác cho nhân viên sa thải theo quy định của pháp luật. Bao gồm: 

• Tiền lương và nợ lương trước đó
• Tiền người lao động ứng trước phục vụ hoạt động doanh nghiệp
• Thưởng và các khoản tiền đãi ngộ đã được ký kết trong hợp đồng lao động.

5.6. Thu hồi tài sản của doanh nghiệp

Trong trường hợp nhân viên có tài sản của công ty, công ty cần thu hồi và xử lý tài sản này theo quy định pháp luật.

Hoạt động thu hồi tài sản là lưu ý quan trọng và không thể bỏ qua ở bất cứ doanh nghiệp nào. Phòng nhân sự hoặc quản lý trực tiếp cần có trách nhiệm thu hồi những tài sản thuộc sở hữu của doanh nghiệp bao gồm cả hiện vật và tài sản trí tuệ, … Những tài sản vô hình như liên hệ với đối tác, dữ liệu khách hàng cần được lấy lại trước khi nhân viên kết thúc ngày làm việc cuối cùng để đảm bảo tối đa tính bảo mật.

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

6. Tác dụng của quy định sa thải nhân viên đúng luật trong một doanh nghiệp

Quy định sa thải nhân viên mang đến những tác động tích cực đến công ty. Điều này cần được hiểu rõ bởi cả HR và CEO để chuẩn hóa quy định ngay từ sớm, thay vì phát sinh vấn đề mới xây dựng.

• Bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp: Quy định sa thải nhân viên đúng luật đảm bảo rằng doanh nghiệp có quyền chấm dứt hợp đồng lao động của nhân viên nếu họ vi phạm nội quy, gây thiệt hại đến tài sản hay lợi ích của doanh nghiệp. Điều này giúp bảo vệ quyền lợi kinh doanh và sự ổn định của doanh nghiệp.
• Đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động: Quy định sa thải nhân viên đúng luật được xây dựng dựa trên các quy định pháp luật lao động hiện hành. Việc tuân thủ quy định này giúp doanh nghiệp tránh vi phạm pháp luật, tránh rủi ro pháp lý và tiềm ẩn các hậu quả tiêu cực như kiện tụng lao động hay truy cứu trách nhiệm hình sự.
• Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp: Quy định sa thải nhân viên đúng luật giúp xác định rõ ràng các hành vi không đúng và vi phạm trong môi trường làm việc. Điều này góp phần xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, công bằng và đáng tin cậy, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.

  

• Tăng cường sự công bằng và minh bạch: Quy định sa thải nhân viên đúng luật giúp đảm bảo rằng quá trình xử lý và sa thải nhân viên được tiến hành một cách công bằng, minh bạch và tuân thủ quy trình. Điều này giúp tránh sự thiên vị, đảm bảo tính công bằng giữa các nhân viên và tạo lòng tin cho nhân viên về quy trình xử lý khi xảy ra vi phạm.
• Bảo vệ hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp: Quy định sa thải nhân viên đúng luật giúp bảo vệ hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp trước công chúng, cổ đông và đối tác. Khi áp dụng quy định này, doanh nghiệp có khả năng loại bỏ nhân viên có hành vi không đúng chuẩn và gây thiệt hại đến danh tiếng của doanh nghiệp.

7. Kết luận

Khi xảy ra những lỗi nghiêm trọng không thể khắc phục, việc sa thải nhân viên trở thành điều khó tránh khỏi. Để hạn chế những hậu quả pháp lý nghiêm trọng có thể xảy ra, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình sa thải nhân viên đúng Luật Lao động quy định đã được nêu trong bài viết trên.